Transformer une idée floue en processus clair est l’un des plus grands défis des équipes marketing, opérations ou produit. Vous avez une intuition de ce qu’il faut automatiser dans Zapier, mais quand vient le moment de décrire précisément les étapes, tout se complique : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quelles exceptions ? C’est précisément là que le diagramme BPMN devient un allié précieux. Il vous permet de rendre vos idées visuelles, compréhensibles par tous, et surtout directement exploitables pour créer des automatisations robustes dans Zapier.
Pourquoi passer par un diagramme BPMN avant de créer vos Zaps
Beaucoup d’utilisateurs de Zapier se lancent directement dans la création de Zaps sans formaliser leur processus. Résultat : des automatisations difficiles à maintenir, des oublis de cas particuliers, et des workflows qui finissent par se contredire entre eux.
Le diagramme BPMN (Business Process Model and Notation) répond précisément à ce problème. C’est un langage visuel standard pour décrire les processus métiers. Avant de connecter vos apps et de choisir vos déclencheurs Zapier, vous disposez ainsi d’une “carte” fiable de ce que votre business doit réellement faire, étape par étape.
Concrètement, travailler votre processus avec un diagramme BPMN avant d’ouvrir Zapier offre plusieurs bénéfices immédiats :
- Clarifier les responsabilités : qui (ou quoi) exécute chaque étape du processus ? Un membre de l’équipe, un client, une application, un Zap, un webhook…
- Éviter les trous dans la raquette : les points de départ et de fin, les exceptions, les relances, tout est visible d’un coup d’œil.
- Aligner les équipes : marketing, sales, support, ops… tout le monde parle du même processus, avec la même représentation visuelle.
- Gagner du temps dans Zapier : une fois le diagramme posé, la configuration de vos Zaps n’est plus qu’une traduction technique d’un scénario déjà validé.
Au-delà de la simple documentation, BPMN devient donc un pont entre votre vision business et la mise en œuvre concrète de vos automatisations dans Zapier. D’ailleurs, si vous souhaitez creuser davantage les éléments visuels, symboles et bonnes pratiques, vous pouvez vous appuyer sur notre dossier complet dédié à la modélisation BPMN appliquée aux automatisations.
Les bases du BPMN appliquées aux automatisations Zapier
Un diagramme BPMN peut devenir très sophistiqué, mais vous n’avez pas besoin de maîtriser toutes les subtilités du standard pour l’utiliser avec Zapier. Pour la plupart des automatisations marketing et business, quelques éléments suffisent pour poser un processus clair.
Les événements : ce qui déclenche et termine le processus
Les événements BPMN représentent le début ou la fin d’un processus, ainsi que certains événements intermédiaires (attente, délai, message…). Pour vos automatisations Zapier, vous pouvez les voir comme l’équivalent des déclencheurs et de certains signaux externes.
- Événement de début : “Un contact remplit un formulaire sur le site”, “Un paiement est validé”, “Un ticket est créé dans le support”.
- Événements intermédiaires : “Attendre 3 jours”, “Recevoir une réponse”, “Erreur sur un paiement”, “Ouverture d’un email”.
- Événement de fin : “Le lead est qualifié”, “La commande est livrée”, “Le ticket est résolu”.
Chaque événement de début dans votre diagramme correspondra, dans Zapier, à un déclencheur spécifique (trigger). C’est le point de départ de votre Zap.
Les tâches : les actions humaines ou automatisées
Les tâches sont les briques de base du diagramme BPMN. Elles décrivent ce qui doit être fait, par qui, et dans quel ordre. Dans un contexte Zapier, vous pouvez distinguer trois types de tâches :
- Tâches humaines : “Le commercial appelle le lead”, “Le support met à jour le statut”, “Le marketing valide la campagne”.
- Tâches automatisées : “Créer le contact dans le CRM”, “Ajouter une ligne dans Google Sheets”, “Envoyer un email via Gmail”, “Créer une tâche dans Asana”.
- Tâches hybrides : une partie automatisée (Zapier) qui déclenche ou supporte une action humaine (notification Slack, rappel, mise à jour d’un tableau de bord).
Chaque tâche automatisée devient souvent une étape (action) dans un Zap. Vos tâches humaines, elles, permettent de repérer les points où un Zap doit notifier, mettre à jour ou préparer des informations pour l’équipe.
Les passerelles (gateways) : gérer les conditions et les choix
Les passerelles BPMN permettent de représenter des choix, des conditions, des parallélisations. Dans Zapier, ce sont les équivalents naturels des filtres, chemins conditionnels (Paths) et branches.
- Passerelle exclusive (XOR) : un seul chemin est suivi, selon une condition (“Si le lead a un budget > 5 000€, alors… sinon…”).
- Passerelle parallèle (AND) : plusieurs chemins se déclenchent en même temps (“Envoyer un email au client” ET “Créer une tâche pour l’équipe”).
- Passerelle inclusive (OR) : un ou plusieurs chemins peuvent être suivis en fonction de conditions multiples.
Bien modéliser ces choix dans votre diagramme BPMN vous évite de vous perdre ensuite dans un labyrinthe de Zaps partiellement redondants ou contradictoires.
