Pourquoi synchroniser vos contacts entre différentes plateformes ?
Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la gestion des contacts est devenue de plus en plus complexe. Les entreprises utilisent plusieurs plateformes et outils pour des besoins spécifiques, qu’il s’agisse de la gestion de projet, du marketing ou de la relation client. Avoir des contacts dispersés sur différentes plateformes peut rapidement devenir un cauchemar en termes d’efficacité et de productivité.
Synchroniser automatiquement vos contacts entre ces différentes plateformes grâce à Zapier non seulement simplifie la gestion de vos données, mais aussi améliore la cohérence de vos informations et optimise les processus de communication. Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser Zapier pour automatiser cette synchronisation et garantir que vos contacts soient toujours à jour, peu importe l’outil que vous utilisez.
Qu’est-ce que Zapier ?
Zapier est une plateforme d’intégration et d’automatisation qui permet de connecter différentes applications entre elles sans avoir à coder. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau contact dans votre CRM (Customer Relationship Management), Zapier peut automatiquement ajouter ce même contact dans votre outil de marketing par email, votre gestionnaire de tâches, et toute autre application de votre choix.
Zapier fonctionne en créant des automatisations appelées « Zaps ». Un Zap est constitué d’un déclencheur (trigger) et d’une ou plusieurs actions. Lorsqu’un événement spécifique se produit dans une application (le déclencheur), Zapier exécute des actions dans une ou plusieurs autres applications.
Les outils nécessaires pour synchroniser vos contacts
Pour synchroniser automatiquement vos contacts entre différentes plateformes, vous aurez besoin de :
- Un compte Zapier.
- Les accès aux différentes plateformes que vous souhaitez synchroniser (CRM, outil de marketing par email, etc.).
Créer un Zap pour synchroniser vos contacts
Voici un guide étape par étape pour créer un Zap qui synchronise vos contacts entre un CRM (comme Salesforce) et un outil de marketing par email (comme Mailchimp). Ces étapes peuvent être facilement adaptées à n’importe quelles autres plateformes de votre choix.
1. Connectez-vous à Zapier
Pour commencer, connectez-vous à votre compte Zapier. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez en créer un gratuitement.
2. Créez un nouveau Zap
Dans le tableau de bord Zapier, cliquez sur « Make a Zap » pour créer un nouveau Zap.
3. Choisissez votre déclencheur
Le déclencheur est l’événement qui va initier le Zap. Pour cet exemple, nous allons choisir Salesforce comme application déclencheur.
- Dans la barre de recherche, tapez « Salesforce » et sélectionnez-le.
- Choisissez « New Contact » comme déclencheur.
- Connectez-vous à votre compte Salesforce pour autoriser Zapier à y accéder.
- Cliquez sur « Test Trigger » pour vérifier que Zapier peut se connecter à Salesforce et détecter de nouveaux contacts.
4. Ajouter une action
Maintenant que le déclencheur est configuré, nous allons ajouter une action. L’action sera l’événement qui se produira lorsque le déclencheur se produit.
- Dans la barre de recherche, tapez « Mailchimp » et sélectionnez-le.
- Choisissez « Add/Update Subscriber » comme action.
- Connectez-vous à votre compte Mailchimp pour autoriser Zapier à y accéder.
5. Configurer les champs de l’action
Zapier vous demandera maintenant de configurer les champs nécessaires pour l’action. Par exemple, vous pouvez mapper les champs du contact de Salesforce aux champs correspondants dans Mailchimp (nom, prénom, adresse email, etc.).
Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont correctement remplis. Vous pouvez également ajouter des champs optionnels selon vos besoins.
6. Tester votre Zap
Une fois les champs configurés, cliquez sur « Test & Continue » pour tester votre Zap. Zapier ajoutera ou mettra à jour un contact dans Mailchimp avec les informations provenant de Salesforce. Vérifiez vos comptes Salesforce et Mailchimp pour vous assurer que le contact a bien été synchronisé.
