Zapier expliqué comme à un enfant : zapier c’est quoi, vraiment ? -

Imagine que tu as plein de petits lutins invisibles sur ton ordinateur. Tu leur dis quoi faire : “Quand quelqu’un remplit ce formulaire, envoie-moi un email”, “Quand je reçois une nouvelle commande, ajoute-la dans mon tableau Excel”, “Quand un prospect me contacte, crée une fiche dans mon CRM”. Ces lutins obéissent, 24h/24, sans jamais se fatiguer. Ce n’est pas de la magie, c’est exactement ce que fait Zapier.

Zapier, c’est un outil qui connecte tes logiciels entre eux pour qu’ils travaillent à ta place. Pas besoin de coder, pas besoin d’être ingénieur. Tu dis à Zapier : “Quand il se passe ça, alors fais ça” et il s’occupe du reste. Pour le business et le marketing, c’est comme embaucher un assistant ultra-rapide, ultra-précis… et gratuit pour commencer.

Zapier, c’est quoi concrètement ? (version expliquée comme à un enfant)

Pour bien comprendre, imagine trois choses :

Tu as des jouets : ce sont tes applications (Gmail, Google Sheets, Notion, Slack, HubSpot, Mailchimp, Shopify, etc.).
Tu as un tapis au milieu de la chambre : c’est Zapier, l’endroit où tout se connecte.
Tu as des petits chemins entre les jouets : ce sont les “Zaps”, les automatismes que tu crées.

Un Zap, c’est comme une phrase très simple :

“Si ceci arrive dans une appli A, alors fais cela dans une appli B.”

En langage Zapier, on appelle ça :

Un Trigger (déclencheur) : l’événement qui met tout en route. Exemple : “une nouvelle ligne dans un Google Sheets”, “un nouveau formulaire envoyé”, “un nouvel email reçu”.
Une Action : ce que Zapier doit faire après. Exemple : “envoyer un message Slack”, “créer un contact dans ton CRM”, “ajouter une carte Trello”.

Tu assembles ces blocs comme un jeu de construction. Et tu peux aller plus loin :

Un Trigger + 1 Action = un Zap simple.
Un Trigger + plusieurs Actions = un petit “robot” plus avancé.
Tu peux même ajouter des conditions : “SI la personne a coché telle case, ALORS fais plutôt ceci”.

Un exemple ultra-simple : la boîte mail qui se range toute seule

Tu reçois des demandes de prospects par email. Chaque fois, tu dois :

Copier-coller le nom et l’email dans ton CRM
Ajouter la demande dans un tableau
Préparer un email de réponse

Avec Zapier, tu peux créer un Zap qui dit :

Trigger : “Quand je reçois un email avec l’objet ‘Demande de devis’ dans Gmail”
Action 1 : “Créer un contact dans HubSpot avec le nom et l’email du message”
Action 2 : “Ajouter une ligne dans Google Sheets avec la date, le nom, l’email et le sujet”
Action 3 : “Envoyer un message Slack dans le canal #prospects pour prévenir l’équipe”

Tu configures une fois… et ensuite, tu n’y touches plus. Tous ces “petits gestes” répétitifs disparaissent.

Pourquoi Zapier change la vie en business et en marketing

Pour un enfant, Zapier, c’est rigolo : on connecte des choses entre elles. Pour un business, c’est beaucoup plus sérieux : on gagne du temps, on évite les erreurs, on répond plus vite aux clients, on structure mieux les données.

1. Moins de tâches répétitives, plus de travail intelligent

Si tu regardes une journée type, tu passes un temps fou à :

Copier-coller des données d’un outil à l’autre
Mettre des infos à jour dans plusieurs systèmes
Transférer des emails ou des messages
Recréer à la main des tâches dans ton outil de gestion de projet

Tout cela est parfait pour être automatisé. Zapier adore ce genre de corvées :

Il est régulier (il ne “zappe” jamais une étape par fatigue ou oubli).
Il est rapide (les actions se font en quelques secondes).
Il est silencieux (pas de notifications inutiles si tu ne le veux pas).

Résultat : toi et ton équipe pouvez vous concentrer sur ce qui demande vraiment du cerveau humain : la stratégie, la création de contenu, la vente, la relation client de qualité.

2. Un système qui grandit avec ton business

Quand on commence une activité, on se dit souvent : “Je n’ai pas besoin d’automatisation, je n’ai pas encore assez de volume.” Puis, quelques mois plus tard, on se retrouve avec :

Des fichiers Excel partout
Des contacts éparpillés (CRM, email, Google Sheets, carnet d’adresses…)
Des tâches qui se perdent entre la boîte mail et l’outil de gestion de projets

Zapier agit comme une colonne vertébrale : il relie tout. Plus tu ajoutes d’outils dans ton écosystème, plus Zapier prend de la valeur. Tu peux :

Commencer avec un seul Zap tout simple (par exemple : envoyer les réponses de formulaire dans un Google Sheets).
Puis ajouter une Action : création de contact dans ton CRM.
Puis ajouter une notification Slack.
Puis ajouter un tag spécifique dans ton outil d’email marketing.

