Imagine que votre entreprise soit un grand bureau de poste. Tous les jours, des dizaines de courriers arrivent : emails de prospects, formulaires de contact, commandes clients, factures, notifications des réseaux sociaux… Et vous devez trier, classer, copier, transférer ces informations d’un outil à l’autre. C’est répétitif, chronophage, et surtout, ce n’est pas là que vous créez le plus de valeur.
Dans ce bureau de poste, Zapier joue le rôle d’un employé ultra-efficace qui apprend vos règles une fois… puis les applique automatiquement, 24h/24, sans jamais se tromper, sans jamais se fatiguer. Vous lui dites : “Quand il se passe A dans tel outil, fais automatiquement B dans tel autre outil”. Et il exécute. C’est cela, l’automatisation avec Zapier, mais sans jargon technique.
Comprendre Zapier avec une métaphore simple
Pour expliquer Zapier sans vocabulaire technique, imaginez une chaîne de montage dans une usine de fabrication de cadeaux. Chaque cadeau passe entre les mains de plusieurs personnes :
- Une personne qui met le produit dans la boîte
- Une autre qui ajoute la carte de remerciement
- Une troisième qui colle l’étiquette d’adresse
- Une dernière qui envoie le colis
Dans votre business, ces “cadeaux” sont vos données : un nouveau prospect, une nouvelle commande, une nouvelle inscription à votre newsletter, un message reçu sur Facebook ou LinkedIn. Et ces différentes personnes, ce sont vos applications : votre CRM, votre logiciel d’emailing, votre outil de facturation, vos tableaux Google Sheets, vos outils de pub, etc.
Sans automatisation, quelqu’un doit prendre chaque “cadeau” (données) à la main et l’emmener à la bonne personne (application). Copier-coller une adresse email d’un formulaire vers votre CRM, ajouter une ligne dans Google Sheets, déplacer un fichier vers un dossier, envoyer un message de bienvenue… C’est là que Zapier intervient comme un tapis roulant intelligent qui relie toutes les personnes entre elles.
Plutôt que de courir partout, vos collaborateurs laissent le tapis roulant faire le travail routinier. Vous définissez les règles une fois, et Zapier transporte chaque “cadeau” d’une étape à l’autre, en suivant vos instructions. Résultat : vous gagnez du temps, vous réduisez les erreurs, et vous vous concentrez sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Comment fonctionne Zapier, étape par étape, sans jargon
Pour bien comprendre Zapier, il suffit de retenir trois notions clés : les déclencheurs, les actions, et les Zaps.
1. Le déclencheur : le signal de départ
Le déclencheur, c’est le “quand”. C’est l’événement qui dit à votre assistant automatique : “C’est le moment d’agir”. Par exemple :
- Quand quelqu’un remplit un formulaire sur votre site
- Quand une nouvelle commande est passée dans votre boutique en ligne
- Quand une nouvelle ligne est ajoutée dans un Google Sheet
- Quand vous recevez un nouvel email avec une pièce jointe
- Quand un nouveau prospect est ajouté dans votre CRM
Zapier se connecte à vos outils (Google, Facebook, Slack, Notion, HubSpot, Shopify, etc.) et écoute ces signaux. Dès qu’un événement se produit, le “tapis roulant” se met en marche.
2. Les actions : ce que Zapier va faire pour vous
L’action, c’est le “quoi”. C’est l’instruction que vous donnez à Zapier une fois que le signal a été détecté. Par exemple :
- Créer un contact dans votre CRM
- Ajouter une ligne dans un tableau Google Sheets
- Envoyer un message de bienvenue sur Slack
- Créer une facture dans votre outil de comptabilité
- Envoyer un email de suivi personnalisé
Vous pouvez enchaîner plusieurs actions les unes à la suite des autres. Un même déclencheur peut donc lancer un véritable petit “scénario” automatisé.
3. Le Zap : votre règle automatique complète
Un Zap, c’est simplement l’ensemble déclencheur + action(s). En langage humain : “Quand il se passe ceci, fais cela, puis cela”. Par exemple :
- Quand un prospect remplit mon formulaire de devis, créé un contact dans mon CRM, ajoute une ligne dans mon fichier de suivi, et envoie-moi une notification Slack.
- Quand quelqu’un achète un produit, ajoute son email à ma liste “Clients” dans mon outil d’emailing, puis envoie-lui automatiquement une séquence de mails de bienvenue.
Vous n’avez pas besoin de savoir coder pour créer un Zap. L’interface de Zapier est pensée comme un assistant pas à pas : vous choisissez l’application de départ, l’événement de déclenchement, puis les actions à enchaîner. Tout se fait par menus déroulants et champs à remplir.
