Les diagrammes BPMN sont censés rendre vos processus métiers plus clairs, plus automatisables et plus faciles à connecter à des outils comme Zapier. Pourtant, il suffit de quelques erreurs de modélisation pour rendre un schéma illisible, impossible à maintenir et très difficile à traduire en automatisations concrètes. Voici 10 erreurs fréquentes, comment les repérer en un coup d’œil… et comment les éviter pour gagner du temps lors de vos automatisations.
1. Confondre le processus métier avec le workflow outil (Zapier, CRM, etc.)
L’une des erreurs les plus courantes consiste à modéliser directement ce que fait l’outil (Zapier, CRM, ERP…) au lieu de représenter le processus métier réel. Résultat : le diagramme vieillit très vite dès que vous changez de logiciel ou de configuration.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Les tâches portent des noms du type « Créer une carte Trello », « Envoyer à Zapier », « Webhook Integromat ».
- Les acteurs ne sont pas des rôles métiers (Commercial, Support, Marketing), mais des outils (« Zapier », « HubSpot », « Notion »).
- Les événements sont très techniques (« Requête HTTP », « Trigger API ») sans lien explicite avec une étape métier (« demande reçue », « contrat signé »).
Comment corriger
- Renommez les tâches avec des verbes métier : « Enregistrer une opportunité », « Qualifier le lead », « Relancer le prospect ».
- Utilisez les couloirs (pools et lanes) pour les équipes ou rôles, pas pour les outils.
- Conservez une vision « outil-agnostique » : votre BPMN doit rester valable même si vous remplacez Zapier demain.
Une fois le processus métier proprement modélisé, il sera beaucoup plus simple de le traduire en scénarios Zapier robustes, par exemple en créant un Zap par sous-processus clairement identifié.
2. Commencer le diagramme par une tâche au lieu d’un événement de début
Un diagramme BPMN sans événement de début explicite est comme une automatisation Zapier sans déclencheur : on ne sait pas quand ni pourquoi le processus démarre. C’est un classique dans les équipes qui débutent.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Le diagramme commence directement par une tâche (rectangle) sans cercle de départ.
- Plusieurs tâches semblent possibles au tout début, sans point d’origine clair.
- On ne peut pas répondre facilement à la question : « Qu’est-ce qui déclenche ce processus ? ».
Comment corriger
- Ajoutez un événement de début explicite, typé si nécessaire : message, timer, signal, etc.
- Formulez l’événement avec un langage métier : « Demande client reçue », « Prospect créé dans le CRM », « Formulaire envoyé ».
- Si plusieurs déclencheurs sont possibles, créez plusieurs événements de début menant au même flux, ou regroupez dans un sous-processus.
Cette rigueur vous aidera ensuite à connecter la bonne source de données à chaque déclencheur (webhooks, formulaires, CRM) dans vos automatisations Zapier.
3. Oublier l’événement de fin (ou en avoir trop)
À l’autre extrémité, beaucoup de diagrammes s’arrêtent brutalement sur une tâche finale, sans événement de fin. C’est un signal d’alerte : le processus n’est pas complètement pensé.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Le diagramme ne contient aucun cercle avec un contour épais (événement de fin).
- Plusieurs branches se terminent sur des tâches, sans convergence ni fin claire.
- On peine à dire : « Quand considère-t-on que ce processus est terminé ? ».
Comment corriger
- Ajoutez au moins un événement de fin par scénario clé (« commande livrée », « prospect perdu », « abonnement annulé »).
- Regroupez les flux équivalents vers le même événement de fin quand c’est pertinent.
- Utilisez plusieurs événements de fin si les issues sont vraiment différentes (succès, échec, abandon).
Pour les automatisations Zapier, définir clairement les fins de processus permet de savoir quand mettre fin à une séquence d’emails, arrêter des relances ou déclencher une enquête de satisfaction.
4. Utiliser des noms de tâches vagues et non actionnables
Les tâches BPMN doivent être immédiatement compréhensibles, y compris par quelqu’un qui ne connaît ni votre jargon interne ni vos outils. Des intitulés flous rendent le schéma inutilisable pour concevoir des automatisations.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Tâches nommées « Gérer la demande », « Traitement automatique », « Faire le nécessaire ».
