Dans un environnement où les équipes doivent aller plus vite avec moins de ressources, les workflows automatisés deviennent un avantage concurrentiel majeur. Avec Zapier, il est possible de transformer des tâches manuelles chronophages en processus fluides et répétables, du marketing aux opérations, en passant par la relation client.
Les 10 modèles d’exemple de workflow ci-dessous sont pensés pour être directement adaptables à votre entreprise, quel que soit votre secteur. Ils montrent comment utiliser Zapier pour orchestrer vos outils (CRM, email, ads, formulaires, etc.) sans écrire une seule ligne de code.
1. Workflow de génération de leads à partir des formulaires
La plupart des entreprises collectent déjà des leads via des formulaires (site web, landing pages, réseaux sociaux). Le problème : ces données restent souvent « coincées » dans un outil, ou sont gérées à la main dans un fichier Excel. Un workflow bien conçu permet de transformer chaque soumission de formulaire en lead immédiatement exploitable par le marketing et les ventes.
Objectif du workflow
- Centraliser automatiquement les leads dans votre CRM.
- Notifier instantanément l’équipe commerciale.
- Lancer une séquence d’emails de nurturing.
Structure type du workflow Zapier
- Déclencheur : un formulaire est soumis (Typeform, Gravity Forms, Webflow, HubSpot Forms, etc.).
- Étape 1 : création ou mise à jour du contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho, etc.).
- Étape 2 : ajout de tags ou de champs (source du lead, campagne, persona, etc.).
- Étape 3 : envoi d’une notification à la bonne personne (Slack, email, Microsoft Teams).
- Étape 4 : ajout du contact à une liste dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo, ActiveCampaign…).
Points de personnalisation
- Segmenter en fonction du formulaire (page tarif, ebook, demande de démo).
- Attribuer automatiquement le lead à un commercial suivant la zone géographique ou la langue.
- Changer la séquence d’emails en fonction du score du lead.
Ce workflow est souvent le premier à mettre en place car il aligne immédiatement marketing et ventes autour de données propres et structurées.
2. Workflow d’onboarding de nouveaux clients
L’onboarding est un moment critique : il conditionne la satisfaction, la rétention et la probabilité d’upsell. Un workflow automatisé avec Zapier permet d’offrir une expérience homogène, même à grande échelle, tout en laissant de la place pour l’humain là où il apporte le plus de valeur.
Objectif du workflow
- Standardiser les étapes d’accueil de vos nouveaux clients.
- Réduire les oublis (envoi de documents, création d’accès, prise de rendez-vous).
- Fournir rapidement les ressources nécessaires à la prise en main de votre produit ou service.
Étapes possibles du workflow
- Déclencheur : une nouvelle vente est enregistrée (Stripe, Shopify, CRM, outil de facturation).
- Étape 1 : création automatique du dossier client dans vos outils internes (Drive, Notion, ClickUp, Asana).
- Étape 2 : envoi d’un email de bienvenue personnalisé avec les premières étapes.
- Étape 3 : création d’un ticket d’onboarding ou d’un projet dédié dans votre outil de gestion de projet.
- Étape 4 : proposition de créneaux pour un call de démarrage (Calendly, Google Calendar, Microsoft Bookings).
- Étape 5 : ajout du client à une séquence d’emails d’éducation (tutoriels, FAQ, études de cas).
Adaptations selon le type de business
- SaaS B2B : focus sur les emails de formation et la collecte des objectifs business.
- Agence : création automatique de tâches internes (brief, audit, récupération des accès clients).
- Infoprenariat : accès automatisé aux espaces de formation et communauté privée.
3. Workflow de relance des prospects inactifs
Beaucoup de leads montrent un intérêt initial puis « disparaissent » : ils ne répondent plus aux emails, ne planifient pas de rendez-vous ou ne finalisent pas leur commande. Un workflow de relance intelligent permet de réactiver automatiquement ces prospects sans surcharger vos commerciaux.
Objectif du workflow
- Réengager les leads dormants avec des messages pertinents.
- Identifier ceux qui sont à nouveau chauds.
- Réduire le coût d’acquisition en maximisant la conversion des leads existants.
Scénario de base
- Déclencheur : un prospect n’a réalisé aucune action depuis X jours (pas d’ouverture d’email, pas de clic, pas de rendez-vous).
- Étape 1 : segmentation du contact dans votre CRM (statut « inactif », « à relancer »).
- Étape 2 : envoi d’un email personnalisé proposant :
- une ressource utile (guide, vidéo, étude de cas), ou
- une nouvelle proposition de rendez-vous.
