Transformer un simple fichier Excel en véritable tableau de suivi de prospection n’est pas qu’une question de mise en forme. Pour qu’Excel devienne un outil stratégique pour votre business, il doit vous permettre de centraliser vos leads, de suivre vos relances, de mesurer vos performances commerciales… et surtout de limiter au maximum la saisie manuelle. C’est exactement là que l’automatisation avec Zapier change la donne.
1. Poser les bases : structurer un fichier Excel pensé pour la prospection
Définir les colonnes indispensables pour suivre vos leads
La première étape pour transformer un Excel basique en tableau de suivi de prospection opérationnel, c’est la structure. Un bon fichier de prospection commence par des colonnes claires, normalisées, facilement exploitables par des automatisations Zapier.
Voici une structure de base, adaptable selon votre activité :
- Date d’entrée du lead : permet de suivre le pipeline dans le temps et de mesurer les délais de conversion.
- Source du lead : formulaire web, LinkedIn, cold email, webinar, campagne ads, téléphone…
- Nom de l’entreprise : ou du contact si vous êtes en B2C.
- Nom / Prénom du contact : personne à qui vous parlez réellement.
- Email : indispensable pour un suivi automatisé.
- Téléphone : utile pour les relances commerciales.
- Statut du lead : Nouveau, À contacter, En discussion, Proposition envoyée, Gagné, Perdu…
- Montant potentiel : valeur estimée de l’opportunité.
- Prochaine action : Appel, Email, Démo, Rendez-vous physique…
- Date de prochaine relance : pour ne jamais laisser un lead sans suivi.
- Dernière interaction : date du dernier contact ou de la dernière action.
- Notes : contexte, objections, informations utiles pour la suite.
Cette structure est pensée pour être facilement exploitable par Zapier : chaque colonne peut être alimentée automatiquement à partir de vos formulaires, emails, CRM, outils marketing ou réseaux sociaux.
Normaliser vos données pour éviter le chaos
Un tableau de suivi de prospection n’est fiable que si les données sont homogènes. Si un commercial écrit “En cours” là où un autre met “En discussion”, vos statistiques seront faussées. Pour éviter cela, vous pouvez :
- Limiter les valeurs possibles pour certaines colonnes (par exemple via des listes déroulantes dans Excel).
- Standardiser les formats de dates (JJ/MM/AAAA) pour toutes les colonnes temporelles.
- Utiliser des noms de statuts clairs et uniques : “Nouveau”, “À contacter”, “Relance 1”, “Relance 2”, “Gagné”, “Perdu”.
- Imposer le même format pour les numéros de téléphone (+33, sans espaces, etc.).
Cette rigueur est essentielle pour que vos automatisations Zapier puissent filtrer, mettre à jour et déclencher des actions de façon fiable, sans ambiguïté.
2. Transformer Excel en véritable pipeline de vente
Visualiser le pipeline avec des filtres et vues par étape
Un fichier Excel bien pensé vous permet de visualiser votre pipeline commercial de manière claire. Plutôt que d’avoir une simple liste de contacts, vous allez organiser vos données pour suivre vos opportunités à chaque étape :
- Créez un filtre sur la colonne “Statut du lead”.
- Enregistrez plusieurs vues : “Nouveaux leads”, “À relancer aujourd’hui”, “Propositions envoyées”, “Opportunités chaudes”.
- Ajoutez une colonne “Probabilité de closing” (en %) pour estimer la valeur pondérée de chaque opportunité.
En combinant ces éléments, votre fichier Excel se rapproche d’un mini CRM, mais avec la flexibilité que vous connaissez déjà. Et contrairement à un CRM complexe, vous pouvez faire évoluer la structure dès que votre processus de prospection change.
Mettre en place des indicateurs de performance directement dans Excel
Pour transformer votre tableau en outil stratégique, vous pouvez ajouter quelques KPI calculés automatiquement :
- Taux de conversion par source : nombre de leads gagnés / nombre de leads entrés par source.
- Valeur moyenne d’un deal : somme des montants gagnés / nombre de deals gagnés.
- Délai moyen de conversion : moyenne de la différence entre date d’entrée du lead et date de signature.
- Nombre de relances moyen avant closing : utile pour ajuster votre séquence de suivi.
