Zapier, c’est quoi concrètement ? 10 scénarios ultra précis qui parlent à votre quotidien

Automatiser des tâches répétitives sans écrire une seule ligne de code, c’est exactement ce que propose Zapier. Mais “Zapier, c’est quoi concrètement ?” est une question légitime, surtout si vous n’avez jamais touché à un outil d’automatisation. Pour vraiment comprendre son intérêt, rien ne vaut des scénarios ultra précis, directement liés à votre quotidien de marketeur, freelance, dirigeant de PME ou responsable opérationnel.

Zapier, c’est quoi concrètement dans la vraie vie ?

Zapier est une plateforme qui connecte entre elles vos applications en ligne (Gmail, Notion, Slack, Airtable, Google Sheets, HubSpot, Stripe, etc.) pour que certaines actions se déclenchent automatiquement lorsqu’un événement survient. Chaque automatisation est appelée un “Zap”.

Concrètement, un Zap suit la logique :

• Déclencheur (Trigger) : un événement se produit dans une application (ex. : “nouveau formulaire rempli dans Typeform”).
• Actions (Actions) : une ou plusieurs opérations sont effectuées automatiquement dans d’autres applications (ex. : “ajouter un contact dans HubSpot + envoyer un email via Gmail + créer une tâche Trello”).

Pas besoin de développeur : vous choisissez l’app de départ, l’événement qui sert de déclencheur, puis vous définissez les actions à enchaîner. Le tout en quelques clics.

Pour aller plus loin sur les principes, les limites et les meilleurs usages de l’outil, vous pouvez consulter notre dossier complet sur Zapier et ses applications marketing, qui approfondit les cas d’usage avancés.

Comment fonctionne Zapier au quotidien ?

Pour bien comprendre les scénarios ci-dessous, il est utile de visualiser les 3 briques fondamentales de Zapier :

1. Les déclencheurs : “Quand il se passe X, alors…”

Un déclencheur est l’événement de départ. Quelques exemples :

• “Nouveau prospect ajouté dans votre CRM”.
• “Nouvelle vente sur votre site e-commerce”.
• “Nouvelle ligne ajoutée dans un Google Sheet”.
• “Nouveau message reçu dans un canal Slack”.
• “Nouvelle facture payée dans Stripe”.

2. Les actions : “… fais automatiquement Y et Z”

Une action est l’opération exécutée suite au déclencheur :

• Créer ou mettre à jour un contact.
• Envoyer un email personnalisé.
• Créer une tâche dans votre outil de gestion de projet.
• Ajouter une ligne dans un fichier de reporting.
• Envoyer une notification sur Slack ou Teams.

3. Les filtres et conditions : “Seulement si…”

Zapier permet aussi de raffiner vos Zaps :

• Filtres : ex. “Ne lancer l’action que si le montant de la commande est supérieur à 100 €”.
• Chemins conditionnels (Paths) : ex. “Si la langue du prospect est FR, envoyer tel email, sinon envoyer tel autre”.
• Formatage de données : découper une phrase, transformer une date, extraire un domaine d’email, etc.

Avec ces briques en tête, passons aux 10 scénarios ultra concrets, ceux que vous pourriez mettre en place dès cette semaine sans compétence technique.

10 scénarios ultra précis qui parlent à votre quotidien

Scénario 1 : Qualifier automatiquement les leads issus de vos formulaires

Profil type : freelance, agence, startup B2B, SaaS.

Situation : Vous recevez des demandes via Typeform, Tally, Gravity Forms ou un formulaire HubSpot. Vous perdez du temps à copier-coller les infos dans votre CRM ou vos tableaux, et à envoyer toujours le même premier email.

Zap possible :

• Déclencheur : nouveau formulaire envoyé (Typeform, Tally, etc.).
• Actions :
  • Créer/mettre à jour le contact dans HubSpot, Pipedrive ou Airtable.
  • Ajouter un tag selon la réponse au champ “Budget” ou “Type de besoin”.
  • Envoyer un email de pré-qualification via Gmail ou Outlook (avec un modèle personnalisé contenant les réponses au formulaire).
  • Créer une tâche “Appeler ce lead” dans Trello, ClickUp ou Asana si le budget dépasse un certain seuil.

Bénéfice concret : vous gagnez 10 à 20 minutes par lead, tout en réduisant le risque d’oubli de suivi.

