Automatiser l’onboarding des nouveaux employés est l’un des usages les plus puissants de Zapier pour les équipes RH, IT et managers. Chaque nouvelle embauche implique une série de tâches répétitives : envoi de documents à signer, création des comptes, préparation du matériel, communication aux équipes… Autant d’actions qui prennent du temps, génèrent des erreurs et dépendent souvent de la bonne volonté de chacun.
Avec Zapier, il est possible de transformer ce processus en un flux cohérent, automatisé et traçable : dès la signature du contrat, toutes les étapes se déclenchent automatiquement. L’objectif : que le nouvel employé soit opérationnel dès son premier jour, sans que personne ne perde du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Cartographier le processus d’onboarding avant d’automatiser
Avant de créer le moindre Zap, il est indispensable de clarifier votre processus d’onboarding actuel. Listez toutes les étapes, de la promesse d’embauche au premier jour de travail. Par exemple :
Envoi du contrat et signature électronique
Collecte des informations administratives (adresse, IBAN, pièce d’identité, etc.)
Création des accès aux outils (email, Slack, CRM, outils métiers…)
Ajout dans les répertoires internes (organigramme, base collaborateurs, annuaires)
Préparation du matériel (ordinateur, badge, téléphone)
Communication aux équipes (annonce Slack, email de bienvenue)
Organisation du parcours d’intégration (agenda, formations, rendez-vous clés)
Pour chaque étape, posez-vous trois questions :
Dans quel outil cette étape se passe-t-elle aujourd’hui (Google Drive, Excel, ATS, Slack, Trello, Notion, etc.) ?
Qui en est responsable (RH, IT, manager, Office Manager) ?
Quel est l’événement qui pourrait servir de déclencheur dans Zapier (signature de contrat, ajout dans un tableur, formulaire rempli, etc.) ?
Une fois cette cartographie réalisée, vous pouvez identifier précisément ce qui peut être automatisé, et avec quelles applications.
Point de départ : déclencher l’onboarding à la signature du contrat
Le déclencheur idéal pour automatiser l’onboarding est la signature du contrat. Dès que le candidat signe, Zapier peut lancer toute une série d’actions en cascade.
Outils typiquement utilisés :
DocuSign, HelloSign, PandaDoc, Yousign pour la signature électronique
HubSpot, Pipedrive ou un ATS (Recruitee, Lever, Workable…) pour la gestion des candidats
Google Drive ou Dropbox pour l’archivage des contrats
Exemple de Zap de base :
Trigger : “Document signed” dans DocuSign (ou équivalent)
Action 1 : Créer une ligne dans un Google Sheets “Nouvelles embauches” avec les infos du contrat (nom, prénom, email perso, poste, manager, date d’arrivée, type de contrat)
Action 2 : Enregistrer automatiquement le PDF signé dans un dossier structuré sur Google Drive ou OneDrive
Action 3 : Envoyer un email interne aux RH et à l’IT pour les informer de la nouvelle embauche, avec un lien vers le contrat et la ligne du tableur
Ce premier Zap crée un “hub” de données fiable (par exemple un Google Sheets) qui servira ensuite de base pour les autres automatisations.
Centraliser toutes les données employé dans un outil pilote
Pour éviter la dispersion et les doublons, il est stratégique de définir un “outil maître” où seront centralisées les informations employé. Cela peut être :
Un tableur Google Sheets ou Excel Online
Une base Notion “Collaborateurs”
Un outil de base de données comme Airtable
Votre SIRH s’il dispose d’intégrations Zapier
Par exemple, avec Airtable :
Créez une base “Employés” avec des champs : Nom, Prénom, Email perso, Email pro, Poste, Manager, Département, Date d’arrivée, Lieu, Statut (en recrutement / à venir / en poste), etc.
Utilisez un Zap pour remplir automatiquement cette base à partir du contrat signé (DocuSign, HelloSign, etc.)
Cette base Airtable deviendra ensuite la source de vérité pour déclencher d’autres Zaps (création de comptes, notifications, suivi d’intégration)
Le point clé : ne jamais saisir deux fois la même donnée manuellement. A partir du moment où le candidat signe son contrat, toutes les informations doivent circuler automatiquement vers vos autres outils.
Créer automatiquement les comptes et accès aux outils
La création des accès est l’une des parties les plus chronophages de l’onboarding. Avec Zapier, vous pouvez standardiser une grande partie de ce travail, en particulier si vous utilisez des suites comme Google Workspace ou Microsoft 365.
Cas 1 : création du compte Google Workspace
Il existe des intégrations (directes ou via des apps tierces) permettant :
De créer un nouvel utilisateur Google Workspace à partir d’une ligne dans Google Sheets, Airtable ou un autre outil
De lui attribuer automatiquement des groupes (ex. : “Tout le monde”, “Marketing”, “Bureau Paris”)
De générer une adresse email basée sur un modèle (ex. [email protected])
Exemple de Zap :
Trigger : Nouvelle ligne dans Airtable “Employés” avec le champ “Statut = A créer”
Action 1 : Créer un utilisateur dans Google Workspace (via une app compatible ou via un webhook vers un script interne)
Action 2 : Mettre à jour la fiche Airtable avec l’email pro et un statut “Compte créé”
Action 3 : Envoyer un email à l’IT récapitulant les accès créés
Cas 2 : ajout automatique dans Slack, Teams ou autres outils collaboratifs
Une fois l’email pro créé, vous pouvez automatiser :
L’invitation du nouvel employé dans un workspace Slack
L’ajout automatique dans des canaux spécifiques (par département, bureau, projet)
L’envoi d’un message de bienvenue personnalisé
Exemple de Zap Slack :
Trigger : Mise à jour de la fiche employé dans Airtable avec “Email pro” renseigné
Action 1 : Inviter l’utilisateur dans Slack (si votre plan et intégration le permettent)
Action 2 : L’ajouter dans les canaux #welcome, #marketing, #paris, etc.
