Dans la plupart des entreprises, on parle beaucoup d’automatisation avec des outils comme Zapier, mais très peu de la façon de penser et de modéliser les processus en amont. C’est là que la notation BPMN (Business Process Model and Notation) devient stratégique. Sans une bonne modélisation des flux métier, les automatisations restent fragmentées, difficiles à maintenir, et finissent par créer plus de désordre que de valeur. À l’inverse, un diagramme BPMN bien construit vous permet de transformer des idées floues en process clairs, documentés, et facilement traduisibles en Zaps.
Sur un site centré sur Zapier et ses utilisations business et marketing, il est logique de se demander : pourquoi parler de BPMN, un standard de modélisation parfois perçu comme « technique » ou « réservé aux grandes entreprises » ? La réponse est simple : plus vos process sont complexes (multiples outils, nombreux intervenants, plusieurs scénarios possibles), plus vous avez besoin d’une notation standard pour garder la maîtrise. BPMN sert précisément à représenter visuellement un processus, du premier événement déclencheur jusqu’aux résultats attendus, en passant par toutes les étapes, conditions, exceptions et boucles.
L’objectif de cet article est de vous montrer comment utiliser BPMN dans un contexte très concret : l’automatisation avec Zapier pour le business et le marketing. Vous allez découvrir comment cette notation peut vous aider à :
- Clarifier vos flux métier avant de créer un diagramme dans Zapier ou un autre outil.
- Identifier les bons déclencheurs, actions et filtres pour vos Zaps.
- Standardiser la description des processus dans votre équipe (marketing, sales, support, ops).
- Limiter les erreurs d’implémentation et anticiper les cas particuliers.
Nous allons détailler les principes clés de BPMN, les symboles essentiels, des exemples de diagrammes adaptés aux besoins marketing et business, puis la manière de passer de la modélisation à l’automatisation concrète avec Zapier. L’ambition n’est pas seulement de vous expliquer ce qu’est BPMN, mais surtout de vous donner des méthodes pratiques, des astuces et des exemples réels pour rendre vos automatisations plus robustes, plus lisibles et plus rentables.
Qu’est-ce que BPMN et pourquoi c’est clé pour automatiser avec Zapier
BPMN, pour Business Process Model and Notation, est un standard international de notation pour représenter les processus métier. En d’autres termes, c’est un langage graphique qui permet de dessiner, de façon compréhensible par tous, la manière dont un process se déroule dans votre business : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quelles règles, et à quels moments les outils comme Zapier interviennent.
Contrairement à un simple schéma « à main levée », BPMN repose sur des symboles standardisés : événements, tâches, passerelles de décision, flux de séquence, flux de messages, etc. Cette normalisation est précieuse dès qu’un processus implique plusieurs équipes, plusieurs outils, ou doit vivre dans le temps. Un nouveau collaborateur peut lire un diagramme BPMN et comprendre rapidement le fonctionnement global du flux métier sans dépendre d’explications orales.
Dans un contexte Zapier, l’intérêt est double :
- Aligner business et technique : le marketing décrit son besoin et son processus en BPMN, puis l’équipe qui construit les Zaps s’appuie sur ce diagramme pour créer l’automatisation exacte, sans interprétation hasardeuse.
- Gérer la complexité : plus vous multipliez les Zaps, plus vous avez de chemins d’exécution possibles. BPMN permet de visualiser l’ensemble d’un process, là où Zapier vous montre surtout des scénarios individuels.
Un processus, dans BPMN, n’est pas seulement une suite de tâches. C’est un enchaînement logique, avec des points de décision (si le prospect a ouvert l’email, alors…, sinon…), des événements temporels (relancer 3 jours après), et des interactions entre plusieurs systèmes (CRM, outil d’emailing, formulaire, outil de paiement, etc.). Or ce sont précisément ces éléments que l’on retrouve dans un diagramme d’automatisation Zapier :
- Le déclencheur (trigger) correspond souvent à un événement de départ dans votre diagramme BPMN.
