Automatiser un rapport d’incident avec Zappier et Google Sheet à partir de body cam footage -

Automatiser un rapport d’incident à partir de body cam footage avec Zapier et Google Sheets permet de gagner un temps considérable, de réduire les erreurs humaines et de standardiser la façon dont l’information est remontée sur le terrain. Pour les équipes de sécurité, les forces de l’ordre privées, les services d’intervention ou même les équipes terrain en retail, cette automatisation transforme la vidéo brute en données exploitables pour le management, le juridique et le marketing.

Pourquoi automatiser les rapports d’incident à partir de body cam footage ?

Les body cams produisent un volume massif de vidéos, souvent mal exploitées faute de temps. Sans automatisation, chaque incident nécessite :

le transfert manuel de la vidéo sur un serveur ou un drive,
la saisie à la main d’un rapport structuré,
le rapprochement entre le rapport et le fichier vidéo,
la mise à jour d’un tableau de suivi ou d’un CRM.

Résultat : des rapports incomplets, des délais de traitement trop longs et une difficulté à analyser les tendances (pics d’incidents, zones à risque, acteurs impliqués, etc.). En connectant la body cam, un espace de stockage cloud et Google Sheets via Zapier, vous créez un pipeline automatisé où chaque nouvelle vidéo d’incident alimente instantanément une base de données actionnable.

Automatiser ce flux présente plusieurs bénéfices stratégiques :

Traçabilité renforcée : chaque vidéo est liée à un ID d’incident unique, à une date, une heure, un lieu, une équipe.
Standardisation : le même schéma de rapport est appliqué à tous les incidents, ce qui facilite l’analyse.
Réactivité : les managers sont alertés en quasi temps réel, peuvent prioriser les investigations et déployer des actions correctives.
Exploitabilité business : ces données structurées peuvent alimenter des dashboards (Google Data Studio, Looker Studio, Power BI) et orienter les décisions opérationnelles ou marketing.

Pour aller plus loin dans la compréhension des scénarios d’automatisation autour de Zapier, vous pouvez consulter notre article spécialisé sur l’utilisation de Zapier pour automatiser les workflows métiers, qui illustre d’autres cas pratiques proches de la gestion d’incidents.

Préparer l’écosystème : body cam, stockage cloud et Google Sheets

Avant de créer vos Zaps, il est essentiel de définir un environnement technique cohérent. Zapier ne se connecte pas directement à la body cam, mais aux services où les vidéos sont transférées et aux outils qui gèrent les données structurées.

Choisir un stockage cloud compatible avec Zapier

La première brique est l’endroit où vos vidéos seront automatiquement déposées après chaque intervention :

Google Drive : très populaire, parfaitement intégré à l’écosystème Google. Idéal si vous utilisez déjà Google Workspace.
Dropbox : simple, fiable, bien supporté par Zapier.
OneDrive / SharePoint : intéressant si votre organisation est fortement orientée Microsoft 365.

Dans un scénario classique :

les body cams sont synchronisées avec un poste fixe ou une station d’accueil,
un logiciel dédié ou un script transfère automatiquement les vidéos vers un dossier cloud,
chaque vidéo représente un potentiel incident (ou une séquence d’une intervention).

Ce dossier cloud sera le point de départ de vos automatisations Zapier.

Structurer Google Sheets comme base de données des incidents

Google Sheets joue le rôle de base de données légère, accessible à tous les services (opérations, juridique, marketing, qualité). Avant de créer vos Zaps, définissez précisément la structure de votre feuille :

ID incident (généré automatiquement par Zapier ou via une formule Sheets),
Date de l’incident (date d’upload ou métadonnée de la vidéo),
Heure de l’incident,
Nom du fichier vidéo,
Lien vers la vidéo (URL Google Drive, Dropbox, etc.),
Équipe / agent (issu du nom du fichier, de la caméra, ou d’un champ saisi),
Lieu (magasin, zone, ville, GPS si disponible),
Type d’incident (vol, agression, litige client, incident technique…),
Gravité (faible, moyenne, élevée, critique),
Description courte de l’incident (texte libre ou résumé automatique),
Statut (nouveau, en cours, résolu, archivé),
Responsable du suivi,
Commentaires (enrichis à la main par les managers).

Cette structure peut être enrichie au fil du temps, mais il est crucial de démarrer avec des champs cohérents qui couvrent vos besoins minimums en reporting, conformité et pilotage.

Configurer Zapier pour générer un rapport d’incident automatique

Une fois votre écosystème en place, l’essentiel du travail se fait dans Zapier. L’objectif est de faire en sorte que chaque nouvelle vidéo déposée dans votre dossier cloud déclenche l’ajout (ou la mise à jour) d’une ligne dans Google Sheets, avec le maximum d’informations pertinentes.