- Verbes très génériques : « gérer », « traiter », « vérifier », « suivre » sans précision.
- Impossible de dire ce qui est réellement fait, ni quelles données entrent et sortent.
Comment corriger
- Utilisez une forme « verbe d’action + complément précis » : « Valider le devis », « Mettre à jour le statut dans le CRM ».
- Précisez l’objet : « Vérifier l’adresse email du prospect », plutôt que « Vérifier les infos ».
- Si une tâche est trop large, découpez-la en plusieurs tâches plus simples et automatisables.
Cette granularité est idéale pour Zapier : chaque tâche claire peut devenir une étape de Zap bien identifiée (création de fiche, mise à jour d’un champ, envoi d’email, etc.).
5. Mélanger les rôles dans un seul couloir (lane)
Un autre problème fréquent : tous les acteurs sont mélangés dans le même couloir. On ne sait plus qui fait quoi, ni ce qui pourrait être automatisé ou délégué.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Un seul couloir pour tout le processus, alors que plusieurs équipes interviennent en réalité.
- Les noms de tâches mentionnent souvent la personne : « Support : répondre au client », « Sales : rappeler le prospect ».
- Difficile de distinguer tâches humaines et tâches automatisables.
Comment corriger
- Créez des lanes par rôle ou équipe : Marketing, Sales, Support, Finance, etc.
- Ajoutez éventuellement un couloir « Automatisation » ou « Système » pour ce qui est délégué à Zapier ou à d’autres outils.
- Vérifiez qu’une tâche appartient à un seul rôle principal pour éviter les ambiguïtés.
Une bonne séparation par rôle vous permet ensuite de voir d’un coup d’œil quelles étapes peuvent être remplies par un scénario Zapier, et lesquelles restent entièrement humaines.
6. Utiliser des passerelles (gateways) inadaptées ou mal nommées
Les passerelles BPMN (diamants) gèrent les décisions et les parallélisations. Mal utilisées, elles transforment votre diagramme en labyrinthe difficile à exploiter dans des automatisations.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Des passerelles sans libellé clair (« Oui/Non », « OK/KO ») sans critère métier explicite.
- Des passerelles parallèles (barres +) utilisées pour gérer des choix exclusifs.
- Des croisements de flux complexes où il est impossible de suivre chaque scénario.
Comment corriger
- Utilisez la passerelle exclusive (X) pour les choix uniques (un seul chemin possible).
- Utilisez la passerelle parallèle (||) pour lancer plusieurs tâches en même temps.
- Libellez chaque branche avec un critère clair : « Montant > 10 000 € », « Client existant », « Pas de réponse après 7 jours ».
- Regroupez les décisions techniques (basées sur des données) plutôt côté automatisation Zapier, en gardant les grandes décisions métier dans le BPMN.
Des décisions bien définies facilitent la traduction en filtres et conditions dans Zapier (Filter, Paths, Conditions, etc.).
7. Surcharger le diagramme (trop de détails dans un seul processus)
À l’inverse de la tâche trop vague, certains diagrammes BPMN contiennent absolument tout : cas marginaux, exceptions, validations rares, tous les canaux possibles, etc. C’est illisible et ça complique le passage à l’automatisation.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Le diagramme tient difficilement sur une page A3 ou nécessite un zoom important pour être lisible.
- Une myriade de passerelles, de sous-branches et de retours en arrière.
- Les nouveaux collaborateurs n’arrivent pas à expliquer le diagramme après l’avoir lu.
Comment corriger
- Identifiez le « happy path » (scénario idéal) et modélisez-le en priorité.
- Traitez les exceptions fréquentes comme des variantes simples, les cas ultra rares dans des sous-processus séparés.
- Découpez un très long processus en plusieurs sous-processus reliés (pré-vente, vente, onboarding, fidélisation…).
Côté Zapier, cela se traduit par plusieurs Zaps plus courts, plus robustes et plus faciles à maintenir, plutôt qu’un seul « super Zap » ingérable.
