Best email applications for windows to boost productivity

Choisir les meilleures email applications for Windows n’est plus seulement une question de confort de lecture des messages. Pour un business orienté marketing et automatisation, le client mail devient un véritable hub opérationnel qui centralise les échanges avec les prospects, les clients, les partenaires et même les outils internes. Sur un environnement Windows, où cohabitent Outlook, Thunderbird, les anciens Windows Mail, mais aussi des solutions plus modernes comme Mailbird ou eM Client, la question n’est pas seulement « quelle application est la plus jolie ? », mais « quelle application s’intègre le mieux dans un écosystème d’automatisation comme Zapier, that connect your tools and your data ? ».

Dans de nombreuses équipes, l’email reste le canal numéro un pour le suivi commercial, le support, la relation client et la gestion de projet. Pourtant, une grande partie de ces messages est encore traitée à la main : copier-coller des informations vers un CRM, transférer des demandes au support, créer des tâches à partir d’un email important, relancer un prospect au bon moment… Autant d’actions répétitives qui font perdre des heures à vos users, alors qu’elles pourraient être prises en charge automatiquement avec Zapier et un bon client d’e-mail Windows.

Sur un site comme Zapier.fr, l’objectif n’est pas uniquement de comparer des logiciels. L’enjeu est de montrer comment transformer un simple client mail Windows en un poste de commandement automatisé pour le business et le marketing. Chaque fonctionnalité, chaque intégration, chaque workflow compte. Les bonnes email applications for Windows ne sont pas seulement celles qui ont le plus de features, mais celles qui s’intègrent naturellement dans des scénarios d’automatisation concrets : qualification automatique des leads, synchronisation des pièces jointes avec le cloud, création automatique de deals dans le CRM, segmentation marketing basée sur les réponses reçues, etc.

Dans cet article, nous allons d’abord clarifier ce qui fait réellement la valeur d’un client d’e-mail pour Windows dans un contexte business. Nous verrons ensuite comment choisir la bonne application en fonction de vos besoins, passer en revue les principaux clients (Outlook, Thunderbird, Mailbird, eM Client, alternatives à Windows Mail, etc.), puis détailler des exemples d’automatisations Zapier spécifiques à chaque usage. L’objectif : vous permettre de sélectionner, configurer et exploiter au maximum votre client mail Windows pour gagner du temps, structurer vos process marketing et offrir une meilleure expérience à vos clients.

Ce qui fait un excellent client d’email pour Windows dans un contexte business

Avant de comparer des noms de logiciels, il est essentiel de comprendre ce qui fait un bon email client for Windows lorsqu’on travaille dans le marketing, la vente ou l’opérationnel. Les critères classiques (ergonomie, rapidité, stabilité) restent importants, mais ils ne suffisent pas. Dans une logique Zapier, vos email applications for Windows doivent devenir des nœuds d’un réseau automatisé, capables de dialoguer avec d’autres outils et de déclencher des workflows sans intervention manuelle.

Premier pilier : la gestion avancée de la boîte de réception. Un bon client mail doit permettre de :

• Classer rapidement les messages (tags, dossiers, catégories, règles automatiques).
• Rechercher efficacement (par expéditeur, contenu, pièces jointes, période, etc.).
• Mettre en avant les conversations importantes (épinglage, priorisation, vues intelligentes).

Cette granularité est essentielle pour rendre vos automatisations pertinentes. Par exemple, si votre client Windows permet de taguer automatiquement les emails contenant « facture » dans l’objet, vous pourrez plus facilement utiliser Zapier pour envoyer ces pièces jointes vers un dossier OneDrive ou Google Drive, ou alimenter un logiciel de comptabilité via une intégration.

Deuxième pilier : la compatibilité avec les principaux services email et les protocoles (IMAP, POP, Exchange). Un client d’e-mail pour Windows doit gérer sans difficulté plusieurs comptes : Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, hébergements IMAP d’entreprise, etc. Plus la compatibilité est large, plus vous pourrez centraliser vos flux et créer des automatisations uniques that connect all your clients and accounts, au lieu d’avoir un Zap différent pour chaque compte dispersé.

Troisième pilier : les features de productivité intégrées. Parmi les plus utiles pour un usage business :

• Envoi différé et planification d’email (pratique pour le marketing relationnel ou le follow-up commercial).
• Templates de réponses (pour les supports clients ou les relances de prospects).
• Suivi des ouvertures et clics (quand c’est possible dans le respect du RGPD).
• Rappels et snooze d’email pour transformer your inbox en liste de tâches.