Scénario 2 : Centraliser tous vos leads dans un Google Sheets “master”

Profil type : entrepreneur, responsable marketing multi-canal.

Situation : Vos prospects arrivent de multiples sources (formulaire site, LinkedIn Lead Gen Form, campagnes Facebook Ads, Webinars, etc.). Votre reporting est éclaté, difficile de calculer le coût par lead ou de voir les volumes par canal.

Zap possible :

• Déclencheurs :
  • Nouveau lead Facebook Ads.
  • Nouveau lead LinkedIn Lead Gen.
  • Nouveau formulaire envoyé sur votre site.
  • Nouvelle inscription à un webinar (Zoom, Livestorm, WebinarJam, etc.).
• Action commune :
  • Ajouter une ligne normalisée dans un Google Sheets “Leads – master” avec :
    • Nom, email, téléphone.
    • Source exacte (campagne, formulaire, plateforme).
    • Date/heure.
    • Tags éventuels (langue, pays, produit d’intérêt).

Bénéfice concret : un seul tableau central à partager avec l’équipe marketing ou la direction, mis à jour en temps réel, sans export manuel.

Scénario 3 : Relancer automatiquement les paniers abandonnés

Profil type : e-commerce, infopreneurs, vendeurs de formations en ligne.

Situation : Vos clients ajoutent des produits au panier sur Shopify, WooCommerce ou Thrivecart, mais n’achètent pas. Sans automatisation, vous perdez un volume de ventes significatif.

Zap possible :

• Déclencheur : événement “ajout au panier” ou “checkout initié” sans “paiement confirmé” après X minutes (selon les données disponibles dans votre solution e-commerce).
• Actions :
  • Créer ou mettre à jour le contact dans votre outil d’emailing (Klaviyo, MailerLite, Brevo, Mailchimp…).
  • Appliquer un tag “Panier abandonné – J+0”.
  • Envoyer un premier email de rappel après, par exemple, 2 heures (via un scénario automatisé de votre outil d’emailing déclenché par le tag).
  • Option avancée : si le panier est d’un montant élevé, envoyer aussi une notification Slack à l’équipe commerciale.

Bénéfice concret : augmentation du taux de conversion sans action manuelle, avec des relances automatiques calibrées.

Scénario 4 : Transformer vos appels Calendly en tâches ultra détaillées

Profil type : consultants, coachs, commerciaux, agences.

Situation : Quand un prospect réserve un créneau sur Calendly, vous recevez un email, mais vous oubliez parfois de noter les infos dans votre CRM ou de préparer le call.

Zap possible :

• Déclencheur : nouveau rendez-vous confirmé dans Calendly (ou Cal.com, YouCanBook.me, etc.).
• Actions :
  • Créer le contact dans votre CRM avec :
    • Nom, email, entreprise, fonction (extraits du formulaire Calendly).
    • Source “Calendly – type de rendez-vous X”.
  • Créer une tâche dans Asana/Trello/ClickUp intitulée “Call découverte avec [Nom] – [Date]”.
  • Ajouter dans la description de la tâche toutes les réponses aux questions de qualification posées dans Calendly.
  • Ajouter un rappel Slack 15 minutes avant le call dans un canal dédié aux RDV commerciaux.

Bénéfice concret : vous arrivez préparé à chaque rendez-vous, et aucun prospect ne tombe dans l’oubli faute de suivi.

Scénario 5 : Alimenter automatiquement Notion ou Airtable avec vos ventes

Profil type : créateurs de contenus, formateurs, SaaS, e-commerce.

Situation : Vos ventes sont gérées dans Stripe, Shopify, Thrivecart ou PayPal, mais votre reporting détaillé (produit, offre, canal marketing) est tenu dans Notion ou Airtable. Vous faites des exports Excel à la main.

Zap possible :

• Déclencheur : nouveau paiement réussi dans Stripe, Shopify ou autre.
• Actions :
  • Créer un enregistrement dans votre base Airtable ou une ligne dans votre base Notion “Ventes”.
  • Maper les champs :
    • Client, email, pays.
    • Produit ou offre.
    • Montant, devise, TVA.
    • Canal d’acquisition si disponible (paramètre UTM transmis à Stripe ou à votre checkout).
  • Option : envoyer un message sur un canal Slack #ventes avec le détail de la vente (prénom du client + produit + montant).

Bénéfice concret : reporting en temps réel, sans export/import, avec une vision claire par produit ou par canal marketing.

