Zapier c’est quoi : 15 scénarios concrets qui transforment une journée de travail

Automatiser une journée de travail complète n’est plus réservé aux développeurs ou aux grandes entreprises. Avec Zapier, n’importe quel indépendant, marketeur ou dirigeant de PME peut connecter ses outils et créer des automatisations puissantes en quelques clics. Pour tirer parti de tout le potentiel de la plateforme, il est utile de comprendre comment fonctionnent concrètement ces “Zaps” dans une vraie journée de travail.

Zapier, c’est quoi exactement dans une journée de travail ?

Zapier est un outil d’automatisation no-code qui relie entre eux plus de 6 000 logiciels : CRM, email, Google Sheets, Slack, outils de publicité, formulaires, apps de gestion de projet, etc. Le principe est simple : dès qu’un événement se produit dans une application (un “trigger”), une ou plusieurs actions sont déclenchées automatiquement dans d’autres outils.

Un “Zap” = 1 déclencheur + 1 ou plusieurs actions. Exemple simple :

• Déclencheur : un nouveau formulaire est rempli sur votre site.
• Actions : le contact est ajouté au CRM, une tâche est créée pour l’équipe commerciale et un message de bienvenue est envoyé par email.

L’intérêt de Zapier est de faire disparaître une grande partie des tâches répétitives : copier-coller de données, création manuelle de tâches, mises à jour de tableaux, relances clients. Au lieu de passer votre temps dans l’opérationnel, vous pouvez vous concentrer sur le pilotage et la stratégie.

Pour une vision plus complète de tout ce que l’outil permet dans le marketing et le business, vous pouvez consulter notre dossier complet dédié à Zapier et à ses principaux cas d’usage.

Comment structurer une journée de travail autour de Zapier

Avant de voir les 15 scénarios concrets, il est utile de visualiser comment Zapier s’insère dans une journée type. L’idée n’est pas d’automatiser tout et n’importe quoi, mais de repérer les tâches :

• Répétitives : vous les faites tous les jours ou toutes les semaines.
• Basées sur des règles simples : “si X se produit, alors faire Y”.
• Source d’erreurs humaines : copier-coller, saisies manuelles, oublis.
• Sans réelle valeur ajoutée : tâches administratives, mises à jour, notifications.

Ensuite, vous pouvez imaginer votre journée comme une suite de blocs d’activités : prospection, marketing, gestion de projets, suivi client, reporting… Zapier va venir automatiser les liaisons entre ces blocs.

Exemples d’outils fréquemment connectés avec Zapier

• Outils de communication : Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams.
• CRM et vente : HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM.
• Marketing et contenu : Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue, WordPress, Webflow.
• Productivité : Google Sheets, Notion, Trello, Asana, ClickUp, Airtable.
• Formulaires et leads : Typeform, Google Forms, Gravity Forms, Tally.
• Rendez-vous : Calendly, Calendly-like, Acuity Scheduling.

Place maintenant aux 15 scénarios concrets qui, mis bout à bout, peuvent transformer radicalement une journée de travail.

15 scénarios Zapier concrets qui transforment une journée de travail

1. Centraliser tous les nouveaux leads dans un seul tableau

Si vous récupérez des contacts via différents canaux (site web, réseaux sociaux, campagnes publicitaires), il devient vite compliqué d’avoir une vue globale. Zapier permet de tout centraliser automatiquement.

• Déclencheurs possibles : un nouveau formulaire rempli (Typeform, Webflow, WordPress), un nouveau lead Facebook Ads ou LinkedIn Ads, un nouveau contact dans un outil d’emailing.
• Actions : ajouter une ligne dans un Google Sheets ou une base Airtable dédiée aux leads, avec toutes les informations utiles (source, campagne, date, email, téléphone, message, etc.).

Résultat : chaque matin, vous commencez votre journée avec un tableau de leads à jour, sans avoir ouvert vos différents outils.