Ces fonctionnalités, combinées avec Zapier, permettent par exemple de déclencher une séquence de nurturing dans votre outil d’emailing dès qu’un prospect ouvre un email-clé, ou de créer automatiquement une tâche dans un gestionnaire de projet (Trello, Asana, ClickUp) lorsqu’un message est snoozé ou marqué comme important.

Quatrième pilier : l’ouverture vers l’écosystème. Certains clients d’e-mail Windows proposent déjà des intégrations natives avec d’autres apps (calendriers, CRM, outils de visioconférence). C’est un plus, mais le vrai game changer, c’est la capacité à dialoguer avec Zapier. Concrètement, vous devez pouvoir, au minimum :

• Recevoir les nouveaux emails dans Zapier (via une app native, IMAP ou un alias spécial).
• Envoyer des emails automatiquement, par exemple with Gmail, Outlook ou d’autres services connectés.
• Récupérer des données structurées dans les messages (nom, email, société, montant d’un devis, etc.).

Enfin, cinquième pilier : la sécurité et la conformité. Les clients d’email pour Windows sont au cœur de vos données sensibles (demandes de devis, contrats, informations clients). Vérifiez la gestion du chiffrement, la compatibilité avec l’authentification à deux facteurs, le support d’OAuth pour les connexions à Zapier, ainsi que la possibilité de limiter l’accès à certains comptes sur les postes partagés.

L’objectif n’est pas de trouver l’outil parfait sur tous ces points (il n’existe pas), mais d’identifier le mix de critères le plus important pour votre équipe, puis de choisir une application de messagerie Windows qui se combine au mieux avec vos scénarios Zapier.

Comment choisir la bonne email application for Windows pour votre équipe

Choisir parmi les nombreux clients mail pour Windows nécessite une méthode. Plutôt que de comparer les interfaces ou de se focaliser sur la notion de « meilleur client d’email Windows » au sens absolu, il est plus efficace de partir de vos flux métier et de vos contraintes techniques, puis de remonter vers l’outil qui servira le mieux ces besoins.

Première étape : cartographier vos usages email. Posez-vous quelques questions simples :

• Qui sont les principaux users à impliquer (marketing, sales, support, direction) ?
• Quels sont les types d’emails les plus fréquents (prospects entrants, suivi de commande, newsletters, support, partenaires) ?
• Quels messages demandent aujourd’hui le plus de travail manuel répétitif ?
• Quelles erreurs ou pertes d’information surviennent le plus souvent (demandes perdues, relances oubliées, doublons de saisie) ?

À partir de là, vous pouvez déjà prioriser les fonctionnalités clés du client d’email Windows dont vous avez besoin : gestion avancée des règles, marquage des emails, intégration calendrier, dossiers partagés, signatures multiples pour différents services, etc.

Deuxième étape : analyser vos outils existants. Votre client mail Windows ne travaille jamais seul. Il doit fonctionner with :

• Votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM…).
• Vos outils marketing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign, Klaviyo…).
• Vos outils internes (Slack, Microsoft Teams, Notion, ClickUp…).
• Vos solutions de stockage (Google Drive, OneDrive, Dropbox…).

Pour chacun de ces outils, demandez-vous comment l’email peut s’intégrer dans vos workflows. Par exemple, si vous recevez régulièrement des formulaires de demande de devis par email, votre priorité sera sans doute la captation automatique de ces informations et la création d’un deal dans le CRM via Zapier. Si votre support gère les tickets par email, la synchronisation automatique avec un outil comme Zendesk ou Freshdesk sera essentielle.

Troisième étape : vérifier le degré d’ouverture de chaque client à l’automatisation. Certains email clients for Windows, comme Outlook, disposent de connecteurs dédiés dans Zapier. D’autres, comme Thunderbird, nécessiteront un détour via IMAP, des add-ons, ou l’utilisation d’adresses email relais spéciales comme celles de « Email by Zapier ». Ce n’est pas bloquant, mais cela impacte la simplicité de vos scénarios.

Une bonne pratique consiste à lister quelques workflows « idéaux » : par exemple :

• « Quand je reçois un email with “demande de devis” dans l’objet, créer un lead dans HubSpot, ajouter une tâche de suivi dans ClickUp et envoyer un message de bienvenue personnalisé. »
• « Quand un client envoie une pièce jointe “bon de commande”, la sauvegarder dans un dossier OneDrive spécifique et notifier l’équipe sur Microsoft Teams. »
• « Quand un email est déplacé dans le dossier “À traiter”, créer une carte Trello pour le responsable concerné. »

Ensuite, vérifiez pour chaque client d’e-mail Windows si ces scénarios sont réalisables facilement avec Zapier, without complex workarounds. Vous verrez vite que certains outils, même très populaires, sont moins adaptés à une exploitation business avancée.

