15 scénarios concrets pour utiliser Zapier au quotidien quand on débute

Automatiser ses tâches du quotidien avec Zapier peut sembler complexe quand on débute, mais quelques scénarios simples suffisent pour comprendre la puissance de l’outil. Voici 15 idées concrètes, faciles à mettre en place, pour gagner du temps dans votre business et votre marketing, même si vous découvrez tout juste Zapier.

1. Centraliser vos prospects et formulaires automatiquement

1.1. Envoyer les réponses de formulaire vers un Google Sheet

Si vous utilisez des outils comme Typeform, Google Forms ou Jotform, vous pouvez créer un Zap qui envoie automatiquement chaque nouvelle réponse dans un tableau Google Sheets.

• Déclencheur : nouvelle réponse dans Typeform (ou un autre outil de formulaire).
• Action : créer une nouvelle ligne dans Google Sheets.
• Bénéfice : vous avez un tableau toujours à jour de tous vos leads, prêt à être filtré, trié et exploité.

Ce scénario est idéal pour suivre vos inscriptions à un webinar, vos demandes de devis ou les candidatures à un formulaire de recrutement.

1.2. Envoyer immédiatement un e-mail de confirmation

En complément, vous pouvez ajouter une seconde action à ce Zap pour envoyer automatiquement un e-mail personnalisé via Gmail ou un autre service.

• Déclencheur : nouvelle réponse au formulaire.
• Actions :
  • Créer une ligne dans Google Sheets.
  • Envoyer un e-mail de remerciement automatique.
• Bénéfice : chaque personne qui remplit votre formulaire reçoit une réponse instantanée, sans que vous ayez à intervenir.

2. Gérer automatiquement vos leads et votre CRM

2.1. Envoyer vos nouveaux contacts vers votre CRM

Vous utilisez HubSpot, Pipedrive, Airtable ou un autre CRM ? Connectez-les à vos formulaires, à votre chat ou à vos réseaux sociaux.

• Déclencheur : nouveau contact dans un formulaire, une newsletter, ou un outil de prise de rendez-vous (Calendly, par exemple).
• Action : créer ou mettre à jour un contact dans votre CRM.
• Bénéfice : plus aucun lead ne se perd, tout est centralisé automatiquement.

2.2. Créer des tâches pour faire le suivi commercial

Pour ne plus oublier de relancer vos prospects, vous pouvez automatiser la création de tâches quand un nouveau lead entre dans votre système.

• Déclencheur : nouveau contact créé dans le CRM.
• Action : créer une tâche dans ClickUp, Trello, Asana ou Todoist.
• Bénéfice : vous avez une to-do claire pour appeler, relancer ou envoyer une proposition commerciale, sans rien oublier.

3. Automatiser votre prospection et vos réseaux sociaux

3.1. Programmez automatiquement vos contenus sociaux

Vous publiez des articles de blog ou des vidéos YouTube ? Zapier peut transformer chaque nouveau contenu en posts pour vos réseaux sociaux.

• Déclencheur : nouvel article WordPress ou nouvelle vidéo YouTube publiée.
• Actions possibles :
  • Créer un post brouillon sur LinkedIn (via Buffer ou un autre scheduler).
  • Envoyer le lien vers un canal Slack ou un groupe d’équipe pour le partager.
• Bénéfice : vos contenus sont systématiquement relayés, sans effort supplémentaire.

3.2. Sauvegarder automatiquement vos mentions et messages

Surveiller vos messages privés ou mentions peut vite devenir chronophage. Zapier peut les centraliser pour vous.

• Déclencheur : nouveau message ou nouvelle mention sur Twitter, Facebook Page ou Instagram (via des intégrations tierces compatibles).
• Action : ajouter une ligne dans un Google Sheet, Notion ou Airtable.
• Bénéfice : vous disposez d’un historique de toutes vos interactions pour analyser vos demandes les plus fréquentes ou suivre vos leads issus des réseaux sociaux.

3.3. Envoyer un message automatique aux nouveaux abonnés

Si votre outil le permet, vous pouvez configurer un message de bienvenue semi-personnalisé pour les nouveaux abonnés à une newsletter ou une communauté.

• Déclencheur : nouveau contact ajouté à une liste Mailchimp ou Brevo (Sendinblue).
• Action : envoyer un e-mail de bienvenue spécifique ou un message dans un outil communautaire compatible.
• Bénéfice : vous engagez immédiatement les nouveaux contacts avec un message cohérent et systématique.