Tu construis peu à peu une “machine” autour de ton business, sans refaire ton système à chaque étape.

3. Une automatisation sans développeur

Avant des outils comme Zapier, pour connecter deux logiciels entre eux, il fallait :

Soit tout faire à la main
Soit faire développer une intégration sur mesure (cher, long, fragile)

Aujourd’hui, tu peux tester une idée en 30 minutes avec Zapier :

Tu veux que chaque vente sur Shopify crée une facture dans un autre outil ? Tu peux.
Tu veux que chaque nouvelle prise de rendez-vous en ligne envoie un SMS de rappel ? Tu peux.
Tu veux centraliser tous tes leads dans un seul fichier, peu importe d’où ils viennent ? Tu peux.

Interface en point-and-click, menus déroulants, champs à mapper… C’est littéralement à la portée de quelqu’un qui n’a jamais écrit une ligne de code.

Comment fonctionne un Zap, étape par étape

Même expliqué comme à un enfant, un Zap a une structure très claire. On peut la décomposer en 4 étapes :

1. Choisir le déclencheur (Trigger) : “Quand est-ce que la magie commence ?”

Le Trigger, c’est la question “Quand faut-il que Zapier se mette au travail ?”. Quelques exemples de déclencheurs très utilisés en business/marketing :

“Nouvelle réponse à un formulaire” (Typeform, Google Forms, Tally…)
“Nouvel email reçu avec un certain objet” (Gmail, Outlook…)
“Nouveau rendez-vous pris” (Calendly, Cal.com…)
“Nouveau paiement” (Stripe, PayPal…)
“Nouveau client / nouveau deal” (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…)
“Nouvelle ligne ajoutée dans un tableur” (Google Sheets, Airtable…)

Tu choisis l’application, puis l’événement précis qui doit déclencher le Zap.

2. Choisir les actions : “Que doit faire le petit robot ensuite ?”

Une Action, c’est la conséquence. “Quand il se passe X, alors fais Y.” Quelques exemples typiques :

Créer ou mettre à jour un contact dans un CRM
Ajouter une ligne dans un tableur
Créer une tâche dans Asana, ClickUp ou Trello
Envoyer un message sur Slack ou Microsoft Teams
Envoyer un email via Gmail ou un outil d’emailing
Ajouter un tag à un contact dans un outil marketing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign…)

Tu peux enchaîner plusieurs Actions : c’est là que Zapier devient vraiment puissant.

3. Mapper les données : “Quelles infos vont où ?”

Quand ton Trigger se déclenche, il envoie des données à Zapier. Par exemple, pour une réponse à un formulaire :

Nom
Prénom
Email
Numéro de téléphone
Message

Zapier te montre ces données, et tu choisis pour chaque Action :

Quel champ remplit le “Nom”
Quel champ remplit l’“Email”
Quel champ remplit la “Note” ou “Description”

C’est ce qu’on appelle le “mapping” : un peu comme relier les points entre deux dessins.

4. Tester et activer : “On laisse tourner le robot”

Une fois que tout est configuré, Zapier te propose de :

Tester le Zap avec un exemple concret (par exemple une vraie réponse de formulaire déjà reçue).
Activer le Zap : à partir de là, il tourne en arrière-plan.

Tu peux revenir à tout moment le modifier, le mettre en pause ou le dupliquer pour créer une variante.

Quelques exemples concrets d’utilisation de Zapier pour le business et le marketing

Pour bien comprendre “zapier c’est quoi, vraiment ?”, le plus parlant reste des cas concrets. Voici des scénarios très courants qu’on peut expliquer à un enfant… mais qui font gagner des heures à une équipe marketing.

1. Centraliser tous tes leads au même endroit

Problème classique : les leads arrivent de partout :

Formulaire de contact sur le site
Publicités Meta ou Google (formulaires intégrés)
Landing pages (Typeform, Tally, Leadpages, etc.)
Emails directs des prospects

Sans automatisation, tu oublies des personnes, tu perds des messages, tu n’as pas de vue globale.

Avec Zapier, tu peux créer un système simple :

Chaque nouvelle réponse de formulaire = ajout automatique dans un Google Sheets “Leads”.
Chaque nouveau lead Meta Ads = création d’un contact dans ton CRM.
Chaque email avec demande de rendez-vous = ajout dans une liste “À rappeler”.

Résultat : tu sais exactement combien de leads arrivent, d’où ils viennent, et tu peux suivre ton funnel.

2. Onboarding client automatique

Après une vente, tu dois souvent :

Créer un dossier client
Créer des tâches pour l’équipe (préparer la prestation, configurer les accès, etc.)
Envoyer un email de bienvenue
Ajouter le client dans ton outil de facturation

Avec un Zap, tu peux dire :

Trigger : “Nouvelle commande validée dans Stripe / Shopify / WooCommerce”.
Action 1 : “Créer un client dans le CRM avec ses coordonnées”.
Action 2 : “Créer un dossier de tâches dans Asana / ClickUp avec un modèle (template) d’onboarding”.
Action 3 : “Envoyer un email de bienvenue personnalisé”.
Action 4 : “Ajouter le client à la séquence email d’onboarding dans ton outil marketing”.

