Comprendre Zapier en 10 scénarios concrets du quotidien

Automatiser ses tâches du quotidien n’est plus réservé aux développeurs. Avec Zapier, n’importe quel·le marketeur·rice, indépendant·e ou dirigeant·e peut connecter ses applications préférées et gagner des heures chaque semaine. Pour bien comprendre ce que permet réellement cet outil, rien de tel que des scénarios concrets, issus de situations que vous vivez déjà au travail ou dans votre business.

Comprendre le fonctionnement de Zapier en quelques mots

Zapier est un outil d’automatisation “no-code” qui relie entre elles des applications web (Gmail, Slack, Notion, Google Sheets, Facebook Ads, Stripe, etc.). Le principe est simple :

• Vous choisissez un déclencheur (un nouvel email, un nouveau formulaire rempli, un paiement reçu…)
• Vous définissez une ou plusieurs actions à exécuter automatiquement (créer un contact, envoyer un message, générer une facture, mettre à jour un fichier…)
• L’ensemble forme un Zap, qui tourne en arrière-plan sans intervention humaine.

Zapier s’intègre avec des milliers d’applications. Au lieu de passer vos journées à copier-coller des données, vous reliez vos outils via une interface graphique, et vous laissez les workflows se dérouler automatiquement.

Pour approfondir les possibilités de l’outil, vous pouvez explorer notre article spécialisé sur Zapier qui détaille les principaux cas d’usage business et marketing.

10 scénarios concrets Zapier qui simplifient votre quotidien

1. Centraliser automatiquement tous vos leads dans un CRM

Problème courant : vos prospects arrivent de partout (formulaires du site, campagnes Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn, webinaires…), mais vous les traitez manuellement. Résultat : pertes de temps, doublons, oublis de suivi.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau formulaire rempli sur votre site (Typeform, Gravity Forms, Webflow, HubSpot Forms…)
• Actions :
  • Créer automatiquement un contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho…)
  • Ajouter le lead dans une liste “Prospects chauds”
  • Envoyer une notification Slack ou email au commercial assigné

Résultat : tous vos leads sont centralisés, correctement segmentés, et vos équipes commerciales réagissent plus vite, sans vous soucier de la saisie manuelle.

2. Accuser réception instantanément des demandes clients

Les prospects et les clients attendent une réponse rapide, même si vous ne pouvez pas traiter chaque demande dans la minute. Une absence d’accusé de réception peut donner une mauvaise image de votre service client.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau message reçu via un formulaire de contact ou une adresse email dédiée ([email protected])
• Actions :
  • Envoyer automatiquement un email personnalisé au client pour confirmer la bonne réception de sa demande, avec un délai de réponse estimé
  • Créer un ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk, Help Scout…) ou une tâche dans Asana / Trello
  • Notifier le canal Slack #support pour alerter l’équipe

Vos clients se sentent pris en charge immédiatement, et vous structurez votre flux de support sans alourdir le travail de vos équipes.

3. Qualifier vos leads en coulisses avant de les envoyer à la vente

Transmettre à l’équipe commerciale des leads non qualifiés fait perdre du temps à tout le monde. Zapier permet de filtrer et d’enrichir les contacts automatiquement.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau lead créé dans votre CRM ou récolté via un formulaire marketing
• Actions :
  • Utiliser un outil d’enrichissement (Clearbit, Dropcontact…) pour récupérer des infos : taille de l’entreprise, secteur, pays
  • Appliquer des règles dans Zapier (filtres, conditions) pour scorer le lead (par exemple, exclure les adresses Gmail si vous ciblez uniquement le B2B)
  • Attribuer automatiquement le lead à un commercial selon le secteur ou le pays
  • Ajouter un tag “Lead chaud / tiède / froid” dans le CRM

Vous limitez les leads non pertinents et concentrez votre force de vente sur les prospects à plus fort potentiel.

4. Nourrir automatiquement vos contacts avec du contenu personnalisé

Construire une relation avec vos prospects nécessite d’envoyer régulièrement du contenu utile. Mais créer des séquences à la main devient vite ingérable.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau contact ajouté à une liste particulière dans votre CRM ou votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo, ActiveCampaign…)
• Actions :
  • Lancer une séquence d’emails de bienvenue ou d’onboarding
  • Envoyer un contenu adapté au segment (e-book, études de cas, tutoriels vidéo…)
  • Taguer ou déplacer le contact dans une autre liste dès qu’il clique sur certains liens (par exemple : “intéressé par l’offre premium”)

Vous créez un marketing relationnel beaucoup plus pertinent, sans avoir à gérer manuellement les déplacements de listes et de tags.