Quatrième étape : considérer les besoins spécifiques en termes de coût, de licensing et de support. Certaines applications de mail pour Windows sont totalement free (Thunderbird, par exemple), d’autres sont freemium ou payantes (Mailbird, eM Client), et d’autres encore sont incluses dans des suites comme Microsoft 365 (Outlook). Pour une petite équipe, un client mail Windows free avec quelques add-ons et Zapier peut suffire. Pour une entreprise plus structurée, la cohérence de la suite Microsoft (Windows + Outlook + Teams + SharePoint) couplée à Zapier peut justifier le coût.

Enfin, cinquième étape : tester sur un périmètre réduit. Ne migrez pas toute l’entreprise en une fois. Installez l’email client for Windows choisi sur un petit groupe pilote, configurez vos principaux Zaps, observez la charge de travail, les erreurs, les gains réels de temps et la satisfaction des users. Ajustez, puis déployez progressivement. L’intégration avec Zapier doit être vue comme un projet continu d’amélioration, pas comme un simple paramétrage initial.

Panorama des principaux clients d’email Windows et de leurs forces avec Zapier

Il existe de nombreux clients d’e-mail pour Windows. Plutôt que de dresser une liste exhaustive, concentrons-nous sur ceux qui sont les plus utilisés dans les contextes business et marketing, et voyons comment ils s’articulent avec Zapier et vos flux d’automatisation.

Outlook sur Windows : le classique orienté entreprise

Outlook reste l’un des clients mail Windows les plus répandus dans les organisations, surtout lorsqu’elles utilisent Microsoft 365. Ses atouts principaux :

• Intégration native avec le calendrier, les contacts, Teams et OneDrive.
• Support des comptes Exchange, Outlook.com, IMAP et POP.
• Règles avancées côté client et côté serveur (via Exchange / Microsoft 365).

Côté Zapier, l’intérêt réside dans l’app « Microsoft Outlook » qui permet de déclencher des Zaps sur des nouveaux emails, des nouveaux événements de calendrier, ou d’envoyer des emails automatiquement. Par exemple, vous pouvez connecter Outlook with votre CRM pour créer automatiquement des fiches contacts à chaque nouveau message venant d’un domaine spécifique, ou organiser un suivi marketing lorsqu’un client répond à un email de campagne.

Astuce pratique : utilisez les catégories Outlook pour marquer les emails selon leur statut (à traiter, à relancer, archivé). Ensuite, configurez un Zap qui se déclenche lorsqu’un message est déplacé dans un dossier ou assorti d’une catégorie, afin de créer une tâche dans votre outil de gestion de projet.

Thunderbird : le client mail Windows free, flexible et open-source

Thunderbird reste un des email clients for Windows les plus appréciés par les users qui veulent une solution free, robuste, multi-comptes et open-source. Il gère très bien IMAP, POP, les filtres, les labels, et dispose d’un écosystème d’extensions intéressant.

La limite : il n’existe pas d’app « Thunderbird » native dans Zapier. Toutefois, vous pouvez parfaitement l’intégrer dans vos workflows via :

• Les protocoles IMAP (via Gmail, Outlook, ou un serveur mail compatible déjà connectés à Zapier).
• L’utilisation d’alias dédiés (par exemple, une adresse gérée par « Email by Zapier » vers laquelle Thunderbird transfère ou redirige automatiquement certains emails).

Exemple concret : configurez un filtre dans Thunderbird that forwards les emails importants (par exemple, provenant de votre formulaire web) vers une adresse Email by Zapier. Chaque nouveau message déclenchera alors un Zap qui créera un lead dans votre CRM, enverra une notification Slack, ou ajoutera la personne dans une audience marketing.

Mailbird, eM Client et autres clients modernes

Des applications comme Mailbird ou eM Client se positionnent comme des alternatives modernes aux classiques clients d’email Windows. Elles misent sur :

• Une interface plus épurée et personnalisable.
• Une agrégation de différents services (calendrier, WhatsApp, Slack, etc.).
• Des features de productivité (snooze, templates, vues unifiées, raccourcis).

Bien qu’elles n’aient pas toujours de connecteurs directs dans Zapier, elles fonctionnent très bien en tandem avec des services comme Gmail, Outlook.com ou des serveurs IMAP déjà supportés par Zapier. La logique : vous utilisez Mailbird ou eM Client comme front-end ergonomique sur Windows, pendant que l’automatisation s’appuie sur les comptes serveurs connectés à Zapier.