Ton client a une impression de fluidité, tu ne rates aucune étape, et tu ne touches à rien manuellement.

3. Suivi de performances et reporting automatisés

Construire des reportings à la main est fastidieux : aller chercher des chiffres dans Facebook Ads, Google Ads, ton CRM, ton outil d’emailing… et tout remettre dans un fichier.

Zapier peut :

Envoyer chaque nouveau lead dans un Google Sheets avec la source (Facebook, Google, formulaire site, etc.).
Créer automatiquement un tableau de suivi des ventes par canal.
Ajouter chaque vente dans un fichier de suivi de chiffre d’affaires.
Envoyer un récap quotidien ou hebdomadaire sur Slack : “X nouveaux leads, Y ventes, Z chiffre d’affaires.”

Tu peux ainsi monitorer ton business sans y passer 2 heures chaque semaine.

4. Coordination entre équipe marketing et équipe commerciale

Beaucoup d’équipes ont ce problème : le marketing génère des leads, mais les commerciaux ne sont pas prévenus à temps, ou les infos sont incomplètes.

Avec Zapier, tu peux construire un pont très simple :

Chaque nouveau lead qualifié (par exemple, score minimum ou champ “Budget” renseigné) crée un deal dans le CRM.
Une notification Slack est envoyée dans le canal des commerciaux, avec :
- Nom
- Email
- Source du lead
- Message / besoin exprimé
Une tâche “Appeler ce lead dans les 24h” est créée automatiquement dans l’outil de gestion de tâches.

Tout le monde est aligné, personne n’a besoin de jouer au facteur entre les outils.

Bien démarrer avec Zapier sans se perdre

Zapier peut paraître énorme au début : des milliers d’intégrations, des centaines de templates, des possibilités infinies. Pour ne pas se perdre, il vaut mieux adopter une approche très simple, presque “enfantine”.

1. Commencer par une seule frustration précise

Plutôt que de se dire “je vais tout automatiser”, pose-toi une question :

Quelle est la petite tâche répétitive qui m’agace le plus chaque semaine ?

Quelques exemples :

“Je recopie à la main les réponses de formulaire dans un fichier.”
“Je crée à la main des tâches dès qu’un email arrive avec tel objet.”
“Je dois prévenir mon équipe à chaque nouvelle vente.”

Prends une seule de ces frustrations. Construis un Zap pour l’éliminer. Et teste-le quelques jours.

2. Utiliser les modèles (templates) de Zapier

Zapier propose ce qu’on pourrait appeler des “recettes toutes faites” : tu choisis les deux applications que tu veux connecter, et Zapier te propose les automatisations les plus courantes.

Par exemple :

“Envoyer les réponses de Typeform vers Google Sheets.”
“Créer des tâches Asana pour chaque nouveau lead HubSpot.”
“Envoyer un message Slack pour chaque nouvelle commande Shopify.”

Tu peux les utiliser comme point de départ, puis adapter les champs, ajouter des étapes, ou affiner les conditions.

3. Documenter tes Zaps comme un vrai système

Même si Zapier est simple, ton système peut devenir complexe à mesure que tu ajoutes des Zaps. Pour rester maître de l’ensemble :

Donne des noms clairs à tes Zaps (“[LEADS] Formulaire site → CRM + Slack”).
Regroupe-les par usage (leads, ventes, support, interne…).
Note quelque part ce que fait chaque Zap, en une phrase.

C’est particulièrement utile si tu as une équipe ou si tu dois transmettre le système à quelqu’un d’autre.

4. S’inspirer d’exemples et de cas d’usage existants

Quand on débute, le plus dur n’est pas la technique, mais l’imagination : “Qu’est-ce que je pourrais automatiser que je n’ai même pas encore envisagé ?”.

C’est là qu’un site dédié aux usages concrets de l’outil devient précieux. Tu peux, par exemple, explorer notre dossier complet dédié aux meilleures utilisations de Zapier pour le business et le marketing pour découvrir des scénarios, des idées d’automatisations, et voir comment d’autres entreprises construisent leurs “petits robots” du quotidien.

Zapier expliqué simplement, mais avec un impact très réel

Si on devait résumer Zapier à un enfant, on pourrait dire :

“C’est un jeu où tu connectes des applications entre elles pour qu’elles fassent des choses toutes seules.”

Et si on doit le résumer à un entrepreneur ou un marketeur :

“C’est un hub d’automatisation qui te permet de supprimer la majorité de tes tâches manuelles entre outils, sans code, tout en rendant ton business plus fluide, réactif et mesurable.”

Chaque Zap que tu crées, même tout simple, est comme un petit employé virtuel qui travaille pour toi, jour et nuit, sans se plaindre, sans faire d’erreur de copier-coller, sans prendre de vacances. C’est ça, “Zapier c’est quoi, vraiment ?” : une manière très accessible de construire, brique par brique, une entreprise plus efficace.