Tu as déjà ouvert ton fichier Excel de prospection en te demandant : « Mais… qui est cette personne dans la colonne B, et pourquoi je devais l’appeler hier ? » Si oui, tu n’es pas seul. Entre les leads qui viennent d’un peu partout, les relances à programmer, les statuts à mettre à jour… ton tableau finit par ressembler plus à un cimetière de lignes qu’à un outil de vente.
La bonne nouvelle : tu peux garder ton Excel (ou Google Sheets) et arrêter de passer tes journées à faire de la saisie manuelle. Dans cet article, je te donne :
- un modèle de tableau de suivi de prospection Excel gratuit, prêt à l’emploi ;
- des idées d’automatisations Zapier pour le maintenir à jour sans taper une seule ligne de plus que nécessaire.
Pourquoi tu as (vraiment) besoin d’un tableau de prospection digne de ce nom
Faire de la prospection sans suivi, c’est comme essayer de faire des pompes sur un lit à eau : tu fais des efforts, mais ça ne va nulle part.
Un bon tableau de prospection te permet de :
- Centraliser tes leads : plus besoin d’aller chercher des infos dans tes mails, ton CRM, ton carnet de notes, LinkedIn, et le post-it collé sur ton écran.
- Suivre l’historique des échanges : qui tu as contacté, quand, comment, et ce qui a été dit.
- Prioriser tes actions : savoir qui relancer en priorité, et pourquoi.
- Mesurer tes résultats : taux de conversion, temps moyen entre premier contact et signature, canaux les plus rentables, etc.
Le problème, ce n’est pas Excel en lui-même. C’est toi obligé de jouer au stagiaire data entry à chaque fois qu’un nouveau lead arrive. Et là, clairement, tu as mieux à faire.
Le modèle de tableau de prospection : ce qu’il contient (et comment s’en servir)
Le modèle que je te propose est pensé pour être :
- simple : pas 40 colonnes inutiles ;
- universel : que tu sois freelance, commercial en B2B, ou agence ;
- adaptable : tu peux ajouter / retirer des champs sans tout casser.
Voici les colonnes principales du modèle :
- Date d’entrée : la date à laquelle le lead est arrivé dans ton pipeline.
- Source : d’où vient ce lead ? (Formulaire site web, LinkedIn, recommandation, cold email, salon, etc.)
- Nom de l’entreprise : quand applicable.
- Nom du contact : ton interlocuteur.
- Rôle / poste : pour adapter ton discours.
- Email et Téléphone : basiques, mais indispensables.
- Valeur potentielle : panier estimé, MRR, montant du devis… bref, ce que ce deal peut te rapporter.
- Statut : Nouveau, À contacter, En discussion, Devis envoyé, Gagné, Perdu, En pause, etc.
- Dernière action : Mail, appel, meeting, réponse du prospect, etc.
- Date de dernière action : pratique pour repérer les dossiers qui dorment.
- Prochaine action : ce que tu dois faire (relance, envoi d’info, démo, etc.).
- Date de prochaine action : pour caler ton agenda sur la réalité.
- Notes : contexte, objections, infos clés, tout ce qui ne rentre pas dans une case.
Optionnel, mais très utile si tu bosses en mode un peu plus avancé :
- Segment : taille d’entreprise, secteur, typologie (PME, startup, grand compte…).
- Canal de prospection : cold email, cold call, réseau, inbound, etc.
- Probabilité de closing (%) : pour avoir une valeur pondérée de ton pipe.
Tu peux gérer ce fichier dans Excel classique ou en ligne (OneDrive) ou dans Google Sheets si tu préfères bosser dans le cloud. Spoiler : pour l’automatisation, le cloud est ton ami.
Mettre en place ton tableau : rapide, propre, et sans macros bizarres
Une fois le modèle récupéré, tu peux :
- Adapter les statuts à ton cycle de vente : si tu fais beaucoup de démos, ajoute un statut « Démo planifiée » ou « Démo effectuée ».
- Personnaliser les sources : liste déroulante avec tes canaux : LinkedIn, Ads, SEO, bouche-à-oreille…
- Ajouter un onglet “KPIs” : quelques formules pour calculer ton taux de conversion, la valeur totale de ton pipe, le volume de leads par source, etc.
Tu peux aussi appliquer une mise en forme conditionnelle pour te faciliter la vie :
- Colorer en rouge les lignes dont la date de prochaine action est dépassée.
- Mettre en vert les deals gagnés et en gris les deals perdus.
- Mettre en gras les leads avec une valeur potentielle élevée.
En quelques minutes, tu as un tableau propre, lisible, et prêt à l’emploi. Mais si tu t’arrêtes là, tu restes coincé dans le même problème : chaque nouveau lead = une nouvelle saisie manuelle.