- Les actions Zapier correspondent à des tâches automatiques dans le flux de processus.
- Les filtres et chemins conditionnels dans Zapier reflètent des passerelles de décision BPMN.
- Les délais (delays) Zapier correspondent à des événements temporisés dans le diagramme.
Adopter BPMN avant de créer vos automatisations vous aide aussi à éviter un écueil courant : créer des Zaps opportunistes, « au fil de l’eau », sans cohérence globale. En modélisant d’abord le process complet, vous pouvez décider quelles étapes doivent être traitées dans Zapier, lesquelles restent manuelles, et comment organiser vos automatisations pour qu’elles restent lisibles (par exemple : un grand processus BPMN découpé en plusieurs Zaps plus simples et réutilisables).
Enfin, BPMN n’est pas réservé aux grands groupes. Un freelance ou une petite équipe marketing gagne en clarté en modélisant même un simple flux : un nouveau lead arrive, est qualifié, reçoit une séquence d’emails, passe en client, puis entre dans un processus d’onboarding. Une fois le diagramme BPMN posé, la traduction en Zaps n’est plus qu’une étape d’implémentation.
Les principaux éléments de la notation BPMN appliqués à vos processus business
Pour tirer parti de BPMN dans votre usage de Zapier, il n’est pas nécessaire de maîtriser toute la notation. Une poignée d’éléments de base suffit pour modéliser la majorité de vos flux métier. L’important est de comprendre à quoi chaque symbole correspond dans la réalité de vos processus et comment le relier aux actions dans vos outils.
Les événements sont les points de départ, de fin ou de transition d’un process. En pratique, dans un diagramme BPMN :
- Un événement de départ (cercle simple) représente par exemple « Nouveau formulaire soumis », « Nouveau paiement reçu », « Nouveau lead ajouté dans le CRM ».
- Un événement intermédiaire marque un changement d’état au milieu du process : « Email ouvert », « Webhook reçu de l’outil de paiement », « Délai de 3 jours écoulé ».
- Un événement de fin signale l’achèvement du processus (« Prospect converti en client », « Ticket support résolu »).
Ensuite, les tâches représentent les activités à réaliser. Elles peuvent être :
- Automatiques, donc gérées par Zapier ou un autre outil : créer un contact, envoyer un email, ajouter un tag dans le CRM, générer une facture.
- Manuelles, réalisées par un humain : passer un appel téléphonique, valider une demande, rédiger une proposition commerciale.
Distinguer visuellement ces tâches dans votre diagramme (par une légende ou un code couleur) vous permet de voir d’un coup d’œil quels segments de processus peuvent être automatisés et lesquels nécessitent l’intervention d’un collaborateur.
Les passerelles (gateways) sont des points de décision ou de divergence dans vos flux. Pour vos process business et marketing, vous utiliserez surtout :
- Les passerelles exclusives (XOR) : un seul chemin est pris selon une condition (par exemple : « Si le lead a ouvert l’email, aller à A, sinon aller à B »).
- Les passerelles parallèles (AND) : plusieurs chemins se déroulent en même temps (par exemple : « Dès qu’un nouveau client est créé, envoyer l’email d’onboarding ET créer une tâche pour le CSM »).
- Les passerelles basées sur des événements : le chemin dépend de l’événement qui survient en premier (utile pour gérer les cas abandonnés vs les cas convertis).
Les pools et lanes (couloirs) structurent le diagramme par acteur ou par système. Dans un contexte Zapier, il est intéressant d’organiser vos processus avec au moins :
- Un couloir pour chaque équipe ou rôle (Marketing, Sales, Support, Finance).
- Un couloir pour Zapier lui-même, qui montre quelles tâches du process sont gérées par des Zaps.
- Éventuellement, un couloir par application clé (CRM, outil emailing, outil de paiement) pour visualiser le flux de données entre systèmes.