Scénario 6 : Suivi automatique de vos leads LinkedIn

Profil type : social sellers, business developers, consultants B2B.

Situation : Vous recevez beaucoup de demandes de connexion, de messages entrants et de réponses à vos campagnes LinkedIn, mais vous n’avez pas de suivi structuré. Les leads “chauds” se perdent dans vos messages.

Zap possible (avec un outil intermédiaire qui capte les données, comme un CRM spécialisé LinkedIn ou un export régulier) :

• Déclencheur : nouveau lead qualifié ajouté dans votre CRM (ou nouvelle ligne dans un Google Sheet alimenté par votre outil LinkedIn).
• Actions :
  • Créer le contact dans HubSpot/Pipedrive avec les champs :
    • Nom, poste, entreprise, lien LinkedIn.
    • Statut (nouveau lead LinkedIn / à contacter / relance J+7).
  • Créer une tâche “Envoyer un message personnalisé sur LinkedIn” dans votre outil de gestion de tâches.
  • Option : si le poste correspond à votre ICP (ex. “CEO”, “Head of Marketing”), marquer le lead comme “prioritaire” dans votre CRM grâce à un champ ou un tag.

Bénéfice concret : vous ne perdez plus de leads dans les DM LinkedIn, et vous structurez votre prospection sans friction.

Scénario 7 : Synchroniser vos contacts entre newsletter, CRM et outils de vente

Profil type : créateurs de contenus, SaaS, e-commerce, infopreneurs.

Situation : Un abonné s’inscrit à votre newsletter sur ConvertKit, Mailchimp, Brevo ou autre. Vous souhaitez qu’il soit aussi présent dans votre CRM, voire dans votre outil de facturation ou votre espace membre.

Zap possible :

• Déclencheur : nouvel abonné ajouté à une liste ou un segment précis de votre outil d’emailing.
• Actions :
  • Créer/mettre à jour le contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, etc.).
  • Ajouter ce contact à un Google Sheets pour un reporting simple “Newsletter – croissance abonnés”.
  • Si l’abonné correspond à un segment VIP (par exemple, via un champ “statut” ou “origine”), envoyer une notification Slack à l’équipe marketing “Nouveau VIP à chouchouter”.

Bénéfice concret : toutes vos bases sont alignées, sans doublons ni oublis, et vos VIP reçoivent une attention supplémentaire.

Scénario 8 : Industrialiser la publication et la réutilisation de vos contenus

Profil type : content marketers, créateurs sur YouTube, podcasteurs, rédacteurs.

Situation : Vous publiez un article de blog ou une vidéo YouTube. Ensuite, vous devez créer un post LinkedIn, programmer une newsletter, alimenter une base d’idées de contenus, etc. Vous le faites à la main, et certaines publications passent à la trappe.

Zap possible :

• Déclencheur :
  • Nouveau post publié sur WordPress.
  • Ou nouvelle vidéo publiée sur YouTube.
• Actions :
  • Ajouter une ligne dans un Google Sheets ou une base Notion “Bibliothèque de contenus” avec :
    • Titre, URL, date de publication.
    • Thématique principale, mots-clés, call-to-action.
  • Créer un brouillon de publication dans Buffer, Hootsuite ou un autre outil de social media pour LinkedIn et/ou X.
  • Créer une tâche dans votre gestionnaire de projet “Préparer la newsletter associée à [titre]”.

Bénéfice concret : chaque contenu est exploité au maximum, sans dépendre de votre mémoire ni de checklists manuelles.

Scénario 9 : Gérer automatiquement les accès à vos formations ou espaces membres

Profil type : infopreneurs, formateurs, plateformes de cours en ligne.

Situation : Lorsqu’un client achète une formation ou un abonnement, vous devez lui donner les accès à votre plateforme (Kajabi, LearnyBox, Podia, Systeme.io, etc.) et l’ajouter à une séquence d’onboarding.

Zap possible :

• Déclencheur : nouveau paiement ou nouvelle commande dans Stripe, WooCommerce, Thrivecart, PayPal, etc.
• Actions :
  • Créer un compte ou inscrire l’utilisateur à la formation correspondante dans votre plateforme de cours (si l’intégration existe, ou via un webhook/API).
  • Ajouter l’email du client à une séquence d’onboarding dédiée dans votre outil d’emailing (tag “Formation X – Onboarding”).
  • Créer une ligne dans votre base “Étudiants” (Notion, Airtable) avec :
    • Nom, email, formation achetée, date d’inscription.
    • Statut : “actif”, “en onboarding”, “à relancer J+7 si inactif”.
  • Envoyer une notification Slack “Nouveau participant à la formation X” avec le prénom, pour un message de bienvenue personnalisé si vous le souhaitez.