2. Créer automatiquement des tâches de suivi commercial

La principale cause de perte de chiffres d’affaires n’est pas forcément la génération de prospects, mais l’absence de suivi. Zapier peut rendre ce suivi quasi infaillible.

• Déclencheur : un nouveau lead ajouté dans le CRM ou dans votre Google Sheets de prospection.
• Actions : créer automatiquement une tâche dans Trello, Asana ou ClickUp pour le commercial en charge, avec une date d’échéance (par exemple J+1) et les informations clés du prospect.

Plus besoin de se demander “à qui dois-je répondre aujourd’hui ?” : les tâches sont générées sans action manuelle.

3. Envoyer un email de bienvenue ultra-personnalisé

Les premières heures après une inscription ou une demande d’information sont cruciales pour la relation client. Zapier permet de déclencher automatiquement un email de bienvenue personnalisé.

• Déclencheur : inscription à une newsletter, téléchargement d’un livre blanc, création de compte sur votre plateforme.
• Actions : envoyer un email via Gmail, Outlook ou votre outil d’emailing contenant :
  • le prénom du contact,
  • la ressource demandée (lien de téléchargement, accès à un replay, etc.),
  • un lien vers votre agenda pour un éventuel rendez-vous.

En une seule automatisation, vous améliorez l’expérience utilisateur tout en gagnant du temps sur les réponses répétitives.

4. Qualifier automatiquement les leads avant de les transmettre à l’équipe

Tous les leads n’ont pas la même valeur. Zapier peut vous aider à filtrer et scorer automatiquement les prospects avant de les envoyer à votre équipe commerciale.

• Déclencheur : un nouveau lead dans votre CRM ou votre tableau de leads.
• Actions possibles :
  • Utiliser des filtres Zapier pour ne garder que ceux qui correspondent à vos critères (pays, taille d’entreprise, budget déclaré, etc.).
  • Attribuer un score (par exemple en fonction du canal d’acquisition ou de la réponse à certaines questions dans un formulaire).
  • Attribuer automatiquement le lead au bon commercial selon la zone géographique ou la taille du compte.

Les commerciaux gagnent un temps précieux en ne recevant que des prospects qualifiés.

5. Automatiser les confirmations et rappels de rendez-vous

Combien de temps passez-vous à envoyer des emails de confirmation, de rappel et de remerciement après un rendez-vous ? Zapier peut tout gérer en arrière-plan.

• Déclencheur : un rendez-vous réservé via Calendly ou un autre outil de prise de rendez-vous.
• Actions :
  • Envoyer un email de confirmation personnalisé.
  • Créer un événement dans votre Google Calendar ou Outlook.
  • Envoyer un rappel automatique 24 heures avant, puis 1 heure avant, par email ou sur Slack.
  • Après le rendez-vous, envoyer un email de remerciement avec un lien vers un questionnaire de satisfaction ou des ressources complémentaires.

Les no-shows diminuent, la satisfaction augmente, et vous n’avez plus besoin de suivre chaque rendez-vous manuellement.

6. Synchroniser vos contacts entre CRM, outil d’emailing et facturation

Avoir des contacts éparpillés dans plusieurs outils crée des erreurs, des doublons et des pertes de temps. Zapier permet de maintenir une base contacts cohérente dans tout votre écosystème.

• Déclencheur : création ou mise à jour d’un contact dans votre CRM.
• Actions :
  • Mettre à jour le même contact dans votre outil d’email marketing.
  • Créer automatiquement un client dans votre logiciel de facturation (par exemple pour les clients signés).

Vous pouvez également créer des Zaps dans l’autre sens pour que la base reste à jour quel que soit le point d’entrée de la donnée.

7. Notifier automatiquement l’équipe sur Slack ou Teams

Pour garder tout le monde informé sans multiplier les réunions, Zapier peut envoyer des notifications ciblées dès qu’un événement important se produit.