4. Simplifier votre email marketing

4.1. Synchroniser vos outils de paiement et votre newsletter

Quand un client paie via Stripe, PayPal ou un autre processeur de paiement, il est utile de l’ajouter automatiquement à votre liste d’e-mails.

• Déclencheur : nouveau paiement réussi dans Stripe ou PayPal.
• Action : ajouter ou mettre à jour l’abonné dans Mailchimp, Brevo, Klaviyo, etc.
• Bénéfice : vos nouveaux clients reçoivent automatiquement vos séquences de bienvenue et d’onboarding.

4.2. Segmenter automatiquement vos contacts

La personnalisation est essentielle en marketing. Zapier peut vous aider à segmenter vos contacts en fonction de leurs actions.

• Déclencheurs possibles :
  • Un contact clique sur un lien spécifique dans une campagne (via l’outil d’e-mailing).
  • Un formulaire “intérêt produit” est rempli.
• Action : ajouter un tag ou déplacer le contact vers une audience ou une liste spécifique dans votre outil d’e-mailing.
• Bénéfice : envoyer des messages ciblés et pertinents sans avoir à gérer manuellement les segments.

4.3. Créer des alertes internes à chaque lead chaud

Pour ne pas laisser passer les prospects les plus intéressés (ceux qui cliquent, répondent, ou demandent un rendez-vous), mettez en place une alerte interne.

• Déclencheur : ouverture ou clic sur un e-mail critique, réponse à une campagne, ou soumission d’un formulaire “demande de démo”.
• Action : envoyer une notification Slack, Teams ou un e-mail interne à votre équipe commerciale.
• Bénéfice : réactivité maximale auprès des leads les plus chauds.

5. Optimiser votre organisation interne et votre gestion de projet

5.1. Créer des tâches automatiquement à partir d’e-mails

Votre boîte mail ne devrait pas être votre to-do list. Zapier permet de convertir certains e-mails en tâches dès qu’ils arrivent.

• Déclencheur : nouveau mail reçu dans Gmail ou Outlook contenant un mot-clé spécifique (comme “URGENT”, “À traiter”, “Demande devis”).
• Action : créer une tâche dans Trello, Asana, ClickUp ou Todoist, avec le contenu de l’e-mail.
• Bénéfice : vous ne perdez plus les demandes importantes au fond de votre boîte de réception.

5.2. Synchroniser plusieurs outils de gestion de projet

Votre équipe utilise plusieurs outils (par exemple, l’agence travaille sur Trello et le client sur Asana) ? Zapier peut garder tout le monde synchronisé.

• Déclencheur : nouvelle carte dans Trello ou nouvelle tâche dans Asana.
• Action : créer automatiquement une tâche correspondante dans l’autre outil, avec les mêmes informations.
• Bénéfice : plus de double saisie ni de tâches oubliées entre les plateformes.

5.3. Envoyer des rapports d’activité automatiques

Pour suivre l’avancement de vos projets, vous pouvez générer des rapports automatiques à partir de vos outils de gestion de tâches.

• Déclencheur : chaque jour ou chaque semaine, via le déclencheur “Schedule” de Zapier.
• Actions :
  • Rechercher les tâches complétées dans la période.
  • Envoyer un récapitulatif par e-mail ou dans un canal Slack.
• Bénéfice : tout le monde a une vue claire sur ce qui a été fait, sans générer manuellement de rapports.

6. Automatiser la gestion de vos contenus

6.1. Sauvegarder vos idées et inspirations

Vous tombez régulièrement sur des idées de contenus ou des ressources intéressantes ? Automatisez leur sauvegarde.

• Déclencheurs possibles :
  • Nouveau favori dans Pocket.
  • Nouveau tweet liké.
  • Nouvelle note ajoutée dans un dossier spécifique de votre app de notes.
• Action : envoyer ces éléments vers Notion, Google Sheets ou Airtable, dans une base “Idées de contenu”.
• Bénéfice : toutes vos inspirations sont centralisées automatiquement dans un système exploitable.

6.2. Automatiser la mise à jour de votre calendrier éditorial

Votre calendrier éditorial se trouve dans Notion ou Airtable ? Connectez-le à vos outils de publication.

• Déclencheur : nouvelle publication WordPress, YouTube, ou post programmé via un outil comme Buffer.
• Action : mettre à jour le statut de la fiche correspondante dans votre calendrier éditorial (par exemple “publié”).
• Bénéfice : votre calendrier reste à jour sans que vous ayez à cocher manuellement chaque publication.