- Étape 3 : si le lead ouvre l’email ou clique, mise à jour du score et notification du commercial.
- Étape 4 : si aucune action après X jours, passage du lead en statut « froid » et sortie des séquences marketing intensives.
Options avancées
- Utiliser des conditions pour adapter le message selon la source ou la campagne d’origine.
- Changer le canal (relance par SMS ou message LinkedIn via intégration d’outils spécialisés).
- Lancer une campagne publicitaire de retargeting spécifique aux leads dormants.
4. Workflow de synchronisation CRM – Email marketing
Lorsque votre CRM et votre outil d’emailing ne communiquent pas parfaitement, vous perdez rapidement en qualité de données : contacts en doublon, listes obsolètes, scoring incohérent. Un workflow de synchronisation bidirectionnelle via Zapier aligne vos équipes autour d’une vision unique du client.
Objectif du workflow
- Garantir que chaque contact est à jour dans les deux systèmes.
- Utiliser les données CRM (statut, chiffre d’affaires, secteur, etc.) pour des campagnes email plus ciblées.
- Mettre à jour automatiquement le CRM en fonction des interactions email (clic, ouverture, désabonnement).
Exemple de flux
- Déclencheur 1 : création ou mise à jour d’un contact dans le CRM.
- Action : création / mise à jour du contact dans l’outil d’emailing, avec les bons tags ou segments.
- Déclencheur 2 : inscription à une liste email (webinaire, newsletter, lead magnet).
- Action : création / mise à jour du contact dans le CRM, avec la bonne source et la bonne campagne associées.
- Déclencheur 3 : événement email (clic sur un lien de démo, forte activité).
- Action : augmentation du lead scoring dans le CRM, notification commerciale, création de tâche de suivi.
Bonnes pratiques
- Définir clairement la « source de vérité » pour chaque type de champ (par ex. : statut client dans le CRM, consentement RGPD dans l’outil d’emailing).
- Normaliser les valeurs de champs (listes déroulantes plutôt que texte libre).
- Prévoir des règles de gestion des doublons dans vos workflows Zapier.
5. Workflow de suivi des ventes et reporting automatique
Les dirigeants et managers ont besoin de données fiables et à jour pour piloter l’activité. Or, extraire, consolider et présenter ces chiffres à la main est long et sujet à erreur. Un workflow d’automatisation du reporting commercial permet de gagner du temps et d’améliorer la prise de décision.
Objectif du workflow
- Automatiser la mise à jour des tableaux de bord de ventes.
- Alerter en cas d’atteinte (ou de non-atteinte) des objectifs.
- Centraliser les chiffres provenant de plusieurs outils (CRM, passerelles de paiement, e-commerce).
Exemple de modèle de workflow
- Déclencheur : nouvelle opportunité gagnée dans le CRM, ou nouveau paiement validé (Stripe, PayPal, Shopify, WooCommerce).
- Étape 1 : enregistrement ou mise à jour de la vente dans un tableur (Google Sheets, Excel Online) ou une base de données type Airtable.
- Étape 2 : calcul de métriques (MRR, panier moyen, taux de conversion par canal, LTV estimée) via formules ou champs calculés.
- Étape 3 : mise à jour d’un tableau de bord (Looker Studio, Power BI, Tableau) alimenté directement par la source de données.
- Étape 4 : envoi d’un récapitulatif hebdomadaire ou mensuel par email / Slack aux parties prenantes.
Idées d’alertes temps réel
- Notification lorsqu’un certain montant de CA quotidien est atteint.
- Alerte si le nombre de leads ou de ventes chute en dessous d’un seuil sur une période donnée.
- Signal lorsqu’un client dépasse un certain niveau de dépenses (opportunité d’upsell ou de programme VIP).
6. Workflow d’automatisation du support client
Une bonne partie des demandes clients suit des schémas répétitifs : questions fréquentes, suivi de commande, réinitialisation de mot de passe, statut de livraison, etc. Un workflow bien pensé autour de Zapier permet de gagner en réactivité et en qualité de réponse.
Objectif du workflow
- Centraliser toutes les demandes (email, formulaires, chat) dans un même outil de support.
- Classer et prioriser automatiquement les tickets.
- Déclencher des réponses automatiques pour les cas simples.
Exemple de configuration
- Déclencheurs :
- nouvel email reçu sur l’adresse support@…
- nouveau message via un formulaire de contact ou un widget chat.
