Zapier c’est quoi ? Découverte en 10 scénarios métiers concrets

Zapier c’est quoi, concrètement, quand on parle de business et de marketing ? Derrière ce nom se cache un outil d’automatisation capable de faire communiquer entre elles des centaines d’applications sans écrire une seule ligne de code. Pour beaucoup d’entreprises, Zapier devient un assistant invisible qui exécute les tâches répétitives en arrière-plan, 24h/24.

Zapier : définition simple et bénéfices pour le business

Zapier est un outil d’automatisation en ligne qui connecte des applications entre elles pour exécuter des actions automatiquement. Il permet, par exemple, d’envoyer un contact de Facebook Ads vers un CRM, de créer une facture à partir d’un formulaire, ou encore d’envoyer un message Slack lorsqu’une commande est passée.

L’idée clé : remplacer des tâches manuelles répétitives par des scénarios automatisés, appelés “Zaps”. Chaque Zap est une mini-automatisation qui suit une logique simple :

• Un déclencheur (trigger) : un événement se produit dans une application (un formulaire rempli, une nouvelle vente, un fichier ajouté, etc.).
• Une ou plusieurs actions (actions) : des tâches sont réalisées automatiquement dans d’autres applications (créer un contact, envoyer un email, ajouter une ligne dans un Google Sheet, etc.).

Pour une équipe marketing, commerciale ou opérationnelle, les avantages sont immédiats :

• Moins de copier-coller entre outils.
• Moins de risques d’erreurs humaines.
• Un suivi client plus réactif.
• Un gain de temps important sur les tâches répétitives, au profit des tâches à forte valeur ajoutée.

Pour aller plus loin dans la découverte fonctionnelle et stratégique, vous pouvez explorer notre article spécialisé sur zapier et ses usages business qui approfondit les cas pratiques et les bonnes pratiques de mise en place.

Comment fonctionne un Zap étape par étape

Un scénario Zapier suit toujours la même logique, quelle que soit votre activité :

• Étape 1 – Choisir le déclencheur : par exemple “Nouvelle commande dans Shopify” ou “Nouveau lead dans Facebook Lead Ads”.
• Étape 2 – Connecter le compte correspondant (Shopify, Facebook, Gmail, CRM, etc.).
• Étape 3 – Définir les actions à réaliser : créer un contact, envoyer un email, ajouter une tâche, mettre à jour une fiche, etc.
• Étape 4 – Tester le Zap avec un exemple réel.
• Étape 5 – Activer le Zap pour qu’il tourne automatiquement en arrière-plan.

Zapier fonctionne avec un très grand nombre d’applications : CRM, outils d’emailing, solutions e-commerce, gestion de projet, formulaires, outils de publicité… C’est ce qui en fait un véritable “hub d’automatisation” pour le marketing et le business.

10 scénarios métiers concrets pour comprendre Zapier

Pour comprendre ce que permet vraiment Zapier, rien ne vaut des exemples concrets. Voici 10 scénarios métiers détaillés, inspirés de situations réelles, pour différents types d’entreprises.

1. Génération de leads : du formulaire au CRM sans saisie manuelle

Contexte : une entreprise B2B utilise un formulaire sur son site (Typeform, Gravity Forms, Webflow Forms…) pour collecter des demandes de démo.

Sans Zapier :

• Un lead remplit le formulaire.
• Vous recevez un email de notification.
• Quelqu’un copie les informations dans le CRM.
• Une première réponse est envoyée plus tard, parfois avec du retard.

Avec Zapier :

• Déclencheur : “Nouveau formulaire soumis” dans Typeform.
• Actions :
  • Créer automatiquement un contact dans le CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…).
  • Créer une opportunité ou un deal associé.
  • Envoyer un email de confirmation personnalisé via Gmail ou un outil d’emailing.
  • Notifier le commercial responsable dans Slack ou Microsoft Teams.

