Zapier, c’est quoi concrètement ? 10 scénarios inattendus que les débutants n’imaginent pas

Automatiser son business avec des outils no-code fait rêver, mais quand on débute avec Zapier, on se limite souvent à quelques scénarios très basiques : envoyer un e-mail, créer une ligne dans un Google Sheet, publier un post sur Twitter… Pourtant, le vrai potentiel de Zapier se trouve dans des automatisations plus créatives, qui connectent vos outils marketing, vos ventes, votre support et même votre organisation personnelle.

Voici comment comprendre concrètement ce qu’est Zapier, puis 10 scénarios inattendus que la plupart des débutants n’imaginent même pas mettre en place. Ces idées sont adaptées aux freelances, TPE/PME, infopreneurs, agences et équipes marketing qui veulent gagner un temps considérable sans savoir coder.

Zapier, c’est quoi concrètement ? Une “colle” invisible entre vos outils

Zapier est un outil d’automatisation no-code qui connecte plus de 6 000 applications entre elles (Gmail, Notion, Slack, Google Sheets, Facebook Ads, Stripe, HubSpot, Make, etc.). L’idée est simple : chaque fois qu’un événement se produit dans une application (un “trigger”), Zapier exécute automatiquement une ou plusieurs actions dans d’autres applications.

Les éléments clés d’un “Zap”

• Trigger (déclencheur) : l’événement qui lance le scénario. Exemple : “Nouveau formulaire envoyé dans Typeform”, “Nouvelle vente dans Stripe”, “Nouvel e-mail reçu avec une pièce jointe dans Gmail”.

• Actions : ce que Zapier va faire automatiquement après le trigger. Exemple : “Créer un contact dans HubSpot”, “Envoyer un message Slack à l’équipe”, “Ajouter une ligne dans Google Sheets”.

• Filtres et conditions : pour exécuter une action seulement si certains critères sont remplis. Par exemple : “Si le montant payé est supérieur à 200 €” ou “si le pays du client est la France”.

• Formatage de données : Zapier sait transformer vos données (séparer prénom et nom, reformater une date, extraire un domaine d’e-mail, calculer un montant HT à partir d’un TTC, etc.).

Concrètement, Zapier joue le rôle d’assistant invisible : au lieu de faire des copier-coller manuels entre vos outils, vous définissez les règles une fois, et le système travaille pour vous, 24h/24.

Pourquoi la plupart des débutants sous-exploitent Zapier

Les nouveaux utilisateurs de Zapier se concentrent souvent sur des scénarios très linéaires : “si X, alors Y”. Mais Zapier va beaucoup plus loin :

• enchaînement de nombreuses étapes (multi-steps Zaps) ;
• logique conditionnelle (if/else) ;
• enrichissement de données (API, Webhooks, lookup dans un tableau, etc.) ;
• automatisations croisées entre marketing, vente, support, compta, RH…

C’est justement cette dimension avancée que nous allons explorer à travers 10 scénarios inattendus, très concrets, que les débutants n’imaginent généralement pas mettre en place dès leurs premiers pas.

10 scénarios Zapier inattendus que les débutants n’imaginent pas

1. Classer automatiquement vos leads par “niveau d’intention” dès leur arrivée

La plupart des débutants se contentent de : “Nouveau formulaire rempli → Ajouter le contact dans le CRM”. Mais vous pouvez aller beaucoup plus loin et qualifier automatiquement vos leads.

Scénario possible :

• Trigger : un prospect remplit un formulaire Typeform ou HubSpot Forms.
• Étape 1 : Zapier calcule un score en fonction de plusieurs réponses (budget, taille d’entreprise, délai du projet, rôle dans l’entreprise).
• Étape 2 : en fonction de ce score, Zapier :
  • ajoute un tag “Lead chaud”, “Lead tiède” ou “Lead froid” dans votre CRM ;
  • affecte automatiquement le lead au bon commercial ;
  • envoie une séquence e-mail adaptée (par exemple via MailerLite, Sendinblue ou ActiveCampaign).

Résultat : vos prospects sont priorisés sans aucune action manuelle, et vos commerciaux se concentrent uniquement sur les leads à plus forte valeur.

2. Synchroniser vos rendez-vous avec une séquence de nurturing hyper ciblée

Vous utilisez Calendly, Google Calendar ou Microsoft Bookings pour prendre des rendez-vous ? Au lieu de simplement recevoir une notification, utilisez Zapier pour enclencher une séquence de nurturing intelligente.