Les couloirs (swimlanes) : qui fait quoi, dans quelle app
Les couloirs BPMN sont essentiels pour les automatisations multi-outils pilotées par Zapier. Ils permettent de structurer le diagramme selon les acteurs :
- Un couloir par équipe (marketing, sales, support, ops).
- Un couloir par application (CRM, outil d’emailing, outil de support, Google Sheets…).
- Un couloir par type d’acteur (client, équipe interne, automatisation Zapier).
Vous pouvez même créer un couloir dédié “Zapier / automatisations” pour matérialiser toutes les étapes qui seront 100 % gérées par vos Zaps. Visuellement, cela facilite énormément la discussion avec les non-techniciens : ils voient immédiatement quelles étapes sont prises en charge par l’automatisation et lesquelles restent manuelles.
Étape par étape : traduire une idée floue en diagramme BPMN clair
Passons maintenant à la méthode pratique pour partir de votre idée un peu abstraite et la transformer en diagramme BPMN opérationnel, exploitable directement dans Zapier. Voici un processus en plusieurs étapes que vous pouvez réutiliser pour n’importe quel cas d’usage.
1. Partir du résultat attendu, pas de la technologie
Avant même de parler d’apps ou de Zaps, commencez par la question : “Qu’est-ce que nous voulons obtenir, précisément ?”
- “Nous voulons que chaque lead qui remplit le formulaire reçoive une séquence d’emails adaptée à son intérêt.”
- “Nous voulons que chaque nouvelle commande soit suivie jusqu’à la livraison, sans oubli, avec des relances automatiques si besoin.”
- “Nous voulons que chaque ticket de support urgent déclenche une alerte immédiate à l’équipe concernée.”
Transformez ce résultat attendu en événement de fin BPMN. Par exemple : “Lead qualifié et affecté”, “Commande livrée et client informé”, “Ticket urgent pris en charge”
2. Identifier le point de départ réel du processus
Ensuite, demandez-vous : “Qu’est-ce qui marque le début du processus ?” Il peut y avoir plusieurs réponses possibles, mais forcez-vous à en choisir une principale pour votre premier diagramme.
Exemples typiques dans un contexte Zapier :
- Un formulaire (Typeform, Webflow, Gravity Forms…) est soumis.
- Un événement de paiement est reçu (Stripe, PayPal, Shopify…).
- Un email contenant un mot-clé spécifique est reçu.
- Un contact est ajouté dans le CRM ou change de statut.
Ce point de départ correspondra directement à un déclencheur Zapier. Ajoutez-le dans votre diagramme comme événement de début BPMN, et notez à côté l’app concernée (dans un couloir dédié).
3. Lister les étapes intermédiaires sans chercher la perfection
À partir de ce point de départ, listez toutes les étapes nécessaires pour aller jusqu’au résultat final souhaité. Ne pensez pas encore aux symboles BPMN exacts ou à la façon de les dessiner. Contentez-vous d’écrire des phrases simples :
- Créer ou mettre à jour le contact dans le CRM.
- Vérifier si la personne est déjà cliente.
- Envoyer un email de bienvenue.
- Noter le lead pour le scoring.
- Créer une tâche pour un commercial si le score est élevé.
- Mettre à jour la source de provenance.
À ce stade, vous avez votre “brouillon de processus”. C’est ce brouillon que vous allez traduire en tâches, passerelles et événements dans votre diagramme BPMN.
4. Transformer la liste en séquence logique avec conditions
Reprenez votre liste et demandez-vous :
- “Quelles étapes sont obligatoires, dans tous les cas ?” (tâches en séquence directe)
- “À quel moment y a-t-il un choix en fonction d’une condition ?” (passerelles XOR ou OR)
- “Quelles actions peuvent être faites en parallèle ?” (passerelles AND)
- “Où devons-nous attendre une réponse, un délai, un événement externe ?” (événements intermédiaires)
Exemple pour un processus de nurturing après inscription à un webinar :
- Début : Inscription au webinar (formulaire)
- Créer le contact dans le CRM
- Envoyer email de confirmation
- Attendre la date du webinar
- Vérifier si la personne a assisté au webinar
- Si oui : envoyer un email “replay + offre” et créer une tâche pour le commercial
- Si non : envoyer une séquence de relance plus soft
Dans BPMN, ce scénario fera apparaître :
- Une passerelle exclusive après la vérification de présence.
- Deux séquences de tâches distinctes selon la participation.
- Un événement intermédiaire “attente de la date du webinar”.
5. Placer chaque étape dans le bon couloir
Une fois la séquence posée, répartissez les tâches et événements dans les couloirs BPMN correspondants :
- Couloir “Formulaire / site web” : soumission du formulaire.
- Couloir “Zapier / automatisation” : création du contact, vérification de présence, routage conditionnel.
- Couloir “Outil d’emailing” : envoi des emails, gestion des séquences.
- Couloir “Équipe commerciale” : appels, suivi manuel, mise à jour du pipeline.
C’est cette visualisation qui rend votre diagramme immédiatement utile pour la configuration dans Zapier : vous voyez clairement quelles étapes nécessiteront un Zap, quelles apps sont impliquées, et où placer les notifications ou mises à jour.
