Dans la plupart des entreprises, les tâches répétitives consomment un temps précieux : copier-coller des données d’un outil à l’autre, envoyer des emails de suivi manuellement, oublier un lead chaud parce qu’il n’a pas été saisi dans le CRM… C’est exactement ce que les workflows et l’automatisation avec Zapier permettent d’éliminer. Comprendre un bon workflow exemple, c’est voir comment transformer un processus manuel en un système fluide, fiable et traçable, qui travaille pour vous en arrière-plan.
Sur Zapier.fr, l’objectif n’est pas seulement d’expliquer ce qu’est un workflow, mais surtout de montrer comment l’utiliser dans votre business et votre marketing. Le mot peut sembler un peu théorique au départ, mais derrière chaque workflow bien conçu se cachent des heures gagnées, des erreurs évitées et une meilleure expérience pour vos clients. Que vous soyez une petite structure, une startup agile ou un service marketing d’une grande entreprise, vous pouvez mettre en place des workflows ultra efficaces avec des outils que vous utilisez déjà : Gmail, Slack, HubSpot, Notion, Google Sheets, Shopify, Typeform, etc.
Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est réellement un workflow (au-delà de la définition textbook), puis plusieurs workflow exemple concrets entièrement réalisables avec Zapier. Vous verrez comment cartographier vos processus, les traduire en automatisations et les faire évoluer. L’idée n’est pas d’empiler des automatisations « gadgets », mais de bâtir une architecture cohérente pour la gestion de votre activité, dans laquelle chaque workflow a un objectif clair et mesurable.
Nous allons également détailler, étape par étape, comment créer un workflow dans Zapier, from scratch, sans code. Enfin, nous verrons comment analyser vos workflows, corriger les points de friction et en tirer toujours plus de valeur. À la fin, vous aurez non seulement plusieurs modèles de workflows prêts à adapter à votre contexte, mais aussi une méthode pour en concevoir d’autres, adaptés à votre réalité terrain.
Définition du workflow : qu’est-ce qu’un workflow orienté Zapier ?
Un workflow, dans son sens le plus simple, est la manière dont une tâche se déroule de A à Z : qui fait quoi, quand, avec quelles informations, et dans quel ordre. Mais pour l’utiliser efficacement avec Zapier, il faut aller plus loin que la simple définition théorique. Un workflow opérationnel est un enchaînement structuré d’actions et de décisions, souvent réparties dans plusieurs outils, et qui vise un résultat précis : qualifier un lead, livrer un service, traiter une demande client, publier un contenu, etc.
Dans le contexte Zapier, un workflow correspond généralement à un ou plusieurs « Zaps » connectant vos applications. Un Zap est composé :
- d’un déclencheur (trigger) : l’événement de départ dans une app (nouveau lead, nouveau paiement, nouveau ticket, formulaire soumis…)
- d’une ou plusieurs actions : ce que Zapier va faire automatiquement dans d’autres apps (créer un contact, envoyer un email, mettre à jour un fichier, poster un message Slack…).
Un même processus métier peut être géré par un seul Zap (simple) ou par une série de Zaps reliés entre eux (workflows plus complexes). Par exemple, l’onboarding d’un client B2B peut impliquer : la création du compte dans le CRM, l’envoi automatique d’un email de bienvenue, la création d’un dossier dans Google Drive, l’ajout à une séquence d’emails éducationnels, puis une notification au service commercial dans Slack. Chaque étape peut être automatisée with Zapier.
Un bon workflow n’est pas seulement une suite d’actions. Il intègre aussi des logiques conditionnelles et des branches, proches d’une démarche agile :
- Si le lead provient d’une campagne payante, l’affecter en priorité à un commercial.
- Si le client choisit telle offre dans un formulaire, l’ajouter à telle liste dans votre outil emailing.
- Si la valeur du panier dépasse un certain montant, notifier une équipe spécifique pour un suivi VIP.
C’est là que Zapier excelle : transformer un processus parfois flou, tenu dans la tête de quelques personnes, en un workflow clair, documenté, centralisé dans vos outils. Votre service marketing, votre équipe commerciale et votre support peuvent enfin travailler dans un système commun, plutôt que chacun dans sa propre logique isolée.
