Cartographier un exemple de workflow de validation de A à Z en une page

Cartographier un workflow de validation efficace sur une seule page est un atout stratégique pour toute équipe marketing ou business qui utilise Zapier. Cette représentation visuelle permet de clarifier qui fait quoi, à quel moment, avec quels outils et selon quelles règles d’automatisation. L’objectif n’est pas uniquement de “joliment dessiner” un processus, mais de le rendre actionnable, mesurable et facilement automatisable dans Zapier.

Pourquoi cartographier un workflow de validation en une seule page

Donner de la visibilité à toute l’équipe

Un workflow de validation implique souvent plusieurs parties prenantes : marketing, ventes, produit, juridique, direction… Sans carte claire du processus, chacun interprète les étapes à sa façon. Une cartographie en une page permet de :

• Montrer le flux complet, du point d’entrée à la validation finale
• Aligner les équipes sur les mêmes étapes et les mêmes critères de validation
• Réduire les frictions (“je ne savais pas que c’était à moi de valider cette partie”)
• Clarifier les délais attendus et les priorités

Préparer une automatisation propre dans Zapier

Zapier excelle lorsqu’il s’appuie sur un processus déjà clair. Cartographier votre workflow en une page avant de créer vos Zaps permet de :

• Identifier les événements déclencheurs (triggers) les plus pertinents
• Définir précisément les actions à automatiser et celles qui restent humaines
• Repérer les points de contrôle qualité (validation manuelle, champs obligatoires, commentaires)
• Prévoir les chemins alternatifs (validation refusée, demande de modifications, urgence)

En pratique, chaque bloc de votre carte de workflow deviendra soit un trigger, soit une action, soit un filtre ou un chemin conditionnel dans Zapier. Plus la carte est claire, plus la configuration dans Zapier est simple.

Limiter les erreurs et les allers-retours

Les workflows de validation sont des zones à risque : demandes incomplètes, validations oubliées, doublons, retards… Une cartographie détaillée permet de :

• Repérer les points de rupture (où les demandes se “perdent” souvent)
• Ajouter des relances automatiques à des moments clés
• Standardiser les informations requises dès le début
• Créer des boucles de feedback claires lorsque la validation est refusée

Cette vision globale aide ensuite à configurer des automatisations Zapier qui sécurisent le processus sans le rigidifier.

Étape 1 : définir le périmètre et l’objectif du workflow de validation

Identifier un cas d’usage concret

Avant de cartographier, il est crucial de définir précisément le workflow de validation que vous voulez représenter. Quelques exemples typiques pour le marketing et le business :

• Validation de contenus marketing (articles de blog, pages de vente, emails)
• Validation de campagnes publicitaires (Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Ads)
• Validation d’offres commerciales (propositions, devis, remises spéciales)
• Validation de nouveaux produits ou fonctionnalités à mettre en avant
• Validation juridique (CGV, mentions légales, contrats clients)

Pour un premier exercice, choisissez un seul flux, par exemple : la validation d’une nouvelle campagne emailing.

Formuler un objectif mesurable

Un workflow de validation n’est pas qu’un schéma : c’est un levier de performance. Formulez un objectif clair, par exemple :

• Réduire le temps moyen de validation de 5 jours à 2 jours
• Éliminer les validations “perdues” (0 demande sans réponse après 48h)
• Garantir que 100 % des contenus sont validés par le juridique au-delà d’un certain montant ou d’un certain risque
• Centraliser toutes les validations dans un outil unique (ex. : ClickUp, Asana, Notion, Trello)

Cet objectif guidera la structure de votre workflow et les automatisations Zapier que vous mettrez en place.

Lister les acteurs et les outils impliqués

Notez sur une feuille (ou un document partagé) :

• Les rôles impliqués : créateur, responsable marketing, responsable produit, service juridique, direction, etc.
• Les outils utilisés aujourd’hui : CRM, outil emailing, Google Sheets, Slack, Teams, gestion de projet, stockage de fichiers, formulaire, etc.
• Les points de friction actuels : manque de visibilité, délais trop longs, oublis, validations orales non tracées…

Cette étape préliminaire vous évite de cartographier un processus “idéalisé” déconnecté de la réalité quotidienne.

Étape 2 : cartographier le workflow de validation de A à Z

Commencer par le point d’entrée

Tout workflow commence par un événement déclencheur. Dans une logique Zapier, ce sera un trigger. Quelques exemples de points d’entrée :

• Un formulaire est soumis (Typeform, Google Forms, Gravity Forms…)
• Une carte est créée dans Trello ou un ticket dans Jira
• Une tâche est créée dans ClickUp, Asana ou Notion
• Une nouvelle ligne est ajoutée dans Google Sheets
• Un email arrive dans une boîte dédiée aux validations

Sur votre carte en une page, représentez ce point de départ comme le premier bloc. Par exemple : “Création d’une tâche ‘Nouvelle campagne email’ dans ClickUp par l’équipe marketing”.