5. Suivre vos ventes et vos abonnements sans ouvrir chaque outil

Vos revenus proviennent peut-être de plusieurs plateformes : Stripe, PayPal, Shopify, WooCommerce, un outil de facturation… Naviguer entre toutes ces interfaces pour suivre vos chiffres est chronophage.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau paiement réussi (Stripe, PayPal, plateforme e-commerce)
• Actions :
  • Inscrire automatiquement la transaction dans un Google Sheet de suivi ou dans un tableur Notion / Airtable
  • Mettre à jour le statut du client (prospect → client) dans le CRM
  • Envoyer une notification dans un canal Slack #ventes pour que l’équipe celebre chaque nouvelle vente
  • Ajouter le client dans la bonne liste email “Clients” ou “Abonnés Premium”

Vous avez une vision unifiée de vos revenus sans ressaisie, et vos données clients restent à jour automatiquement.

6. Automatiser l’onboarding de vos nouveaux clients ou utilisateurs

Un onboarding clair améliore la rétention et réduit les questions au support. Pourtant, beaucoup d’équipes gèrent encore ces étapes manuellement : envoi de documents, création d’accès, partage de ressources.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau client créé dans votre CRM ou nouveau paiement d’abonnement
• Actions :
  • Créer automatiquement un espace client (dossier Google Drive, projet Asana, board Trello…)
  • Partager un kit de démarrage ou un guide PDF par email
  • Ajouter le client à une séquence d’emails d’onboarding (J+1, J+3, J+7…)
  • Notifier votre équipe Customer Success pour planifier un appel de bienvenue si nécessaire

Chaque nouveau client bénéficie du même niveau de service, sans risque d’oubli, même en période de forte croissance.

7. Synchroniser vos formulaires marketing avec vos webinaires et événements

Organiser un webinaire implique souvent plusieurs outils : une page d’inscription, un outil de webconférence, une plateforme d’emailing, un CRM. La gestion manuelle des inscrits devient vite un casse-tête.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouveau formulaire d’inscription à un webinaire rempli (Typeform, Leadpages, formulaire maison…)
• Actions :
  • Inscrire automatiquement la personne dans votre outil de webinaire (Zoom, Livestorm, WebinarJam…)
  • Ajouter le contact dans votre CRM avec le tag “Webinaire [Nom]”
  • Lui envoyer un email de confirmation avec le lien d’accès + l’ajout automatique à une séquence de rappels
  • Ajouter l’inscrit dans un tableau Google Sheets pour un suivi interne

Vous coordonnez vos campagnes marketing et vos événements sans CSV à exporter / importer, et sans erreurs de liste.

8. Automatiser le reporting marketing dans des dashboards à jour

Les équipes marketing passent un temps considérable chaque mois à collecter des chiffres : clics, conversions, coût d’acquisition, revenus par campagne, etc. Zapier permet d’alimenter vos dashboards au fil de l’eau.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : métrique mise à jour ou nouveau résultat de campagne (via un connecteur d’analytics, un outil comme Google Analytics, Facebook Ads, Google Ads, ou une plateforme tierce)
• Actions :
  • Envoyer les données dans une base Airtable ou un Google Sheet structuré pour votre reporting
  • Mettre à jour des indicateurs clés dans Notion (CA, coût par lead, taux de conversion…)
  • Poster un récap hebdomadaire automatique dans un canal Slack, avec le nombre de leads générés et les campagnes les plus performantes

Votre reporting devient continu, collaboratif, et vous pouvez prendre des décisions plus rapidement sans attendre la fin du mois.

9. Gérer automatiquement les candidatures et le recrutement

Si vous recevez beaucoup de CV via différents canaux (LinkedIn, Indeed, site carrière, formulaires internes), la consolidation manuelle est source d’erreurs et de retard dans le traitement des candidats.

Exemple de Zap :

• Déclencheur : nouvelle candidature reçue (formulaire, email dédié, plateforme de recrutement, Typeform…)
• Actions :
  • Créer une fiche candidat dans un outil comme Airtable, Notion, ou un ATS compatible
  • Ajouter les documents (CV, lettre de motivation) dans un dossier partagé Google Drive
  • Notifier le recruteur concerné sur Slack ou par email
  • Envoyer au candidat un message de confirmation avec les prochaines étapes du processus

Vous améliorez l’expérience candidat, tout en structurant votre pipeline de recrutement et en limitant les oublis.

10. Orchestrer vos tâches personnelles pour gagner du temps au quotidien

Zapier n’est pas réservé au B2B ou aux grandes équipes. De nombreux scénarios s’appliquent aussi à votre organisation personnelle, surtout si vous jonglez entre plusieurs outils.

Exemples de Zaps personnels :

• Gestion des idées et notes :
  • Lorsque vous enregistrez une note sur votre mobile (Google Keep, Apple Notes, Evernote), Zapier l’envoie automatiquement dans une base Notion ou Airtable pour centraliser toutes vos idées de contenus ou projets.
• Lecture différée et veille :
  • Tout article que vous “sauvegardez pour plus tard” (Pocket, Instapaper) est ajouté à une liste “À lire” dans Notion, avec le lien, la source et la date.
• Organisation de votre agenda :
  • Lorsqu’une nouvelle réunion est créée dans Google Calendar, Zapier crée une tâche de préparation dans votre gestionnaire de tâches (Todoist, ClickUp, Asana) avec la date, l’heure, les participants et le lien de visio.