Autre point essentiel : un workflow efficace est toujours relié à un objectif métier. Demandez-vous systématiquement : what is this workflow for ? Est-il là pour :
- augmenter le nombre de leads traités dans la journée ?
- réduire les délais de réponse du support ?
- améliorer la qualité de la donnée dans vos outils ?
- offrir une meilleure expérience post-achat aux clients ?
Sans objectif clair, vous tombez dans ce que l’on voit souvent avec l’automatisation : beaucoup de Zaps, peu d’impact. En liant chaque workflow à un KPI (taux de réponse, temps de traitement, taux de conversion, valeur vie client…), vous pouvez mesurer ce qui marche et ce qui doit être ajusté. C’est cette approche orientée résultats qui fait vraiment la différence dans l’utilisation de Zapier pour votre business.
Workflow exemple : 5 scénarios concrets pour marketing, vente et service client
Pour bien comprendre la puissance de Zapier, rien ne vaut des workflow exemple concrets. Voici cinq scénarios détaillés, faciles à adapter, qui couvrent les principaux besoins : acquisition, nurturing, vente, support et gestion interne. L’idée n’est pas de multiplier les apps, mais de montrer comment connecter intelligemment celles que vous utilisez déjà.
Workflow exemple 1 : qualification automatique des leads marketing
Contexte : vous générez des leads via un formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow, HubSpot Forms, etc.) et vous voulez accélérer la qualification, sans tout traiter à la main.
Workflow dans Zapier :
- Trigger : nouveau formulaire soumis dans Typeform.
- Action 1 : création ou mise à jour du contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
- Action 2 : enrichissement des données avec un service tiers (par exemple Clearbit, si disponible) pour ajouter secteur, taille d’entreprise, pays…
- Action 3 : ajout du lead à une liste spécifique dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo).
- Action 4 : envoi d’un message Slack à votre équipe commerciale avec un résumé du lead.
- Action conditionnelle (Path) : si le lead remplit certains critères (pays + budget + secteur), création automatique d’une tâche « Appeler sous 24h » dans votre outil de gestion de projet (Asana, ClickUp, Trello).
Résultat : votre service commercial reçoit dans Slack uniquement les leads qualifiés, déjà enrichis, with toutes les infos nécessaires. Les autres leads entrent dans un workflow d’emails nurturing, sans action manuelle.
Workflow exemple 2 : onboarding client automatisé
Contexte : chaque nouveau client doit recevoir des informations, signer des documents, être ajouté à différents outils internes. C’est typiquement un processus où l’erreur humaine coûte cher.
Workflow dans Zapier :
- Trigger : nouveau paiement dans Stripe ou nouvelle facture payée dans votre outil de facturation.
- Action 1 : création du client dans votre CRM avec le bon pipeline et la bonne étape.
- Action 2 : génération automatique d’un dossier dans Google Drive ou Dropbox, avec un modèle de structure standard.
- Action 3 : ajout du client à une liste « Onboarding » dans votre outil emailing.
- Action 4 : envoi d’un email de bienvenue personnalisé, avec un lien vers un questionnaire d’onboarding ou la documentation.
- Action 5 : création d’une tâche d’onboarding dans votre outil de gestion de projet, assignée au bon chargé de compte.
Dans une approche agile, vous pouvez itérer sur ce workflow : ajouter un message Slack au channel #clients, déclencher un rappel automatique si le questionnaire n’est pas retourné sous 3 jours, etc.
Workflow exemple 3 : relance panier abandonné pour e-commerce
Contexte : vous avez une boutique Shopify, WooCommerce ou Prestashop, et vous perdez des ventes sur les paniers abandonnés. Votre objectif : automatiser une séquence de relance simple, mais efficace.
Workflow possible :
- Trigger : événement « panier abandonné » dans Shopify (ou équivalent).
- Action 1 : vérifier si l’email du client existe déjà dans votre outil emailing.
- Action 2 : si non, créer le contact avec le tag « Panier abandonné ».
- Action 3 : ajouter le contact à une séquence d’emails : J+0 rappel produit, J+1 bénéfices / avis clients, J+3 offre limitée.
