Vous entendez parler d’automatisation, de no-code et d’intégrations entre apps, mais vous ne savez pas vraiment ce que recouvre Zapier, ni comment l’utiliser concrètement dans votre business ? Si vous vous demandez “Zapier c’est quoi ?” et surtout ce que vous pouvez en faire au-delà des quelques automatisations classiques, cet article va vous donner 15 scénarios très concrets, souvent sous-exploités, pour gagner un temps considérable dans votre marketing et votre gestion.
Zapier, c’est quoi exactement ?
Zapier est un outil d’automatisation “no-code” qui permet de connecter entre elles plus de 6 000 applications (CRM, emailing, réseaux sociaux, outils de paiement, formulaires, outils internes, etc.) sans écrire une seule ligne de code. Vous créez des “Zaps”, c’est-à-dire des scénarios d’automatisation composés de :
- Un déclencheur (Trigger) : un événement qui lance le scénario (ex. : un nouveau lead dans votre CRM, un formulaire rempli, un paiement réussi).
- Une ou plusieurs actions (Actions) : ce qui se passe automatiquement après le déclencheur (ex. : envoyer un email personnalisé, créer une facture, ajouter une ligne dans un Google Sheet, créer une tâche dans votre gestion de projet).
Autrement dit, Zapier observe ce qu’il se passe dans vos applications, et dès qu’un événement correspond à une règle que vous avez définie, il enchaîne automatiquement les tâches répétitives que vous feriez normalement à la main.
Dans notre article spécialisé sur Zapier et ses usages business, vous trouverez une présentation détaillée de l’outil, de ses avantages et de ses limites. Ici, nous allons surtout nous concentrer sur des scénarios d’automatisation concrets, actionnables et parfois surprenants.
Les bases indispensables : comment penser vos automatisations Zapier
Clarifier vos processus avant d’automatiser
Automatiser un mauvais processus ne fait que vous faire gagner du temps… pour faire des erreurs plus vite. Avant d’imaginer des scénarios avancés, commencez par :
- Identifier vos tâches répétitives et chronophages (copier-coller de données, mises à jour de CRM, relances d’emails, exports hebdomadaires…).
- Cartographier votre flux d’information : d’où viennent vos leads, vos commandes, vos demandes clients, et où ces données doivent-elles aller.
- Définir les exceptions : les cas qui nécessitent une intervention humaine (montants élevés, clients VIP, litiges potentiels, etc.).
Les éléments-clés d’un bon “Zap”
Pour créer des automatisations efficaces et robustes sur Zapier, gardez en tête ces quelques principes :
- Un déclencheur clair : un nouveau contact, une nouvelle commande, une nouvelle ligne dans un tableur, un nouveau message, etc.
- Des filtres : ne pas lancer le Zap dans tous les cas, mais seulement quand certaines conditions sont remplies (montant minimum, source spécifique, champ renseigné, etc.).
- Des actions bien orchestrées : enchaîner plusieurs actions dans le bon ordre (ajouter au CRM, envoyer un email, créer une tâche pour le commercial, etc.).
- Des étapes de formatage : normaliser les noms, dates, numéros de téléphone, montants, pour que tout soit propre et exploitable.
Maintenant que le cadre est posé, passons aux 15 scénarios d’automatisation concrets que la plupart des entreprises n’exploitent pas encore pleinement.
Automatisations marketing : 7 scénarios Zapier pour nourrir vos prospects et clients
1. Transformer chaque téléchargement de ressource en séquence personnalisée
Contexte : vous proposez des livres blancs, checklists ou templates à télécharger via un formulaire (Typeform, HubSpot, Gravity Forms, etc.).
Automatisation possible :
- Déclencheur : un nouveau formulaire rempli “Téléchargement de ressource”.
- Étapes du Zap :
- Création / mise à jour du contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, ActiveCampaign…).
- Ajout d’un tag spécifique indiquant la ressource téléchargée.
- Inscription automatique à une séquence email adaptée au sujet de la ressource.
- Création d’une tâche pour un commercial uniquement si le profil correspond à votre ICP (fonction, taille d’entreprise, pays… filtrés par Zapier).
Résultat : chaque téléchargement déclenche un nurturing ciblé, sans intervention manuelle ou oubli de relance.
