Comprendre Zapier en 10 scénarios métier concrets : zapier c’est quoi dans la pratique ?

Automatiser des tâches sans écrire une ligne de code peut transformer un business. Zapier est l’un des outils les plus puissants pour connecter vos logiciels entre eux et faire circuler l’information sans intervention humaine. Mais dans la pratique, zapier c’est quoi ? Comment l’utiliser concrètement dans un contexte métier, au-delà des belles promesses marketing ?

À travers 10 scénarios concrets, centrés sur le business et le marketing, vous allez voir comment Zapier peut devenir votre “assistant invisible”, qui travaille en arrière-plan pour votre entreprise, 24h/24.

Zapier, c’est quoi dans la pratique ?

Sur le papier, Zapier est un outil d’automatisation “no-code” qui permet de connecter plus de 6 000 applications : CRM, emailings, outils de publicité, formulaires, Google Sheets, logiciels de facturation, messageries instantanées, etc.

Dans la pratique, l’outil repose sur une logique simple :

• Un déclencheur (Trigger) : un événement se produit dans une application (nouveau lead, paiement, formulaire soumis, fichier ajouté, etc.).
• Une ou plusieurs actions (Actions) : Zapier exécute automatiquement une série d’opérations dans une ou plusieurs autres applications (créer un contact, envoyer un email, poster un message, mettre à jour un tableau…).
• Des filtres et conditions : vous pouvez décider que certaines actions ne s’exécutent que si des critères sont remplis (montant minimum, pays, source du lead, statut du client, etc.).

Chaque automatisation s’appelle un “Zap”. Un Zap peut être ultra simple (un déclencheur, une action) ou plus sophistiqué (plusieurs étapes, branches conditionnelles, délais, formatage de données).

Pour comprendre réellement “zapier c’est quoi”, l’angle le plus utile reste de regarder des scénarios métier très concrets. Voici 10 situations qui parlent aux équipes marketing, commerciales et de support.

10 scénarios métier concrets pour comprendre Zapier

1. Centraliser automatiquement tous vos leads dans votre CRM

Dans beaucoup d’entreprises, les leads arrivent de partout : formulaires du site, publicités Facebook, Google Ads, landing pages, webinaires, chat en ligne… Sans synchronisation, les équipes commerciales perdent un temps fou à recopier les données dans le CRM, avec un risque d’erreur élevé.

Avec Zapier, vous créez un Zap par source de lead ou un scénario plus global qui :

• Déclenche un Zap dès qu’un nouveau formulaire est rempli sur votre site (via Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.).
• Déclenche un autre Zap lorsqu’un nouveau lead est généré via Facebook Lead Ads ou LinkedIn Lead Gen Forms.
• Pour chaque lead, Zapier :
  • crée ou met à jour le contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, etc.) ;
  • ajoute une note avec la source du lead et la campagne d’origine ;
  • assigne automatiquement le lead au bon commercial selon la zone géographique ou la taille de l’entreprise.

Résultat : chaque nouveau prospect est dans votre CRM en quelques secondes, prêt à être traité, sans saisie manuelle.

2. Envoyer automatiquement une séquence d’emails après un téléchargement de ressource

Vous proposez un livre blanc, un modèle Excel, une checklist ou un guide à télécharger ? Le réflexe classique est d’envoyer l’email de téléchargement, puis d’oublier ce lead. Avec Zapier, vous pouvez transformer ce simple téléchargement en début de nurturing automatisé.

Scénario type :

• Déclencheur : un visiteur remplit un formulaire de téléchargement (Typeform, Gravity Forms, Thrive Leads, etc.).
• Actions :
  • Ajout automatique du contact dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo, ActiveCampaign…).
  • Assignation d’un tag spécifique (ex : “Intéressé par le SEO”, “Guide Facebook Ads”).
  • Inscription au bon scénario automatisé : série de 3 à 7 emails apportant du contenu complémentaire, des études de cas, puis une proposition de rendez-vous.

