Best Free Task List App : 10 Modèles De Listes Prêtes À Utiliser Pour Gagner 1 Heure Par Jour

Vous utilisez déjà une application de to-do list, mais vous avez l’impression de perdre encore du temps à organiser vos tâches ? Le vrai gain de productivité ne vient pas seulement du choix de la “best free task list app”, mais des modèles de listes que vous utilisez… et de la façon dont vous les automatisez avec Zapier.

Pourquoi les modèles de listes prêtes à l’emploi font gagner 1 heure par jour

Une liste de tâches efficace ne sert pas seulement à “noter des choses à faire”. Elle doit :

• Ordonner vos priorités sans que vous ayez à y réfléchir 10 minutes chaque matin
• Réduire le temps passé à planifier, trier et reclasser
• Limiter les oublis (relances, deadlines, suivi clients, etc.)
• S’intégrer à votre écosystème (Gmail, Slack, Notion, CRM, Google Calendar…)

C’est là que Zapier intervient : en connectant votre application de listes de tâches (Todoist, Trello, ClickUp, Notion, Asana, Google Tasks, etc.) à vos autres outils, chaque modèle de liste peut se remplir automatiquement. Vous ne créez plus vos tâches une par une : elles se génèrent selon vos règles.

Dans cet article, vous trouverez 10 modèles de listes prêts à utiliser, pensés pour fonctionner avec n’importe quelle “best free task list app” et pour tirer parti d’automatisations simples avec Zapier.

Comment choisir la bonne app de task list avant de déployer ces modèles

Avant de passer aux modèles, prenez 3 minutes pour vérifier que votre application de tâches répond à ces critères de base :

1. Synchronisation multi‑appareils

• Vos tâches doivent être accessibles sur desktop, mobile et parfois tablette
• La synchro doit être en temps réel ou quasi immédiate

2. Intégration facile avec Zapier

• L’app doit être disponible dans le catalogue Zapier (Todoist, Trello, ClickUp, Asana, Notion, Google Tasks, Microsoft To Do, etc.)
• Vous devez pouvoir créer, mettre à jour et compléter des tâches via des “Zaps” (automatisations)

3. Gestion des priorités et des dates

• Possibilité de définir des priorités (P1, P2, urgent, important…)
• Dates d’échéance et éventuellement rappels

4. Projets, tags ou labels

• Organisation minimale en projets / boards / dossiers
• Tags ou étiquettes pour filtrer les tâches par contexte (client, canal, énergie, lieu…)

Une fois ces bases posées, vos modèles de listes deviennent de vrais “processus” que vous pouvez automatiser. Pour approfondir le choix de votre outil, vous pouvez consulter notre dossier complet sur les meilleures apps de listes de tâches connectées à Zapier afin de sélectionner celle qui s’intègrera le mieux à votre stack marketing et business.

10 modèles de listes prêts à utiliser dans votre task list app

Chacun des modèles ci-dessous peut être configuré dans n’importe quelle app de listes de tâches. Pour chaque modèle, vous trouverez :

• La structure de la liste
• Comment l’utiliser au quotidien
• Une idée d’automatisation Zapier pour gagner encore plus de temps

Modèle 1 : Liste “Priorité du jour” (la règle des 3 tâches)

Objectif : vous concentrer sur l’essentiel et arrêter les journées “remplies mais inutiles”.

Structure :

• Section 1 : Les 3 tâches Cruciales (objectifs du jour)
• Section 2 : Tâches Importantes (si vous avez encore de l’énergie)
• Section 3 : Tâches Optionnelles (si vous avez du temps en rab)

Utilisation :

• Chaque matin (ou la veille), choisissez uniquement 3 tâches Cruciales
• Tout le reste va dans Importantes ou Optionnelles, mais ne passe pas avant ces 3 tâches
• Ne terminez pas la journée sans avoir tenté de boucler au moins 2 sur 3

Automatisation Zapier :

• Créer un Zap : si une tâche est marquée “P1” dans votre app, elle est automatiquement déplacée dans le projet / board “Priorité du jour”
• Option : envoyer une notification Slack avec vos 3 tâches Cruciales à 9h chaque matin

Modèle 2 : Liste “Onboarding client” (checklist répétable)

Objectif : ne plus jamais oublier une étape lors de l’arrivée d’un nouveau client (signature, facturation, accès, kickoff…)

Structure :

• Section : Nouveau client – Modèle (liste de toutes les étapes)
• Exemples de tâches :
• Envoyer email de bienvenue + questionnaire de besoins
• Créer le dossier client (Drive, Notion, CRM)
• Programmer le call de lancement
• Configurer les accès (outils, reportings, dashboards)
• Planifier les premiers livrables

Utilisation :

• Conservez une liste “modèle” que vous dupliquez pour chaque nouveau client
• Ajoutez des cases à cocher ou sous-tâches pour chaque micro-étape

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : un nouveau client est créé dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Airtable…)
• Action : dupliquer le modèle de liste “Onboarding client” dans votre app de tâches, renommer le projet avec le nom du client et assigner les tâches à la bonne personne

Modèle 3 : Liste “Suivi des leads et relances”

Objectif : arrêter de laisser “mourir” les prospects faute de relance structurée.

