Zapier a révolutionné la façon dont les entreprises gèrent leurs tâches répétitives. Pourtant, la plupart des utilisateurs se limitent aux automatisations les plus évidentes : envoyer un email, créer une tâche, publier un post. En réalité, le potentiel de Zapier est bien plus vaste, surtout pour le business et le marketing. Voici 15 automatisations étonnantes, souvent méconnues, qui peuvent transformer votre organisation sans que vous ayez à écrire une seule ligne de code.
Automatisations Zapier pour mieux connaître et comprendre vos clients
1. Construire des fiches clients ultra-complètes à partir de simples formulaires
Vous utilisez un formulaire de contact ou d’inscription (Typeform, Google Forms, Tally, etc.) ? Au lieu de recevoir un simple email, Zapier peut transformer chaque soumission en fiche client enrichie.
- Un prospect remplit un formulaire sur votre site.
- Un Zap envoie les informations dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Notion, Airtable…).
- Zapier interroge un outil d’enrichissement (Clearbit, Dropcontact, Apollo, etc.) pour ajouter secteur d’activité, taille d’entreprise, pays, fonction, etc.
- Le contact est ensuite tagué automatiquement (ex : “SaaS”, “e-commerce”, “France”, “Lead chaud”).
Résultat : des fiches clients complètes, prêtes pour vos commerciaux et vos campagnes de marketing, sans saisie manuelle.
2. Détecter automatiquement les leads les plus chauds selon leur comportement
La plupart des entreprises suivent le volume de leads, mais peu priorisent vraiment les plus intéressants. Zapier peut créer un scoring comportemental basique sans passer par un outil complexe.
- Un lead ouvre plusieurs emails ou clique sur un lien stratégique.
- Il visite à plusieurs reprises votre page de prix ou de démo (via un outil comme Google Analytics, Plausible, ou un tracker d’événements).
- Il télécharge un livre blanc ou s’inscrit à un webinar.
À chaque action, un Zap incrémente un score dans votre CRM ou votre base (Airtable, Notion). Lorsque le score dépasse un certain seuil, Zapier :
- envoie une alerte Slack à l’équipe commerciale,
- crée une tâche “Rappel téléphonique” dans votre outil (Asana, ClickUp, Trello),
- déclenche une séquence email spécifique “prêt à acheter”.
3. Transformer les réponses de vos clients en mini-études de marché en temps réel
Les réponses à vos formulaires NPS, enquêtes de satisfaction ou questionnaires d’onboarding sont une mine d’or… souvent sous-exploitée. Zapier peut les transformer en un tableau de bord d’insights.
- Chaque réponse (Typeform, Google Forms, Survicate, Tally…) est envoyée dans un tableur (Google Sheets, Airtable).
- Un Zap nettoie et normalise les données (format de dates, langues, libellés).
- Les mots-clés récurrents dans les champs libres peuvent être étiquetés via un outil de traitement du langage ou des règles simples (ex : si la réponse contient “prix” > tag “objection prix”).
Vous obtenez une vue quasi temps réel des objections, des besoins et des points de friction, sans analyse manuelle lourde.
Automatisations marketing auxquelles on ne pense jamais (mais qui rapportent)
4. Relancer automatiquement les paniers abandonnés avec des messages ultra-personnalisés
Les relances de paniers abandonnés existent déjà dans beaucoup de plateformes e-commerce, mais Zapier permet d’aller beaucoup plus loin dans la personnalisation.
- Lorsqu’un utilisateur ajoute un produit au panier mais ne valide pas sa commande, un événement est envoyé à Zapier.
- Zapier va récupérer des informations complémentaires : historique d’achat, type de produits consultés, source d’acquisition (Google Ads, Meta, organic…).
- En fonction de ces données, différents scénarios d’emails ou de messages (via Mailchimp, Klaviyo, Brevo, ou même WhatsApp Business) sont déclenchés.
Par exemple, un panier abandonné avec un produit haut de gamme peut générer un email mettant en avant la garantie ou le paiement en plusieurs fois, tandis qu’un panier avec plusieurs articles peut déclencher une offre de livraison gratuite.
5. Récupérer automatiquement les avis clients au moment le plus opportun
Plutôt que d’envoyer une demande d’avis à tout le monde en même temps, Zapier permet de parfaitement “timer” la demande.
- Déclenchement après la livraison effective (en se basant sur le statut d’expédition dans votre outil logistique ou e-commerce).
- Délai ajusté selon le type de produit : quelques jours pour un produit simple, plusieurs semaines pour un service ou une formation.
- Envoi automatisé vers Google Reviews, Trustpilot, ou un formulaire interne.
Vous pouvez même créer un Zap qui :
- redirige les clients très satisfaits (NPS 9-10) vers une page d’avis public,
- et oriente les clients mécontents vers un formulaire privé pour désamorcer le problème en interne.