8. Ignorer les données (documents, objets manipulés, systèmes)
Un BPMN qui ne montre que des tâches et des flèches oublie un élément clé : les données et documents qui circulent. Sans elles, impossible de bien concevoir une intégration avec vos outils.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Aucun document ou artefact représenté sur le diagramme.
- On ne voit pas où sont créées, enrichies, consultées ou supprimées les données.
- Difficile de savoir quel système « possède » l’information (CRM, ERP, outil de support…).
Comment corriger
- Ajoutez des artefacts (documents, annotations) pour les éléments clés : fiche prospect, commande, ticket support.
- Indiquez à quels moments ces données sont créées, mises à jour ou lues.
- Identifiez les systèmes maîtres des données (source de vérité) pour orienter votre stratégie d’intégration Zapier.
En comprenant mieux le cycle de vie des données, vous saurez quelles applications connecter dans Zapier, et dans quel sens synchroniser les informations (unidirectionnel ou bidirectionnel).
9. Ne pas distinguer clairement manuel vs automatisable
Beaucoup de diagrammes BPMN mélangent des tâches manuelles et automatisables sans les différencier. Résultat : impossible de voir rapidement ce que Zapier pourrait accélérer ou prendre en charge.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Aucune convention visuelle pour distinguer une tâche humaine d’une tâche système.
- Les tâches « envoyer un email » apparaissent comme manuelles, alors qu’elles sont toujours les mêmes.
- Les discussions autour du diagramme tournent autour des personnes, pas des possibilités d’automatisation.
Comment corriger
- Utilisez différents types de tâches BPMN (tâche de service, tâche manuelle, tâche utilisateur).
- Ajoutez un couloir « Système/Zapier » pour les tâches déjà automatisées ou clairement automatisables.
- Marquez explicitement les tâches candidates à l’automatisation (par exemple par une annotation) pour prioriser vos Zaps.
Lors d’un atelier de modélisation, cette distinction permet d’identifier rapidement les quick wins à automatiser avec Zapier : envoi de notifications, synchronisation de CRM, mise à jour de documents, etc.
10. Ne pas documenter les déclencheurs et règles métier derrière le BPMN
Enfin, même avec un diagramme visuellement propre, l’absence de documentation des règles métier rend très difficile la traduction du BPMN en automatisations réelles.
Comment repérer cette erreur en un coup d’œil
- Aucune annotation expliquant les conditions détaillées des passerelles.
- Les équipes s’appuient sur « ce qu’on s’est toujours dit » plutôt que sur des règles écrites.
- Lorsqu’on veut créer un Zap, on multiplie les questions du type : « Et dans quel cas, précisément, on envoie cet email ? ».
Comment corriger
- Ajoutez des annotations BPMN pour décrire les règles clés : montants, délais, segments clients, priorités.
- Rédigez une courte documentation textuelle associée au diagramme (fichier partagé, wiki interne).
- Pour chaque événement de début et chaque passerelle importante, listez les conditions exactes qui seront implémentées dans Zapier.
Cette documentation est précieuse lorsque vous paramétrez vos Zaps et que vous devez configurer des filtres, des conditions de chemins ou des scénarios multi-branches.
Relier vos BPMN à Zapier sans casser vos processus
Un bon diagramme BPMN est le meilleur allié d’un projet d’automatisation réussi. Il vous aide à :
- Identifier les points de friction et les tâches répétitives à automatiser.
- Aligner les équipes métier et les équipes techniques sur une vision commune.
- Construire des scénarios Zapier cohérents, robustes et faciles à faire évoluer.
Pour aller plus loin dans la modélisation et voir comment traduire vos schémas en workflows concrets dans Zapier, consultez notre dossier complet sur la modélisation de processus BPMN appliquée à l’automatisation Zapier, avec des exemples pratiques orientés business et marketing.
En corrigeant ces 10 erreurs fréquentes, vos diagrammes BPMN deviendront non seulement plus lisibles, mais surtout beaucoup plus exploitables pour créer des automatisations efficaces, stables et rentables dans Zapier.