Enchaîner les grandes étapes avant le détail

Pour que la cartographie reste lisible sur une seule page, commencez par les grands blocs :

• Soumission de la demande ou du contenu
• Contrôle de complétude (toutes les infos sont-elles présentes ?)
• Première validation (souvent marketing ou manager direct)
• Validation(s) expertes (juridique, produit, finance… selon les cas)
• Validation finale (direction ou responsable global)
• Notification et mise en production (ou lancement de la campagne)
• Archivage et reporting

Chaque grand bloc deviendra ensuite une série d’étapes plus détaillées, que Zapier pourra automatiser en partie ou en totalité.

Ajouter les conditions et chemins alternatifs

Un bon workflow de validation intègre les cas réels, pas seulement le “chemin idéal”. Identifiez les cas de figure suivants :

• Validation acceptée du premier coup
• Validation refusée avec demande de corrections
• Validation partielle (acceptée sous condition)
• Escalade en cas d’urgence ou de dossier sensible
• Absence de réponse après un certain délai

Sur votre carte, utilisez des branches pour représenter ces alternatives. Dans Zapier, elles correspondront souvent à des “Paths” ou à des filtres conditionnels, par exemple :

• Si “Statut” = “Refusé” → renvoyer la demande au créateur avec commentaires
• Si “Délai” > 48h sans réponse → relancer automatiquement le validateur
• Si “Budget” > 10 000€ → ajouter une étape de validation par la direction

Définir les entrées et sorties de chaque étape

Pour chaque bloc de votre workflow, précisez :

• Les informations nécessaires pour démarrer l’étape (brief, budget, cible, date de lancement…)
• L’action effectuée (analyse, validation, relecture, test…)
• Le résultat attendu (statut mis à jour, commentaire ajouté, document modifié…)

Cette granularité est précieuse lorsque vous créez vos Zaps : vous savez exactement à quel moment récupérer quelles données, et quoi mettre à jour dans vos outils.

Étape 3 : traduire la cartographie en automatisations Zapier

Relier le point d’entrée à Zapier

Choisissez d’abord le trigger principal dans Zapier :

• “New Task” dans ClickUp ou Asana (création d’une demande)
• “New Form Submission” dans Typeform ou Gravity Forms
• “New Row” dans Google Sheets (nouvelle ligne ajoutée à un registre de demandes)
• “New Email” dans Gmail ou Outlook (ex. : email envoyé à [email protected])

Ce trigger correspond au bloc “Soumission” de votre carte. C’est la porte d’entrée du workflow automatisé.

Structurer un Zap par grande phase ou un Zap global

Deux approches sont possibles pour refléter votre carte de workflow :

• Un Zap par grande phase : plus facile à maintenir, idéal si plusieurs équipes gèrent des parties différentes du processus.
• Un Zap global avec des Paths conditionnels : plus compact, plus puissant, mais demande une excellente lisibilité, surtout pour des workflows complexes.

Votre cartographie en une page vous aide à choisir : si le schéma a beaucoup de branches, vous préférerez souvent découper en plusieurs Zaps reliés par des statuts ou des champs communs.

Automatiser les notifications et relances

Les notifications sont au cœur d’un bon workflow de validation. Dans Zapier, reliez votre schéma aux outils de communication de l’équipe :

• Envoyer un message Slack ou Teams au validateur concerné lorsqu’une nouvelle demande arrive
• Envoyer un email récapitulatif avec tous les éléments nécessaires à la décision
• Créer une mention ou un commentaire automatique dans votre outil de gestion de projet
• Programmer des relances après X heures ou X jours sans changement de statut

Ces automatisations s’alignent directement sur les blocs “Assignation” et “Relance” de votre carte de workflow.

Intégrer les validations manuelles dans le flux automatisé

Un workflow de validation ne doit pas être 100 % automatique. La valeur ajoutée de l’expertise humaine reste clé, notamment pour :

• Juger de la cohérence stratégique d’une campagne
• Évaluer un risque juridique ou réputationnel
• Valider des chiffres ou des montants sensibles

Zapier intervient alors comme un “orchestrateur” :

• Créer automatiquement les tâches de validation pour les bonnes personnes
• Mettre à jour le statut dès qu’un champ est modifié ou qu’un bouton est cliqué
• Router la demande vers la bonne étape suivante selon la décision (accepté, refusé, à revoir)

Votre carte en une page doit clairement distinguer les étapes purement automatisables (création de fiches, mise à jour de champs, notifications) et celles qui nécessitent une validation humaine.

Étape 4 : exemple complet de workflow de validation sur une page

Cas pratique : validation d’une campagne emailing marketing

Imaginons un workflow de validation pour une campagne emailing dans une PME B2B. Voici comment cartographier le flux de A à Z en une page, puis le traduire en Zapier.

1. Soumission de la demande

• Point d’entrée : le responsable acquisition remplit un formulaire Typeform “Demande de campagne email”.
• Données collectées : objectif, segment ciblé, budget, date de lancement souhaitée, lien vers le contenu, CTA, owner de la campagne.
• Zapier : trigger “New Entry” Typeform → création automatique d’une tâche “Validation campagne email – [Nom de la campagne]” dans ClickUp.