- Action 4 : mise à jour du CRM si la commande est finalement passée, pour fermer l’opportunité et éviter de nouvelles relances.
C’est un workflow clé pour augmenter le chiffre d’affaires without recruter plus de ressources humaines. Vous pouvez aussi envoyer une notification interne pour les paniers de très forte valeur, afin qu’un conseiller prenne le relais manuellement.
Workflow exemple 4 : gestion des tickets support multi-canaux
Contexte : vos clients vous contactent par email, formulaire, chat, réseaux sociaux. Votre service support doit centraliser tout ça dans un outil (Zendesk, Freshdesk, Help Scout…) sans copier-coller manuel.
Workflow type :
- Trigger 1 : nouveau message sur un formulaire de contact.
- Trigger 2 : nouveau message dans une boîte email générique (support@).
- Trigger 3 : nouveau message Intercom ou Crisp.
- Actions : pour chaque trigger, création d’un ticket dans l’outil de support, attribution de tags et éventuellement d’une priorité selon les mots-clés ou le sujet sélectionné.
- Action supplémentaire : si le mot-clé « urgent » ou « incident » est détecté, envoyer une alerte Slack à un channel spécifique.
Ce workflow garantit qu’aucune demande ne se perd et que la gestion des priorités est plus objective. Vous pouvez ensuite mesurer le temps moyen de première réponse, par canal, pour améliorer votre service.
Workflow exemple 5 : reporting automatique marketing et ventes
Contexte : toutes les semaines, vous passez des heures à rassembler des chiffres : leads générés, ventes, trafic, résultats de campagnes. Ce processus est idéal pour Zapier.
Workflow possible :
- Triggers récurrents : un Zap planifié (Schedule by Zapier) chaque jour ou chaque semaine.
- Actions : récupérer les stats clés via les intégrations de vos outils (Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, CRM, Stripe…).
- Action : consolidation des données dans un Google Sheet structuré, ligne par jour ou par semaine.
- Action : génération d’un résumé envoyé dans Slack ou par email au service marketing et aux dirigeants.
Ce type de workflow transforme la gestion de vos KPIs : vous avez des données à jour, sans effort manuel, et vous pouvez détecter les anomalies beaucoup plus vite.
Ces cinq workflow exemple ne sont qu’un point de départ. L’important est de comprendre la logique sous-jacente : chaque processus métier répétitif peut être découpé, cartographié, puis automatisé, totalement ou partiellement, avec des workflows bien pensés dans Zapier.
Comment concevoir un workflow efficace avant de l’automatiser avec Zapier
L’erreur la plus fréquente lorsque l’on découvre Zapier, c’est de se précipiter pour créer des Zaps sans avoir clarifié le processus métier. Résultat : des workflows qui marchent « à peu près », difficiles à maintenir, et qui finissent par être désactivés. Pour éviter ça, il est essentiel de concevoir le workflow sur le papier avant de l’implémenter dans l’outil.
1. Partir de l’objectif métier, pas des outils
La première question à se poser n’est pas « quelles apps je peux connecter ? », mais : what business result do I want from this workflow ? Par exemple :
- Réduire le temps de traitement d’un lead de 48h à 4h.
- Automatiser 80 % de l’onboarding client.
- Assurer que 100 % des tickets support reçoivent une réponse sous 24h.
- Améliorer la qualité de la donnée client dans votre CRM.
Une fois l’objectif posé, vous pouvez décider quels indicateurs suivre (temps moyen, nombre de tâches manuelles, taux d’erreur…), ce qui guidera la conception du workflow.
2. Cartographier le processus actuel dans votre service
Avant de créer un nouveau système, il faut comprendre ce qui existe déjà. Prenez une feuille (ou un outil comme Miro, Whimsical, Lucidchart) et dessinez :
- Le point d’entrée : d’où vient l’information ? Formulaire, appel, email, paiement…
- Les acteurs : marketing, vente, support, finance, production, etc.
- Les outils impliqués : site web, CRM, outil de ticketing, Google Sheets, etc.
- Les étapes successives : « lead créé », « lead qualifié », « devis envoyé », « client onboardé », etc.
