Automatiser son travail avec Zapier n’est plus réservé aux développeurs ou aux « geeks » de la productivité. L’outil est désormais accessible en français via des interfaces plus intuitives, une documentation abondante et des scénarios prêts à l’emploi. Mais au-delà des automatisations évidentes (envoyer un e-mail quand un formulaire est rempli, par exemple), il existe toute une série de workflows inattendus qui peuvent transformer votre quotidien professionnel.
1. Automatisations Zapier pour mieux gérer votre temps et vos priorités
1. Centraliser toutes vos tâches dans un seul outil
Vous utilisez probablement plusieurs outils à la fois : Trello pour vos projets, Gmail pour vos e-mails, Slack pour communiquer, Google Calendar pour vos rendez-vous… Résultat : vos tâches sont éparpillées partout.
Avec Zapier, vous pouvez créer des automatisations qui centralisent vos « to-do » dans un seul gestionnaire de tâches (Todoist, ClickUp, Notion, Asana, etc.). Par exemple :
- Pour chaque e-mail marqué avec un libellé « À faire » dans Gmail, créer automatiquement une tâche dans Todoist.
- Pour chaque message Slack comportant une réaction spécifique (par exemple l’emoji « ✅ »), créer une carte Trello dans une liste « À traiter ».
- Lorsque vous ajoutez un événement dans Google Agenda avec le mot-clé « tâche » dans le titre, créer une tâche dans votre gestionnaire préféré.
Résultat : plus besoin de courir entre les outils. Toutes les actions importantes se retrouvent dans un seul tableau de bord, sans effort manuel.
2. Transformer vos notes rapides en tâches actionnables
Nous notons souvent des idées « à la volée » sur notre téléphone (Google Keep, Apple Notes, Notion, Evernote…), mais ces notes ne se transforment pas toujours en actions concrètes.
Quelques idées de Zaps inattendus :
- Dès qu’une note est ajoutée dans un carnet Evernote intitulé « Actions », créer automatiquement une tâche dans Asana avec un rappel pour le lendemain.
- Quand vous créez une note avec un tag « urgent » dans Notion, générer une notification Push (via Pushbullet ou Pushover) sur votre téléphone.
- Convertir automatiquement les nouvelles notes d’un dossier spécifique Google Docs en tâches dans ClickUp.
Ces petites automatisations vous obligent, en quelque sorte, à transformer vos idées en actions, sans plus jamais laisser une note importante dormir dans un coin.
3. Bilan de fin de journée automatisé
Le bilan de fin de journée est un excellent réflexe de productivité, mais encore faut-il le faire. Zapier peut vous y aider en rassemblant automatiquement les éléments clés de votre journée.
- Récupérer toutes les tâches complétées dans Asana, Todoist ou Trello entre 9h et 18h, puis les envoyer dans un document Google Docs ou dans une base Notion.
- Ajouter les événements Zoom, Google Meet ou Teams effectués dans la journée dans un résumé envoyé par e-mail à 18h.
- Créer un message récapitulatif posté automatiquement sur un canal Slack « #journal-de-bord » pour votre équipe.
Vous obtenez une trace claire de ce qui a été accompli, utile pour vos rapports, vos revues hebdomadaires ou vos bilans de performance.
2. Automatisations marketing inattendues pour générer plus de business
4. Segmenter automatiquement vos leads selon leur comportement
La plupart des entreprises se contentent d’envoyer un e-mail générique à chaque nouveau lead. Pourtant, avec Zapier, vous pouvez analyser des signaux plus subtils et adapter votre communication.
- Si un prospect remplit un formulaire Typeform et indique un budget supérieur à un certain montant, l’ajouter dans une liste spécifique de votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
- Lorsque quelqu’un clique sur un lien clé dans vos e-mails (via Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign), le taguer automatiquement comme « chaud » dans votre CRM.
- Si un contact visite une page stratégique (tarifs, démo, fonctionnalités avancées) suivie par un outil comme HubSpot ou Webhooks, déclencher un e-mail personnalisé ou une tâche pour votre commercial.
Vous créez ainsi des séquences marketing qui s’ajustent à la maturité de vos leads sans intervention manuelle.
5. Nourrir vos audiences publicitaires avec des données temps réel
Zapier peut devenir un pont entre vos formulaires, votre CRM et vos plateformes publicitaires (Meta Ads, Google Ads, LinkedIn Ads).
- Ajouter automatiquement les nouveaux clients (ou leads qualifiés) à une audience personnalisée Facebook Ads ou Google Ads pour nourrir un lookalike ou une audience similaire.
- Exclure en temps réel de vos campagnes d’acquisition les personnes qui viennent d’acheter (pour éviter de payer pour des clics inutiles).
- Synchroniser les désabonnements de votre liste e-mail avec vos audiences publicitaires pour garder des bases propres et RGPD-friendly.