6.3. Créer un archivage automatique de vos contenus

Pour conserver une trace de tous vos contenus publiés, vous pouvez mettre en place un archivage automatisé.

• Déclencheur : nouvelle page ou nouvel article publié dans WordPress, ou nouvelle vidéo YouTube.
• Action : ajouter une ligne dans un Google Sheet ou une base Notion avec le titre, l’URL, la date, la catégorie.
• Bénéfice : vous disposez d’une base claire de tout ce que vous avez publié pour vos futures analyses ou recyclages de contenu.

7. Scénarios simples pour la productivité personnelle

7.1. Transformer vos réunions en tâches actionnables

Vous utilisez Google Calendar ou Calendly pour vos rendez-vous ? Chaque nouvelle réunion peut automatiquement devenir une tâche à préparer.

• Déclencheur : nouvel événement créé dans Google Calendar ou nouveau rendez-vous confirmé dans Calendly.
• Action : créer une tâche dans votre gestionnaire préféré (Notion, Todoist, Asana, ClickUp…) avec les détails du rendez-vous.
• Bénéfice : vous n’oubliez pas de préparer les points clés à traiter pour chaque meeting.

7.2. Sauvegarder automatiquement vos pièces jointes importantes

Au lieu de télécharger manuellement les pièces jointes de vos e-mails, Zapier peut s’en charger pour vous.

• Déclencheur : nouvel e-mail avec pièce jointe dans un libellé ou un dossier spécifique (par exemple “Factures”).
• Action : enregistrer automatiquement la pièce jointe dans un dossier Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
• Bénéfice : toutes vos factures, contrats ou documents clés sont rangés automatiquement au bon endroit.

7.3. Créer une base de connaissances personnelle

Vous prenez des notes un peu partout (Google Docs, e-mails, Slack) ? Créez une base centralisée grâce à quelques Zaps intelligents.

• Déclencheurs possibles :
  • Nouveau message marqué d’une réaction spécifique sur Slack (par exemple : ✅).
  • Nouveau document dans un dossier “Notes brutes” de Google Docs.
• Action : créer un enregistrement dans Notion ou Airtable avec le contenu et le lien vers la source.
• Bénéfice : une base de connaissances toujours à jour, construite automatiquement à partir de vos échanges quotidiens.

8. Quelques bonnes pratiques pour débuter avec ces 15 scénarios

8.1. Commencer avec des Zaps très simples

Quand on débute, il est tentant de créer des automatisations complexes avec de multiples étapes. Pour éviter les erreurs et la frustration, commencez par :

• Un déclencheur + une action seulement.
• Des flux visibles (formulaire → Google Sheet, e-mail → tâche…).
• Des cas d’usage que vous faites déjà à la main plusieurs fois par semaine.

Une fois ces premiers scénarios maîtrisés, vous pourrez ajouter des filtres, des chemins conditionnels ou des étapes supplémentaires pour affiner vos automatisations.

8.2. Tester chaque Zap étape par étape

Zapier propose une fonctionnalité de test pour chaque étape. Utilisez-la systématiquement :

• Testez le déclencheur pour voir quelles données sont récupérées.
• Testez ensuite l’action pour vérifier que les données arrivent au bon endroit, dans le bon format.
• Activez le Zap seulement lorsque vous avez validé ces tests.

Cela évite les mauvaises surprises comme des doublons de contacts, des tâches mal nommées ou des données incomplètes.

8.3. Documenter vos automatisations

Au fur et à mesure que vous multipliez les scénarios (comme les 15 exemples ci-dessus), il devient essentiel de les documenter :

• Notez l’objectif de chaque Zap.
• Listez les applications connectées et les principaux champs utilisés.
• Indiquez la date de création ou de dernière modification.

Cette documentation peut être gérée dans un simple Google Sheet ou dans un espace Notion. Elle vous aidera à optimiser, corriger ou supprimer certains Zaps plus tard, sans perdre de temps à comprendre ce qu’ils font.

8.4. Approfondir vos connaissances avec un guide structuré

Si vous avez besoin d’un accompagnement plus détaillé pour configurer vos premiers déclencheurs, actions, filtres et multi-étapes, vous pouvez consulter
notre guide complet pour bien démarrer avec Zapier pas à pas.
Ce type de ressource vous aidera à transformer ces 15 scénarios concrets en un véritable système d’automatisation, cohérent et fiable, au service de votre business et de votre marketing.