Par exemple, si votre compte professionnel est un compte Gmail Workspace, vous pouvez :

• Travailler au quotidien dans Mailbird sur Windows pour profiter de son interface.
• Connecter Gmail directly to Zapier pour récupérer les nouveaux emails, les labels, les pièces jointes.
• Définir des règles Gmail (labels, filtres) qui servent de déclencheurs pour vos Zaps.

Vos users bénéficient ainsi d’une expérience modernisée sur Windows, sans sacrifier la puissance d’automatisation que propose Zapier via Gmail ou Outlook.

Le cas de Windows Mail / Courrier et des apps natives

Beaucoup d’utilisateurs Windows se contentent du client natif (Courrier / Windows Mail, puis l’app « Outlook » unifiée apparue dans les dernières versions). Ces apps ont l’avantage d’être déjà installées, simples et intégrées au système, mais elles offrent souvent moins de features avancées que des clients spécialisés.

Dans une logique Zapier, l’important n’est pas tant l’app Windows elle-même que le service email sous-jacent (Outlook.com, Exchange, Gmail, IMAP…). Tant que ce service est connecté à Zapier, vous pouvez automatiser. L’app Windows sert alors d’interface utilisateur, while Zapier manipule les emails sur le serveur.

Si vous envisagez de migrer depuis l’ancien Windows Mail vers un autre client, profitez-en pour repenser votre architecture d’automatisation : quels dossiers, tags ou catégories utiliserez-vous pour piloter vos Zaps ? Quels types de messages doivent encore arriver dans la même inbox, and which can be redirected vers des adresses techniques (support@, facture@) déjà intégrées à Zapier ?

Automatiser votre client d’email Windows avec Zapier : scénarios marketing et business

C’est ici que les email applications for Windows prennent toute leur valeur dans un contexte Zapier. L’idée est de sortir de la simple gestion manuelle des messages pour transformer vos clients mail en déclencheurs et en actions au sein de workflows plus larges. Voici des scénarios concrets, directement applicables pour le marketing, la vente et l’opérationnel.

Automatiser la qualification de leads à partir des emails

De nombreuses entreprises reçoivent encore des demandes de devis, des demandes d’information ou des inscriptions via des formulaires qui envoient simplement un email. Avec Zapier, vous pouvez :

• Détecter un nouvel email avec un certain objet (« Demande de devis », « Essai gratuit », « Contact site web »).
• Extraire les informations clés (nom, email, téléphone, société, budget) grâce à des templates d’email structurés.
• Créer automatiquement un contact et un deal dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…).
• Ajouter ce contact à une liste de nurturing dans votre outil d’email marketing.
• Notifier instantanément le commercial responsable via Slack ou Microsoft Teams.

Votre client d’e-mail Windows sert ici de point d’entrée visuel pour vos users (ils voient les messages, peuvent répondre), mais la mécanique de qualification est déléguée à Zapier, ce qui évite la ressaisie et les oublis.

Gérer le support client par email sans perdre d’information

Si vos clients envoient des demandes à une adresse générique (support@, help@, contact@), vous pouvez utiliser un client mail Windows (Outlook, Thunderbird…) pour centraliser les messages, tout en automatisant leur routage :

• Chaque nouvel email entrant crée un ticket dans un outil comme Zendesk, Freshdesk ou Help Scout via Zapier.
• Les réponses depuis le support sont synchronisées avec l’email original, permettant aux users de continuer à utiliser leur client Windows habituel.
• Les pièces jointes importantes (captures d’écran, documents) sont automatiquement sauvegardées dans un dossier partagé (OneDrive, Google Drive, Dropbox).

Astuce : utilisez des alias d’adresse et des filtres dans votre client d’e-mail Windows pour distinguer les types de demandes (support technique, facturation, partenariats) et orienter les tickets vers les bons pipelines ou les bonnes équipes dans vos outils connectés à Zapier.

Transformer your inbox en liste de tâches automatisée

Beaucoup de professionnels utilisent déjà leur boîte de réception comme liste de tâches, mais de manière informelle. En combinant un client mail pour Windows avec Zapier, vous pouvez structurer cette approche :

• Créer un dossier « À faire » et un dossier « En attente » dans votre client.
• Configurer un Zap qui se déclenche lorsqu’un message est déplacé vers l’un de ces dossiers (via Gmail, Outlook ou IMAP).
• Automatiquement créer une tâche correspondante dans Trello, Asana, Todoist, Notion ou ClickUp, avec un lien vers l’email original.
• Mettre à jour la tâche (statut, échéance) lorsque l’email est archivé ou déplacé.