1. Créer le déclencheur : nouvelle vidéo d’incident

Dans Zapier, créez un nouveau Zap en définissant comme déclencheur :

App : Google Drive (ou Dropbox, OneDrive, selon votre choix),
Event : New File in Folder,
Folder : sélectionnez le dossier où les vidéos d’incident sont déposées.

Pensez à organiser vos dossiers par équipe, site ou type d’incident si nécessaire. Par exemple :

/Incidents/BodyCam/Paris/Magasin-01
/Incidents/BodyCam/Marseille/Magasin-02

Vous pouvez créer un Zap par dossier (si les règles diffèrent selon les sites) ou un Zap global si le traitement est identique partout.

2. Extraire et normaliser les métadonnées de la vidéo

Une fois le fichier détecté, Zapier peut récupérer un ensemble d’informations :

Nom du fichier,
Date de création / modification,
URL de partage,
Chemin du dossier,
Éventuels tags ou champs personnalisés selon le service cloud.

Il est pertinent de normaliser dès cette étape certaines données :

Site ou magasin : déduit du nom du dossier (par exemple, tout ce qui est dans /Magasin-01/ se voit attribuer “Magasin 01”),
Agent ou équipe : s’il est inclus dans le nom du fichier (ex : “BCAM-EquipeA-2026-01-12_Incident_001.mp4”), Zapier peut utiliser une étape “Formatter” pour découper le texte (Split Text) et isoler l’information utile,
Date et heure : converties dans le bon fuseau horaire et au bon format (AAAA-MM-JJ, HH:MM) via “Formatter > Date/Time”.

Cette préparation garantit une cohérence des données dans Google Sheets et facilite les filtres, tableaux croisés et visualisations.

3. (Optionnel mais puissant) Ajouter une transcription automatique

Beaucoup d’organisations souhaitent aller plus loin qu’un simple lien vers la vidéo et disposer d’un résumé ou d’une transcription des échanges vocaux, pour :

faciliter la recherche de cas similaires,
documenter précisément les interactions avec les clients,
préparer les dossiers juridiques ou RH.

Zapier peut intégrer un service de transcription ou d’analyse audio/vidéo, par exemple :

un outil de transcription compatible via API (connecté avec Webhooks by Zapier),
un service de reconnaissance vocale déjà présent dans l’écosystème Zapier.

Le flux devient alors :

Trigger : nouvelle vidéo dans le dossier d’incident,
Étape 1 : envoyer l’URL de la vidéo au service de transcription,
Étape 2 : attendre la réponse (texte brut, résumé, mots-clés),
Étape 3 : enrichir les colonnes de Google Sheets avec ces informations (ex. “Résumé de l’incident”, “Mots-clés”, “Ton de l’échange”).

Même sans transcription complète, un simple résumé textuel généré automatiquement peut suffire pour accélérer les revues d’incidents et les analyses marketing (comportement client, raisons fréquentes de litiges, zones de friction dans le parcours d’achat).

4. Créer ou mettre à jour le rapport d’incident dans Google Sheets

La dernière étape-clé côté Zapier est l’écriture dans Google Sheets :

App : Google Sheets,
Event : Create Spreadsheet Row (ou Update Spreadsheet Row si vous avez déjà un ID incident généré ailleurs),
Sheet : sélectionnez la feuille dédiée aux incidents.

Mappez ensuite chaque champ issu des étapes précédentes aux colonnes de votre tableau :

Colonne “Date” → Date d’upload ou date extraite du nom de fichier,
Colonne “Heure” → Heure d’upload ou heure extraite,
Colonne “Vidéo” → Link to file (URL publique ou interne selon vos paramètres de partage),
Colonne “Site” → Dossier ou identifiant déduit,
Colonne “Agent” → Segment du nom de fichier, badge ou ID,
Colonne “Résumé” → Résumé automatisé (si vous utilisez la transcription),
Colonne “Statut” → Valeur par défaut “Nouveau”, à mettre à jour ensuite manuellement ou via d’autres Zaps.

Vous pouvez également générer un ID incident dans Zapier, par exemple en combinant la date, le site et un numéro incrémental, ou en laissant Google Sheets gérer cela via une formule (comme SEQUENCE ou un script Apps Script).

Optimiser la structure de Google Sheets pour le suivi et le pilotage

Une fois l’automatisation fonctionnelle, la valeur réelle vient de la façon dont vous exploitez le tableau d’incidents. Bien structuré, ce Google Sheet devient un véritable outil de pilotage et de reporting pour l’ensemble de l’organisation.

Colonnes avancées pour enrichir l’analyse

Au-delà des champs de base, envisagez d’ajouter :

Catégorie marketing (ex. “insatisfaction prix”, “attente en caisse”, “qualité produit”) pour analyser les points de friction client,
Impact business (perte estimée, temps immobilisé, coût de traitement),
Canal d’escalade (service client, direction magasin, juridique),
Temps de résolution (calculé automatiquement via la différence entre date d’ouverture et date de résolution),
Action corrective (brief équipe, modification process, communication client, etc.).