L’équipe marketing n’a plus à intervenir manuellement : chaque téléchargement déclenche un parcours personnalisé qui travaille votre lead jusqu’à l’intention d’achat.

3. Synchroniser vos rendez-vous de visioconférence avec votre CRM

Un classique : les rendez-vous sont pris via Calendly, Google Calendar ou Microsoft Bookings, mais les informations restent éparpillées. Les commerciaux oublient de préparer certains calls, ou les managers manquent de visibilité sur le pipeline.

Zapier permet de créer un pont entre votre outil de prise de rendez-vous, votre calendrier et votre CRM :

• Déclencheur : un rendez-vous est réservé (Calendly, YouCanBook.me, Google Calendar…).
• Actions possibles :
  • Créer ou mettre à jour le contact dans le CRM avec la date du rendez-vous et le type de call.
  • Créer une opportunité ou un deal dans le pipeline correspondant (démonstration, audit, diagnostic…).
  • Envoyer un message de rappel personnalisé par email ou SMS via votre outil de marketing automation.
  • Notifier le commercial ou l’équipe via Slack ou Microsoft Teams.

Vous alignez automatiquement vos plannings et votre pipeline, sans double saisie ni oublis.

4. Qualifier vos leads grâce à l’enrichissement automatique de données

Qualifier un lead à la main (taille de l’entreprise, secteur, pays, chiffre d’affaires estimé…) est chronophage. Zapier permet de brancher votre CRM à des services d’enrichissement (Clearbit, Dropcontact, FullContact, etc.) pour mieux prioriser les leads.

Flux type :

• Déclencheur : un nouveau contact est créé dans votre CRM ou dans un Google Sheet “nouveaux leads”.
• Actions :
  • Envoyer l’email ou le domaine à un outil d’enrichissement de données.
  • Récupérer automatiquement les champs utiles (taille de l’entreprise, secteur, pays, techno utilisées…).
  • Mettre à jour la fiche du lead dans votre CRM avec ces informations.
  • Appliquer des tags ou un score (lead scoring) en fonction de critères (ex : plus de 50 salariés = lead prioritaire).

Les commerciaux se concentrent sur les prospects réellement qualifiés, sans passer des heures sur LinkedIn ou Google.

5. Automatiser le suivi post-achat pour améliorer l’expérience client

Après un achat, la relation client ne doit pas s’arrêter à l’email de confirmation. Zapier permet de créer une expérience post-achat fluide et personnalisée.

Exemple pour un business en ligne (e-commerce, formation, SaaS) :

• Déclencheur : un paiement réussi dans Stripe, PayPal, Shopify, WooCommerce ou autre.
• Actions possibles :
  • Créer ou mettre à jour le client dans votre CRM avec l’historique d’achats.
  • Ajouter le client à une liste “nouveaux clients” dans votre outil d’emailing.
  • Envoyer une séquence d’emails d’onboarding ou de prise en main du produit.
  • Notifier l’équipe support ou customer success dans Slack pour un suivi personnalisé sur les comptes premium.
  • Créer automatiquement une facture dans votre logiciel de facturation si ce n’est pas déjà géré en natif.

Vous structurez votre relation client dès le premier achat, sans dépendre d’actions manuelles qui finissent souvent par être oubliées.

6. Relancer automatiquement les prospects inactifs ou les paniers abandonnés

Les leads froids ou paniers abandonnés représentent une importante source de revenu potentiel inexploité. Avec Zapier, vous pouvez mettre en place des rappels intelligents sans surcharger vos équipes.

Idée de scénario pour un site e-commerce :

• Déclencheur : un panier est créé puis n’est pas transformé en commande dans les 2 heures (données disponibles via Shopify, WooCommerce, Prestashop ou Google Analytics couplé à un système de tracking).
• Actions :
  • Envoyer un premier email de rappel personnalisé (produits laissés dans le panier, photo, prix).
  • Si pas de commande après 24 heures, envoyer un second email avec un argument supplémentaire (preuve sociale, avis clients, garantie).
  • Si le panier dépasse un certain montant, notifier l’équipe commerciale pour un suivi manuel personnalisé.

