La plupart des équipes commerciales savent qu’elles devraient mieux suivre leur prospection… mais très peu disposent d’un tableau clair, partagé et mis à jour automatiquement. Résultat : des leads oubliés, des relances en retard, des deals qui se perdent dans la nature. Un bon tableau de prospection, surtout quand il est relié à Zapier, peut transformer un pipeline chaotique en machine prévisible.
Voici 7 modèles de tableau de prospection à recopier (Excel, Google Sheets, Airtable…) pour structurer votre suivi commercial, tout en préparant le terrain pour des automatisations marketing et sales via Zapier.
Les fondamentaux d’un bon tableau de prospection
Avant d’entrer dans le détail des modèles, il est utile de poser les bases. Un tableau de prospection performant doit répondre à trois grandes questions :
- Qui sont vos prospects ? (informations de base, qualification)
- Où en est chaque prospect dans votre pipeline ? (étapes, probabilité de closing)
- Quelles sont les prochaines actions à mener ? (relance, appel, email, démo…)
Concrètement, cela se traduit par des colonnes structurées autour de quatre blocs d’information :
- Identification : nom de l’entreprise, contact principal, secteur, taille, source du lead.
- Qualification : budget, besoin, timing, niveau d’intérêt, scoring.
- Suivi commercial : étape du pipeline, montant de l’opportunité, probabilité, date de création.
- Actions : dernière action réalisée, prochaine action, date de prochaine relance, propriétaire du lead.
L’erreur la plus courante est de multiplier les colonnes sans logique. Les modèles ci-dessous sont pensés pour rester simples à l’usage tout en étant suffisamment structurés pour être reliés à des automatisations Zapier (notifications, mises à jour, envois d’emails, synchronisation CRM…).
Les 7 modèles de tableau de prospection à recopier
1. Le modèle minimaliste pour freelance ou solopreneur
Idéal si vous êtes consultant, coach, freelance ou dirigeant d’une petite structure. L’objectif : un tableau ultra lisible pour suivre clairement qui contacter et quand.
Colonnes recommandées :
- Entreprise / Client potentiel
- Nom du contact
- Source (réseau, LinkedIn, recommandation, site web…)
- Statut (À contacter, Contacté, En discussion, Perdu, Gagné)
- Dernière action (email, appel, message LinkedIn…)
- Date de dernière action
- Prochaine action
- Date de prochaine relance
- Montant estimé
Usage type :
- Une vue simple dans Google Sheets ou Excel.
- Tri quotidien par “Date de prochaine relance” pour savoir exactement qui relancer.
- Coloration conditionnelle sur la colonne “Statut” pour visualiser rapidement vos priorités.
Automatisations Zapier possibles :
- Créer automatiquement une nouvelle ligne quand un formulaire Typeform ou Google Forms est rempli.
- Envoyer un rappel Slack ou email la veille de la “Date de prochaine relance”.
- Logguer chaque nouveau prospect dans un CRM léger (HubSpot, Pipedrive) connecté à Zapier.
2. Le modèle pipeline par étapes pour équipe commerciale B2B
Ce modèle est adapté aux équipes qui gèrent des cycles de vente structurés avec plusieurs étapes (qualification, démo, proposition, négociation…). L’objectif : visualiser l’avancement de chaque opportunité et la valeur du pipeline à chaque stade.
Colonnes recommandées :
- Entreprise
- Contact principal
- Segment (TPE, PME, ETI, Grand compte)
- Source du lead (inbound, outbound, événement, partenaire…)
- Étape du pipeline (Lead, Qualifié, Démo planifiée, Proposition envoyée, Négociation, Gagné, Perdu)
- Montant potentiel
- Probabilité (%) liée à l’étape
- Montant pondéré (Montant x Probabilité)
- Sales owner (commercial en charge)
- Date d’entrée dans l’étape actuelle
- Date de prochaine action
Usage type :
- Calculer votre pipeline pondéré par commercial et par étape.
- Identifier les opportunités “bloquées” trop longtemps dans une même étape.