Ce type d’automatisation, souvent négligé, permet de réduire vos coûts publicitaires et d’améliorer le ciblage en continu.
6. Créer des contenus sociaux semi-automatisés à partir de vos actions internes
Vous publiez des articles de blog, recevez des avis clients, organisez des événements… mais vous manquez de temps pour relayer tout cela sur les réseaux sociaux.
Avec Zapier, vous pouvez :
- Poster automatiquement un brouillon de tweet ou de publication LinkedIn chaque fois qu’un nouvel article est publié sur votre site (via RSS ou WordPress), en générant un template de message pré-rempli.
- Créer une file d’attente de contenus dans Buffer ou Hootsuite à partir de nouveaux avis clients Google My Business ou Trustpilot.
- Ajouter à une base Notion ou Airtable toutes vos actions marketing (nouvelle landing page, nouveau freebie, nouveau partenariat) pour les transformer facilement en contenus récurrents.
L’objectif n’est pas d’automatiser à 100 % votre communication (ce qui serait risqué), mais de vous offrir une base prête à être relue, personnalisée et publiée rapidement.
7. Détection et alerte sur les signaux d’achat « silencieux »
Certaines actions clients sont de vrais signaux d’intention d’achat, mais passent souvent sous le radar : téléchargement d’un livre blanc précis, consultation répétée d’une page, ouverture de plusieurs e-mails en peu de temps…
Quelques scénarios possibles :
- Si un lead ouvre 3 e-mails de votre séquence de nurturing en 24 heures, créer une tâche pour le commercial dans Pipedrive avec un rappel d’appel.
- Lorsqu’un prospect consulte plusieurs fois votre page de tarifs (via un outil de tracking ou un event dans Google Analytics), envoyer une alerte sur un canal Slack dédié aux « opportunités chaudes ».
- Si quelqu’un télécharge deux contenus différents orientés « comparaison » ou « décision d’achat », lui envoyer automatiquement une proposition de démo.
Vous ne laissez plus passer ces moments où le prospect est particulièrement réceptif.
3. Automatisations pour le support client et l’expérience utilisateur
8. Synthèse automatique des retours clients
Les retours clients arrivent de partout : e-mails, formulaire de contact, chat en ligne, réseaux sociaux, avis publics. Zapier peut les centraliser et les structurer pour vous.
- Envoyer tous les messages contenant des mots-clés comme « bug », « erreur », « problème » depuis Intercom, Zendesk ou Crisp vers un tableau Trello « Bugs à traiter ».
- Ajouter chaque nouvel avis client (Google, Trustpilot, Capterra) dans une base Notion avec champs : note, commentaire, produit concerné, sentiment global.
- Créer une synthèse quotidienne ou hebdomadaire envoyée par e-mail, regroupant les nouveaux retours clients avec liens vers les conversations originales.
En quelques clics, vous disposez d’un véritable tableau de bord pour votre satisfaction client, exploitable en réunions produits ou marketing.
9. Routage intelligent des tickets de support
Une automatisation intelligente consiste à faire circuler la bonne demande vers la bonne personne, sans passer par une redirection manuelle interminable.
- Si le sujet d’un e-mail contient « facture », « TVA » ou « paiement », l’assigner automatiquement au canal ou à la personne chargée de la comptabilité.
- Si un formulaire de support indique un niveau d’urgence « critique », déclencher une notification par SMS ou sur Slack pour l’équipe technique.
- Router les demandes issues des clients « premium » vers un pipeline dédié dans votre outil de ticketing, avec un SLA spécifique.
Ce type de scénarios contribue à réduire le temps de réponse et à améliorer fortement la perception de votre service client.
10. Onboarding client personnalisé sans travail manuel
Au lieu d’un même e-mail d’accueil pour tout le monde, Zapier vous permet d’adapter le parcours d’onboarding en fonction du contexte de chaque nouveau client.
- Dès qu’un paiement est validé dans Stripe, déclencher une séquence spécifique selon l’offre choisie (emailing, messages in-app, invitation à un onboarding call).
- Si le client provient d’un partenaire ou d’un affilié identifié, lui envoyer un onboarding avec des ressources adaptées (webinaire spécial, guide avancé, réductions réservées).
- Créer automatiquement un espace client (dossier Google Drive, projet dans ClickUp, base Notion) et partager les accès par e-mail.
Vous industrialisez l’onboarding tout en donnant l’impression d’une expérience sur mesure.
4. Automatisations internes pour mieux collaborer en équipe
11. Rapports d’équipe automatiques dans Slack ou par e-mail
Les réunions d’équipe s’enlisent souvent dans la mise à jour des tâches, alors que ces informations pourraient être partagées automatiquement en amont.