Pour un business B2B, on peut adapter le même principe :

• Déclencheur : un lead n’a pas répondu au dernier email dans les 7 jours.
• Actions :
  • Envoyer un rappel automatique personnalisé.
  • Créer une tâche dans le CRM pour que le commercial passe un appel.
  • Notifier sur Slack les leads “à fort potentiel” restés sans réponse.

7. Connecter vos publicités à votre CRM pour mesurer le ROI réel

Les plateformes publicitaires affichent des clics et des conversions, mais pas le chiffre d’affaires réel par campagne ou par annonce. L’un des usages les plus puissants de Zapier consiste à faire circuler les informations entre vos campagnes, votre CRM et vos ventes.

Exemple de flux :

• Déclencheur : nouveau lead via une campagne Facebook Ads, Google Ads ou LinkedIn Ads (grâce aux intégrations natives ou à des webhooks).
• Actions :
  • Créer le contact dans le CRM avec la campagne, l’annonce et le mot-clé associés.
  • Enregistrer ces informations de tracking dans des champs dédiés (utm_source, utm_campaign, utm_term…).

Ensuite, quand un lead devient client :

• Déclencheur : une opportunité passe au statut “gagné” ou un paiement est enregistré.
• Actions :
  • Mettre à jour un Google Sheet de reporting avec le montant de la vente, la campagne d’origine et la date.
  • Envoyer ces données vers un outil de BI ou de visualisation (Google Data Studio, Looker Studio, Power BI).

Vous obtenez une vision claire du ROI par canal et par campagne, basée sur les ventes réelles, pas uniquement sur les leads générés.

8. Automatiser le reporting hebdomadaire pour vos équipes

Préparer des rapports récurrents consomme énormément de temps : export de données, nettoyage dans Excel, mise en forme, envoi par email. Zapier permet de réduire ce travail manuel au strict minimum.

Scénario possible :

• Déclencheur : tous les lundis à 8h (déclencheur “Schedule by Zapier”).
• Actions :
  • Récupérer le nombre de nouveaux leads, d’opportunités créées et de ventes gagnées dans votre CRM.
  • Tirer les stats principales de votre outil d’emailing (taux d’ouverture, de clics, nouveaux abonnés).
  • Extraire les dépenses publicitaires et conversions des plateformes Ads principales.
  • Assembler ces données dans un Google Sheet “Reporting hebdo”.
  • Envoyer un email automatique avec les principaux chiffres de la semaine et le lien vers le tableau.
  • Poster un résumé synthétique dans un canal Slack dédié au suivi des KPIs.

Les chiffres sont consolidés automatiquement, toujours au même moment, sans que personne ne passe sa matinée à faire du copier-coller.

9. Synchroniser votre base d’inscrits entre plusieurs outils

Au fil du temps, vos contacts se dispersent : CRM, outils d’emailing, plateforme de formation, solution de webinar, solution de chat… Tenir toutes ces bases à jour manuellement est quasi mission impossible.

Grâce à Zapier, vous pouvez définir un “système de vérité” (souvent le CRM ou un Google Sheet central) et synchroniser les autres outils :

• Déclencheur : nouveau contact ajouté ou mis à jour dans votre base principale.
• Actions :
  • Ajouter ou mettre à jour le contact dans votre outil d’emailing.
  • Mettre à jour les droits d’accès dans votre plateforme de cours en ligne ou votre espace client.
  • Le retirer automatiquement de certaines listes s’il se désinscrit ou devient client.

Vous limitez les doublons, les erreurs de segmentation et les envois d’emails inappropriés (par exemple, envoyer une promo “nouveau client” à un client fidèle déjà actif).

10. Automatiser la collecte d’avis clients et de témoignages

Les avis clients sont essentiels pour la preuve sociale, mais demander ces avis au bon moment et de manière systématique est difficile sans automatisation.