- Les points de friction : saisie manuelle, duplications, oublis, délais longs, erreurs fréquentes.
Cette étape de cartographie est clé dans une démarche agile : elle permet à votre équipe de voir le processus tel qu’il fonctionne réellement, et pas seulement comme il est censé fonctionner.
3. Identifier ce qui doit rester humain et ce qui peut être automatisé
Un bon workflow ne cherche pas à tout automatiser. Certaines tâches ont une forte valeur ajoutée humaine (appel de qualification, rendez-vous stratégique, rédaction de contenu). D’autres sont purement mécaniques (copier une adresse email, créer une fiche client, envoyer un email standard).
Dans votre processus, surlignez :
- Les étapes à forte valeur humaine (à garder manuelles, mais mieux structurées).
- Les étapes répétitives, basées sur des règles claires, qui peuvent être confiées à Zapier.
- Les validations ou décisions binaires qui peuvent être gérées par des conditions (si / alors) dans vos workflows.
C’est cette analyse qui détermine quelles parties du processus deviendront des Zaps, et lesquelles resteront dans vos outils de gestion et vos routines d’équipe.
4. Définir les règles du workflow dans le détail
Avant même d’ouvrir Zapier, décrivez le workflow avec précision. Pour chaque étape automatisable, notez :
- Trigger exact : « quand un formulaire Typeform X est soumis », « quand un deal passe en phase Y », « quand un paiement Stripe est réussi ».
- Conditions : « seulement si le champ budget > 1000 € », « si pays = France », « si la case newsletter est cochée ».
- Actions : « créer un contact dans HubSpot », « mettre à jour le champ source », « envoyer un email type Z », « créer une tâche dans Asana ».
- Gestion des exceptions : que faire si un champ obligatoire manque, si l’adresse email est invalide, si le contact existe déjà ?
Plus vous êtes précis à ce stade, plus la création du Zap sera fluide. Vous évitez aussi les comportements inattendus, du type « zap qui crée des doublons » because une règle n’était pas assez claire.
5. Prévoir la structure des données
Les workflows Zapier reposent sur les données qui circulent entre vos apps. Si vos données sont mal structurées (différents formats pour les numéros de téléphone, absence de champs standard, prénom / nom dans un seul champ…), les risques de bug augmentent.
Avant l’automatisation, assurez-vous de :
- Définir des champs standards dans votre CRM (prénom, nom, entreprise, pays, source, statut…).
- Uniformiser les formats (dates, montants, numéros de téléphone, pays).
- Décider une nomenclature pour les tags, les listes, les pipelines.
Un workflow efficace commence toujours par une gestion rigoureuse de la donnée. C’est ce qui permet ensuite d’ajouter, modifier, dupliquer des workflows plus facilement, sans réinventer la roue à chaque fois.
Créer un workflow dans Zapier : méthode pas à pas
Une fois le processus clarifié, il est temps de le traduire dans Zapier. Même si l’interface est conçue pour être simple, la qualité de votre workflow dépendra de quelques bonnes pratiques. Voici un guide étape par étape, applicable à la majorité des cas d’usage marketing, vente et service client.
1. Choisir le bon déclencheur (Trigger)
Dans Zapier, tout commence par un Trigger. C’est la réponse à la question : what event should start this workflow ? Pour le marketing et le business, les triggers les plus fréquents sont :
- Nouvelle soumission de formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow, HubSpot Forms…)
- Nouveau contact ou nouveau deal dans un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…)
- Nouveau paiement ou abonnement (Stripe, PayPal, Shopify, WooCommerce…)
- Nouveau ticket ou nouvelle conversation (Zendesk, Intercom, Help Scout…)
- Nouvelle ligne dans un Google Sheet (utile pour des imports ou des traitements en batch).
Pour chaque trigger, vous devez connecter votre compte (via OAuth ou API key), puis choisir la ressource précise (le bon formulaire, le bon pipeline, la bonne liste…). Faites un test pour vérifier que Zapier récupère bien un exemple de données. Without this test, il sera difficile de configurer correctement les actions suivantes.