• Déclencheurs possibles :
  • Un nouveau client signé dans le CRM.
  • Un paiement reçu.
  • Un avis client déposé.
  • Un ticket support créé.
• Actions : publier un message dans un canal Slack ou Teams dédié (par exemple #nouveaux-clients, #support, #ventes), avec toutes les informations utiles.

Vous créez ainsi un flux d’informations continu, en temps réel, sans que personne n’ait à recopier quoi que ce soit.

8. Mettre à jour vos tableaux de bord et reportings automatiquement

La préparation des reportings hebdomadaires ou mensuels est souvent chronophage. Avec Zapier, une grande partie des données peut être poussée automatiquement vers vos tableaux de bord.

• Déclencheurs : nouvelles ventes, nouveaux leads, nouveaux rendez-vous, nouveaux tickets support.
• Actions :
  • Ajouter des lignes dans Google Sheets ou Airtable pour chaque événement.
  • Mettre à jour des champs agrégés (montant total, nombre d’opportunités, statut des dossiers).

Vous arrivez en réunion avec des chiffres déjà consolidés, et vos dashboards sont toujours à jour sans extraction manuelle.

9. Automatiser la diffusion de contenu sur les réseaux sociaux

Produire du contenu est une chose, le diffuser efficacement en est une autre. Zapier vous permet de créer des passerelles entre votre blog, vos newsletters et vos réseaux sociaux.

• Déclencheur : publication d’un nouvel article de blog sur WordPress, Webflow ou un autre CMS.
• Actions possibles :
  • Programmer automatiquement un post sur LinkedIn ou X (Twitter) avec le titre et le lien de l’article.
  • Créer une tâche dans votre outil de gestion de projet pour prévoir une réutilisation du contenu (carrousel, vidéo courte, email, etc.).

Vous assurez ainsi une présence régulière sur vos canaux sans multiplier les copier-coller.

10. Gérer les inscriptions à vos webinaires et événements

Si vous organisez des webinaires, vous savez à quel point la gestion des inscriptions, rappels et suivis peut être lourde. Zapier peut automatiser tout ce flux.

• Déclencheur : nouvelle inscription à un webinaire sur Zoom, Livestorm, WebinarJam ou via un formulaire dédié.
• Actions :
  • Ajouter l’inscrit à une liste spécifique dans votre outil d’emailing.
  • Envoyer automatiquement l’email de confirmation avec le lien de connexion.
  • Créer un contact ou une opportunité dans le CRM si l’événement a une vocation commerciale.
  • Après l’événement, envoyer un email avec le replay et une proposition de rendez-vous.

Cela vous permet de vous concentrer sur le contenu du webinaire, pas sur la logistique.

11. Automatiser le suivi des factures et paiements

Pour les freelances, agences et PME, suivre les factures envoyées et les paiements reçus est un poste important de gestion. Zapier peut simplifier ce suivi.

• Déclencheur : émission d’une nouvelle facture dans votre outil de facturation ou paiement reçu (Stripe, PayPal, etc.).
• Actions :
  • Mettre à jour un tableau de suivi financier dans Google Sheets ou Airtable.
  • Notifier le ou la responsable comptable sur Slack.
  • Créer un rappel automatique (par exemple 7 jours avant échéance) si la facture n’est pas encore marquée comme payée.

La visibilité sur votre trésorerie s’améliore sans tâches manuelles répétitives.

12. Qualifier et router automatiquement les demandes de support

Le support client est souvent saturé par des demandes qui pourraient être mieux triées en amont. Zapier permet d’automatiser une partie de cette qualification.

• Déclencheur : création d’un ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk, Intercom, Help Scout) ou réception d’un email sur une adresse dédiée.
• Actions :
  • Analyser certains champs (type de demande, urgence, produit concerné) et attribuer automatiquement le ticket à la bonne équipe.
  • Créer une tâche dans l’outil de développement si la demande correspond à un bug technique.
  • Mettre à jour le CRM pour conserver l’historique des interactions avec le client.