Enfin, les flux de séquence indiquent l’ordre d’exécution des tâches dans un même processus, tandis que les flux de messages représentent les échanges entre différentes « entités » (par exemple, Zapier qui envoie une info au CRM, ou votre site qui envoie une notification via webhook).
Pour rendre vos diagrammes vraiment utiles au quotidien, reliez systématiquement chaque élément BPMN à un aspect concret de votre automatisation :
- Notez, à côté d’une tâche automatique, le Zap prévu ou existant (ex : « Zap #Lead-CRM-01 »).
- Associez chaque événement de départ à un trigger Zapier précis (ex : « Trigger: New Form Submission in Typeform »).
- Indiquez les conditions de passerelles en langage métier compréhensible (ex : « Score > 50 », « Plan = PRO », « Pays = FR »).
Cette discipline transforme votre diagramme BPMN en une véritable carte de vos flux métier, lisible pour le business et exploitable pour ceux qui construisent les automatisations.
Comment passer d’un diagramme BPMN à un scénario Zapier concret
La force de BPMN ne se limite pas à produire de jolis diagrammes. L’enjeu, pour une équipe qui utilise Zapier, est de savoir transformer ce modèle de processus en automatisations opérationnelles. Cela passe par une démarche méthodique : décomposer, prioriser, traduire.
Commencez par identifier les sous-processus dans votre diagramme. Un processus métier complet (par exemple : « Gestion d’un lead, de la capture à la vente ») contient souvent plusieurs segments relativement autonomes :
- Capture et enrichissement du lead.
- Nurturing marketing.
- Qualification commerciale.
- Onboarding client.
Chaque sous-processus peut devenir un ou plusieurs Zaps. Cette approche évite de créer un « mega Zap » ingérable, difficile à maintenir et à déboguer. Utilisez le diagramme BPMN pour déterminer où commence et où finit chaque bloc confié à Zapier : souvent à un événement clair (un formulaire soumis, un statut CRM qui change, un paiement validé).
Ensuite, mappez chaque tâche automatique à une action Zapier. Prenons un exemple concret de flux dans votre diagramme :
- Événement de départ : « Nouveau formulaire de demande de démo ».
- Tâche 1 : créer ou mettre à jour le contact dans le CRM.
- Tâche 2 : ajouter un tag « demande démo ».
- Tâche 3 : envoyer un email de confirmation.
- Passerelle : si entreprise > 50 employés, assigner au commercial senior, sinon au commercial junior.
Dans Zapier, ce processus devient un Zap avec :
- Trigger : New Submission in Typeform (ou autre outil de formulaire).
- Action 1 : Find or Create Contact in le CRM.
- Action 2 : Update Contact with Tag.
- Action 3 : Send Email (via l’outil d’emailing ou via le CRM).
- Action 4 : Filter + Paths by Zapier pour définir la bonne affectation commerciale selon la taille de l’entreprise.
La passerelle BPMN se traduit ici par des chemins conditionnels ou des filtres dans votre processus Zapier. L’avantage d’avoir tout posé dans un diagramme en amont, c’est que vous n’oubliez pas les cas particuliers et que vous savez exactement quelles données récupérer pour vos conditions (taille de l’entreprise, pays, rôle du contact, etc.).
Prenez aussi le temps de gérer les événements intermédiaires définis dans votre BPMN : par exemple « email ouvert », « lien cliqué », « facture payée », « délai de 7 jours écoulé ». Ces événements peuvent souvent devenir des triggers ou des étapes supplémentaires dans vos Zaps :
- Un événement « délai de 7 jours » peut devenir une étape « Delay For » dans Zapier, suivie d’une relance automatique.
- Un événement « facture payée » se traduit par un trigger de l’outil de paiement qui déclenche un nouveau Zap dédié à l’onboarding.
- Un événement « lien cliqué » déclenche un changement de segment dans l’outil d’emailing via une action Zapier.