2. Contrôle de complétude automatique

• Étape workflow : vérification que tous les champs obligatoires sont remplis.
• Zapier :
  • Utilisation d’un filtre : si certains champs sont vides, envoyer un email automatique au demandeur pour compléter.
  • Si tout est complet, mise à jour du statut de la tâche ClickUp sur “En attente de validation marketing”.

3. Validation marketing

• Responsable : Head of Marketing.
• Action : relire le contenu, vérifier la cohérence avec la stratégie, contrôler la segmentation.
• Zapier :
  • Notification automatique Slack au Head of Marketing avec le lien vers la tâche ClickUp.
  • Deux chemins possibles :
    • Statut mis à “Validé marketing” → passer à l’étape juridique si nécessaire.
    • Statut mis à “À revoir” → envoi automatique des commentaires au demandeur et retour à l’étape de modification.

4. Validation juridique conditionnelle

• Condition : la campagne comporte une offre promotionnelle ou un message sensible.
• Workflow :
  • Si champ “Besoin validation juridique ?” = Oui → création d’une sous-tâche “Validation juridique” assignée au service concerné.
  • Si = Non → passage direct à la validation finale.
• Zapier :
  • Path conditionnel : si oui → nouveau Path “Juridique”.
  • Notification email/Jira/Slack au juriste.
  • Si le juriste change le statut à “OK” → retour sur le flux principal.
  • Si “Refusé” → alerte au demandeur + liste des modifications requises.

5. Validation finale et planification

• Responsable : Directeur marketing ou direction générale, selon le niveau de budget ou l’importance stratégique.
• Workflow :
  • Validation de la campagne (ou renvoi en correction).
  • Planification de l’envoi dans l’outil emailing (Mailchimp, Sendinblue, HubSpot, etc.).
• Zapier :
  • Lorsque la tâche passe en “Validé final” :
    • Création automatique de la campagne dans l’outil emailing.
    • Programmation de l’envoi à la date souhaitée (si votre stack le permet via API).
    • Notification automatique au demandeur : “Votre campagne est validée et programmée”.

6. Archivage et reporting

• Étape workflow :
  • Enregistrement des données clés (date de validation, responsables, délais, commentaires).
  • Préparation du suivi de performance post-campagne.
• Zapier :
  • À la mise en “Terminé” de la tâche :
    • Ajout d’une ligne dans Google Sheets “Historique des campagnes validées”.
    • Envoi d’un résumé par email à l’équipe (qui, quoi, quand, remarques clés).

Étape 5 : bonnes pratiques pour une cartographie lisible en une page

Limiter le nombre de niveaux

Pour que votre workflow tienne en une page et reste exploitable :

• Regroupez les micro-tâches sous des étapes claires (par exemple “Relecture marketing” plutôt que chaque correction de virgule).
• Utilisez des intitulés d’étapes orientés résultat (“Contenu validé marketing” plutôt que “En cours de relecture #2”).
• Ne multipliez pas les validations superflues : identifiez les vrais points de décision.

Utiliser des codes visuels cohérents

Que vous utilisiez un outil de mind mapping, un tableau blanc virtuel ou un diagramme, gardez une cohérence :

• Une couleur par rôle (marketing, juridique, direction, demandeur…)
• Une forme pour les actions automatiques (Zapier) et une autre pour les actions humaines
• Des icônes ou logos pour les outils utilisés (Gmail, Slack, ClickUp, etc.)

Cette visualisation facilite ensuite les échanges avec les équipes et la traduction dans Zapier.

Rendre le workflow évolutif

Votre carte n’est pas figée. Prévoyez dès le départ :

• Des zones où des validations supplémentaires pourront être ajoutées en cas de croissance de l’équipe
• Des points de mesure (délais, taux de refus, nombre de relances nécessaires)
• Une version “simple” pour les demandes standard et une version “étendue” pour les demandes stratégiques ou sensibles

Cette modularité vous évite de reconstruire tout le workflow Zapier dès que votre organisation évolue.

S’appuyer sur des modèles existants

Il n’est pas nécessaire de partir d’une feuille blanche. Vous pouvez vous inspirer de modèles de workflows déjà structurés et les adapter à vos besoins. Pour approfondir et visualiser concrètement une configuration complète, consultez par exemple notre dossier complet sur un cas pratique de workflow qui illustre comment un processus peut être décliné étape par étape dans Zapier.

Impliquer les parties prenantes dès la phase de cartographie

Enfin, faites intervenir les futurs utilisateurs pendant la phase de cartographie :

• Organisez un atelier court (1h–1h30) pour passer en revue le workflow idéal
• Validez avec eux les points de friction actuels et les améliorations souhaitées
• Testez la lisibilité de la page : si quelqu’un se perd dans le schéma, simplifiez

Cette co-construction favorise l’adoption du workflow, et donc le succès de vos automatisations Zapier.