- Étape 1 : création d’un ticket dans l’outil de support (Zendesk, Freshdesk, Help Scout, Intercom).
- Étape 2 : reconnaissance de la thématique via mots-clés (facturation, livraison, technique, commercial).
- Étape 3 : affectation automatique à la bonne équipe ou personne.
- Étape 4 : envoi d’un accusé de réception personnalisé, avec lien vers des ressources d’auto-assistance.
- Étape 5 : si pas de réponse de l’équipe sous X heures, relance automatique ou escalade.
Améliorations possibles
- Relier votre base de connaissances : si certains mots-clés apparaissent, suggérer l’article correspondant dans l’email automatique.
- Taguer les tickets liés à un même incident pour mesurer l’impact et adapter la communication.
- En fin de résolution, déclencher automatiquement une enquête de satisfaction (NPS, CSAT).
7. Workflow de gestion des avis clients et témoignages
Les avis et témoignages ont un impact direct sur votre taux de conversion. Pourtant, peu d’entreprises ont un processus systématique pour les collecter, les filtrer et les valoriser. Un workflow automatisé via Zapier vous aide à transformer des clients satisfaits en ambassadeurs visibles.
Objectif du workflow
- Demander des avis au bon moment du parcours client.
- Filtrer les retours négatifs pour traitement prioritaire.
- Mettre en avant automatiquement les avis positifs sur vos canaux marketing.
Étapes clés
- Déclencheur : un événement significatif est atteint (fin de projet, X jours après l’achat, activation d’une fonctionnalité importante).
- Étape 1 : envoi d’un email ou SMS invitant le client à laisser un avis (Google, Trustpilot, plateforme interne).
- Étape 2 : collecte de la note et du commentaire dans un formulaire dédié.
- Étape 3 : si la note est basse, création d’un ticket prioritaire pour le support ou le Customer Success.
- Étape 4 : si la note est élevée, enregistrement du témoignage dans une base (Notion, Airtable, Google Sheets) et notification marketing.
- Étape 5 : réutilisation automatique :
- intégration sur des pages de vente,
- insertion dans des séquences email,
- création de posts réseaux sociaux.
Personnalisation par segment
- Clients grands comptes : demander plutôt une étude de cas détaillée ou une interview.
- Clients e-commerce : pousser l’avis produit sur la fiche concernée.
- Participants à des formations : orienter vers des avis sur des plateformes spécialisées.
8. Workflow de nurturing automatisé post-webinaire
Les webinaires génèrent souvent un pic d’attention… puis plus rien. Un workflow structuré après chaque événement permet de transformer cette attention en opportunités commerciales concrètes, tout en offrant une expérience personnalisée aux participants comme aux inscrits absents.
Objectif du workflow
- Relancer automatiquement les participants avec des contenus adaptés.
- Différencier la communication selon la présence ou l’absence au live.
- Identifier les leads les plus chauds grâce à leurs interactions.
Exemple de scénario avec Zapier
- Déclencheur : fin du webinaire (Zoom, Livestorm, WebinarJam, etc.).
- Étape 1 : récupération de la liste des inscrits et de leur statut (présent, absent, temps de visionnage).
- Étape 2 : segmentation dans l’outil d’emailing ou le CRM.
- Étape 3 : envoi automatique :
- aux participants : replay, ressources complémentaires, offre limitée, prise de RDV.
- aux absents : replay, résumé des points clés, nouvelle opportunité de découverte.
- Étape 4 : si un participant clique sur l’offre ou réserve un créneau, notification commerciale + mise à jour du statut dans le CRM.
- Étape 5 : ajout des leads non convertis à une séquence de nurturing thématique.
Indicateurs à suivre
- Taux de visionnage moyen du webinaire.
- Taux de clic sur les offres post-webinaire.
- Taux de conversion en rendez-vous et en ventes.
9. Workflow de gestion des candidatures RH
L’automatisation ne concerne pas que le marketing et les ventes. Les équipes RH peuvent également tirer profit de Zapier pour gérer les candidatures de manière plus fluide, tout en offrant une meilleure expérience aux candidats.
Objectif du workflow
- Centraliser toutes les candidatures, quel que soit le canal.
- Classer automatiquement les profils (poste, localisation, expérience).
- Maintenir les candidats informés à chaque étape.
Modèle de workflow
- Déclencheur : nouvelle candidature via un formulaire, un jobboard ou un email dédié.
- Étape 1 : création d’une fiche candidat dans un tableur, ATS ou outil de gestion (Airtable, Notion, Recruitee, Personio, etc.).