- Suivre un objectif mensuel ou trimestriel de chiffre d’affaires prévisionnel.
Automatisations Zapier possibles :
- Mettre à jour le statut dans un CRM dès que la colonne “Étape du pipeline” change.
- Envoyer une notification dans un canal Slack dédié quand une opportunité dépasse un certain montant.
- Créer automatiquement une tâche dans Trello/Asana/ClickUp lorsqu’une étape sensible (ex : “Proposition envoyée”) est atteinte.
3. Le modèle de prospection multicanale (email, téléphone, LinkedIn)
Si votre stratégie repose sur plusieurs canaux de contact, ce modèle vous aide à suivre à la fois la séquence et le canal utilisé pour chaque prospect. Idéal pour les SDR/BDR ou pour les équipes de prospection outbound.
Colonnes recommandées :
- Entreprise
- Contact
- Profil LinkedIn
- Téléphone
- Personna / ICP (type de cible visée)
- Canal principal (Email, Phone, LinkedIn, Autre)
- Étape de la séquence (Touch 1, Touch 2, Touch 3…)
- Dernier canal utilisé
- Réponse ? (Oui / Non)
- Intérêt (Froid / Tiède / Chaud)
- Notes de conversation
Usage type :
- Créer des filtres par canal pour analyser lequel performe le mieux.
- Suivre précisément à quel “touch” (1er email, 2e appel, 3e message LinkedIn…) vos prospects répondent le plus.
- Identifier les prospects qui n’ont jamais été contactés par téléphone ou LinkedIn.
Automatisations Zapier possibles :
- Envoyer automatiquement un premier email depuis un outil d’emailing ou un CRM dès que la ligne est créée.
- Créer une tâche d’appel dans votre outil de productivité quand la colonne “Prochain canal” = “Téléphone”.
- Mettre à jour une campagne dans un outil comme Lemlist, Woodpecker ou Klenty en fonction de l’étape de séquence.
4. Le modèle “lead scoring” pour prioriser les meilleurs prospects
Quand le volume de leads augmente, tous les prospects ne se valent pas. Le modèle “lead scoring” permet d’attribuer un score à chaque lead en fonction de critères objectifs (profil) et comportementaux (actions réalisées).
Colonnes recommandées :
- Contact
- Entreprise
- Segment
- Source
- Score démographique (poste, taille d’entreprise, secteur…)
- Score comportemental (pages vues, emails ouverts, clics, webinaires…)
- Score global (somme ou pondération des deux scores)
- Statut MQL / SQL (Marketing Qualified Lead / Sales Qualified Lead)
- Dernière interaction
- Prochaine action recommandée
Usage type :
- Classer les leads par score global pour concentrer vos efforts sur les plus chauds.
- Définir un seuil de score pour passer un lead du marketing aux ventes.
- Analyser les caractéristiques des leads qui convertissent le mieux.
Automatisations Zapier possibles :
- Augmenter automatiquement le score lorsqu’un prospect remplit un formulaire, télécharge un contenu, s’inscrit à un webinaire, etc.
- Créer une opportunité dans votre CRM dès qu’un lead dépasse un certain score.
- Ajouter un prospect à une séquence spécifique (nurturing chaud / tiède) selon son score.
5. Le modèle de prospection événementielle (salons, webinaires, conférences)
Si vous générez beaucoup de leads via des événements (salons, conférences, webinaires, lives), ce modèle vous aide à suivre précisément les contacts issus de ces sources et les retombées commerciales associées.
Colonnes recommandées :
- Nom de l’événement
- Date de l’événement
- Contact
- Entreprise
- Type de contact (Visiteur stand, Participant webinaire, Conférence, RDV programmé…)
- Centre d’intérêt (produit A, produit B, service spécifique…)
- Niveau d’intérêt (Faible / Moyen / Fort)
- Statut relance (À relancer, En cours, Terminé)
- Montant potentiel
- Issue (Gagné, Perdu, En attente)
Usage type :
- Mesurer le ROI de chaque événement (nombre de deals gagnés, chiffre d’affaires généré).