Structure :

• Section : Leads Chauds
• Section : Leads Tièdes
• Section : Leads à Relancer plus tard
• Pour chaque lead, créez une tâche avec :
• Nom du lead / de l’entreprise
• Statut (1er contact, devis envoyé, en négociation…)
• Date de prochaine action (relance, envoi d’info, proposition, etc.)

Utilisation :

• Chaque lead doit toujours avoir une “prochaine action” datée (jamais “à suivre” sans date)
• Triez vos tâches par date pour voir les relances du jour

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : un formulaire type “Demande de devis” ou “Call découverte” est rempli (Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.)
• Action : créer automatiquement une tâche “Nouveau lead” dans la section Leads Chauds avec le nom, l’email et la source du lead
• Option : créer une tâche de relance automatique 3 jours après un devis envoyé en connectant votre outil de signature ou votre CRM

Modèle 4 : Liste “Campagnes marketing”

Objectif : centraliser toutes les tâches liées à une campagne (emailing, pub, contenu, tracking) dans un seul modèle réutilisable.

Structure :

• Section : Stratégie & objectifs
• Section : Création (emails, landing page, visuels, vidéos)
• Section : Intégration & tracking (UTM, pixels, événements)
• Section : Lancement & monitoring
• Section : Analyse & optimisation

Utilisation :

• Créez une liste “Campagne – Modèle” avec 15 à 30 tâches standard
• Dupliquez-la pour chaque nouvelle campagne en ajustant les dates
• Assignez les tâches à chaque membre de l’équipe (copywriter, designer, media buyer…)

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : une nouvelle “campagne” est ajoutée dans un Google Sheet ou Notion
• Action : création automatique d’un projet / board dans votre best free task list app avec toutes les tâches du modèle “Campagnes marketing”
• Option : envoyer une notification Slack dans le channel #marketing au lancement (tâche “Go live” cochée)

Modèle 5 : Liste “Calendrier éditorial”

Objectif : planifier et suivre la production de contenus (articles de blog, vidéos, posts réseaux sociaux, newsletters).

Structure :

• 1 tâche = 1 contenu
• Champs ou labels à prévoir :
• Type de contenu (article, vidéo, post LinkedIn, newsletter, etc.)
• Canal (Blog, YouTube, Instagram, LinkedIn…)
• Statut (idée, en rédaction, en relecture, programmé, publié)
• Date de publication prévue

Utilisation :

• Créez une section par mois ou par semaine (Semaine 18, Semaine 19…)
• Triez par date de publication pour voir votre vraie “file” éditoriale
• Ajoutez une sous-tâche pour chaque étape (recherche mots-clés, brouillon, visuel, mise en ligne…)

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : une nouvelle ligne est ajoutée dans votre Google Sheet ou base Notion “Idées de contenus”
• Action : création d’une tâche dans la liste “Calendrier éditorial” avec date de publication, canal, type de contenu
• Option : créer automatiquement un événement dans Google Calendar à la date de publication prévue

Modèle 6 : Liste “Routine quotidienne CEO / Solopreneur”

Objectif : structurer vos journées pour rester sur le pilotage stratégique, tout en gérant l’opérationnel.

Structure :

• Bloc Matin (08h–11h) – Deep work
• Bloc Midi (11h–14h) – Communication & management
• Bloc Après-midi (14h–17h) – Delivery & projets
• Bloc Fin de journée (17h–18h) – Revue & planification

Exemples de tâches récurrentes :

• Revue des indicateurs clés (CA, leads, coût d’acquisition, etc.)
• Réponse aux emails importants seulement
• Appels / visios clients
• Temps de travail “stratégie” protégé
• Préparation du lendemain (choix des 3 tâches Cruciales)

Utilisation :

• Créez des tâches récurrentes quotidiennes ou hebdomadaires dans votre app
• Bloquez les créneaux correspondants dans votre calendrier

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : chaque matin à 7h (via Zapier Scheduler)
• Action : création automatique des tâches récurrentes de la journée dans votre app, seulement si elles ne sont pas déjà présentes
• Option : envoyer un récap de vos tâches stratégiques dans Slack ou par email

Modèle 7 : Liste “Support & Service client”

Objectif : suivre les demandes clients sans en oublier, même si elles arrivent par plusieurs canaux (email, chat, réseaux sociaux).

