Zapier c’est quoi ? 10 scénarios d’automatisation concrets pour visualiser son potentiel -

Automatiser des tâches répétitives sans écrire une ligne de code, connecter facilement vos applications marketing et vos outils business, gagner plusieurs heures par semaine : c’est exactement ce que permet Zapier. Pour comprendre ce que vous pouvez réellement faire avec cet outil, rien ne vaut des exemples concrets d’automatisations appliquées à des situations de tous les jours.

Zapier, c’est quoi et à quoi ça sert vraiment ?

Zapier est un outil d’automatisation en ligne qui permet de connecter entre elles plus de 6 000 applications (Gmail, Slack, Google Sheets, Notion, HubSpot, Shopify, Facebook Ads, Stripe, etc.) sans connaissances techniques. Concrètement, vous créez des scénarios appelés “Zaps” qui déclenchent automatiquement une action lorsqu’un événement se produit dans une application.

Par exemple : “Quand un nouveau lead remplit un formulaire sur mon site (événement), alors créer automatiquement une fiche contact dans mon CRM et envoyer un email de bienvenue (actions)”.

Ce fonctionnement repose sur 3 notions clés :

Les déclencheurs (Triggers) : l’événement qui lance l’automatisation (nouveau formulaire rempli, nouveau paiement, nouveau fichier ajouté, etc.).
Les actions (Actions) : ce que Zapier doit faire après le déclencheur (créer une ligne dans un tableur, envoyer un message Slack, mettre à jour un contact, etc.).
Les filtres et conditions : des règles qui permettent de dire “si telle condition est remplie, alors seulement exécuter la suite de l’automatisation”.

Zapier devient particulièrement puissant quand on commence à combiner plusieurs applications dans un même Zap, à ajouter des filtres, des délais (“Delay”) ou des étapes de formatage de données. Pour aller plus loin dans la découverte de l’outil, vous pouvez consulter notre article spécialisé consacré aux usages business de Zapier et explorer d’autres cas d’usage avancés.

Comment fonctionne un Zap étape par étape ?

Avant d’entrer dans les scénarios concrets, il est utile de visualiser le déroulé typique d’un Zap. Peu importe l’application utilisée, vous allez toujours suivre la même logique :

1. Choisir l’application de départ et le déclencheur

Exemple : Application = Typeform, Déclencheur = “Nouveau formulaire rempli”.
Chaque application propose une liste de déclencheurs possibles : nouveau contact, nouvelle commande, nouvel événement, nouveau message, etc.

2. Connecter votre compte à Zapier

Vous autorisez Zapier à se connecter à l’application (via OAuth ou API).
Cette étape ne se fait qu’une fois par application, ensuite le compte reste disponible.

3. Tester le déclencheur

Zapier récupère un “exemple” de données (un vrai formulaire, un vrai email, un vrai lead) pour que vous puissiez construire vos actions à partir de données réelles.

4. Définir une ou plusieurs actions

Exemple : “Créer un contact dans HubSpot” puis “Envoyer un message dans Slack”.
Pour chaque action, vous mappez les champs : prénom, email, téléphone, source, etc.

5. Ajouter des filtres, délais ou branches conditionnelles

Filtre : “Ne continuer que si la réponse ‘Budget’ est supérieure à 1 000 €”.
Délai : “Attendre 1 jour avant d’envoyer l’email de suivi”.
Branches : suivre un chemin différent selon la réponse donnée ou l’offre choisie.

6. Activer et surveiller le Zap

Une fois activé, le Zap s’exécute automatiquement dès que le déclencheur se produit.
Vous pouvez suivre chaque exécution dans l’historique (Zap History) et corriger en cas d’erreur.

Avec cette base en tête, passons à 10 scénarios concrets d’automatisation pour illustrer le potentiel de Zapier dans un contexte business et marketing.