Ces formules restent simples à mettre en place dans Excel, mais révèlent des informations précieuses sur l’efficacité de votre prospection.
3. Relier Excel à vos outils avec Zapier pour supprimer la saisie manuelle
Connecter vos formulaires à votre tableau Excel
L’une des plus grandes forces de Zapier, c’est la capacité à transformer votre tableau Excel en hub central pour tous vos leads. Au lieu de copier-coller les informations à partir de vos formulaires, vous pouvez automatiser l’envoi des données dans le bon fichier et sur la bonne feuille.
Exemples de scénarios concrets :
- Quand un prospect remplit un formulaire sur votre site (Typeform, HubSpot Forms, Gravity Forms, Webflow forms…), Zapier crée automatiquement une nouvelle ligne dans votre fichier Excel avec toutes les informations importantes.
- Quand quelqu’un s’inscrit à votre newsletter via Mailchimp, Brevo (Sendinblue) ou un autre outil, Zapier ajoute ce contact à votre tableau de prospection pour suivi commercial ultérieur.
- Quand une personne réserve un créneau sur Calendly, Zapier enregistre automatiquement le rendez-vous comme une nouvelle opportunité dans Excel.
Résultat : toutes vos sources de leads se déversent dans un seul et même fichier, sans saisie manuelle. Votre tableau devient la référence centrale de votre prospection.
Synchroniser votre boîte mail et votre prospection Excel
Les interactions par email sont souvent la partie la plus chronophage du suivi commercial. Avec Zapier, vous pouvez automatiser plusieurs tâches :
- Créer ou mettre à jour un lead dans Excel lorsque vous recevez un email avec un objet spécifique (par exemple “Demande de devis”, “Contact site web”).
- Ajouter automatiquement la date de “Dernière interaction” lorsqu’un email est envoyé à un contact présent dans votre tableau.
- Taguer certains emails importants, puis demander à Zapier d’enregistrer les informations correspondantes dans Excel (nom, email, sujet, date de contact).
De cette façon, votre tableau de suivi de prospection reste toujours à jour sans que vous ayez à le faire manuellement après chaque email important.
Utiliser Zapier comme pont entre Excel et votre CRM
Si vous utilisez déjà un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, etc.), Excel reste souvent l’espace préféré des équipes pour analyser ou manipuler les données. Zapier vous permet de :
- Créer automatiquement un contact dans votre CRM chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée dans Excel.
- Mettre à jour le statut d’un lead dans Excel lorsqu’une opportunité change d’étape dans votre CRM.
- Synchroniser les montants, probabilités ou dates de closing entre le CRM et votre fichier de suivi.
Vous conservez la souplesse d’Excel pour le pilotage, tout en profitant des fonctionnalités avancées de votre CRM, sans double saisie.
4. Automatiser le suivi, les relances et le reporting avec Zapier
Ne plus jamais oublier une relance grâce aux rappels automatiques
Le meilleur tableau de prospection ne sert à rien si les relances ne sont pas effectuées. Zapier permet de transformer la colonne “Date de prochaine relance” de votre fichier en véritable moteur de suivi :
- Quand la date de prochaine relance est atteinte, Zapier peut vous envoyer une notification Slack ou email avec les détails du lead à contacter.
- Zapier peut créer automatiquement une tâche dans votre outil de gestion (Trello, Asana, ClickUp, Notion, Todoist…) pour chaque relance à effectuer.
- Vous pouvez recevoir un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire de toutes les relances à venir, basé sur votre tableau Excel.
Votre fichier Excel devient ainsi une base opérationnelle qui pilote automatiquement vos actions commerciales, au lieu d’un simple “tableau mort” à consulter de temps en temps.
Automatiser l’envoi d’emails personnalisés à partir de votre fichier
Avec Zapier, vous pouvez déclencher des séquences d’emails dès qu’un lead atteint une certaine étape dans votre tableau :
- Quand un lead passe au statut “Proposition envoyée”, Zapier peut programmer un email de suivi automatique 3 jours plus tard pour vérifier si la proposition a été reçue.
- Pour les leads marqués comme “Perdu”, vous pouvez déclencher une séquence de nurturing (cas d’usage, témoignages, contenus éducatifs) pour les réactiver dans quelques semaines.