Ces données permettent ensuite d’identifier :

les sites les plus exposés,
les incidents les plus coûteux,
les motifs récurrents de complaintes,
les actions qui réduisent le mieux la fréquence ou la gravité des incidents.

Filtres, vues et tableaux de bord

Google Sheets propose de nombreuses fonctionnalités pour rendre vos rapports d’incident vraiment opérationnels :

Filtres enregistrés : créer des vues par site, par type d’incident, par gravité ou par équipe.
Tableaux croisés dynamiques : analyser le nombre d’incidents par semaine, par plage horaire, par type de client, etc.
Graphiques : visualiser l’évolution des incidents, détecter les pics autour d’événements particuliers (promotions, soldes, lancements produits).
Couleurs conditionnelles : mettre en évidence les incidents critiques ou non résolus depuis trop longtemps.

Ces éléments transforment votre Google Sheet en cockpit de gestion d’incidents, utile aussi bien pour les responsables terrain que pour les décideurs marketing et business.

Bonnes pratiques, sécurité et scénarios avancés avec Zapier

Automatiser un rapport d’incident à partir de body cam footage implique des enjeux forts de conformité, de sécurité des données et d’organisation des workflows. Une mise en place réfléchie permet d’exploiter la puissance de Zapier sans compromettre la confidentialité ni la qualité des informations.

Gérer les droits d’accès et la confidentialité

Les vidéos de body cam contiennent souvent des données sensibles (visages, voix, comportements, incidents graves). Il est donc essentiel de :

limiter l’accès au dossier cloud contenant les vidéos aux seules personnes habilitées,
configurer les liens de partage pour qu’ils ne soient accessibles qu’aux comptes internes (pas de lien public),
restreindre l’accès au Google Sheet aux managers, RH, juridique et personnes autorisées,
documenter les règles d’utilisation, de consultation et de conservation des vidéos et des rapports.

Zapier, en tant qu’intermédiaire, doit être configuré avec un compte de service dédié, dont les droits sont contrôlés et régulièrement audités.

Standardiser les conventions de nommage

Pour que l’automatisation soit fiable, adoptez des conventions de nommage strictes pour les fichiers vidéo :

BCAM-[Site]-[Equipe]-[AAAA-MM-JJ]_[HH-MM]_[Numéro].mp4

Grâce à ce format, Zapier peut :

extraire automatiquement le site (entre les tirets),
déduire la date et l’heure exactes de l’incident,
distinguer plusieurs incidents sur une même journée ou intervention.

Cette standardisation réduit le recours aux saisies manuelles et diminue drastiquement le risque d’erreur.

Scénarios avancés : notifications, CRM et intégrations marketing

Une fois le socle “vidéo → Google Sheets” opérationnel, Zapier permet d’aller beaucoup plus loin dans l’orchestration du workflow :

Notifications en temps réel : envoyer un message dans Slack, Microsoft Teams ou par email lorsque :
- un incident de gravité élevée est détecté (colonne “Gravité” = “Critique”),
- un incident survient dans un site sensible ou en dehors des horaires habituels.
Création de tickets : ouvrir automatiquement un ticket dans un outil de support (Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management) pour les incidents nécessitant un suivi structuré.
Intégration CRM : si un incident implique un client identifié (fidélité, B2B, VIP), lier l’incident à sa fiche dans HubSpot, Salesforce ou Pipedrive, pour garder l’historique complet de la relation.
Analyse marketing : agréger les catégories d’incidents dans un outil de BI pour repérer les signaux faibles (problèmes de parcours client, défauts récurrents d’un produit, zones de friction en magasin ou sur le terrain).

Ces scénarios transforment le rapport d’incident en véritable matière première pour améliorer les process, la satisfaction client et la performance commerciale.

Itérer et améliorer l’automatisation dans le temps

Une automatisation de rapport d’incident n’est jamais figée. Les équipes terrain, les managers et les analystes vont rapidement identifier :

des champs manquants dans le rapport,
des règles de classification à affiner,
des filtres ou alertes supplémentaires à mettre en place,
des redondances ou frictions dans le workflow actuel.

Zapier facilite ces ajustements : vous pouvez cloner des Zaps, tester de nouvelles conditions, ajouter ou modifier des étapes sans devoir recoder toute une application. L’important est de documenter vos choix (schéma des colonnes, logique des Zaps, règles de nommage) pour que l’automatisation reste compréhensible et maintenable même en cas de changement d’équipe ou de prestataire.

Automatiser un rapport d’incident à partir de body cam footage avec Zapier et Google Sheets n’est pas seulement une question de gain de temps. C’est un levier puissant pour professionnaliser la gestion des incidents, fiabiliser les données et en faire un outil de pilotage au service du business, du marketing et de la qualité opérationnelle.