6. Transformer chaque nouveau contenu publié en mini-campagne multicanale
Publier un article de blog sans le promouvoir, c’est comme organiser une conférence sans inviter personne. Zapier peut transformer un simple “publier” en une diffusion coordonnée.
- Un nouvel article est publié sur votre CMS (WordPress, Webflow, Ghost, Notion, Framer…).
- Un Zap génère automatiquement :
- un post LinkedIn avec le titre, un extrait et un visuel,
- un tweet ou post X raccourci optimisé,
- un brouillon d’email pour votre newsletter avec l’intro de l’article,
- une carte dans Trello ou une tâche dans Asana pour la version vidéo ou podcast.
Vous ne partez plus de zéro pour chaque canal : tout est pré-rempli, il ne vous reste qu’à ajuster et valider.
7. Créer des audiences publicitaires dynamiques basées sur des actions très précises
Les plateformes publicitaires (Meta, Google Ads, LinkedIn Ads) permettent de créer des audiences, mais les critères restent souvent limités aux événements gérés en natif. Zapier vient enrichir le jeu.
- Lorsqu’un utilisateur télécharge un ebook spécifique, participe à un webinar ou atteint un certain score dans votre CRM, un Zap le place automatiquement dans une audience personnalisée.
- Lorsque ce même utilisateur devient client ou atteint une certaine valeur, un autre Zap l’exclut de certaines campagnes pour éviter de gaspiller votre budget.
Vous obtenez des campagnes plus ciblées, un meilleur ROAS, et des messages plus cohérents avec le cycle de vie du prospect.
Automatisations “coulisses” pour le business, souvent ignorées
8. Synchroniser proprement vos bases de données sans double saisie
Beaucoup d’entreprises jonglent entre CRM, outil de facturation, outil de support, outil marketing… et finissent avec des données clients incohérentes. Zapier permet d’orchestrer cette synchronisation.
- À la création ou modification d’un contact dans votre CRM, un Zap met à jour :
- votre outil de facturation (Stripe, QuickBooks, Pennylane, etc.),
- votre outil d’emailing,
- votre base interne (Airtable, Notion).
- En cas de changement d’adresse, de société, ou de statut (prospect > client), tous les outils suivent.
Vous réduisez les erreurs, les doublons et les “désalignements” entre équipes.
9. Créer automatiquement des dossiers organisés pour chaque nouveau client
Chaque nouveau client implique souvent la création de dossiers : documents contractuels, créas marketing, livrables, fichiers partagés. Une tâche parfaite pour Zapier.
- Lorsqu’un nouveau client est créé dans votre CRM ou qu’une facture est payée, un Zap :
- crée un dossier structuré dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive (avec sous-dossiers standards),
- ajoute les bonnes permissions de partage à l’équipe projet,
- crée un canal privé dans Slack ou Teams au nom du client,
- génère un modèle de document d’onboarding ou de brief.
Vous offrez une expérience client fluide, tout en standardisant vos process internes.
10. Passer automatiquement du devis à la facturation sans oubli
Entre l’envoi d’un devis, sa validation et l’émission de la facture, les oublis sont fréquents. Zapier peut sécuriser toute la chaîne.
- Un devis est accepté dans votre outil de signature électronique (DocuSign, Yousign, PandaDoc, SignNow…).
- Un Zap crée automatiquement la facture correspondante dans votre outil de facturation.
- Une tâche de suivi de paiement est ajoutée pour votre équipe finance si le règlement n’est pas reçu dans un délai donné.
Vous diminuez les erreurs humaines et les retards de facturation, tout en gardant une trace dans vos outils de suivi de projets.
11. Automatiser les checklists d’onboarding pour chaque nouveau collaborateur
Onboarding client, mais aussi onboarding interne : chaque nouveau collaborateur implique des dizaines de petites tâches répétitives. Zapier permet de standardiser tout ça.
- À la création d’un nouveau membre dans votre annuaire (Google Workspace, Microsoft 365, ou un SIRH), un Zap :
- crée une carte dédiée dans Trello/Asana/ClickUp avec une checklist d’onboarding,
- attribue les tâches aux bonnes personnes (IT, RH, manager…),
- ajoute le collaborateur aux bons canaux Slack,
- envoie un email d’accueil personnalisé avec les premiers liens utiles.
L’expérience employé est plus fluide, et plus rien n’est oublié.
Automatisations étonnantes pour gagner du temps au quotidien
12. Créer un “assistant personnel” qui vous envoie les infos importantes au bon format
Au lieu de passer votre journée à surveiller 10 outils différents, laissez Zapier faire le tri et vous livrer l’essentiel là où vous travaillez le plus.
- Quand un paiement important est reçu, Zapier l’envoie dans un canal Slack “Revenue”.
- Quand une mention de votre marque apparaît sur Twitter/X ou dans un outil de veille, un résumé vous est envoyé par email ou dans Slack.