2. Ajouter les actions principales du workflow
Une fois le trigger défini, vous ajoutez vos actions, dans l’ordre où elles doivent s’exécuter. Par exemple :
- Action 1 : créer ou mettre à jour un contact dans votre CRM.
- Action 2 : ajouter ce contact à une liste emailing spécifique.
- Action 3 : envoyer un email personnalisé.
- Action 4 : créer une tâche dans votre outil de gestion de projet.
À chaque étape, vous mappez les champs : pour, par exemple, remplir le champ « email » dans HubSpot avec la valeur « email » du formulaire Typeform. Cette étape est cruciale pour la cohérence de vos données. Prenez le temps de vérifier les correspondances dans chaque action.
Astuce : commencez par un workflow simple, avec peu d’actions. Vous pourrez ensuite le dupliquer et l’enrichir, plutôt que d’essayer de tout faire en une seule fois.
3. Utiliser les filtres et les conditions (Filters, Paths)
Un workflow vraiment utile ne fait pas la même chose pour tous les cas de figure. Zapier propose plusieurs fonctions pour gérer ces nuances :
- Filters : exécuter la suite du Zap uniquement si certaines conditions sont remplies (ex : « pays = France », « budget > 1000 », « champ newsletter = yes »).
- Paths : créer des branches de workflow : si telle condition, alors chemin A ; sinon chemin B. Par exemple, une séquence différente selon que le lead est B2B ou B2C.
- Formatter / Utilities : transformer des données (mettre la première lettre en majuscule, séparer prénom et nom, convertir une devise…).
En combinant filters et paths, vous adaptez le workflow à la réalité de votre business, sans devoir multiplier les Zaps. That’s what makes this approach scalable.
4. Gérer les erreurs et les duplications
Pour que vos workflows restent fiables à long terme, prévoyez dès le départ la gestion des erreurs :
- Utiliser la fonction « Find or Create » (rechercher ou créer) pour éviter de créer des doublons dans votre CRM.
- Ajouter des filtres pour ne pas traiter des données incomplètes (sans email par exemple).
- Activer les notifications d’erreur dans Zapier, pour être alerté si un Zap échoue.
- Utiliser des champs uniques (ID client, email) comme référence dans vos actions de mise à jour.
La fiabilité de vos workflows est un facteur clé d’adoption dans votre équipe. Si vos collaborateurs voient que « ça marche tout le temps », ils auront plus confiance et vous pourrez aller plus loin dans l’automatisation.
5. Tester en conditions réelles avant déploiement complet
Ne passez jamais un nouveau workflow directement en production massive. Préférez une approche progressive :
- Tester avec des données de test (vous-même, un ou deux collègues) pour vérifier chaque étape.
- Limiter le workflow à un segment (une source, une campagne, un produit) pendant quelques jours.
- Surveiller les exécutions dans le « Task History » de Zapier : erreurs, temps de traitement, éventuels doublons.
- Recueillir les retours des équipes concernées (marketing, vente, support) pour ajuster les règles.
C’est cette phase de test itérative, proche de l’agile, qui transforme un Zap « qui tourne » en un workflow robuste qui supporte réellement votre croissance.
Optimiser, mesurer et faire évoluer vos workflows Zapier
Un workflow n’est jamais figé. Votre business évolue, vos offres changent, vos outils aussi. Pour que la gestion de vos processus reste fluide, il faut considérer vos workflows comme un produit interne, à suivre et améliorer régulièrement. Zapier offre plusieurs leviers pour optimiser à la fois la performance technique et la valeur métier.
1. Définir des KPI pour chaque workflow
Pour chaque workflow clé, définissez 1 à 3 indicateurs simples. Par exemple :
- Workflow lead gen : nombre de leads traités par jour, délai moyen entre la soumission et le premier contact, taux de qualification.
- Workflow onboarding : temps moyen entre la signature et la livraison des accès, taux de complétion du questionnaire d’onboarding.
- Workflow support : temps de première réponse, nombre de tickets non assignés, taux de résolution au premier contact.
- Workflow vente e-commerce : taux de récupération des paniers abandonnés, valeur moyenne des commandes récupérées.