- Pour les leads “Nouveaux”, un email d’introduction peut partir automatiquement avec une présentation de votre offre ou un lien de prise de rendez-vous.
Ces emails peuvent transiter par Gmail, Outlook, ou par vos outils d’emailing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign, etc.), tout en gardant Excel comme source de vérité pour le statut des leads.
Générer un reporting automatique à partir de votre tableau Excel
Un tableau de suivi de prospection performant doit aussi vous aider à piloter votre stratégie commerciale. Zapier vous permet de créer des automatismes de reporting, par exemple :
- Envoyer chaque semaine un rapport par email avec le nombre de nouveaux leads, de devis envoyés, de deals gagnés, et le CA potentiel.
- Mettre à jour un tableau de bord dans Google Sheets ou Google Data Studio (Looker Studio) à partir des données de votre fichier Excel.
- Publier automatiquement dans un canal Slack un récapitulatif mensuel des performances commerciales, pour toute l’équipe.
Au lieu de passer une demi-journée par mois à consolider vos données à la main, vous laissez vos scénarios Zapier faire ce travail à votre place, à partir de votre fichier de suivi Excel.
5. Bonnes pratiques pour un tableau Excel + Zapier vraiment scalable
Organiser plusieurs feuilles pour garder un fichier lisible
Lorsque votre prospection se développe, un seul onglet peut vite devenir surchargé. Pour garder un fichier clair, vous pouvez :
- Créer une feuille “Leads actifs” et une feuille “Historique” pour archiver les opportunités gagnées ou perdues.
- Créer une feuille par équipe ou par marché (par exemple : B2B / B2C, France / International).
- Ajouter une feuille de “Paramètres” dans laquelle vous centralisez les listes de statuts, les types d’actions, les canaux, etc.
Zapier peut ensuite être configuré pour envoyer les nouvelles données dans la bonne feuille, en fonction de la source ou de la typologie de lead.
Limiter les erreurs en verrouillant certaines colonnes
Pour éviter les erreurs de manipulation lorsqu’il y a plusieurs utilisateurs dans le fichier, quelques mesures simples peuvent faire une grande différence :
- Protéger les colonnes calculées (montants, probabilités, dates automatiques) pour éviter les modifications accidentelles.
- Utiliser des listes déroulantes pour les statuts, les sources, les types d’actions, afin de limiter les fautes de frappe.
- Former rapidement les commerciaux à la logique du tableau : quelles colonnes sont saisies à la main, lesquelles sont mises à jour par Zapier.
Moins il y a d’erreurs de saisie, plus vos automatisations seront fiables et vos indicateurs précis.
Préparer votre fichier pour les automatisations avancées
Pour tirer pleinement parti de Zapier, il est utile de penser votre structure Excel en amont :
- Prévoyez une colonne “ID lead” unique, qui pourra servir de clé pour les mises à jour automatisées (par exemple générée automatiquement par Zapier à la création du lead).
- Utilisez des noms de colonnes clairs et stables (évitez de les changer tous les mois, sinon il faudra adapter vos Zaps).
- Réservez des colonnes “techniques” que Zapier peut utiliser : par exemple “Date de création automatique”, “Dernière mise à jour automatique”, “Origine Zap”.
Avec cette approche, votre fichier devient beaucoup plus robuste et évolutif, même si vous multipliez les intégrations et les scénarios Zapier.
S’appuyer sur un modèle prêt à l’emploi et des automatisations déjà configurées
Mettre en place un tableau de suivi de prospection performant, connecté à Zapier, peut demander du temps si vous partez d’une feuille blanche. Pour aller plus vite, vous pouvez vous appuyer sur un modèle structuré spécialement pour la prospection, accompagné de scénarios d’automatisation prêts à l’emploi. Pour découvrir une configuration complète, avec un fichier Excel déjà optimisé et les Zaps correspondants, vous pouvez consulter notre dossier complet pour créer un tableau de prospection 100 % automatisé sous Excel et le relier à vos principaux outils.
En combinant une bonne structure Excel, des données normalisées et des automatisations intelligentes via Zapier, votre fichier cesse d’être un simple tableau pour devenir un véritable système de pilotage de la prospection, capable de suivre vos leads, de déclencher des actions, et de vous donner une vision claire de votre pipeline, jour après jour.