10 scénarios d’automatisation concrets avec Zapier

1. Centraliser automatiquement tous vos leads marketing

Problème courant : vos leads arrivent de partout — formulaires de votre site, publicités Meta, formulaires LinkedIn, événements, webinaires — et ils finissent dispersés dans plusieurs outils. Résultat : suivi incomplet, relances manquées, pertes d’opportunités.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur : nouveau lead via un formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.) ou via une campagne publicitaire (Facebook Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms).
Actions :
- Créer le contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close…).
- Ajouter une ligne dans un Google Sheets central pour la direction marketing.
- Envoyer une notification dans Slack ou Microsoft Teams au channel “Nouveaux leads”.

Bénéfice : une base de leads propre, centralisée, sans ressaisie manuelle, et une équipe commerciale alertée en temps réel.

2. Construire un onboarding client fluide et automatique

Après une vente, l’onboarding est souvent géré à la main : emails envoyés au cas par cas, documents manquants, relances oubliées. Une partie importante de ce processus peut être automatisée sans perdre la dimension humaine.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur : nouveau paiement dans Stripe, nouvelle commande dans Shopify, signature d’un contrat dans DocuSign.
Actions :
- Créer un dossier client dans Google Drive ou Dropbox avec un modèle de structure.
- Créer une carte dans Trello, Asana ou ClickUp avec la checklist d’onboarding.
- Envoyer un email de bienvenue personnalisé (via Gmail, Outlook ou un outil d’emailing) contenant : lien vers un questionnaire, lien de prise de rendez-vous, ressources utiles.
- Notifier le chargé de compte sur Slack avec toutes les infos clés du client.

Bénéfice : chaque nouveau client bénéficie du même niveau de qualité d’onboarding, sans que votre équipe ait besoin de tout enclencher manuellement.

3. Convertir vos inscriptions newsletter en fiches CRM enrichies

Vous recueillez des emails via un formulaire newsletter ou un lead magnet ? Sans automatisation, beaucoup de ces contacts restent dans l’outil d’emailing et ne sont jamais intégrés finement à votre CRM.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur : nouvelle inscription dans Mailchimp, Brevo (Sendinblue), Klaviyo, ActiveCampaign, etc.
Actions :
- Créer ou mettre à jour le contact dans le CRM avec :
  - Email
  - Prénom / nom (si disponibles)
  - Source = “Newsletter” ou “Lead magnet [nom de l’ebook]”
  - Tag ou champ “Nurturing” pour segmenter vos actions futures.
- Enregistrer dans un Google Sheets toutes les nouvelles inscriptions pour un reporting simple et rapide.

Bénéfice : une vue unifiée de vos contacts marketing et commerciaux, sans doublons ni saisies manuelles, et une meilleure segmentation de vos campagnes.

4. Suivre automatiquement vos demandes de devis et relances

Les demandes de devis reçues via un formulaire ou par email sont souvent gérées au fil de l’eau. Avec Zapier, vous pouvez transformer chaque demande en opportunité tracée et suivie.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Nouveau formulaire “Demande de devis” soumis sur votre site, ou
- Nouveau message reçu dans une boîte email spécifique (ex : [email protected]).
Actions :
- Créer une opportunité dans le CRM avec :
  - Nom de l’entreprise
  - Contact principal
  - Budget estimé
  - Statut = “Nouveau devis”
- Créer une tâche de suivi pour un commercial (dans le CRM ou dans un outil comme Asana/Trello) avec une date limite à J+2.
- Envoyer un email de réception automatique au prospect pour le rassurer sur la prise en compte de sa demande.

Bénéfice : plus aucune demande de devis ne se perd, et les relances sont cadrées dès le départ, ce qui améliore votre taux de transformation.

5. Synchroniser vos formulaires web avec vos outils marketing

Vos formulaires de contact, d’inscription à un événement ou de téléchargement de contenu se trouvent souvent sur votre site (WordPress, Webflow, Wix, etc.) alors que vos campagnes sont gérées dans un autre outil.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur : nouveau formulaire envoyé via Gravity Forms, Contact Form 7, Webflow Forms, Typeform, Jotform, etc.
Actions :
- Ajouter le contact à une liste spécifique dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign, etc.).
- Appliquer des tags selon la page d’origine ou le type de formulaire : “Intéressé par [Produit X]”, “Webinaire [Thème]”, “Support”, etc.
- Créer une note associée au contact dans le CRM pour garder l’historique de la demande.