Résultat : aucun lead oublié, un temps de réponse plus rapide, un historique propre dans le CRM, le tout sans effort manuel.

2. E-commerce : relier la boutique en ligne à l’email marketing

Contexte : une boutique en ligne Shopify ou WooCommerce souhaite segmenter automatiquement sa base clients et déclencher des campagnes marketing pertinentes.

Scénario Zapier possible :

• Déclencheur : “Nouvelle commande” dans Shopify.
• Actions :
  • Créer ou mettre à jour le contact dans Mailchimp, Brevo, Klaviyo ou un autre outil d’emailing.
  • Taguer le client selon le produit acheté, le montant du panier, la catégorie (nouveau client / client récurrent).
  • Ajouter le client dans un segment ou une séquence d’email post-achat.
  • Enregistrer la commande dans un Google Sheet de reporting si besoin.

Ce type de Zap permet de lancer automatiquement :

• Des emails de remerciement personnalisés.
• Des séquences de recommandation de produits.
• Des relances pour les clients inactifs.
• Des offres VIP pour les meilleurs acheteurs.

3. Agence marketing : centraliser les demandes clients et les tâches

Contexte : une agence reçoit des demandes via son site, son email générique, parfois via les réseaux sociaux. La difficulté : tout centraliser dans un outil de gestion de projet.

Exemple d’automatisation :

• Déclencheur : “Nouveau message” dans Gmail avec un objet contenant “Demande devis” ou “Brief”.
• Actions :
  • Créer une nouvelle tâche dans Asana, Trello, ClickUp ou Monday.com.
  • Ajouter les informations du client dans le descriptif de la tâche.
  • Attribuer automatiquement la tâche à un chef de projet.
  • Notifier l’équipe dans Slack sur un canal dédié (#nouveaux-clients, par exemple).

Résultat : aucune demande ne se perd, la charge de travail est visible, la réponse au client est plus rapide.

4. SaaS B2B : suivi des inscriptions et onboarding automatique

Contexte : un logiciel SaaS B2B propose un essai gratuit. L’objectif est de maximiser l’activation des utilisateurs pendant cette période.

Scénario Zapier :

• Déclencheur : “Nouvel utilisateur inscrit” via Stripe, un back-office propriétaire ou un outil comme Auth0.
• Actions :
  • Créer un contact dans le CRM avec le plan choisi et la source (campagne, partenaire, etc.).
  • Inscrire l’utilisateur dans une séquence d’onboarding par email (tutoriels, vidéos, guides).
  • Créer une tâche pour l’équipe Customer Success pour les comptes stratégiques (comptes avec plus de X utilisateurs ou MRR élevé).
  • Envoyer une alerte Slack sur un canal #nouveaux-utilisateurs.

Vous pouvez ajouter des Zaps complémentaires :

• Relancer automatiquement les comptes qui n’ont pas terminé la configuration.
• Notifier l’équipe si un utilisateur passe d’un essai gratuit à un plan payant.
• Mettre à jour les abonnements dans un outil de facturation.

5. Freelance & consultants : automatiser la prise de rendez-vous

Contexte : un consultant ou un freelance utilise Calendly, Google Calendar ou un autre outil de prise de rendez-vous. Il souhaite fluidifier la qualification des prospects et la préparation des appels.

Automatisation typique :

• Déclencheur : “Nouvel événement planifié” dans Calendly.
• Actions :
  • Créer un contact dans le CRM (ou dans Airtable / Google Sheets si vous n’avez pas de CRM).
  • Envoyer un email automatique avec un questionnaire de préparation (Typeform, Google Forms).
  • Créer une carte dans Trello ou une tâche dans Notion pour préparer l’appel.
  • Envoyer un SMS de rappel via Twilio ou un autre service compatible.

Ce type de Zap permet de donner une image professionnelle, tout en réduisant le temps consacré à l’administratif.