- Segmenter la relance en fonction du type de contact et du centre d’intérêt.
- Comparer les performances entre événements (salon vs webinaire, par exemple).
Automatisations Zapier possibles :
- Importer automatiquement les listes de participants (Zoom, GoToWebinar, Eventbrite…) vers votre tableau.
- Envoyer des séquences d’emails personnalisées selon le type de contact.
- Créer des tâches de relance pour les commerciaux juste après l’événement.
6. Le modèle de prospection pour agences marketing et SaaS
Les agences et les SaaS doivent souvent gérer plusieurs offres, types de clients et niveaux de service. Ce modèle met l’accent sur la compréhension du besoin et de la valeur potentielle par client.
Colonnes recommandées :
- Entreprise
- Contact
- Type de client (e-commerce, B2B, B2C, association…)
- Offre d’intérêt (Audit, Prestation récurrente, Abonnement, Setup…)
- Budget estimé
- Urgence (Immédiat, 1-3 mois, +3 mois)
- Stack d’outils utilisé (CRM, emailing, pub, etc.)
- Niveau de maturité digitale
- Étape (Découverte, Diagnostic, Proposition, Validation, Onboarding)
- Risque (faible, moyen, élevé)
- Montant potentiel MRR/ARR (pour SaaS et abonnements)
Usage type :
- Identifier les prospects avec le meilleur ratio “budget / urgence / fit technique”.
- Adapter vos propositions selon le niveau de maturité digitale.
- Prévoir votre MRR/ARR à partir des opportunités en cours.
Automatisations Zapier possibles :
- Enrichir automatiquement les données d’entreprise avec Clearbit, Dropcontact ou autres via Zapier.
- Renseigner dans le tableau les outils détectés sur le site du prospect (tech stack) en utilisant des services tiers.
- Créer des flux différents (onboarding, mise en place, suivi) dans votre outil de gestion de projet selon l’offre choisie.
7. Le modèle collaboratif pour aligner marketing et ventes
Dans de nombreuses organisations, marketing et ventes travaillent en silos. Ce modèle vise à créer une vue commune, où le marketing suit la génération de leads et le sales suit la conversion, dans un même tableau.
Colonnes recommandées :
- Lead ID (identifiant unique)
- Source marketing (campagne, canal, contenu téléchargé…)
- Coût par lead (CPL)
- Statut marketing (Nouveau, Nurturing, MQL…)
- Statut sales (Contacté, Qualifié, Opportunité, Gagné, Perdu)
- Montant opportunité
- Commercial en charge
- Date de transfert marketing → ventes
- Raison de perte (si applicable)
- Feedback commercial (commentaires qualitatifs)
Usage type :
- Suivre la performance des campagnes marketing jusqu’au chiffre d’affaires signé.
- Adapter les campagnes à partir des retours des commerciaux (qualité des leads, objections récurrentes…).
- Identifier les ruptures entre marketing et ventes (leads non traités, mal qualifiés…).
Automatisations Zapier possibles :
- Créer automatiquement un lead dans ce tableau dès qu’il est généré par une campagne (Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn, formulaires, landing pages…).
- Notifier le marketing lorsqu’un lead est perdu avec la raison, pour affiner la cible ou le message.
- Mettre à jour un dashboard de reporting (Google Data Studio / Looker Studio) connecté au tableau de prospection.
Comment connecter vos tableaux de prospection à Zapier
Pour profiter pleinement de ces modèles, l’étape clé est de les relier à Zapier afin de réduire au maximum la saisie manuelle et les oublis. Le principe : votre tableau devient le “cœur” de votre prospection, et Zapier distribue automatiquement l’information vers vos autres outils (CRM, emails, Slack, tâches…).
Choisir le bon support de tableau
Zapier se connecte très bien avec :
- Google Sheets : parfait pour démarrer vite, collaborer et connecter facilement des automatisations.
- Microsoft Excel Online : intéressant si votre environnement est déjà très orienté Microsoft.