- Quand un ticket urgent est créé dans votre outil de support, un message ciblé est envoyé à la bonne personne.
Vous créez ainsi un “hub d’alertes intelligentes” qui réduit le bruit et remonte seulement ce qui compte vraiment.
13. Résumer automatiquement des échanges clients pour votre CRM
Les commerciaux et les équipes support n’ont pas toujours le temps de rédiger des comptes-rendus détaillés. Zapier peut capter l’essentiel à leur place avec un minimum de friction.
- Après un appel (via Zoom, Google Meet, HubSpot, Aircall, etc.), le transcript est généré.
- Un Zap envoie ce transcript vers un outil d’IA (ou un service intégré) qui en produit un résumé structuré : besoin, objections, prochaines étapes.
- Ce résumé est automatiquement ajouté à la fiche du contact dans votre CRM, avec un lien vers l’enregistrement complet.
Les équipes gagnent du temps, tout en conservant un historique riche pour mieux suivre la relation client.
14. Harmoniser les noms de fichiers et ranger automatiquement vos documents
Les dossiers partagés qui se transforment en “fourre-tout” sont un cauchemar pour la productivité. Zapier peut mettre de l’ordre dès la création des fichiers.
- À chaque nouveau document (contrat, devis, livrable) créé ou uploadé dans un dossier “brut”, un Zap :
- renomme le fichier selon un schéma (Client_NomProjet_Date_TypeDocument),
- déplace le fichier dans le bon dossier client,
- ajoute un lien vers ce fichier dans votre CRM ou votre outil de gestion de projet.
Vos équipes retrouvent ce qu’il leur faut en quelques secondes, même des mois plus tard.
15. Construire un “journal d’activité” automatique de votre business
Comprendre ce qui se passe réellement dans votre activité au quotidien est précieux, mais chronophage. Zapier peut tenir ce journal à votre place.
- À chaque événement clé (nouveau client, paiement reçu, contrat signé, projet livré, nouveau ticket, avis client…), un Zap écrit automatiquement une ligne dans un tableau (Google Sheets, Airtable, Notion).
- Chaque ligne inclut la date, le type d’événement, le client concerné, le montant éventuel, le collaborateur impliqué, et un lien vers l’élément d’origine.
En quelques semaines, vous obtenez une vue chronologique ultra-précise de l’activité de votre entreprise, sans saisie manuelle. Idéal pour les revues hebdomadaires, les décisions stratégiques ou la préparation de rapports pour les investisseurs.
Aller plus loin avec Zapier pour le business et le marketing
Penser “flux” plutôt que “tâches isolées”
La plupart des utilisateurs débutent avec des automatisations très simples et isolées (“si un formulaire est rempli, envoyer un email”). La vraie puissance de Zapier se révèle lorsque vous pensez en termes de flux complets :
- acquisition (publicité, contenus, événements) ;
- conversion (formulaires, appels, devis, paiements) ;
- onboarding (client et collaborateur) ;
- fidélisation (support, upsell, avis, communauté) ;
- pilotage (reporting, alertes, journal d’activité).
Chaque étape peut être modélisée, automatisée en partie, puis reliée aux autres via Zapier.
Standardiser avant d’automatiser
Zapier automatise très bien des processus… déjà clairs. Avant de créer vos Zaps les plus complexes :
- documentez le processus cible dans un outil simple (Notion, Google Docs, Miro),
- définissez les exceptions (que faire si telle info manque, si tel paiement échoue, etc.),
- choisissez des conventions de nommage cohérentes (clients, projets, dossiers, fichiers).
Plus vos règles métier sont explicites, plus vos automatisations seront stables et faciles à maintenir.
Centraliser vos idées d’automatisation
Les meilleures idées d’automatisation viennent souvent du terrain : support, commercial, marketing, finance. Vous pouvez créer un simple formulaire ou un board Trello dans lequel chaque collaborateur peut proposer :
- une tâche répétitive qu’il réalise souvent,
- une source d’erreur récurrente (oubli, double saisie),
- un “point de friction” dans le parcours client.
Grâce à Zapier, beaucoup de ces irritants se transforment en automatisations simples. L’effet cumulé de dizaines de petites optimisations est souvent spectaculaire.
Approfondir vos scénarios grâce à des ressources spécialisées
Pour explorer d’autres cas d’usage marketing, vente ou pilotage d’entreprise, vous pouvez vous appuyer sur des ressources dédiées aux usages avancés de Zapier. Des sites spécialisés détaillent, pas à pas, comment connecter vos outils, éviter les erreurs courantes et concevoir de vrais “systèmes” d’automatisation. Parmi ces ressources, vous trouverez notamment
un dossier complet en français consacré aux meilleures pratiques et cas d’usage Zapier pour le business, très utile pour structurer vos prochains scénarios.