Ces KPI peuvent être consolidés automatiquement avec Zapier dans un Google Sheet ou un outil de BI. L’objectif est de voir si vos workflows produisent bien le résultat pour lequel ils ont été créés.
2. Analyser les logs et l’historique d’exécution
Zapier fournit un historique détaillé des tâches exécutées pour chaque Zap. C’est une mine d’information pour améliorer vos workflows :
- Identifier les erreurs récurrentes (champ manquant, problème de connexion à une app, données invalides).
- Repérer les étapes qui échouent souvent et comprendre pourquoi.
- Voir combien de fois un Zap est déclenché par jour / semaine, et sur quels segments.
Programmez un rituel (par exemple, une revue mensuelle) pour passer en revue les principaux workflows. Vous pourrez ajuster les conditions, ajouter des contrôles, supprimer des actions inutiles, ou au contraire en ajouter de nouvelles pour tirer plus de valeur des données existantes.
3. Mutualiser et factoriser vos workflows
Quand votre usage de Zapier se développe, il est tentant de créer un nouveau Zap pour chaque nouveau besoin. Mais cela peut vite devenir ingérable. Une meilleure approche consiste à factoriser vos workflows :
- Créer des Zaps « génériques » qui gèrent des actions communes (par exemple, la création / mise à jour d’un contact dans le CRM) appelés depuis d’autres workflows via des Webhooks.
- Utiliser des Zaps multi-branches (Paths) plutôt que plusieurs Zaps séparés, quand les logiques sont proches.
- Standardiser la nomenclature de vos Zaps (préfixes par service : MKT_, SALES_, SUPPORT_, OPS_…).
Cela permet d’avoir une architecture plus claire, plus facile à maintenir, et de limiter les risques de comportements contradictoires entre plusieurs workflows.
4. Itérer régulièrement avec les équipes métier
Un workflow n’est réussi que si les personnes qui l’utilisent au quotidien (commercial, support, marketing, finance) le trouvent réellement utile. Organisez des points réguliers avec ces équipes :
- Demandez-leur ce qui fonctionne bien, ce qui leur fait gagner du temps.
- Repérez les contournements qu’ils ont mis en place (« on fait encore ça à la main parce que… »).
- Identifiez les nouvelles étapes ou conditions à intégrer (nouvelle offre, nouveau segment, nouveau pays…).
Cette écoute terrain est fondamental pour garder des workflows alignés sur la réalité opérationnelle, et pas seulement sur ce qui avait été imaginé au départ. Une approche agile vous permet d’ajuster vos automatisations au rythme de votre croissance.
5. Explorer des use cases plus avancés
Une fois vos workflows de base stabilisés, vous pouvez aller plus loin dans l’utilisation de Zapier :
- Scoring de leads : combiner plusieurs signaux (source, pages visitées, email ouvert, clics) pour attribuer un score automatique, et créer une tâche pour le commercial au-delà d’un certain seuil.
- Segmentation dynamique : mettre à jour en temps réel les segments dans votre outil emailing en fonction du comportement (achat, visite, clic, non-ouverture…).
- Workflows inter-services : par exemple, lorsqu’un client atteint un certain seuil de facturation, alerter à la fois le service commercial, le support et la finance, créer un dossier annuel, etc.
- Automatisation documentaire : générer automatiquement des devis, contrats, fiches de mission à partir des données du CRM, avec signature électronique intégrée.
À ce stade, Zapier devient une couche centrale de votre système d’information marketing et business, capable de relier plusieurs apps qui n’étaient jamais pensées pour fonctionner ensemble. La clé est de garder une documentation minimale (Google Doc, Notion) pour chaque workflow important : objectif, schéma, Zaps impliqués, règles principales. This makes future changes faster and safer.
En combinant une bonne compréhension de vos processus, une conception rigoureuse des workflows et une utilisation maîtrisée de Zapier, vous pouvez transformer votre gestion opérationnelle : moins de tâches répétitives, plus de temps pour les actions à haute valeur ajoutée, et une expérience client plus fluide. Chaque workflow exemple présenté ici n’est qu’un point de départ : adaptez-les, testez-les, et construisez progressivement une véritable machine d’automatisation au service de votre business.