2. Qualifier automatiquement vos leads froids grâce aux données enrichies
Contexte : vous recevez de nombreux leads via vos formulaires, mais vous manquez de temps pour les qualifier (taille de la société, secteur, chiffre d’affaires…).
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouveau lead créé dans votre CRM ou votre outil de formulaire.
- Étapes du Zap :
- Envoi de l’email professionnel à un outil d’enrichissement (Clearbit, Dropcontact, etc.).
- Récupération automatique des données renvoyées.
- Ajout de ces informations dans les champs de votre CRM.
- Assignation d’un score basé sur des règles (nombre d’employés, secteur, pays…) en utilisant un champ calculé ou un “Formatter” Zapier.
- Création d’une tâche “Prioritaire” uniquement pour les leads dépassant un certain score.
Résultat : votre équipe commerciale se concentre uniquement sur les leads les plus qualifiés, identifiés automatiquement.
3. Relances intelligentes sur devis non signés
Contexte : vous envoyez des devis via un outil (PandaDoc, Qonto, Google Docs…) mais les relances sont souvent aléatoires.
Automatisation possible :
- Déclencheur : devis envoyé ou document créé pour un prospect.
- Étapes du Zap :
- Attente d’un délai défini (3 à 7 jours).
- Vérification du statut du devis (signé, refusé, en attente).
- Si le devis est toujours en attente, envoi automatique d’un email de relance personnalisé au nom du commercial.
- Création d’une tâche dans l’outil de gestion (Trello, Asana, ClickUp) si aucune action n’a été prise après une deuxième relance.
Résultat : un suivi systématique des devis, sans surcharge mentale pour vos équipes.
4. Synchroniser vos inscriptions webinaires avec vos audiences publicitaires
Contexte : vous organisez des webinaires via Zoom, Livestorm ou WebinarJam, et vous faites de l’acquisition payante sur Facebook Ads, Google Ads ou LinkedIn Ads.
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouvelle inscription à un webinaire.
- Étapes du Zap :
- Ajout de l’email de l’inscrit à une audience personnalisée Facebook Ads ou Google Ads.
- Retrait automatique de cette personne d’une audience de prospection (pour éviter de payer pour des inscrits déjà convaincus).
- Ajout d’un tag “Webinaire X – inscrit” dans votre outil emailing pour lancer une séquence de préparation (rappels, ressources pré-webinaire, etc.).
Résultat : des audiences publicitaires propres et des campagnes plus rentables, avec moins de recoupements inutiles.
5. Transformer un commentaire positif en preuve sociale réutilisable
Contexte : vos clients laissent des avis sur Google, Trustpilot, ou vous écrivent des emails enthousiastes.
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouveau commentaire 4 ou 5 étoiles sur un site d’avis, ou email contenant certains mots-clés (via un filtre Zapier sur l’objet ou le contenu).
- Étapes du Zap :
- Centralisation de l’avis dans un Google Sheet ou un Notion dédié aux témoignages.
- Création automatique d’une carte dans Trello / d’une tâche dans Asana pour l’équipe marketing avec le texte du témoignage.
- Envoi d’un email au client pour lui demander l’autorisation de réutiliser son avis (si nécessaire).
Résultat : un flux continu de preuves sociales exploitables pour vos landing pages, vos emails et vos présentations commerciales.
6. Segmenter vos newsletters selon le comportement réel des abonnés
Contexte : vos campagnes emailing manquent de pertinence car vous segmentez peu ou pas vos listes.
Automatisation possible :
- Déclencheurs :
- Ouverture d’une campagne clé.
- Clic sur un lien spécifique (par exemple une offre, une étude de cas, une fonctionnalité).
- Étapes du Zap :
- Ajout automatique de tags comportementaux (ex. “intéressé par la formation”, “intéressé par la fonctionnalité reporting”).
- Inscription à une liste ou un segment dynamique dans votre outil emailing.
- Déclenchement d’une séquence dédiée si l’intérêt est confirmé sur 2 ou 3 emails successifs.
Résultat : un marketing bien plus personnalisé, basé sur ce que les gens montrent réellement comme intérêt, pas seulement sur ce qu’ils déclarent.