Structure :

• Section : Tickets urgents
• Section : Tickets en cours
• Section : Tickets en attente (client / interne)
• Section : Tickets résolus (archivés chaque semaine)

Utilisation :

• 1 tâche = 1 ticket / 1 cas client
• Ajoutez un tag pour le canal d’entrée (Email, Chat, Facebook, LinkedIn…)
• Ajoutez une date butoir pour chaque réponse attendue

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : nouveau message sur un formulaire de contact, un channel Slack, un email dédié support@, ou un outil comme Intercom
• Action : création automatique d’une tâche “Nouveau ticket support” avec le contenu du message et les coordonnées du client
• Option : lorsqu’une tâche passe en “résolue”, envoyer un email automatique pour demander un avis ou un NPS

Modèle 8 : Liste “Projets 90 jours” (vision + exécution)

Objectif : transformer vos objectifs trimestriels en tâches actionnables sans vous perdre dans les micro-détails trop tôt.

Structure :

• Section : Objectifs du trimestre (3 à 5 max)
• Pour chaque objectif, créer un sous-projet ou une liste :
• Milestones (3 à 7 jalons majeurs)
• Tâches clés associées à chaque jalon

Utilisation :

• Commencez par définir les 3 grandes priorités business du trimestre
• Découpez ensuite en jalons, puis en tâches
• Reliez chaque tâche hebdomadaire à un objectif trimestriel (via un tag ou projet parent)

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : début de trimestre (via Zapier Scheduler) ou validation de vos OKR dans Notion/Airtable
• Action : création automatique d’un nouveau set de listes “Projets 90 jours” avec vos modèles de jalons

Modèle 9 : Liste “Maintenance business & administratif”

Objectif : regrouper toutes les petites tâches récurrentes qui sécurisent votre activité mais que vous repoussez toujours.

Structure :

• Section Hebdomadaire :
• Revue des comptes bancaires
• Backups (site, CRM, fichiers critiques)
• Revue des dépenses (abonnements inutiles…)
• Section Mensuelle :
• Préparation des factures
• Relances d’impayés
• Mise à jour des tableaux de bord
• Section Trimestrielle / Annuelle :
• Point avec l’expert-comptable
• Audit rapide des outils et process

Utilisation :

• Créez ces tâches en récurrent directement dans votre app
• Regroupez les tâches admin dans un seul bloc de 1 à 2h par semaine

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : chaque vendredi à 15h (via Zapier Scheduler)
• Action : regrouper dans un email unique la liste des tâches “Admin & Maintenance” non traitées, pour vous forcer à les voir

Modèle 10 : Liste “Inbox Zero productif”

Objectif : ne pas laisser vos emails et messages dicter votre journée, tout en transformant les vrais sujets en tâches actionnables.

Structure :

• Section : À traiter aujourd’hui
• Section : À planifier
• Section : En attente de réponse

Utilisation :

• Dès qu’un email nécessite une action, transformez-le en tâche plutôt que de le “laisser dans la boîte”
• Supprimez ou archivez l’email une fois la tâche créée
• Utilisez la section “En attente” pour suivre les réponses importantes

Automatisation Zapier :

• Déclencheur : vous ajoutez un libellé spécifique à un email (ex. “Todo”) dans Gmail ou Outlook
• Action : créer automatiquement une tâche dans votre best free task list app avec le sujet de l’email, un lien vers celui-ci et une date d’échéance
• Option : si vous marquez un email avec le label “En attente”, créer une tâche de suivi 3 jours plus tard

Mettre vos modèles de listes en pilote automatique avec Zapier

Avoir des modèles, c’est bien. Les alimenter automatiquement, c’est là que vous gagnez vraiment du temps et de la sérénité. Quelques principes simples permettent de transformer votre app de tâches en “tour de contrôle” de votre business.

1. Un seul endroit pour piloter, plusieurs sources d’entrée

• Vos tâches peuvent provenir de : formulaires, emails, CRM, réseaux sociaux, outils marketing
• Mais c’est votre app de listes de tâches qui devient l’unique endroit de pilotage
• Zapier sert de pont entre chaque source et vos listes modèles

2. Des déclencheurs simples, mais puissants

• Nouveau lead créé → ajout d’une tâche dans la liste “Suivi des leads”
• Nouveau client signé → duplication de la liste “Onboarding client”
• Nouvelle idée de contenu dans Notion → création dans la liste “Calendrier éditorial”
• Email labellisé “Todo” → transformation en tâche dans la liste “Inbox Zero productif”

3. Des règles claires pour vos priorités

• Chaque tâche doit appartenir à un modèle (ex. lead, campagne, contenu, admin…)
• Chaque journée commence par la liste “Priorité du jour”
• Chaque tâche liée à un objectif trimestriel doit être taguée comme telle

En combinant une best free task list app bien choisie, ces 10 modèles de listes et quelques automatisations simples via Zapier, vous transformez votre gestion quotidienne des tâches en un système beaucoup plus prévisible, qui consomme moins de temps cognitif et vous rend en moyenne 1 heure de focus par jour.