• Trigger : un rendez-vous est pris via Calendly.
• Zapier récupère :
  • le type de rendez-vous (démo, audit, onboarding, coaching, etc.) ;
  • les réponses au questionnaire pré-rendez-vous ;
  • la date et l’heure du call.
• Actions possibles :
  • ajouter un tag spécifique dans votre outil e-mailing ;
  • envoyer une série de 3 e-mails :
    • J-2 : rappel + ressources à consulter avant le call ;
    • J+0 : lien vers un questionnaire de satisfaction ;
    • J+2 : proposition d’offre ou récap du call avec un call-to-action.
  • créer automatiquement une tâche dans votre outil de gestion (Asana, ClickUp, Notion) pour préparer le rendez-vous.

Sans aucune intervention humaine, chaque nouveau rendez-vous bénéficie d’une expérience professionnelle, personnalisée et cohérente.

3. Transformer vos webinaires en machine à contenu automatisée

Les débutants se limitent souvent à : “Inscription webinar → ajouter à la liste e-mail”. Pourtant, un webinaire génère beaucoup de données et de contenu recyclable. Zapier peut orchestrer tout cela.

• Trigger 1 : une personne s’inscrit à un webinaire (via Zoom, Livestorm, WebinarJam, etc.).
• Action :
  • ajout à une liste e-mail dédiée ;
  • création d’une ligne dans un Google Sheet avec source, campagne, date, etc.
• Trigger 2 : le webinaire se termine et la liste des présents/absents est disponible.
• Actions avancées :
  • envoyer des e-mails différents aux présents et aux absents (replay, offre limitée, etc.) ;
  • taguer les participants actifs (durée de visionnage élevée, questions posées) pour vos campagnes futures ;
  • créer automatiquement une tâche “Recycler le contenu du webinaire” dans Notion ou Trello avec :
    • les liens vers l’enregistrement et le chat ;
    • un template prêt pour découper le contenu en posts LinkedIn, shorts, articles de blog.

En quelques Zaps, votre webinaire devient une source systématique de leads qualifiés et de contenu réutilisable.

4. Automatiser les relances de devis non signés sans y penser

Combien de devis restent sans réponse simplement parce que vous oubliez de relancer ? Zapier peut détecter ces cas automatiquement.

• Trigger : un devis est créé dans votre outil (HubSpot, Pipedrive, Stripe, Quaderno, etc.) ou un Google Sheet dédié.
• Zapier enregistre la date de création et le statut (en attente, signé, refusé).
• Grâce aux fonctions de délai, Zapier attend par exemple 7 jours.
• Condition :
  • si le devis n’est toujours pas “signé” après 7 jours :
  • Zapier :
    • envoie une relance par e-mail personnalisée au prospect ;
    • crée une tâche “Relancer ce prospect par téléphone” dans votre CRM ou outil de gestion ;
    • notifie le commercial sur Slack avec un résumé du dossier.

Vous n’avez plus à vous souvenir de quoi que ce soit : Zapier devient votre assistant de relance.

5. Créer un suivi avancé des ventes en multi-canal (Pixel + CRM + reporting)

Les débutants connectent parfois Zapier à un seul outil. Mais l’intérêt réel est de synchroniser plusieurs briques en même temps : tracking, analytics, CRM, comptabilité…

• Trigger : un client réalise un achat via Stripe, PayPal ou Shopify.
• Actions en cascade :
  • enregistrer la vente dans Google Sheets ou Airtable avec le détail de la commande ;
  • mettre à jour la fiche contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Close…) avec le montant, la date, le produit ;
  • envoyer les données à un outil de reporting (Google Data Studio, Looker, Databox) ;
  • envoyer un event de conversion personnalisé à Facebook Ads ou Google Analytics via Webhook ou intégration native.

En quelques Zaps, vous disposez à la fois d’un suivi marketing (ROAS, sources de conversion), d’un reporting business précis et d’un historique client complet.

6. Centraliser les feedbacks clients et avis en temps réel dans votre espace de travail

Entre les avis Google, les formulaires de satisfaction, les e-mails spontanés, les retours clients sont souvent éparpillés. Zapier peut tout rassembler automatiquement dans un seul tableau ou une base Notion.