4. Les filtres et conditions : rendre vos Zaps intelligents
Pour aller plus loin, vous pouvez ajouter des règles de type “si… alors…”. Toujours sans jargon, pensez à cela comme un filtre :
- “Si le montant de la commande est supérieur à 500 €, alors alerte l’équipe commerciale.”
- “Si le prospect a coché qu’il est intéressé par telle offre, alors ajoute-le à la liste adéquate.”
- “Si l’adresse email contient ‘@entreprise.com’, ajoute le tag ‘B2B’ dans mon CRM.”
Avec ces filtres, Zapier ne se contente pas d’exécuter mécaniquement des tâches : il applique vos règles métier, comme le ferait un membre de votre équipe bien formé.
Exemples concrets d’automatisations pour le business et le marketing
Là où Zapier devient réellement intéressant, c’est quand on voit les bénéfices dans des situations très concrètes. Voici plusieurs scénarios typiques dans un contexte business et marketing.
1. Ne plus jamais oublier de suivre un prospect
Vous recevez des demandes via un formulaire (Typeform, Gravity Forms, HubSpot Forms…) et parfois, certaines tombent dans l’oubli. Avec un Zap :
- Le déclencheur : un prospect remplit le formulaire de contact ou de devis.
- Les actions :
- Créer automatiquement un contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…).
- Ajouter une tâche “Rappeler ce prospect” avec une échéance à 24h dans votre outil de gestion de tâches (Trello, Asana, ClickUp…).
- Envoyer une alerte sur un canal Slack “Nouveaux leads”.
Résultat : plus aucun lead oublié, un suivi plus rapide, et une meilleure expérience pour vos prospects, sans gérer manuellement chaque demande.
2. Synchroniser votre boutique en ligne avec vos outils marketing
Si vous vendez en ligne (Shopify, WooCommerce, Stripe, etc.), vous savez que chaque commande déclenche beaucoup de micro-tâches. Zapier peut automatiser ces étapes :
- Ajouter automatiquement le client à la bonne liste dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo…).
- Taguer le client selon le produit acheté pour pouvoir lui proposer des offres ciblées plus tard.
- Enregistrer les ventes dans un tableau de bord (Google Sheets, Airtable, Notion) pour suivre votre chiffre d’affaires sans export manuel.
- Envoyer une notification à votre équipe logistique ou au prestataire concerné.
Vous construisez ainsi un véritable système marketing connecté, sans faire d’aller-retours entre vos différents outils.
3. Centraliser les informations issues de multiples canaux
Votre audience peut vous contacter via :
- Les formulaires de votre site
- Les messages privés sur Instagram ou Facebook
- Les discussions LinkedIn
- Les emails directs
Plutôt que de gérer chaque canal séparément, vous pouvez centraliser les informations dans un seul espace :
- Créer un Zap par canal (formulaire, email, message réseau social…).
- Envoyer à chaque fois les données utiles (nom, email, message, source) dans une base Airtable ou un CRM.
- Ajouter un tag indiquant la source du lead (Instagram, site web, campagne ads…).
Vous obtenez une vue unifiée des contacts, ce qui facilite le reporting et le suivi, sans demande de développement spécifique.
4. Gagner du temps sur la création de contenu et le reporting
Les équipes marketing passent énormément de temps à récupérer des chiffres et à mettre à jour des tableaux. Zapier peut :
- Envoyer automatiquement les statistiques de vos campagnes (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads) vers un Google Sheets quotidien.
- Notifier l’équipe chaque semaine d’un résumé de performances dans Slack.
- Créer des dossiers de stockage automatiquement dans Google Drive ou Dropbox dès qu’un client ou projet est créé.
- Archiver les contenus publiés (articles, posts réseaux sociaux) dans une base de référence.
Vous passez moins de temps à manipuler des chiffres et plus de temps à analyser, optimiser et créer des stratégies marketing.
Pourquoi l’automatisation sans jargon change la donne pour votre entreprise
Zapier n’est pas seulement un “outil en plus” dans votre stack. C’est une nouvelle façon de travailler, particulièrement puissante pour les équipes marketing, commerciales et opérationnelles.
1. Libérer du temps pour les tâches à forte valeur
Une grande partie du travail quotidien n’est pas réellement stratégique : copier-coller des données, mettre à jour des fichiers, créer des tâches, classer des emails… Ces tâches sont nécessaires mais peu créatrices de valeur. En les confiant à Zapier, vous :
- Réduisez le temps passé sur des opérations répétitives.
- Libérez du temps pour l’analyse, la créativité, la relation client.
- Diminuez le risque d’erreur humaine (un copier-coller oublié, un mauvais fichier mis à jour…).
2. Industrialiser vos “bonnes pratiques”
Dans beaucoup d’entreprises, on sait ce qu’il faudrait faire idéalement à chaque étape (relancer tel type de prospect, envoyer tel document, ajouter telle note dans le CRM), mais par manque de temps, ces bonnes pratiques ne sont pas appliquées de manière systématique.