6. Identifier les “blancs” dans le processus
Quand votre premier diagramme est posé, parcourez-le avec cette question : “Qu’est-ce qui pourrait mal se passer ?”
- Et si l’email de confirmation n’est pas délivré ?
- Et si le contact existe déjà dans le CRM ?
- Et si le webinar est annulé ou reporté ?
- Et si l’app d’emailing renvoie une erreur ?
Ajoutez alors des événements intermédiaires d’erreur, des branches conditionnelles, voire des boucles de relance. Ces éléments seront ensuite traduits dans Zapier par des filtres, des chemins conditionnels (Paths) ou des Zaps supplémentaires dédiés à la gestion des exceptions.
Passer du diagramme BPMN à des automatisations Zapier robustes
Une fois votre idée clarifiée sous forme de diagramme BPMN, la seconde phase commence : la traduction en automatisations concrètes dans Zapier. La force de BPMN est qu’il vous aide à découper le problème en Zaps cohérents, plutôt que de créer un seul Zap tentaculaire impossible à maintenir.
Découper le diagramme en “blocs Zap” indépendants
Parcourez votre diagramme et repérez les segments suivants :
- Un événement de début clair.
- Une série de tâches automatisables dans une même logique.
- Un événement de fin ou une condition nette (par exemple, changement de statut du contact, fin d’une séquence, création d’une tâche).
Chaque segment ainsi délimité devient un candidat pour un Zap autonome. Cette approche modulaire vous permet de :
- Limiter la complexité de chaque Zap.
- Tester et déboguer plus facilement.
- Réutiliser certains Zaps dans d’autres processus (par exemple, un Zap générique de “création de contact normalisée”).
Traduire les passerelles BPMN en filtres et chemins Zapier
Les passerelles que vous avez définies dans BPMN se traduisent naturellement dans Zapier :
- Passerelles exclusives : utilisez les “Paths” de Zapier pour router un contact ou un événement vers une action ou une autre, selon une ou plusieurs conditions.
- Passerelles parallèles : utilisez plusieurs actions successives dans le même Zap (envoi d’email + création de tâche + mise à jour CRM), ou bien déclenchez plusieurs Zaps distincts à partir du même événement de départ.
- Passerelles inclusives : combinez des filtres et des conditions multiples, ou plusieurs “Paths” qui peuvent s’appliquer simultanément en fonction des cas.
Revenir régulièrement à votre diagramme pendant la configuration évite d’oublier un chemin ou de mal interpréter une condition logique.
Utiliser les événements intermédiaires comme repères d’automatisation
Les événements intermédiaires BPMN – délais, messages reçus, changements d’état – sont autant de signaux potentiels pour Zapier. Par exemple :
- “Attendre 3 jours” → action “Delay” dans Zapier.
- “Réponse reçue à un email” → déclencheur de l’outil d’emailing, relié à un nouveau Zap.
- “Changement de statut dans le CRM” → déclencheur basé sur une mise à jour d’enregistrement.
- “Paiement échoué” → webhook ou événement Stripe, point de départ d’un Zap de relance.
En notant ces événements dans votre diagramme, vous construisez une véritable carte des déclencheurs possibles dans votre écosystème. Vous savez exactement où Zapier doit écouter, et quelles actions associer à ces signaux.
Aligner l’équipe en partageant le diagramme avant de lancer les Zaps
Avant de passer complètement en production, utilisez votre diagramme BPMN comme support de validation interne :
- Présentez-le à l’équipe marketing pour vérifier la logique des séquences et des messages.
- Validez avec les sales que la qualification du lead et les tâches créées leur conviennent.
- Impliquez le support ou les ops si le processus les impacte (tickets, SLA, relances…).
- Collectez les retours : étapes manquantes, cas particuliers oubliés, responsabilités mal attribuées.
Ce n’est qu’une fois ce schéma partagé et approuvé que la configuration des Zaps devient fluide. Vous n’êtes plus en train de “deviner” le processus en temps réel dans Zapier, mais de l’implémenter selon une carte qui fait déjà consensus.
Itérer : mettre à jour le BPMN quand vos automatisations évoluent
Un diagramme BPMN n’est pas figé. Dès que vous modifiez un Zap, ajoutez une app, changez une étape clé, mettez également à jour le diagramme. De cette façon :
- Vous gardez toujours une documentation à jour de vos automatisations.
- Les nouveaux membres de l’équipe comprennent rapidement le fonctionnement global.
- Vous évitez de créer, au fil du temps, une “toile d’araignée” de Zaps incohérents.
En adoptant cette discipline, votre diagramme BPMN devient le référentiel central du fonctionnement automatisé de votre business – et Zapier n’est plus qu’un outil d’exécution précis au service de ce modèle.
En combinant une modélisation BPMN claire et une mise en œuvre rigoureuse dans Zapier, vous transformez littéralement vos idées floues en processus prédictibles, mesurables et faciles à faire évoluer. C’est cette approche qui permet de passer d’automatisations ponctuelles à une véritable architecture d’automatisation au service de votre croissance.