6. Ressources humaines : automatiser l’onboarding des nouveaux employés

Contexte : une PME recrute régulièrement de nouveaux collaborateurs et souhaite structurer son processus d’intégration (comptes à créer, documents à transmettre, accès à paramétrer).

Exemple de Zap :

• Déclencheur : “Nouvelle ligne ajoutée” dans un Google Sheet “Nouveaux employés” ou validation d’un formulaire interne d’onboarding.
• Actions :
  • Créer automatiquement un dossier dans Google Drive ou OneDrive au nom du collaborateur.
  • Créer une carte dans Trello ou une tâche dans Asana avec la checklist d’onboarding.
  • Envoyer un email de bienvenue avec les liens utiles (charte, outils, contacts internes).
  • Notifer l’équipe RH ou IT dans Slack pour les actions manuelles restantes (matériel, badge, etc.).

Résultat : un processus plus homogène, moins d’oubli, un meilleur accueil des nouveaux collaborateurs, même si les équipes RH et IT sont débordées.

7. Service client : centraliser les demandes issues de multiples canaux

Contexte : une équipe support reçoit des demandes via un formulaire web, un email dédié, voire des mentions sur les réseaux sociaux. Le risque : perdre des messages ou répondre trop tard.

Scénarios Zapier possibles :

• Déclencheur : “Nouveau ticket” dans un outil comme Zendesk, Freshdesk, Intercom ou “Nouvel email reçu” sur une boîte support.
• Actions :
  • Créer une carte dans Trello ou une issue dans Jira pour les demandes techniques.
  • Taguer automatiquement les tickets selon des mots-clés dans l’objet ou le corps du message.
  • Envoyer une alerte Slack pour les tickets de priorité élevée.
  • Mettre à jour un tableau de suivi dans Google Sheets pour le reporting.

Autre cas pratique : surveiller les avis (G2, Capterra, Google Business Profile) et créer des tâches de suivi lorsque la note est inférieure à un certain seuil. Zapier devient alors un outil de veille qualité et réputation.

8. Direction & reporting : tableaux de bord mis à jour automatiquement

Contexte : la direction a besoin d’une vision consolidée des indicateurs clés (leads, ventes, MRR, campagnes, support…). Or les données sont dispersées dans différents outils.

Zapier peut devenir le lien entre les sources de données et un tableau de bord centralisé (Google Sheets, Airtable, Notion, voire des outils de BI plus avancés).

Exemple :

• Déclencheurs multiples :
  • “Nouvelle transaction” dans Stripe.
  • “Nouvelle commande” dans Shopify.
  • “Nouveau lead” dans Facebook Lead Ads ou Google Ads.
  • “Nouveau ticket résolu” dans Zendesk.
• Actions :
  • Ajouter ou mettre à jour une ligne dans un Google Sheet “KPI” avec la date, la source, le montant, le type d’événement.
  • Envoyer un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire à la direction par email ou Slack.

Résultat : des reportings mis à jour sans manipulations manuelles et moins de temps passé à consolider les chiffres.

9. Productivité personnelle : automatiser les tâches du quotidien

Contexte : un entrepreneur, un manager ou un créateur de contenu jongle entre plusieurs outils (email, notes, gestionnaire de tâches, stockage de fichiers…). Il veut automatiser des routines simples.

Idées de Zaps utiles individuellement :

• Envoyer automatiquement dans un outil de prise de notes (Evernote, Notion) les pièces jointes importantes reçues par email.
• Créer une tâche dans Todoist ou Things dès qu’un email est marqué d’une étoile dans Gmail.
• Ajouter un rappel dans Google Calendar lorsqu’un formulaire important est soumis (par exemple une validation client).
• Archiver automatiquement dans Google Drive ou Dropbox certains documents reçus par email, classés par dossier.

Ces micro-automatisations réduisent le “bruit” et aident à garder une organisation personnelle plus fluide, sans changer d’outils principaux.