Avec Zapier, vous transformez ces bonnes intentions en règles concrètes, exécutées automatiquement :
- Chaque nouveau lead suit un parcours défini.
- Chaque client reçoit les bons contenus au bon moment.
- Chaque projet est créé avec les bons dossiers, les bons modèles et les bonnes tâches.
Vous normalisez la qualité de votre exécution, sans alourdir la charge de travail de vos équipes.
3. Rendre l’automatisation accessible aux non-techniciens
Historiquement, pour connecter deux logiciels, il fallait faire appel à un développeur ou à un intégrateur. Résultat : chaque petite idée d’amélioration passait par un projet technique, parfois long et coûteux.
Avec Zapier, votre équipe marketing ou business peut elle-même imaginer, tester et déployer des automatisations simples. L’interface est visuelle, les concepts sont concrets :
- “Quand…” pour le déclencheur
- “Faire…” pour les actions
- Des menus clairs pour relier les champs entre les applications
Vous réduisez la dépendance aux ressources techniques pour toutes les micro-intégrations du quotidien, tout en gardant la possibilité de faire valider les scénarios par vos équipes IT quand c’est nécessaire.
4. Faire évoluer vos processus au rythme de votre business
Votre organisation change, vos outils évoluent, vos priorités marketing aussi. Un flux qui fonctionnait très bien il y a six mois doit parfois être adapté. L’avantage de Zapier, c’est que vos automatisations sont aussi flexibles que vos idées :
- Vous pouvez dupliquer un Zap existant et l’ajuster en quelques clics.
- Vous pouvez ajouter une nouvelle étape (par exemple une notification ou un tag) sans tout recommencer.
- Vous pouvez désactiver temporairement un scénario pour le modifier, puis le réactiver.
Cela vous permet d’expérimenter et d’optimiser en continu vos processus business et marketing, plutôt que de rester figé dans une architecture technique rigide.
Par où commencer pour créer vos premiers Zaps
Se lancer avec Zapier est plus simple qu’il n’y paraît, à condition de suivre une démarche progressive et centrée sur vos besoins réels, pas sur la technologie.
1. Repérer vos “zones de friction” quotidiennes
Avant même d’ouvrir Zapier, prenez une feuille et notez :
- Les actions que vous répétez au moins 5 fois par semaine.
- Les copier-coller de données entre deux outils.
- Les oublis récurrents (“J’ai encore oublié de créer la tâche de suivi…”).
- Les étapes de vos process qui vous semblent purement mécaniques.
Chaque élément de cette liste est un bon candidat pour une première automatisation. Commencez par ce qui est simple, fréquent, et générateur de frustration.
2. Choisir un premier scénario très concret
Un bon premier Zap répond à une phrase du type :
- “Quand je reçois X, je veux toujours faire Y automatiquement.”
Par exemple :
- “Quand j’ai un nouveau lead via mon formulaire, je veux qu’il soit automatiquement ajouté à mon CRM et que je reçoive une notification.”
- “Quand une nouvelle commande est validée, je veux que la vente apparaisse dans mon Google Sheets de suivi.”
- “Quand un prospect réserve un rendez-vous via Calendly, je veux créer une fiche contact complète dans mon CRM.”
3. Connecter vos outils et tester progressivement
Une fois votre scénario choisi :
- Connectez les applications concernées à Zapier (en général via votre adresse email et une autorisation d’accès).
- Créez votre déclencheur (“Nouveau formulaire soumis”, “Nouvelle commande”, “Nouveau rendez-vous”…).
- Ajoutez une première action (par exemple “Créer un contact dans le CRM”).
- Testez avec un cas réel ou un exemple fourni par Zapier.
Quand le premier maillon fonctionne, vous pouvez ajouter d’autres actions (notification Slack, ajout dans un tableau, mise à jour d’un tag…). L’idée est de construire vos Zaps comme des briques, étape par étape, et non comme une usine à gaz dès le départ.
4. Documenter et partager vos automatisations
Pour que vos Zaps deviennent un vrai levier d’efficacité pour toute l’équipe :
- Notez quelque part le but de chaque Zap (“Suivi automatique des leads formulaire site” par exemple).
- Créez une courte procédure interne expliquant ce que fait chaque automatisation et à quel moment.
- Partagez les meilleurs scénarios avec vos collègues afin qu’ils en tirent parti à leur tour.
Avec le temps, vous construirez une véritable bibliothèque d’automatisations orientées business et marketing. Pour approfondir cette démarche et découvrir d’autres idées d’usages, vous pouvez consulter notre article spécialisé sur les usages de Zapier pour le business et le marketing disponible sur Zapier.fr, qui détaille de nombreux scénarios concrets inspirés de cas réels.