Bénéfice : vos formulaires ne sont plus des silos de données, mais des passerelles directes vers vos systèmes marketing et commerciaux.

6. Alerter vos équipes en temps réel sur les événements clés

Vous voulez que l’équipe réagisse très vite à certains événements : gros paiement, annulation d’abonnement, avis négatif, panier abandonné, mention sur les réseaux sociaux… Zapier peut faire le lien entre ces signaux et les canaux de communication interne.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Nouveau paiement dépassant un certain montant dans Stripe ou PayPal, ou
- Nouvelle mention Twitter/X contenant un mot-clé précis, ou
- Nouvelle note NPS inférieure à 7 dans un outil de satisfaction client.
Actions :
- Publier un message formaté dans un canal Slack ou Microsoft Teams, avec toutes les informations utiles.
- Créer automatiquement une tâche de suivi pour le Customer Success ou le Commercial.

Bénéfice : vous réagissez vite aux signaux importants (positifs ou négatifs) sans passer vos journées à surveiller tous les outils.

7. Automatiser vos rapports marketing et business

Compiler des données régulièrement pour un reporting (hebdomadaire, mensuel) est une tâche chronophage : export CSV, copier-coller, mise en forme… Zapier permet de faire circuler ces données vers un tableur ou un outil de Data Studio sans effort manuel.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Nouveau lead dans votre CRM, ou
- Nouvelle vente dans Shopify / WooCommerce / Stripe, ou
- Nouveau formulaire rempli dans votre outil préféré.
Actions :
- Ajouter une ligne dans un Google Sheets dédié au reporting, avec :
  - Date
  - Source du lead ou de la vente
  - Montant
  - Statut (gagné, perdu, en cours)
- Optionnel : mettre à jour un tableau de bord dans un outil de visualisation (via une intégration Zapier + Looker Studio/Data Studio, Airtable, etc.).

Bénéfice : un reporting mis à jour en continu, une vision claire des performances et la possibilité de prendre des décisions basées sur des données fiables.

8. Gérer vos événements, webinaires et replays sans friction

Entre les inscriptions, les relances avant l’événement, l’envoi du replay et la mise à jour de votre base de contacts, un simple webinaire peut devenir compliqué à gérer manuellement.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Nouvelle inscription à un événement via Eventbrite, Livestorm, Zoom Webinars, ou un formulaire dédié.
Actions :
- Ajouter ou mettre à jour le contact dans votre outil d’emailing avec le tag “Inscrit Webinaire [Nom]”.
- Créer un événement calendrier (Google Calendar, Outlook) avec lien d’accès pour le participant (facultatif).
- Programmer l’envoi d’emails automatiques :
  - Rappel J-1 avant l’événement.
  - Rappel 1 heure avant.
  - Envoi du replay + ressources complémentaires après l’événement.
- Mise à jour du CRM pour distinguer “Inscrits” et “Participants effectifs” (quand l’outil de webinaire le permet).

Bénéfice : un déroulé d’événement professionnel, des participants mieux informés et une base de données enrichie après chaque webinaire.

9. Créer un pont entre vos réseaux sociaux et votre base d’emails

Vos réseaux sociaux génèrent de l’engagement, mais transformer ces interactions en base emails exploitable n’est pas toujours simple. Zapier peut connecter ces plateformes à vos outils marketing.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Nouveau lead collecté via Facebook Lead Ads ou LinkedIn Lead Gen, ou
- Nouveau message privé contenant un mot-clé spécifique sur Instagram, Messenger, etc. (via des outils compatibles).
Actions :
- Ajouter le contact à votre base emails avec un tag indiquant la plateforme d’origine.
- Envoyer automatiquement un email avec le contenu promis (ebook, checklist, code promo…).
- Notifier le community manager dans Slack pour un suivi personnalisé s’il s’agit d’un prospect chaud.

Bénéfice : vos campagnes sociales ne restent pas isolées mais nourrissent directement vos bases de données clients et prospects.