De cette façon, votre client d’email pour Windows reste l’interface où vous lisez et classez, tandis que votre outil de gestion de tâches devient la source de vérité pour le suivi et la priorisation. Les users n’ont plus à jongler entre les deux mondes, ce qui réduit la friction et les oublis.

Synchroniser les emails transactionnels avec les outils financiers

Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, les factures, reçus et bons de commande arrivent par email. Votre client mail Windows peut alors servir de collecteur, tandis que Zapier automatise la suite :

• Détection des emails contenant un mot-clé (« facture », « invoice », « payment receipt ») dans l’objet ou le contenu.
• Téléchargement automatique des pièces jointes et envoi vers un dossier Cloud dédié, classé par année / fournisseur.
• Création d’une ligne dans un Google Sheet de suivi, ou dans un outil comptable connecté (selon les intégrations disponibles).
• Notification du service financier sur Slack ou Teams.

Cette automatisation simple réduit les risques d’oubli de factures, facilite la préparation comptable et permet à vos clients internes (finance, direction) de garder une vision à jour sans fouiller dans la boîte mail partagée.

Organiser efficacement votre client d’email Windows pour préparer l’automatisation

Pour que les automatisations avec Zapier soient fiables et faciles à maintenir, il est crucial d’organiser votre client mail Windows de manière structurée. Une bonne architecture de dossiers, de tags et de règles simplifie la création de Zaps et évite les déclencheurs ambiguës ou bruités.

Standardiser les dossiers et les conventions de nommage

Commencez par définir, au niveau de l’équipe, une structure de dossiers partagée. Par exemple :

• 01 – À traiter
• 02 – En attente réponse client
• 03 – En cours interne
• 04 – Archivé
• Clients / Prospects / Partenaires (sous-dossiers)

Le fait d’utiliser des préfixes numériques facilite le tri et la compréhension, surtout pour vos users qui découvrent le système. Ces dossiers seront ensuite utilisés comme déclencheurs ou conditions dans vos Zaps (par exemple, « quand un email est déplacé dans 01 – À traiter, créer une tâche dans Asana »).

Utiliser tags, catégories ou labels comme signaux pour Zapier

Selon le client d’e-mail pour Windows utilisé (Outlook, Thunderbird, Mailbird…), vous disposerez de mécanismes de catégorisation : tags colorés, catégories, labels. Exploitez-les comme signaux forts :

• Tag « URGENT » pour déclencher une notification instantanée sur Slack ou SMS.
• Tag « Lead chaud » pour créer un deal avec un probability élevé dans votre CRM.
• Tag « À facturer » pour alimenter un tableau de suivi de facturation.

Dans beaucoup de cas, vous ne pourrez pas connecter directement le tag visuel du client Windows à Zapier, mais vous pourrez le faire via le service mail sous-jacent (labels Gmail, catégories Outlook) ou via des règles qui déplacent automatiquement l’email dans un dossier dédié dès qu’un tag est appliqué.

Écrire des emails structurés pour faciliter l’extraction de données

Si vous envoyez régulièrement des emails qui doivent être interprétés par Zapier (par exemple, un commercial qui envoie un compte-rendu de rendez-vous par email vers une adresse de capture), standardisez leur format :

• Utilisez toujours les mêmes en-têtes (Client:, Montant:, Deadline:, Priorité:).
• Évitez les formulations libres pour les champs critiques (préférez « Priorité: Haute / Moyenne / Basse » à « c’est très urgent »).
• Mettez les informations-clés au début du message, sur des lignes séparées.

Ces bonnes pratiques permettent ensuite d’utiliser les fonctionnalités de parsing de Zapier, ou des outils tiers, pour extraire automatiquement les données de l’email et les injecter dans votre CRM, votre outil de gestion de projet ou vos tableaux de bord.

Former vos users à la « culture de l’automatisation »

Enfin, aucune email application for Windows, même parfaitement configurée, ne donnera son plein potentiel si vos users ne comprennent pas la logique derrière. Prenez le temps d’expliquer :

• Quels dossiers et tags déclenchent quels Zaps.
• Quels types d’emails doivent être traités manuellement, et lesquels sont pris en charge automatiquement.
• Comment vérifier que l’automatisation a bien fonctionné (notifications, logs Zapier, champs mis à jour dans le CRM).

Proposez des mini-scénarios concrets : « Quand tu reçois un email de demande de démo, déplace-le dans le dossier X, et Zapier va créer la fiche prospect, planifier une tâche et envoyer l’email de confirmation. » Plus les exemples sont précis, plus l’adoption sera fluide. Votre client d’e-mail Windows deviendra alors non seulement un outil de communication, mais un point d’entrée naturel vers un système d’information automatisé, robuste et scalable.