- Airtable : combine la simplicité d’un tableur avec la puissance d’une base de données, idéal pour des pipelines complexes.
Astuce : commencez simple dans Google Sheets puis, lorsque votre process est bien rodé, migrez éventuellement vers Airtable pour plus de flexibilité (vues, filtrage avancé, liaisons entre tables…).
Automatisations Zapier indispensables autour d’un tableau de prospection
- Création automatique de leads : chaque nouveau formulaire rempli (site web, landing page, chatbot) crée une ligne dans votre tableau.
- Notifications de relance : lorsqu’une “Date de prochaine relance” arrive à échéance, Zapier envoie une notification par email, Slack ou crée une tâche.
- Synchronisation avec le CRM : mise à jour bidirectionnelle entre votre tableau et votre CRM (création d’opportunités, changement de statut, montants…).
- Activation marketing : ajout automatique des prospects dans des listes d’emailing ou segments marketing selon leur statut ou score.
- Reporting automatique : envoi hebdomadaire d’un récapitulatif (nombre de leads, opportunités, montants, taux de conversion) aux équipes concernées.
Pour aller plus loin et récupérer des modèles prêts à l’emploi déjà pensés pour fonctionner avec Zapier, vous pouvez consulter notre dossier complet sur les modèles de tableau de prospection et leurs automatisations Zapier afin de gagner du temps sur la mise en place.
Bonnes pratiques pour tirer le maximum de vos modèles
Limiter le nombre de colonnes au strict nécessaire
Un tableau de prospection efficace n’est pas celui qui contient le plus d’informations, mais celui que votre équipe utilise réellement. Quelques règles simples :
- Commencez avec 10 à 15 colonnes maximum.
- Supprimez les colonnes jamais renseignées au bout de 1 à 2 mois.
- Ajoutez une nouvelle colonne uniquement si elle sert à une décision ou une action concrète.
Standardiser les statuts et les étapes
Pour que votre pipeline soit lisible et exploitable, vos statuts doivent être normalisés :
- Imposez une liste fermée pour les colonnes “Statut” ou “Étape du pipeline”.
- Définissez clairement ce que signifie chaque étape (par écrit, partagé à l’équipe).
- Évitez les doublons du type “En cours” / “En discussion” / “Discussion en cours” qui rendent les analyses impossibles.
Mettre en place des rituels de mise à jour
Même avec Zapier, une partie de la mise à jour restera humaine (notes, impressions, risque perçu, détails de négociation…). Pour garder un tableau fiable :
- Prévoyez un créneau hebdomadaire dédié à la mise à jour du pipeline.
- Demandez à chaque commercial de vérifier ses lignes avant ce point.
- Utilisez des automatisations pour rappeler ces routines (rappel Slack, email de synthèse…).
Exploiter le tableau pour coacher et améliorer le process
Un tableau bien structuré ne sert pas qu’à “suivre” : il permet aussi d’améliorer votre prospection en continu.
- Analysez les étapes où les leads stagnent le plus longtemps.
- Identifiez les sources de leads qui génèrent le meilleur taux de transformation.
- Repérez les leads “oubliés” (aucune action depuis X jours) et créez une automatisation pour les faire ressortir.
- Mesurez les performances par commercial pour proposer du coaching ciblé (taux de conversion par étape, temps moyen par étape…).
Commencer simple, automatiser progressivement
Plutôt que de viser le tableau parfait dès le départ, la meilleure approche consiste à :
- Lancer un premier modèle correspondant à votre contexte (freelance, équipe B2B, agence, SaaS…).
- Observer pendant quelques semaines ce qui fonctionne vraiment sur le terrain.
- Élaguer les colonnes superflues et en ajouter une ou deux si nécessaire.
- Automatiser d’abord les actions à plus forte valeur (création de leads, rappels de relance), puis étendre aux autres cas.
En construisant votre tableau de prospection comme une base unique de vérité, et en le connectant intelligemment à Zapier, vous réduisez la charge mentale des équipes, limitez les erreurs de suivi et augmentez mécaniquement vos chances de transformer chaque lead en client.