7. Réactiver automatiquement les abonnés inactifs
Contexte : votre base email grossit mais une partie importante de vos abonnés n’ouvre plus rien.
Automatisation possible :
- Déclencheur : un contact passe sous un certain seuil d’activité (aucune ouverture sur 90 jours, par exemple).
- Étapes du Zap :
- Ajout d’un tag “Inactif 90j”.
- Inscription à une séquence de réactivation : email de rappel, offre spéciale, demande de préférences de contenu.
- Si aucune réponse après X jours, suppression ou archivage du contact pour assainir la liste.
Résultat : une délivrabilité améliorée, des coûts emailing maîtrisés, et une relation plus saine avec vos abonnés.
Automatisations business et opérationnelles : 8 scénarios Zapier pour gagner en efficacité
8. Reporting automatique hebdomadaire dans Slack
Contexte : vos équipes passent du temps à générer des rapports hebdomadaires (ventes, leads, MRR, support, etc.).
Automatisation possible :
- Déclencheur : planification hebdomadaire via Zapier (tous les lundis à 9h, par exemple).
- Étapes du Zap :
- Récupération des données clés via votre outil de paiement (Stripe), votre CRM, vos campagnes publicitaires, etc.
- Calcul de quelques KPIs via Formatter ou en passant par un Google Sheet.
- Envoi d’un message formaté dans un canal Slack dédié au reporting avec les chiffres de la semaine précédente.
Résultat : tout le monde a accès aux chiffres importants sans que personne n’ait à compiler les données manuellement.
9. Centraliser tous vos leads multi-sources dans un seul tableau de bord
Contexte : vos leads arrivent de multiples canaux : formulaires site, campagnes Facebook Lead Ads, Google Ads, LinkedIn, outils de chat…
Automatisation possible :
- Déclencheurs multiples : nouveau lead via chaque canal.
- Étapes du Zap :
- Standardisation des données (nom, prénom, email, téléphone, source, campagne…).
- Ajout automatique dans un Google Sheet / Airtable “Base Leads Unifiée”.
- Marquage de la source exacte et de la campagne associée pour un suivi acquisition précis.
Résultat : une vue consolidée de tous vos leads, idéale pour piloter votre acquisition et former votre équipe commerciale.
10. Gestion semi-automatique des factures et justificatifs
Contexte : vous recevez des factures par email, ou vous générez des factures clients via un outil de facturation.
Automatisation possible :
- Déclencheur :
- Réception d’un email contenant une facture (filtres sur l’expéditeur, l’objet, ou pièce jointe PDF).
- Ou nouvelle facture émise dans votre outil (QuickBooks, Sellsy, Stripe Billing, etc.).
- Étapes du Zap :
- Enregistrement du PDF dans un dossier Drive/Dropbox structuré par année et type de document.
- Ajout d’une ligne dans un tableau de suivi comptable (fournisseur, montant, date, catégorie…).
- Notification à la personne en charge de la comptabilité via Slack avec le lien direct vers le document.
Résultat : une pré-comptabilité beaucoup plus fluide et centralisée, sans chasse aux factures à la fin du mois.
11. Onboarding client fluide après une commande ou une signature
Contexte : chaque nouveau client nécessite une série d’actions : création d’un dossier, accès à un espace, email de bienvenue, etc.
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouvelle vente (Stripe, Shopify, WooCommerce) ou contrat signé (via un outil de signature électronique).
- Étapes du Zap :
- Création d’un dossier client dans Google Drive / Notion / votre outil interne.
- Création automatique d’une carte dans votre outil de gestion de projet, avec une checklist d’onboarding.
- Envoi d’un email de bienvenue avec les prochaines étapes et éventuellement un lien vers un questionnaire de démarrage.
- Si nécessaire, création d’un compte utilisateur dans un outil (via API ou intégration native) ou ajout à un espace membre.
Résultat : un onboarding cohérent, sans oubli, et une expérience client renforcée dès le premier jour.
12. Alerte prioritaire en cas de client à risque
Contexte : vous gérez des abonnements SaaS, des contrats récurrents ou un portefeuille de clients à suivre.
Automatisation possible :
- Déclencheurs possibles :
- Augmentation anormale des tickets support d’un même compte.