Avec quelques Zaps, vous pouvez par exemple :
- Publier chaque matin dans Slack la liste des tâches arrivant à échéance dans la journée, extraites de Jira, Asana ou ClickUp.
- Envoyer chaque lundi un e-mail récapitulatif des tickets de support ouverts/fermés, ou des deals gagnés/perdus dans le CRM.
- Mettre à jour un tableau Notion ou Airtable affichant en temps réel le statut des projets, alimenté par différents outils (Trello, GitHub, Google Sheets).
Les équipes arrivent en réunion déjà informées, ce qui permet de consacrer le temps commun à la prise de décision plutôt qu’au simple reporting.
12. Onboarding et offboarding collaborateurs automatisés
L’arrivée ou le départ d’un collaborateur implique de nombreuses actions : création de comptes, attribution de droits, ajout aux bons canaux, mise à jour des annuaires, etc. Une grande partie de ce processus peut être orchestrée avec Zapier.
- Lorsqu’une nouvelle fiche employé est créée dans votre outil RH (BambooHR, Factorial, Google Sheets), déclencher automatiquement la création de comptes dans certains outils (ou au minimum les demandes à l’IT).
- Ajouter le collaborateur dans les listes e-mail internes, les bons canaux Slack, les dossiers partagés Google Drive.
- À la date de fin de contrat, lancer une série d’actions d’offboarding : désactivation de certains accès, suppression de droits, rappel pour la récupération du matériel.
En automatisant ces processus, vous réduisez les oublis et sécurisez mieux votre organisation.
13. Synchronisation silencieuse des données entre vos outils
L’une des forces les plus sous-estimées de Zapier est la synchronisation « silencieuse » : personne ne la voit, mais tout le monde en profite.
Quelques exemples utiles :
- Synchroniser les contacts entre votre CRM et votre outil d’e-mailing, sans doublons ni erreurs de segmentation.
- Mettre à jour une base Airtable ou Notion dès qu’un champ clé est modifié dans votre CRM, pour disposer d’un tableau de bord unique.
- Renvoyer les données de vente (Stripe, WooCommerce, Shopify) vers Google Sheets ou BigQuery pour analyse, sans export manuel.
Les données circulent librement, ce qui limite la saisie multiple et les fichiers Excel obsolètes qui circulent par e-mail.
5. Automatisations « bonus » pour un quotidien professionnel plus fluide
14. Veille concurrentielle et sectorielle automatisée
Plutôt que de visiter chaque jour les mêmes sites ou réseaux pour faire votre veille, laissez Zapier le faire à votre place.
- Surveiller les nouveaux articles de blogs concurrents via leurs flux RSS, et les envoyer automatiquement dans un canal Slack « Veille » ou une base Notion.
- Recevoir une notification dès qu’un mot-clé ou hashtag spécifique est mentionné sur Twitter/X (via des intégrations tierces) et enregistrer ces mentions dans un tableau d’analyse.
- Suivre les changements de prix ou de description sur certaines pages produits (via des outils de monitoring compatibles Webhooks) et archiver ces changements dans Google Sheets.
Vous gardez un œil sur votre marché sans y consacrer une demi-heure chaque matin.
15. Rappels « intelligents » pour les tâches que vous oubliez toujours
Nous avons tous des tâches récurrentes que nous repoussons : déclarations administratives, relances clients, mise à jour de contenus, check technique du site, etc. Zapier peut vous servir de garde-fou efficace.
- Si une facture n’est pas marquée comme payée dans votre outil de facturation après X jours, envoyer automatiquement un e-mail de relance au client, avec copie à votre équipe.
- Programmer des rappels périodiques pour la mise à jour des contenus stratégiques de votre site (pages de tarifs, pages d’offres, études de cas) via des tâches créées automatiquement dans votre gestionnaire préféré.
- Déclencher des notifications Slack ou e-mails quand une métrique clé passe un certain seuil (baisse soudaine de trafic, chute du taux de réponse, hausse inhabituelle des tickets de support).
Ces rappels automatisés vous permettent de sécuriser ce qui est important mais non urgent, et donc souvent négligé.
Approfondir vos scénarios avec des ressources francophones
Pour aller plus loin et découvrir d’autres idées d’automatisations adaptées au business et au marketing, vous pouvez vous appuyer sur des ressources dédiées à l’écosystème francophone. Des guides pratiques, études de cas et exemples de workflows sont détaillés dans notre dossier complet sur zapier en français, avec un focus particulier sur les usages concrets en entreprise, les bonnes pratiques de maintenance des Zaps et les erreurs courantes à éviter.
En combinant quelques-unes de ces 15 automatisations inattendues, vous pouvez progressivement transformer votre environnement de travail : moins de tâches répétitives, plus de données fiables, des équipes mieux synchronisées et des clients mieux servis, le tout sans écrire une seule ligne de code.