• Triggers multiples :
  • nouvel avis Google My Business ;
  • nouvelle réponse à un questionnaire de satisfaction (Typeform, Tally, Google Forms) ;
  • e-mail contenant le mot “avis” ou “feedback” reçu dans une boîte dédiée.
• Action commune :
  • création d’une nouvelle entrée dans Notion, Airtable ou Google Sheets avec :
    • nom du client ;
    • note / score ;
    • commentaire ;
    • source (Google, formulaire, e-mail) ;
    • sentiment (positif/neutre/négatif, éventuellement via un outil d’analyse de sentiment externe).
• Optionnel :
  • si l’avis est supérieur à 4/5, Zapier envoie un e-mail automatique demandant au client s’il accepterait un témoignage plus détaillé ;
  • si l’avis est inférieur à 3/5, création automatique d’un ticket support dans Zendesk ou Freshdesk.

Résultat : une vraie base de feedbacks exploitable pour votre marketing et votre produit, sans aucun travail manuel.

7. Alimenter automatiquement votre calendrier éditorial avec des idées de contenu

Si vous publiez régulièrement sur un blog, LinkedIn ou YouTube, vous avez besoin d’un flux constant d’idées. Zapier peut transformer votre veille quotidienne en idées centralisées.

• Triggers potentiels :
  • vous sauvegardez un article dans Pocket ou Instapaper ;
  • vous mettez un message en favori dans Slack ou Teams ;
  • vous ajoutez une étoile à un e-mail inspirant dans Gmail ;
  • vous enregistrez une note vocale avec un outil comme Google Voice ou Otter.
• Zapier :
  • envoie ces éléments dans un tableau Notion ou Airtable intitulé “Idées de contenu” ;
  • ajoute automatiquement des champs comme :
    • type de contenu (article, post LinkedIn, vidéo) ;
    • niveau de priorité ;
    • source ;
    • thématique (marketing, produit, business…)
• Vous pouvez même :
  • assigner automatiquement certaines idées à un rédacteur ou à un créateur dans votre outil de gestion de projet ;
  • créer des “brouillons” directement dans votre CMS (WordPress, Webflow, Ghost).

Votre inspiration n’est plus perdue dans vos onglets ou e-mails : elle alimente systématiquement votre calendrier éditorial.

8. Construire un “onboarding client” 100 % automatisé et personnalisé

Chaque nouveau client devrait vivre une expérience d’onboarding fluide : accès aux ressources, documents à fournir, rendez-vous de démarrage, etc. Au lieu de tout gérer à la main, vous pouvez déléguer la majorité du processus à Zapier.

• Trigger : nouvelle vente (Stripe, PayPal, WooCommerce) ou nouvelle signature de contrat (DocuSign, PandaDoc).
• Zapier :
  • crée un dossier client sur Google Drive ou Dropbox avec des sous-dossiers préconfigurés ;
  • crée une fiche client dans Notion ou Airtable avec toutes les informations clés ;
  • ajoute le client à une séquence e-mail d’onboarding (guides, vidéos, FAQ) ;
  • crée un canal Slack privé (si vous proposez un Slack partagé) ou une tâche d’accueil dans votre outil de gestion de projet.
• Bonus :
  • Zapier peut créer automatiquement un questionnaire “Kickoff” à envoyer au client et enregistrer ses réponses directement dans sa fiche projet.

Vous donnez l’impression d’avoir une équipe entière dédiée à l’onboarding, alors que tout est orchestré en arrière-plan.

9. Construire un “score de satisfaction caché” à partir de signaux dispersés

Et si vous pouviez détecter les clients à risque de churn ou, au contraire, ceux qui sont mûrs pour une montée en gamme, sans les interroger directement ? Zapier peut agréger plusieurs signaux pour calculer une sorte de “score de santé client”.

• Sources de signaux :
  • fréquence d’utilisation de votre SaaS (via votre propre API ou un outil tiers) ;
  • ouverture des e-mails (campagnes, newsletters, onboarding) ;
  • tickets de support récents ;
  • participation à des webinaires, appels de suivi, événements.
• Zapier :
  • centralise toutes ces données pour chaque client dans un même tableau (Airtable, Notion, Google Sheets) ;
  • attribue un score (par exemple de 0 à 100) en fonction de règles définies : activité, support, engagement marketing, etc.
• Actions suivantes :
  • si le score descend sous un seuil, création automatique d’une tâche “Appeler ce client” pour le Customer Success ;
  • si le score dépasse un seuil, envoi automatique d’une offre d’upsell ou d’un programme d’ambassadeur.