Enfin, utilisez votre diagramme BPMN pour documenter vos automatisations. Pour chaque processus, ajoutez dans le diagramme :
- Le nom exact du Zap ou la convention de nommage (ex : MARKETING_LEAD_NURTURE_01).
- Les principales données en entrée et en sortie à chaque étape.
- Les échecs possibles (erreur d’API, champ manquant) et la façon de les gérer (notification Slack, création d’un ticket, etc.).
Cette documentation « vivante », basée sur le modèle de processus, simplifie énormément la maintenance : lorsque vous devez modifier un flux business, vous mettez à jour le diagramme, puis vous ajustez les Zaps correspondants. Vous évitez ainsi les automatisations incohérentes ou oubliées.
Bonnes pratiques de modélisation BPMN pour vos flux métier automatisés
La théorie BPMN est utile, mais ce sont surtout les bonnes pratiques de modélisation qui feront la différence dans votre usage de Zapier. Un diagramme de processus lisible, cohérent et aligné sur vos contraintes business vous épargne bien des problèmes au moment d’implémenter les automatisations.
Première recommandation : restez au bon niveau de détail. Un piège courant est soit de dessiner un diagramme trop macro (qui n’aide pas à créer le moindre Zap), soit d’aller dans un niveau de granularité trop extrême (chaque clic, chaque micro-tâche). Pour vos flux marketing et business, visez un grain « action métier » :
- « Qualifier le prospect » plutôt que « Ouvrir le CRM », « Cliquer sur le champ score », etc.
- « Envoyer la séquence d’onboarding » plutôt que détailler chaque email si ce n’est pas utile pour l’automatisation.
Deuxième bonne pratique : séparer les processus par objectif. Ne mélangez pas, dans un même diagramme BPMN, des flux qui ont des finalités différentes. Par exemple, distinguez clairement :
- Processus de génération de leads.
- Processus de qualification et de vente.
- Processus d’onboarding et de fidélisation.
Cela vous permettra d’associer chaque process à un ou plusieurs Zaps thématiques, plus faciles à gérer.
Troisièmement, standardisez vos conventions. Pour que vos diagrammes soient utiles à toute l’équipe, définissez quelques règles simples :
- Une couleur pour les tâches automatisées via Zapier, une autre pour les tâches manuelles.
- Un type d’annotation pour les champs de données clés (email, nom, entreprise, MRR, etc.).
- Une manière homogène de nommer les événements de départ et de fin (« DÉBUT: Nouveau lead site web », « FIN: Rendez-vous démo réalisé »).
Quatrième point : anticipez les exceptions et les erreurs. Les modèles de processus idéaux supposent souvent que « tout se passe bien ». Dans la réalité, certains formulaires auront des données manquantes, certains paiements échoueront, certains webhooks ne seront jamais reçus. Utilisez les événements intermédiaires et les passerelles BPMN pour modéliser ce qui se passe en cas de problème :
- Si la création du contact dans le CRM échoue, créer une tâche manuelle dans un outil de gestion de projets.
- Si un paiement est refusé, déclencher un process de relance spécifique.
- Si un prospect n’ouvre aucun email après X jours, l’envoyer dans un flux de réengagement.
Ces chemins d’exception se traduiront ensuite dans Zapier par des branches conditionnelles, des Zaps dédiés ou des notifications d’alerte.
Enfin, pratique essentielle : itérer et valider vos diagrammes avec les équipes concernées. Un processus modélisé dans un coin par une seule personne risque de ne pas refléter la réalité opérationnelle. Organisez de courtes sessions avec le marketing, les sales, le support :
- Présentez le diagramme BPMN du flux métier ciblé.
- Demandez-leur de réagir : « Que manque-t-il ? Où y a-t-il des cas particuliers ? »
- Mettez à jour la modélisation avant d’implémenter de nouveaux Zaps.