Bénéfice concret : expérience client fluide, zéro oubli de création de compte, et suivi clair des étudiants.

Scénario 10 : Suivi automatisé des tickets et retours clients

Profil type : support client, Customer Success, SaaS, e-commerce.

Situation : Vos clients envoient des demandes de support par email, via un formulaire, ou via Intercom/HelpScout/Zendesk. Vous souhaitez centraliser les retours, identifier les tickets urgents et nourrir une base d’améliorations produit.

Zap possible :

• Déclencheurs :
  • Nouveau ticket créé dans Zendesk, Freshdesk ou HelpScout.
  • Nouvelle conversation Intercom créée.
  • Ou nouvel email reçu sur une adresse “support@…” dans Gmail/Outlook.
• Actions :
  • Créer un enregistrement dans une base Notion ou Airtable “Feedback & Bugs” avec :
    • Type de demande (bug, question, suggestion, plainte).
    • Produit ou fonctionnalité concernée.
    • Urgence si identifiable (par exemple via des mots-clés ou un tag du helpdesk).
    • Texte du message client.
  • Si le ticket est tagué “Urgent” ou si le client est “Compte stratégique” dans votre CRM, envoyer :
    • Une alerte Slack dans un canal #support-urgent.
    • Une tâche dans votre outil de gestion de projet assignée à la bonne personne.

Bénéfice concret : meilleure priorisation des tickets, moins de risques de laisser un client stratégique sans réponse, et une base exploitable pour améliorer le produit.

Comment passer de l’idée au Zap opérationnel

1. Partir d’un irritant concret, pas d’une envie d’automatiser “pour automatiser”

La clé pour tirer parti de Zapier est de partir de situations très précises :

• “À chaque nouveau lead, je fais toujours ces 3 actions manuelles.”
• “Chaque fin de semaine, je passe 1 heure à faire ce même reporting.”
• “Je perds des ventes parce que j’oublie des relances ou des suivis.”

Ce sont ces répétitions, chronophages et risquées, qui constituent les meilleurs candidats à l’automatisation.

2. Cartographier votre chaîne d’actions sur un simple schéma

Avant de créer un Zap, notez noir sur blanc :

• L’événement de départ exact (ex. “nouveau paiement Stripe” / “nouveau formulaire rempli”).
• Les actions que vous faites systématiquement (ex. “mettre dans Google Sheets”, “créer une tâche”, “envoyer un email”).
• Les exceptions (“Seulement si pays = France”; “Seulement si budget > 1000 €”).

En quelques minutes, vous obtenez une recette claire à traduire en Zap.

3. Commencer simple, puis complexifier

Plutôt que de créer un Zap ultra sophistiqué dès le départ :

• Commencez par 1 déclencheur + 1 action.
• Testez avec 1 ou 2 cas réels.
• Ajoutez ensuite :
  • Des filtres (ne pas déclencher si la personne est déjà cliente).
  • Des branchements conditionnels (chemins différents selon la langue ou le pays).
  • Des étapes de formatage de données pour nettoyer les informations (emails, dates, prénoms, etc.).

4. Documenter vos Zaps comme des mini-processus

Pour ne pas vous perdre au fil du temps :

• Donnez un nom explicite à chaque Zap (ex. “Lead_Formulaire_Site → CRM + Email_Accueil”).
• Ajoutez une courte description dans le Zap indiquant :
  • L’objectif.
  • Les app impliquées.
  • Les conditions spécifiques.
• Réunissez tous vos Zaps dans une page Notion ou un document partagé, classés par thématique (Leads, Ventes, Support, Contenu…).

5. Surveiller et optimiser régulièrement

Une fois vos Zaps en production :

• Consultez l’historique d’exécution pour vérifier les erreurs (ex. changement d’API, champ renommé, quota dépassé).
• Mesurez le temps gagné ou les revenus supplémentaires générés (par exemple, le nombre de leads relancés automatiquement ou le chiffre d’affaires lié aux relances de panier abandonné).
• Adaptez vos Zaps à l’évolution de vos outils (nouveau CRM, migration de votre plateforme emailing, etc.).