Vous ne réagissez plus à chaud, vous anticipez les risques et les opportunités.

10. Créer un mini “assistant administratif” pour vos factures et notes de frais

Les débutants imaginent surtout Zapier pour le marketing, mais il peut également simplifier votre administratif, même si vous êtes indépendant ou petite structure.

• Scénario factures reçues :
  • Trigger : vous recevez une facture fournisseur en pièce jointe dans Gmail ou Outlook.
  • Zapier :
    • enregistre automatiquement le PDF dans un dossier “Factures” sur Google Drive, trié par mois ;
    • renomme le fichier avec un format standardisé (fournisseur – date – montant) ;
    • ajoute une ligne dans Google Sheets ou Airtable avec :
      • nom du fournisseur ;
      • montant ;
      • date ;
      • lien vers le fichier ;
      • catégorie de dépense (à renseigner ou à automatiser via règles simples).
• Scénario notes de frais :
  • Trigger : vous prenez une photo d’un reçu avec une application (Dropbox, Google Drive, Expensify, etc.).
  • Zapier :
    • stocke la photo dans un dossier spécifique ;
    • crée un enregistrement de note de frais dans votre tableau de suivi ;
    • notifie votre comptable ou vous-même une fois par mois avec un récap des dépenses à valider.

En quelques automatisations, la corvée administrative devient un flux continu beaucoup plus facile à gérer.

Comment passer du “Zap basique” à un système d’automatisation vraiment puissant

Penser en “processus” plutôt qu’en outils isolés

Le principal changement de mindset pour tirer parti de Zapier est de cesser de penser “outil par outil” (Gmail, Google Sheets, Slack…) et de réfléchir en processus complets : “de la prise de contact à la signature”, “de l’inscription au webinaire à l’achat”, “du premier paiement à l’onboarding complet”.

Pour chaque processus :

• listez les étapes manuelles que vous répétez ;
• identifiez les moments où il y a saisie double de données ou copier-coller ;
• notez les tâches qui doivent toujours être faites de la même manière (envoi d’un e-mail type, création d’une tâche, mise à jour d’un tableau).

Chacune de ces étapes est un candidat idéal pour un Zap.

Multiplier les petits Zaps au lieu d’un “gros monolithe”

Un piège courant est de construire un énorme Zap avec des dizaines d’actions. Cela devient vite difficile à maintenir. Une approche plus robuste consiste à :

• diviser vos automatisations en plusieurs Zaps plus courts ;
• utiliser des “webhooks” ou des changements d’état dans vos outils (par exemple, un champ “étape” dans votre CRM) pour passer le relais d’un Zap à un autre ;
• documenter vos scénarios (dans Notion par exemple) avec :
  • nom du Zap ;
  • objectif ;
  • applications impliquées ;
  • date de dernière mise à jour.

Cela facilite le débogage en cas d’erreur et permet de faire évoluer progressivement votre système.

Exploiter les fonctions avancées dès que possible

Même en tant que débutant, vous pouvez rapidement intégrer quelques briques avancées de Zapier pour démultiplier la puissance de vos scénarios :

• Filtres : pour ne déclencher une action que dans certains cas (par exemple, seulement pour les leads qualifiés, ou seulement si le pays est “France”).
• Paths (chemins conditionnels) : pour créer des branches “si A alors faire X, si B alors faire Y”. Idéal pour adapter une séquence à différents profils de prospects.
• Formatter : pour transformer dates, textes, nombres, URL… sans quitter Zapier.
• Webhooks : pour connecter des outils qui n’ont pas (encore) d’intégration native Zapier.

Ces fonctionnalités, combinées aux scénarios inattendus présentés plus haut, vous permettent de construire de véritables systèmes automatisés, adaptés à votre business, plutôt que quelques automatisations gadgets.

Où trouver des idées et des tutoriels orientés business et marketing

Si vous voulez explorer d’autres cas d’usage concrets, orientés marketing, vente et organisation, il est utile de partir d’exemples déjà éprouvés. Vous pouvez vous inspirer de notre article spécialisé sur zapier et adapter les scénarios proposés à votre stack d’outils actuelle.

En combinant cette démarche d’inspiration avec une observation fine de vos processus internes, vous découvrirez rapidement que ce que vous pensiez être “trop spécifique” ou “trop compliqué” pour être automatisé est en réalité parfaitement à la portée de Zapier.