Cette approche collaborative permet de détecter des besoins comme : une notification spécifique pour les leads VIP, un statut commercial supplémentaire, une étape d’approbation avant d’envoyer certaines communications, etc. En intégrant ces éléments dans votre diagramme BPMN, vous évitez les allers-retours constants au moment de créer ou de modifier vos automatisations.
Exemples de process marketing & business en BPMN intégrés avec Zapier
Rien ne vaut des exemples concrets pour comprendre comment une notation comme BPMN se traduit en automatisations Zapier utiles au quotidien. Voici trois scénarios typiques de flux métier marketing et business, modélisés en BPMN puis implémentés via des Zaps.
Processus de capture et qualification de leads
Imaginez un diagramme BPMN qui commence par un événement de départ : « Formulaire de téléchargement d’ebook soumis ». Les tâches suivantes pourraient être :
- Créer ou mettre à jour le contact dans le CRM avec les champs remplis (email, nom, entreprise, taille de l’équipe).
- Ajouter un tag « ebook X » pour le suivi.
- Évaluer le lead en fonction de la taille de l’entreprise et du pays (score simple).
- Passerelle : si score >= 50, classer en MQL, sinon rester en simple abonné.
Dans Zapier, cela se traduit par un processus simple :
- Trigger : nouveau formulaire soumis (Typeform, HubSpot Forms, etc.).
- Actions CRM : create/update contact + apply tag.
- Action utilitaire : calcul du score (via Formatter by Zapier ou un code step).
- Paths by Zapier : branche « MQL » (notification au commercial, ajout à une campagne spécifique) et branche « abonné » (séquence email plus light).
Le diagramme BPMN vous permet de visualiser ce flux, de discuter des critères de score avec le marketing, puis de construire les Zaps de façon fiable.
Processus d’onboarding client après paiement
Deuxième exemple : un processus métier qui démarre avec un événement « paiement réussi » dans votre outil de paiement (Stripe, PayPal…). Le diagramme BPMN peut inclure :
- Création ou mise à jour du client dans le CRM avec son plan et son MRR.
- Envoi d’un email de bienvenue personnalisé.
- Création d’une tâche d’onboarding pour le Customer Success Manager.
- Passerelle : si le plan est « enterprise », démarrer un flux d’onboarding avancé (atelier de kick-off, configuration personnalisée) ; sinon, flux standard (webinaire d’onboarding, base de connaissances).
Côté Zapier :
- Trigger : New Successful Payment (Stripe, par exemple).
- Actions : create/update customer in CRM, send email via l’outil d’emailing.
- Action : create task in l’outil de gestion de projet (Asana, Trello, ClickUp…).
- Paths ou filtres : selon le plan, ajouter le client à différents segments ou projets.
Le diagramme BPMN montre aussi les événements intermédiaires (par exemple « client a activé son compte », « client a participé au webinaire »), qui peuvent devenir plus tard de nouveaux triggers pour optimiser encore vos process d’onboarding avec Zapier.
Processus de relance de panier abandonné
Un autre diagramme typique concerne les paniers abandonnés. Événement de départ BPMN : « Panier créé mais commande non finalisée après 1h ». Les étapes du processus :
- Vérifier si le contact existe dans le CRM, sinon le créer.
- Envoyer un premier email de rappel après 1h.
- Événement intermédiaire : si commande passée, arrêter le process.
- Sinon, envoyer un second email de rappel après 24h, éventuellement avec une offre.
- Si toujours aucune commande, ajouter à un segment spécifique pour des campagnes futures.
Dans Zapier, on peut implémenter ce flux avec :
- Trigger : événement de panier abandonné provenant de l’outil e-commerce (Shopify, WooCommerce via webhook, etc.).
- Delay : 1h, puis envoi de l’email de rappel.
- Check : recherche de commande associée dans l’outil e-commerce avant le second rappel.
- Second Delay + Email.
- Tag spécifique dans le CRM si aucune commande après X jours.