En automatisant les petites frictions de votre journée, vous libérez de la bande passante mentale pour les tâches à forte valeur ajoutée.

Comment démarrer avec Zapier sans être technicien

Zapier est conçu pour les profils non techniques. Pourtant, les premières automatisations peuvent intimider si vous n’avez jamais touché à ce type d’outil. Une approche progressive permet de le prendre en main sereinement.

Identifier d’abord vos “points de friction” quotidiens

Avant même d’ouvrir Zapier, faites la liste de ce que vous répétez chaque semaine :

• Copier des contacts d’un outil à un autre
• Envoyer des confirmations ou emails de bienvenue
• Mettre à jour des fichiers Excel ou Google Sheets
• Créer des tâches à partir de messages (emails, Slack, WhatsApp Business)
• Retrouver des informations dispersées dans plusieurs outils

Chaque action répétitive, chaque copier-coller manuel est un candidat parfait pour l’automatisation.

Commencer par des Zaps simples à un seul déclencheur / une seule action

Pour vos premiers scénarios, évitez les workflows complexes avec des conditions multiples. Quelques exemples de Zaps très simples pour vous lancer :

• “Nouveau formulaire rempli” → “Créer un contact dans Google Contacts ou dans le CRM”
• “Nouvel email avec une pièce jointe” → “Sauvegarder automatiquement la pièce jointe dans un dossier Google Drive”
• “Nouvelle ligne ajoutée à un Google Sheet” → “Envoyer une notification Slack à l’équipe”

Une fois ces bases maîtrisées, vous pourrez ajouter des étapes, des filtres ou des conditions pour aller plus loin.

Tester systématiquement chaque Zap avant de l’activer

Zapier propose une fonctionnalité de test à chaque étape. Utilisez-la systématiquement pour vérifier :

• Que les bons champs sont mappés (nom, email, téléphone, entreprise…)
• Que les données arrivent bien dans le bon outil, au bon endroit (bonne liste, bon pipeline, bon dossier)
• Que les conditions (“Filtres”) ou chemins (“Paths”) se déclenchent comme prévu

Un Zap mal configuré peut créer du bruit dans vos outils (doublons de fiches, contacts mal tagués). Les tests réduisent fortement ce risque.

Conseils SEO et bonnes pratiques pour exploiter Zapier dans votre stratégie marketing

Au-delà des gains de productivité, Zapier est un formidable levier pour structurer votre marketing digital et votre SEO. En automatisant certains flux de données, vous améliorez votre capacité à analyser et à optimiser vos actions.

Relier vos formulaires de contenu premium à votre CRM

Si vous proposez des livres blancs, checklists, études de cas ou outils téléchargeables, vos formulaires de capture sont une source majeure de leads SEO. Grâce à Zapier, vous pouvez :

• Créer automatiquement un contact dans le CRM à chaque téléchargement
• Taguer précisément la ressource téléchargée (utile pour mesurer la performance de chaque contenu)
• Lancer une séquence d’emails ciblée autour du thème du contenu téléchargé
• Relier ces données à vos objectifs SEO (quel article, quelles pages génèrent des leads qualifiés)

Vous connectez ainsi directement vos efforts de création de contenu aux opportunités business.

Suivre les performances SEO dans des dashboards automatisés

De nombreux outils d’analytics ou de suivi SEO peuvent être connectés à Zapier, directement ou via des passerelles intermédiaires. Vous pouvez par exemple :

• Envoyer chaque semaine dans un tableau de bord le trafic organique par page ou par catégorie
• Centraliser les mots-clés qui génèrent le plus de conversions dans un Google Sheet partagé avec l’équipe marketing
• Notifier sur Slack les nouvelles pages atteignant un certain seuil de trafic ou de conversions

Votre suivi SEO devient plus transparent et accessible à l’ensemble de l’équipe, sans manipulations manuelles.

Automatiser la collecte de témoignages clients générés par votre contenu

Les avis et témoignages sont précieux pour le SEO (preuves sociales, contenus frais, rich snippets potentiels). Zapier peut contribuer à alimenter ce flux :

• Lorsque quelqu’un atteint un certain stade dans votre funnel (par exemple après 3 mois d’abonnement ou après un achat important), déclenchez automatiquement un email de demande d’avis
• Si la personne répond à un NPS ou un questionnaire de satisfaction, envoyez les réponses dans un tableau dédié pour repérer les meilleurs verbatims
• Créez un flux qui signale à votre équipe contenu les clients très satisfaits, afin de leur proposer une étude de cas détaillée

Vous transformez ainsi vos meilleurs clients en ressources éditoriales récurrentes, sans relances manuelles.