Action 3 : Poster automatiquement un message de bienvenue dans #general en reprenant son poste, son équipe et sa date d’arrivée
Pour les outils métiers spécifiques (CRM, outil support, logiciel projet…), le principe est le même : dès que la fiche employé atteint un certain statut dans votre outil maître, un Zap crée ou met à jour le compte correspondant.
Automatiser la préparation administrative et logistique
Au-delà des accès logiciels, l’onboarding implique de nombreuses tâches administratives et logistiques : documents à collecter, matériel à préparer, badges à programmer, etc. Zapier peut structurer et fiabiliser ce volet.
Collecte des documents administratifs
Au lieu d’échanger 10 emails avec chaque nouveau collaborateur, vous pouvez :
Créer un formulaire (Typeform, Google Forms, Tally, etc.) pour recueillir les infos perso et les documents (via upload)
Envoyer automatiquement ce formulaire au candidat dès que le contrat est signé
Stocker automatiquement les réponses et documents au bon endroit
Exemple de Zap :
Trigger : Document signé dans HelloSign
Action 1 : Envoyer un email automatique au futur employé avec un lien vers un Typeform pour compléter ses infos administratives
Action 2 : Créer un dossier nominatif dans Google Drive “Employés / Année / Nom Prénom”
Action 3 : Lorsque le Typeform est complété, enregistrer les documents dans ce dossier et mettre à jour la fiche employé dans Airtable avec un statut “Dossier complet = Oui/Non”
Préparation du matériel et des accès physiques
Pour coordonner les actions de l’IT, de l’Office Manager ou du service général, vous pouvez utiliser un outil de tâches (Trello, Asana, ClickUp, Notion…) comme support et laisser Zapier créer automatiquement les to-do.
Exemple de Zap Trello :
Trigger : Nouvelle fiche employé dans Airtable avec date d’arrivée renseignée
Action 1 : Créer une carte Trello dans la colonne “Matériel à préparer” avec checklist : ordinateur, écran, souris, clavier, badge d’accès, clé, etc.
Action 2 : Assigner la carte à la personne en charge (IT ou Office Manager)
Action 3 : Ajouter la date d’arrivée comme échéance sur la carte
Vous créez ainsi un cadre clair, où chaque service sait ce qu’il doit faire et quand, sans échange d’emails manuels.
Structurer le parcours d’intégration du collaborateur
L’onboarding ne se limite pas au premier jour. Il inclut également le parcours des premières semaines : rendez-vous, formations, points de suivi. Là encore, Zapier permet de standardiser.
Création automatique du planning d’intégration
Vous pouvez, par exemple :
Préparer un modèle d’événements dans Google Calendar ou Outlook (Jour 1 : Onboarding RH, Jour 1 : Setup IT, Semaine 1 : formation produit, Semaine 2 : point manager, etc.)
Utiliser Zapier pour créer automatiquement ces événements aux bonnes dates pour chaque nouvel employé
Exemple de Zap Calendar :
Trigger : Nouvelle embauche confirmée dans Airtable
Action 1 : Créer un événement “Welcome RH” le premier jour à 9h avec le manager et les RH
Action 2 : Créer un événement “Formation outils” le deuxième jour à 10h
Action 3 : Planifier un “Point 30 jours” entre le manager et le collaborateur 30 jours après la date d’arrivée
Guides et ressources d’onboarding automatiques
Au moment où le compte email est créé, vous pouvez automatiser l’envoi :
D’un email de bienvenue avec les infos clés (horaires, dress code, accès bureaux)
D’un lien vers un Notion / Wiki d’onboarding
D’un parcours dans un LMS (outil de formation) si vous en utilisez un
Exemple de Zap :
Trigger : Email pro renseigné dans Airtable
Action 1 : Envoyer un email “Bienvenue chez [Nom de l’entreprise]” avec un modèle standardisé
Action 2 : Ajouter l’employé à une séquence d’emails d’onboarding dans un outil comme MailerLite, Mailchimp ou Customer.io
Suivre et ajuster votre processus d’onboarding grâce aux données
Une fois vos Zaps en place, l’étape suivante est d’analyser et d’améliorer votre processus. L’avantage d’un onboarding automatisé est que chaque étape peut être tracée :
Temps entre la signature du contrat et la création des comptes
Pourcentage de dossiers administratifs complétés avant le premier jour
Taux de tâches logistiques terminées avant la date d’arrivée
Vous pouvez utiliser Zapier pour :
Envoyer automatiquement des données vers un tableau de bord (Google Data Studio, Looker Studio, Notion, Airtable)
Créer des alertes si certaines étapes sont en retard (par exemple, aucun compte Slack créé à J-1)
Notifier les managers ou les RH lorsqu’une étape clé est franchie
En structurant ainsi votre onboarding autour d’un système central (Airtable, Notion, Google Sheets) et de Zaps bien pensés, vous transformez un processus souvent chaotique en un flux fluide et prévisible.
Pour aller plus loin, l’idéal est de démarrer avec un premier “squelette” d’automatisation (signature → fiche employé → création comptes principaux) puis d’ajouter, petit à petit, des briques supplémentaires (logistique, parcours de formation, reporting). L’objectif n’est pas de tout automatiser d’un coup, mais d’industrialiser ce qui est répétitif, chronophage et sujet aux oublis, afin de redonner du temps aux équipes pour l’essentiel : l’humain dans l’intégration des nouveaux collaborateurs.