Zapier peut orchestrer automatiquement les demandes d’avis :

• Déclencheur :
  • une commande est livrée depuis 7 jours ; ou
  • un client a atteint un certain seuil d’utilisation de votre produit (nombre de sessions, temps d’utilisation…) ; ou
  • un projet est marqué comme “terminé” dans votre outil de gestion (Trello, Asana, ClickUp…).
• Actions :
  • Envoyer un email personnalisé avec un lien vers votre page d’avis (Google Business Profile, Trustpilot, Avis Vérifiés…).
  • Créer une tâche dans votre CRM ou outil de projet si vous souhaitez contacter personnellement certains clients stratégiques pour des cas d’études.
  • Enregistrer automatiquement les réponses dans un Google Sheet pour réutiliser les avis dans vos pages de vente.

Vous bâtissez un flux continu de preuves sociales qui renforce votre crédibilité et améliore vos taux de conversion.

Bien configurer Zapier pour un usage métier efficace

Identifier les bons processus à automatiser

Avant de créer vos premiers Zaps, il est crucial d’identifier les tâches qui méritent vraiment d’être automatisées. Posez-vous quelques questions simples :

• Quelles tâches répétitives prennent plus de 15 minutes par jour ou 1 heure par semaine ?
• Où perdez-vous le plus de temps en copier-coller entre outils ?
• Où vos équipes commettent-elles régulièrement des erreurs dues à la saisie manuelle ?
• Quels processus, s’ils étaient systématisés, augmenteraient directement le chiffre d’affaires (relances, nurturing, suivi post-achat) ?

Commencez par 2 ou 3 scénarios à forte valeur ajoutée, faciles à tester. Une fois la mécanique rodée, il sera beaucoup plus simple d’étendre vos automatisations.

Structurer vos données pour éviter le chaos

Zapier ne corrige pas un système désorganisé ; il accélère ce qui existe déjà. Si vos données sont incohérentes (tags multiples redondants, champs CRM non normalisés, conventions différentes selon les équipes), vos Zaps risquent de devenir difficiles à maintenir.

Bonnes pratiques :

• Définir une convention de nommage claire pour vos tags, listes et pipelines.
• Créer un dictionnaire de données partagé : quels champs sont obligatoires, comment sont-ils utilisés, quels formats adopter.
• Centraliser autant que possible l’information dans un outil pivot (souvent le CRM ou un Google Sheet maître).
• Utiliser les étapes de formatage de Zapier (Formatter) pour nettoyer les numéros de téléphone, normaliser les majuscules, extraire des informations spécifiques (domaine d’email, prénom…).

Tester et surveiller régulièrement vos Zaps

Une automatisation qui se détraque sans que personne ne s’en aperçoive peut coûter cher (leads non traités, clients non relancés…). Zapier propose un historique détaillé des exécutions et des alertes en cas d’erreur.

Quelques réflexes utiles :

• Tester chaque nouveau Zap avec plusieurs cas réels avant de l’activer en production.
• Prévoir des notifications (email ou Slack) en cas d’erreur répétée sur un Zap critique.
• Documenter vos principaux Zaps : objectif, déclencheur, actions, propriétaire interne.
• Faire un audit trimestriel de vos automatisations pour vérifier :
  • qu’elles correspondent toujours à vos processus actuels ;
  • qu’aucune double automatisation ne provoque de doublons ;
  • qu’elles restent alignées avec vos objectifs métier.

Aller plus loin dans les usages business de Zapier

Les dix scénarios présentés ici ne sont qu’une base. Au fil du temps, la plupart des entreprises développent une véritable “stack d’automatisation” adaptée à leurs spécificités : scoring avancé, synchronisation multi-CRM, intégration avec des outils internes via webhooks, orchestrations complexes entre ventes, marketing et support.

Pour approfondir les usages marketing et business, découvrir des modèles de Zaps prêts à l’emploi et identifier les combinaisons d’outils les plus pertinentes, vous pouvez consulter notre dossier complet sur les utilisations avancées de Zapier pour le business, pensé pour les équipes qui veulent structurer et automatiser leurs process de croissance.