La modélisation BPMN permet ici de bien distinguer les événements déclencheurs, les délais, les branches d’arrêt du process (commande réussie) et les cas d’échec (aucune réaction), pour les traduire proprement en un ou plusieurs Zaps distincts.
Ces exemples montrent que la combinaison BPMN + Zapier offre un cadre solide pour concevoir vos processus de bout en bout, puis les automatiser étape par étape tout en gardant une vision globale.
Outils, limites et stratégie : choisir entre BPMN, Zapier et autres modèles de processus
Dans un environnement moderne d’automatisation, BPMN n’est pas le seul modèle de processus disponible. D’autres approches existent : diagrammes de flux classiques, diagrammes UML, user journeys marketing, ou encore des outils type « process builder » intégrés dans certains CRM. Comprendre où BPMN est pertinent, et comment il s’articule avec Zapier et vos autres outils, vous aide à construire une stratégie cohérente.
D’abord, quelques outils pratiques pour modéliser vos processus en BPMN :
- Des éditeurs dédiés à BPMN (Camunda Modeler, par exemple) qui proposent tous les symboles standards, la validation des diagrammes et parfois la génération de documentation.
- Des outils plus grand public (Miro, Lucidchart, Draw.io) qui offrent des bibliothèques de formes BPMN suffisantes pour le besoin d’une équipe marketing ou business.
- Parfois, des viewers ou éditeurs intégrés dans des suites BPM (Business Process Management) plus complètes, mais souvent surdimensionnées pour un usage centré sur Zapier.
Le choix dépend de votre maturité et de vos besoins. Pour démarrer, un outil de diagramme simple avec des formes BPMN de base est largement suffisant. L’important n’est pas d’utiliser toutes les subtilités de la notation, mais de disposer d’un langage visuel cohérent pour vos flux métier.
Concernant les limites de BPMN dans un contexte Zapier, il est utile de garder en tête :
- BPMN modélise le processus au niveau métier, mais ne gère pas le détail technique des intégrations (authentification, quotas d’API, formats exacts des champs).
- Un diagramme peut devenir très complexe si vous essayez d’y mettre tous les cas particuliers, ce qui nuit à la lisibilité pour les non experts.
- La notation ne remplace pas la documentation opérationnelle (naming des Zaps, paramètres précis, limites des applications) mais la complète.
Dans certains cas, des modèles plus simples (flowchart, checklist procédurale) suffisent. Par exemple, pour un tout petit process avec deux étapes dans Zapier, un schéma BPMN détaillé serait excessif. En revanche, dès qu’un flux implique plusieurs applications, plusieurs décisions, et des interactions entre équipes, BPMN apporte une clarté que les diagrammes de flux classiques atteignent difficilement.
Sur le plan stratégique, une bonne approche consiste à :
- Réserver BPMN aux processus cœur de votre business : génération de leads, pipeline de vente, onboarding, facturation, support client.
- Continuer à utiliser des diagrammes ou des listes simples pour les micro-automatisations ponctuelles (par exemple : copier un fichier d’un outil à un autre).
- Documenter le lien entre chaque processus BPMN et vos automatisations Zapier dans un référentiel partagé (notion, wiki interne, etc.).
Enfin, n’oubliez pas que BPMN est un standard largement répandu. Si un jour vous dépassez Zapier pour aller vers des plateformes d’orchestration plus avancées, des suites BPM ou des moteurs de workflow, vos diagrammes BPMN resteront exploitables. Vous ne serez pas enfermé dans un modèle propriétaire de processus. En ce sens, utiliser BPMN dès aujourd’hui, même pour des automatisations « no-code » avec Zapier, est un investissement dans la pérennité et la transférabilité de vos flux métier.
En résumé, BPMN sert de colonne vertébrale à la modélisation de vos processus, tandis que Zapier en est l’un des muscles opérationnels. L’un sans l’autre fonctionne, mais c’est la combinaison des deux qui vous permet de créer des flux business robustes, lisibles, évolutifs et réellement au service de votre stratégie marketing et commerciale.