C’est précisément là que Zapier change la partie.
Pourquoi automatiser ton tableau de prospection avec Zapier
Zapier, c’est l’ami qui fait les tâches ingrates à ta place sans se plaindre. Il se connecte à tes apps (formulaires, CRM, emails, calendriers, outils de prise de rendez-vous, etc.) et met à jour ton tableau en arrière-plan.
L’idée, c’est que :
- Tu conserves ton tableau comme vérité centrale de ta prospection.
- Zapier s’occupe de le nourrir et le tenir à jour en fonction de ce qui se passe ailleurs.
On va voir plusieurs scénarios concrets :
- Créer automatiquement une ligne quand un nouveau lead arrive.
- Mettre à jour le statut après un email, un formulaire ou une réunion.
- Te rappeler quoi faire, et quand, sans que tu aies à scanner le fichier tous les matins.
Automatisation 1 : chaque nouveau lead crée une ligne dans ton tableau
Premier réflexe : arrêter de taper manuellement les coordonnées des prospects. Trop 2003.
Quelques cas classiques :
- Formulaire de contact de ton site (Typeform, Gravity Forms, HubSpot Forms, Webflow Forms, etc.).
- Outil de prise de rendez-vous (Calendly, Crisp, MeetFox, etc.).
- Leads provenant d’une landing page (via ton outil d’emailing ou d’ads).
Scénario type dans Zapier :
- Trigger : « Nouveau formulaire soumis » (par exemple dans Typeform ou Gravity Forms).
- Action : « Créer une ligne » dans ton fichier Excel ou Google Sheets de prospection.
Tu fais simplement correspondre les champs :
- Nom du contact → colonne « Nom du contact ».
- Email → colonne « Email ».
- Nom de l’entreprise → colonne « Nom de l’entreprise ».
- Source → tu peux la fixer à « Formulaire site web ».
- Date d’entrée → utilise la date du jour (Zapier sait le faire automatiquement).
- Statut → par défaut : « Nouveau ».
Résultat : chaque fois que quelqu’un remplit ton formulaire, une nouvelle ligne proprement formatée
Automatisation 2 : synchroniser ton calendrier de rendez-vous avec le tableau
Si tu gères beaucoup de démos, appels stratégiques ou rendez-vous de découverte, tu peux facilement rater une mise à jour du statut juste parce que… tu es humain.
Avec Zapier, chaque nouvelle réunion programmée peut :
- créer un lead si le contact n’existe pas encore dans ton tableau ;
- mettre à jour un lead existant (par exemple passer le statut à « Démo planifiée »).
Exemple avec Calendly + Google Sheets :
- Trigger : « Event Type Created » ou « Invitee Created » dans Calendly.
- Action 1 : Rechercher dans ton fichier si l’email existe déjà (fonction « Find Row »).
- Action 2 :
- S’il existe : mettre à jour la ligne (statut = « Démo planifiée », prochaine action = « Faire la démo »).
- S’il n’existe pas : créer une nouvelle ligne avec les infos de Calendly.
Tu gardes ainsi un pipe fidèle à la réalité, sans passer après coup pour « mettre à jour le fichier ».
Automatisation 3 : emails entrants et réponses de prospects
Tu envoies un mail, le prospect répond, tu lis, tu te dis « je mettrai à jour mon tableau ce soir »… et évidemment, tu oublies.
Deux idées intéressantes :
- Créer un lead à partir d’un email :
- Trigger : un email arrive dans Gmail/Outlook avec un libellé ou dans un dossier spécifique (par exemple « Leads »).
- Action : création d’une nouvelle ligne dans ton tableau avec l’email, l’objet, et la date.
- Mettre à jour un lead quand le prospect répond :
- Trigger : nouveau message dans un fil existant, ou email contenant un certain tag ou préfixe d’objet.
- Action 1 : rechercher la ligne par adresse email.
- Action 2 : mettre à jour le statut (par exemple « En discussion ») et la date de dernière action.
Si tu utilises un outil d’emailing (Lemlist, Woodpecker, Mailchimp, Brevo…), tu peux aussi déclencher des Zaps sur :
- un clic sur un lien ;
- une ouverture d’email ;
- un changement de statut dans ta séquence (par exemple « répondu »).
Chaque événement peut venir alimenter ou mettre à jour ton tableau sans un seul copier-coller.
Automatisation 4 : rappels de relance sans regarder ton fichier toutes les 5 minutes
Le tableau, c’est bien. Mais ce qui fait signer les deals, c’est la relance au bon moment. Là encore, tu peux laisser Zapier jouer les chefs d’orchestre.
Idée : dès que tu renseignes une date de prochaine action dans ton fichier, Zapier peut :
- t’envoyer un message sur Slack ou Microsoft Teams ;
- créer une tâche dans ton outil de gestion (Todoist, ClickUp, Notion, Asana…) ;
- t’envoyer un email de rappel.