7. Activez votre Zap
Si le test est concluant, donnez un nom à votre Zap et activez-le en cliquant sur « Turn on Zap ». Votre Zap est maintenant en marche et synchronisera automatiquement les nouveaux contacts de Salesforce à Mailchimp.
Élargir la synchronisation à d’autres plateformes
Vous pouvez répéter ce processus pour synchroniser vos contacts avec d’autres plateformes. Voici quelques exemples :
- Google Contacts : Synchronisez vos contacts CRM avec Google Contacts pour les avoir sur votre téléphone et Gmail.
- HubSpot : Si vous utilisez HubSpot pour la gestion de vos leads, configurez un Zap pour synchroniser les contacts entre votre CRM et HubSpot.
- Microsoft Outlook : Gardez vos contacts à jour dans Outlook pour une gestion fluide de vos emails professionnels.
Gérer les mises à jour et les suppressions de contacts
Outre l’ajout de nouveaux contacts, il est également crucial de synchroniser les mises à jour et les suppressions de contacts. Voici comment vous pouvez configurer ces actions :
Synchroniser les mises à jour de contacts
Pour synchroniser les mises à jour de contacts, créez un nouveau Zap avec un déclencheur de type « Updated Contact » dans Salesforce. Répétez ensuite les étapes pour ajouter une action dans Mailchimp ou toute autre plateforme.
Synchroniser les suppressions de contacts
Zapier ne propose pas directement de déclencheur pour les suppressions de contacts car certaines plateformes n’offrent pas cette fonctionnalité via leur API. Toutefois, une solution de contournement consiste à marquer les contacts supprimés avec une étiquette spécifique (par exemple, « Deleted ») et configurer un Zap qui supprime ou désabonne les contacts marqués dans les autres plateformes.
Pour ce faire :
- Créez un Zap avec Salesforce et choisissez « Updated Contact » comme déclencheur.
- Ajoutez une condition (Filter by Zapier) pour ne continuer le Zap que si l’étiquette du contact est « Deleted ».
- Ajoutez une action dans Mailchimp pour désabonner le contact ou le supprimer.
Optimiser la gestion des erreurs et les notifications
Parfois, les Zaps peuvent rencontrer des erreurs. Il est important de surveiller et de gérer ces erreurs pour s’assurer que votre synchronisation de contacts fonctionne sans interruption.
Configurer des notifications d’erreurs
- Cliquez sur « Zaps » dans le menu principal de Zapier.
- Sélectionnez le Zap que vous souhaitez superviser et cliquez sur « Task History ».
- Vous verrez un historique des tâches réussies et des erreurs. Zapier envoie également des notifications par email en cas d’erreur.
Automatiser la gestion des erreurs
Si vous souhaitez automatiser la gestion des erreurs, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Paths » de Zapier. Les « Paths » vous permettent de définir différentes actions en fonction de certaines conditions. Par exemple, vous pouvez configurer un Path pour envoyer une notification Slack ou un email à votre équipe lorsque le Zap rencontre une erreur spécifique.
Voici comment configurer un Path :
- Dans votre Zap, choisissez l’option « Paths » après votre déclencheur.
- Créez une condition pour détecter les erreurs.
- Ajoutez une action pour envoyer une notification via Slack ou email.
Conclusion
Synchroniser automatiquement vos contacts entre différentes plateformes via Zapier est un excellent moyen de simplifier la gestion de vos données. Non seulement cela vous permet de gagner un temps précieux, mais cela améliore également la cohérence de vos informations et optimise vos processus de communication. Avec des outils comme Zapier à votre disposition, l’automatisation de la synchronisation des contacts devient un jeu d’enfant.
N’attendez plus pour mettre en œuvre ces automatisations et voir votre productivité s’améliorer significativement. Que vous utilisiez Salesforce, Mailchimp, HubSpot ou tout autre outil, Zapier vous permet de connecter et de synchroniser facilement toutes vos plateformes pour un flux de travail homogène et efficace.