10. Créateurs de contenu & infopreneurs : relier les plateformes de formation, paiement et emailing

Contexte : un infopreneur vend des formations en ligne via des plateformes comme Teachable, Kajabi, LearnyBox, Systeme.io, Podia ou Gumroad. Il doit synchroniser paiements, accès, emails et suivi client.

Scénario type :

• Déclencheur : “Nouvelle vente” sur la plateforme de formation ou “Nouvel abonnement” dans Stripe.
• Actions :
  • Créer ou mettre à jour un contact dans l’outil d’email marketing.
  • Taguer le contact selon la formation achetée, le niveau (débutant / avancé), la campagne d’origine.
  • Envoyer une séquence d’emails de bienvenue et d’onboarding pédagogique.
  • Notifier par email ou Slack lorsqu’un client atteint un certain palier (X formations achetées, X montant total dépensé).
  • Mettre à jour une base Airtable ou Google Sheets des clients pour le suivi manuel éventuel.

Vous pouvez également automatiser :

• L’envoi de questionnaires de satisfaction après un certain délai.
• Les relances automatiques pour les panier abandonnés (via l’outil e-commerce connecté à Zapier).
• La création d’invitations à des webinaires de fidélisation pour les meilleurs clients.

Approche stratégique : comment choisir ses premiers Zaps

Face à la multitude de possibilités, la question n’est pas “Que peut faire Zapier ?” mais plutôt “Quelles tâches méritent vraiment d’être automatisées dans mon contexte ?”. Pour choisir vos premiers scénarios, vous pouvez suivre cette méthode en trois temps.

1. Identifier les tâches répétitives et sans valeur ajoutée

Commencez par observer une semaine type et notez :

• Les tâches de copier-coller entre outils (email vers Google Sheets, formulaire vers CRM, etc.).
• Les actions que vous effectuez plusieurs fois par jour ou par semaine.
• Les tâches qui vous font dire “c’est chronophage, mais je dois le faire pour que le système tourne”.

Ce sont souvent ces tâches qui sont les meilleures candidates à une automatisation avec Zapier.

2. Cartographier votre “stack” d’outils

Listez toutes les applications que vous utilisez :

• CRM, outil d’emailing, plateforme de paiement.
• Outil de gestion de projet, messagerie interne (Slack, Teams).
• Formulaires, outils de prise de rendez-vous, suite bureautique.

Puis vérifiez si ces applications sont compatibles avec Zapier (la plupart le sont). Cela vous permettra de visualiser les ponts possibles entre elles.

3. Prioriser selon l’impact business

Pour chaque idée de Zap, posez-vous trois questions simples :

• Combien de temps cette tâche me prend-elle chaque semaine ?
• Quel est le risque si elle est mal faite ou oubliée (perte de lead, mauvaise expérience client, erreur de facturation) ?
• Quel serait le bénéfice d’une exécution instantanée (conversion, satisfaction client, réactivité) ?

Les Zaps qui font gagner à la fois beaucoup de temps et sécurisent des points critiques du parcours client sont ceux à mettre en place en priorité.

Bonnes pratiques pour des automatisations fiables avec Zapier

Mettre en place un Zap est simple, mais construire un système d’automatisation fiable nécessite quelques bonnes pratiques :

• Commencer petit : un Zap, un cas d’usage, puis itérer.
• Tester avec de vraies données : utiliser la fonctionnalité de test, mais aussi observer le comportement sur quelques jours.
• Documenter : noter quelque part le rôle de chaque Zap, les apps impliquées et les personnes concernées.
• Nommer clairement : adopter une convention de nommage du type “[MARKETING] Formulaire démo → CRM + Slack”.
• Mettre des filtres : utiliser les conditions de Zapier pour éviter de déclencher des actions inutiles.
• Prévoir un canal d’alerte : par exemple un canal Slack dédié aux erreurs ou aux échecs de Zaps.

Avec cette approche, Zapier devient progressivement un véritable “couche d’automatisation” de votre système d’information marketing et business, sans nécessiter de compétences techniques avancées.