10. Automatiser la collecte et le traitement des avis clients

Les avis clients sont essentiels pour votre crédibilité, mais leur collecte régulière est souvent négligée. Avec Zapier, vous pouvez systématiser cette démarche et valoriser chaque avis.

Scénario d’automatisation :

Déclencheur :
- Fin de prestation enregistrée dans votre outil de gestion de projet, ou
- Commande livrée dans Shopify/WooCommerce, ou
- Statut client passé à “Terminé” dans le CRM.
Actions :
- Envoyer automatiquement un email demandant un avis, avec :
  - Un lien vers votre page Google Business Profile.
  - Un formulaire NPS (Typeform, Google Forms…).
- Enregistrer chaque réponse dans un Google Sheets ou un outil comme Airtable pour analyse.
- Si la note est inférieure à un certain seuil (ex : NPS < 7), créer une tâche de suivi pour le Customer Success.

Bénéfice : une collecte d’avis régulière, un suivi structuré des clients insatisfaits et une meilleure visibilité en ligne.

Comment bien démarrer avec Zapier sans se perdre

Passer en mode “automatisation” peut être intimidant si vous n’avez jamais utilisé ce type d’outil. Pourtant, quelques bonnes pratiques suffisent pour démarrer sereinement.

1. Commencer par les tâches les plus répétitives

Listez ce que vous faites au moins 10 fois par semaine : copier des contacts, envoyer toujours le même email, créer des tâches de suivi, mettre à jour un tableau…
Identifiez 2 ou 3 processus simples à automatiser en priorité.
Créez un premier Zap par processus, sans complexifier (un déclencheur, une ou deux actions).

2. Cartographier vos processus avant de créer des Zaps

Notez les étapes : “Quand X se produit, je fais A, puis B, puis C”.
Repérez quelles applications sont impliquées à chaque étape.
Décidez ce qui doit rester manuel (ex : validation commerciale) et ce qui peut être automatique.

3. Utiliser les modèles de Zaps proposés

Zapier propose des centaines de templates préconfigurés pour les combinaisons d’apps les plus courantes.
Ces modèles sont une excellente base : vous les adaptez ensuite à vos champs et à votre logique métier.

4. Tester chaque Zap avec de vrais exemples

Envoyez vous-même un formulaire, un email ou une commande pour tester le comportement.
Vérifiez les données dans chaque application : champs correctement remplis, tags appropriés, absence de doublons.
Surveillez les premiers jours l’historique d’exécution pour corriger rapidement les erreurs.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter avec Zapier

1. Ne pas multiplier les Zaps inutiles

Avant de créer un nouveau Zap, vérifiez si un Zap existant ne fait pas déjà la moitié du travail.
Parfois, regrouper plusieurs petites automatisations en un seul Zap avec des filtres est plus simple à maintenir.

2. Documenter vos automatisations

Tenez à jour un document (Google Docs, Notion) avec :
- La liste de vos Zaps.
- Leur objectif business.
- Les applications impliquées.
- Les personnes référentes.
Cela évite de perdre le contrôle quand l’équipe grandit ou quand plusieurs personnes interviennent.

3. Gérer les droits d’accès et la sécurité

Utilisez des comptes de service ou des adresses génériques pour connecter les apps critiques, plutôt qu’un compte personnel.
Révoquez les accès quand une personne quitte l’entreprise et revoyez régulièrement les applications connectées.

4. Surveiller vos quotas et limites

Chaque plan Zapier limite le nombre de tâches exécutées par mois.
Optimisez vos Zaps :
- Utilisez des filtres pour éviter des actions inutiles.
- Regroupez certaines opérations.
- Supprimez les automatisations obsolètes.

5. Toujours laisser une place à l’intervention humaine

Les meilleures automatisations sont celles qui déchargent des tâches répétitives tout en laissant les décisions importantes à l’humain.
Prévoyez des points de validation (ex : statut “À valider” dans un CRM, ou assignation à un responsable) pour les cas sensibles.

En structurant vos processus, en partant d’exemples simples et en vous inspirant de scénarios comme ceux présentés ici, vous pouvez rapidement transformer Zapier en un véritable assistant invisible qui travaille en continu pour votre activité marketing et business.