Scénario type avec Google Sheets + Slack :
- Trigger : nouvelle ligne créée ou ligne mise à jour dans la feuille, avec une date de prochaine action = aujourd’hui (ou dans 1 jour).
- Action : envoyer un message sur Slack avec :
- le nom du prospect ;
- la valeur potentielle ;
- la dernière action ;
- et ce que tu avais prévu de faire (colonne « Prochaine action »).
Tu peux aussi utiliser la fonctionnalité « Delay » de Zapier :
- Quand tu écris une date de prochaine action, Zapier attend jusqu’à cette date, puis déclenche un rappel.
Tu configures une fois, et après, Zapier se souvient pour toi.
Automatisation 5 : enrichir automatiquement tes leads (sans ouvrir 18 onglets LinkedIn)
Si tu veux aller un cran plus loin, tu peux connecter ton tableau à des outils d’enrichissement ou à des bases externes pour récupérer :
- le secteur de la boîte ;
- la taille de l’entreprise ;
- le site web ;
- ou d’autres infos publiques utiles.
Deux approches :
- Via un outil d’enrichissement compatible Zapier (par exemple Clearbit, Apollo, etc.) :
- Trigger : nouvelle ligne dans le tableau.
- Action 1 : enrichir l’email ou le domaine de l’entreprise.
- Action 2 : mettre à jour la ligne avec les infos trouvées.
- Via une API maison (si tu aimes bricoler) :
- Trigger : nouvelle ligne.
- Action : requête Webhooks by Zapier vers ton service d’enrichissement, puis mise à jour de la ligne.
Résultat : ton tableau n’est pas juste une liste de mails, mais un vrai outil d’analyse pour prioriser qui vaut vraiment la peine d’être relancé en premier.
Exemple de workflow complet : du formulaire au deal signé, sans ressaisie
Pour rassembler tout ça, imagine ce scénario :
- Un prospect remplit ton formulaire de contact sur le site.
- Zap 1 : crée une ligne dans le tableau, statut = « Nouveau », source = « Site web ».
- Tu réponds et proposes un lien Calendly.
- Le prospect réserve un créneau.
- Zap 2 : met à jour la ligne, statut = « Démo planifiée », prochaine action = « Faire la démo ».
- Après la démo, tu mets manuellement le statut à « Devis envoyé » et renseignes une date de relance.
- Zap 3 : crée automatiquement une tâche dans ton outil de to-do pour la relance à la date prévue.
- Le prospect répond positivement à ton devis.
- Zap 4 : à partir de l’outil d’emailing ou de ton CRM, passe le statut à « Gagné » et met à jour la date de dernière action.
Tu as suivi tout le cycle de vente depuis un seul fichier, mais tu n’as quasiment jamais eu à saisir ou à dupliquer des infos. Chaque app fait sa partie, Zapier fait le lien, ton tableau garde la photo globale.
Comment choisir entre Excel et Google Sheets pour ton tableau
Petit aparté nécessaire : tu peux faire tout ça avec Excel ou Google Sheets, mais pas exactement de la même manière.
- Google Sheets :
- Parfait si tu bosses déjà dans l’écosystème Google.
- Très bien intégré avec Zapier (déclencheurs rapides, mises à jour en temps réel).
- Partage et édition à plusieurs très simples.
- Excel en ligne (OneDrive ou SharePoint) :
- Fonctionne aussi avec Zapier, à condition que ton fichier soit stocké dans le cloud Microsoft.
- Idéal si ton entreprise est très orientée Microsoft 365.
Si tu n’as pas de contrainte particulière, Google Sheets offre généralement une expérience plus fluide avec Zapier, surtout pour déployer plusieurs automatisations autour du même fichier.
Passer de “tableur subi” à “pipeline piloté”
Un tableau de prospection Excel ou Google Sheets n’est pas un CRM à 200 € par mois, mais avec un bon modèle et quelques automatisations bien placées, tu peux t’en approcher franchement :
- Tu arrêtes de perdre des leads parce qu’ils sont noyés dans ta boîte mail.
- Tu gagnes des heures chaque semaine en supprimant la saisie manuelle.
- Tu vois enfin ton pipeline de manière claire et à jour.
- Et tu peux te concentrer sur ce qui compte vraiment : parler aux bons prospects, au bon moment, avec les bonnes infos.
Commence simple : récupère le modèle, branche une première automatisation (par exemple ton formulaire de contact → ton tableau), regarde ça tourner quelques jours, puis ajoute une brique après l’autre.
Ton futur toi – celui qui n’a plus 27 onglets ouverts pour faire son suivi de prospection – te dira merci.