- Étape 2 : extraction automatique de certaines informations (poste visé, années d’expérience, compétences clés via champs ou mots-clés).
- Étape 3 : envoi d’un email de confirmation de bonne réception.
- Étape 4 : si le profil correspond à certains critères, notification au recruteur concerné (Slack, email) et création d’une tâche pour revue.
- Étape 5 : en cas de refus, envoi d’un email personnalisé et archivage dans un vivier de talents.
Extensions possibles
- Automatiser la prise de rendez-vous pour les entretiens via Calendly.
- Ajouter les candidats à une newsletter « carrières » ou à une communauté dédiée.
- Suivre des indicateurs RH (temps moyen de recrutement, nombre de candidatures par canal).
10. Workflow de gestion de contenu et de diffusion multi-canal
Produire du contenu est coûteux. Pour maximiser son ROI, il doit être décliné et diffusé sur plusieurs canaux sans multiplier les copier-coller manuels. Un workflow de gestion de contenu vous permet de passer d’une pièce maîtresse (article, vidéo, podcast) à toute une galaxie de formats dérivés.
Objectif du workflow
- Centraliser le processus de création (idée → rédaction → publication → promotion).
- Automatiser la mise en ligne ou la planification selon les canaux.
- Assurer une cohérence des messages sur l’ensemble de votre écosystème digital.
Exemple de modèle orienté blog + réseaux sociaux
- Déclencheur : un article est passé au statut « prêt à publier » dans votre outil de gestion de projet (Trello, Asana, Notion).
- Étape 1 : création automatique du brouillon sur votre CMS (WordPress, Webflow, Ghost) via Zapier.
- Étape 2 : génération de tâches de relecture / SEO / intégration visuelle dans votre gestionnaire de tâches.
- Étape 3 : une fois l’article publié, déclenchement de la création de posts réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, X, Instagram) via vos outils de planification (Buffer, Hootsuite, Publer, etc.).
- Étape 4 : ajout de l’article à une base de contenus réutilisables (Airtable, Notion) pour vos futures newsletters, séquences email ou scripts vidéo.
- Étape 5 : suivi des performances (trafic, conversions, partages) alimenté automatiquement dans un tableau de bord.
Cas d’usage avancés
- Automatiser la republication de contenus performants après quelques mois.
- Notifier les équipes vente lorsqu’un contenu stratégique est mis en ligne (ex. : étude de cas sectorielle).
- Relier votre calendrier éditorial à vos campagnes publicitaires pour coordonner les temps forts marketing.
Adapter ces modèles de workflow à votre entreprise avec Zapier
Ces 10 modèles ne sont pas des recettes figées mais des bases structurantes à personnaliser selon :
- vos outils existants (CRM, emailing, support, gestion de projet, RH),
- la maturité de votre équipe sur l’automatisation,
- vos priorités business (acquisition, rétention, productivité interne).
Étapes pour personnaliser un modèle de workflow
- Cartographier votre processus actuel : qui fait quoi, avec quel outil, et où sont les frictions.
- Définir le résultat attendu : gain de temps, augmentation de conversion, réduction des erreurs, meilleure expérience utilisateur.
- Choisir le modèle de workflow le plus proche de votre cas d’usage parmi ceux présentés ci-dessus.
- Identifier les déclencheurs et actions disponibles dans Zapier pour vos outils spécifiques.
- Commencer simple : un flux court, peu de branches conditionnelles, puis complexifier progressivement.
Pour aller plus loin dans la conception de vos automatisations et découvrir d’autres scénarios prêts à l’emploi, vous pouvez vous appuyer sur notre dossier complet dédié aux modèles de workflows, disponible ici : notre dossier détaillé sur les exemples de workflows d’automatisation.
Bonnes pratiques générales pour vos workflows Zapier
- Nommer clairement vos Zaps (objectif, équipe, outil source → outil cible).
- Documenter chaque workflow dans un espace partagé (Notion, Confluence) avec :
- le déclencheur,
- les étapes,
- les champs utilisés,
- les exceptions connues.
- Tester sur de petits lots de données avant un déploiement complet.
- Mettre en place des alertes en cas d’erreur Zapier (email ou Slack à l’administrateur).
- Revoir régulièrement vos workflows pour les adapter à l’évolution de vos outils et de vos process.
En structurant vos processus autour de workflows clairs et automatisés avec Zapier, vous libérez du temps pour les actions à forte valeur ajoutée : la stratégie, la création, la relation humaine avec vos clients et vos équipes.