- Baisse de l’usage produit (via un outil analytics, événement “moins de X connexions sur 30 jours”).
- Non-paiement d’une facture à échéance.
- Étapes du Zap :
- Marquage du client comme “À risque” dans votre CRM.
- Création d’une tâche urgente pour le Customer Success Manager en charge.
- Notification instantanée dans un canal Slack “Clients à risque”, avec un résumé du problème.
Résultat : vous anticipez les risques de churn au lieu de les subir, et vous intervenez au bon moment.
13. Synchronisation automatique de vos rendez-vous avec vos outils internes
Contexte : vous utilisez Calendly, Google Calendar ou un autre outil pour vos rendez-vous commerciaux ou de support.
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouveau rendez-vous pris.
- Étapes du Zap :
- Création / mise à jour du contact dans le CRM avec la date du rendez-vous.
- Ajout d’une note mentionnant l’origine de la prise de rendez-vous (page visitée, campagne, type de call…).
- Envoi automatique d’un SMS de rappel via Twilio ou un autre service, 24 heures avant le rendez-vous.
- Après le rendez-vous, envoi d’un email automatique demandant un feedback ou un compte-rendu rapide (si c’est un rendez-vous interne).
Résultat : moins de no-shows, une meilleure préparation des rendez-vous et un suivi systématique.
14. Workflow RH : du formulaire de candidature au suivi dans votre pipeline
Contexte : vous recevez des candidatures par email, LinkedIn, formulaires, et vous perdez du temps à les classer et suivre.
Automatisation possible :
- Déclencheur : nouvelle candidature reçue via formulaire ou email dédié.
- Étapes du Zap :
- Extraction automatique des informations clés (nom, email, poste visé, source de la candidature).
- Ajout dans un tableau de suivi candidats (Airtable, Google Sheet, Notion) avec un statut initial.
- Enregistrement du CV dans un dossier Drive structuré, avec un nom de fichier normalisé.
- Envoi d’un email d’accusé de réception personnalisé au candidat.
- Création d’une tâche pour le recruteur si certains critères sont remplis (expérience, mots-clés, localisation…).
Résultat : un pipeline de recrutement clair, des réponses plus rapides et une meilleure expérience candidat.
15. “Sauvegarde” de vos données clés en cas de changement d’outil
Contexte : vous changez régulièrement d’outils (CRM, emailing, support) ou vous souhaitez vous protéger contre la perte de données.
Automatisation possible :
- Déclencheur : création ou mise à jour de données importantes (nouveau contact, nouvelle opportunité, nouveau ticket support, etc.).
- Étapes du Zap :
- Enregistrement systématique d’une copie des données dans un Google Sheet ou une base Airtable “Backup”.
- Horodatage et marquage de la source (CRM, outil emailing, support…).
- Organisation dans des onglets / tables séparés par type de données.
Résultat : une sorte de “file de secours” indépendante de vos outils, qui facilite les migrations et sécurise votre historique.
Passer de l’idée à la mise en pratique avec Zapier
Zapier n’est pas seulement un connecteur technique entre applications, c’est un véritable levier de productivité et de croissance lorsqu’il est utilisé avec une logique de processus. Les 15 scénarios ci-dessus ne sont qu’une base : chacun peut être adapté à votre stack d’outils, à votre secteur et à votre maturité digitale.
Pour tirer le maximum de ces automatisations :
- Commencez par 2 ou 3 Zaps très simples qui résolvent vos irritants quotidiens (copier-coller, mises à jour manuelles, relances oubliées).
- Testez chaque Zap avec des données de test avant de le lancer “en production”.
- Documentez vos automatisations (but, déclencheur, étapes, personnes impactées) pour éviter la “boîte noire” incompréhensible dans 6 mois.
- Surveillez régulièrement les logs Zapier pour repérer les erreurs silencieuses (changement d’API, champ renommé, quotas atteints…).
À mesure que vous maîtrisez mieux l’outil, vous pouvez combiner plusieurs scénarios pour créer de véritables “systèmes” automatisés : acquisition, qualification, nurturing, vente, onboarding, fidélisation. C’est là que Zapier prend toute sa valeur dans un contexte business et marketing.