Les clients sont mieux servis, plus vite, et les équipes passent moins de temps à répartir les tickets manuellement.

13. Centraliser toutes les idées et feedbacks dans un espace unique

Les idées et retours clients arrivent souvent par dizaines de canaux : email, formulaires, réseaux sociaux, support, appels. Zapier peut vous aider à ne plus en perdre une seule.

• Déclencheurs possibles :
  • Soumission d’un formulaire de feedback.
  • Nouveau message dans un canal Slack dédié aux idées.
  • Nouvel avis laissé sur une plateforme tierce.
• Actions : créer une note ou une entrée dans Notion, Airtable ou Google Sheets, avec le texte du feedback, la source et la date.

Vous obtenez ainsi une “boîte à idées” centralisée, exploitable pour vos futures décisions produit ou marketing.

14. Automatiser les relances de devis ou de propositions commerciales

Beaucoup de devis restent sans réponse simplement parce que la relance n’a pas été faite au bon moment. Zapier peut rendre ces relances plus systématiques.

• Déclencheur : changement de statut d’une opportunité dans le CRM (par exemple “Proposition envoyée”).
• Actions :
  • Créer une tâche de relance pour le commercial à J+3 ou J+7.
  • Préparer un email de relance dans un brouillon, prêt à être envoyé après personnalisation.
  • Notifier le manager si aucune action n’a été effectuée après une certaine période.

Vous structurez ainsi un vrai processus de suivi, sans surcharge mentale pour les équipes.

15. Gérer les processus internes RH et onboarding

Zapier ne sert pas qu’au marketing ou aux ventes. Il peut aussi fluidifier la vie interne de l’entreprise, notamment côté RH.

• Déclencheur : signature d’un nouveau contrat, création d’un nouveau collaborateur dans un outil RH.
• Actions :
  • Créer automatiquement des comptes dans certains outils (ou au moins des tâches pour le service IT).
  • Envoyer un email d’accueil avec les documents et liens essentiels.
  • Créer une checklist d’onboarding dans Trello, Asana ou Notion (matériel, accès, formation, rendez-vous d’intégration).
  • Programmer des rappels pour les entretiens de suivi (par exemple après 1 mois, 3 mois, 6 mois).

Les nouveaux arrivants sont mieux accompagnés, et les RH évitent de refaire les mêmes tâches administratives à chaque embauche.

Conseils pratiques pour créer des Zaps vraiment efficaces

Connaître des scénarios concrets est une chose, les mettre en œuvre efficacement en est une autre. Quelques bonnes pratiques permettent de garder un système d’automatisation maîtrisé, même quand les Zaps se multiplient.

Commencer simple, puis complexifier

• Identifiez 3 à 5 tâches qui vous agacent le plus au quotidien (copier-coller, mises à jour manuelles, relances oubliées).
• Créez des Zaps très simples : un seul déclencheur, une seule action.
• Une fois qu’ils fonctionnent bien, ajoutez des filtres, des étapes intermédiaires ou des actions supplémentaires.

Cette approche itérative limite les erreurs et vous permet de monter en compétence sans frustration.

Nommer clairement vos Zaps

• Utilisez un format explicite : “[Déclencheur] –> [Action] – [Objectif]”.
• Exemple : “Typeform –> HubSpot – Creation lead + tâche suivi”.
• Ajoutez éventuellement le département concerné : [MARKETING], [SALES], [SUPPORT].

Avec une bonne nomenclature, vous ne vous perdrez pas quand vous aurez 20, 50 ou 100 Zaps actifs.

Utiliser les filtres et chemins conditionnels

• Les filtres permettent de ne lancer un Zap que si certaines conditions sont remplies (par exemple : pays = France, budget > 1 000 €, type de demande = démo).
• Les “Paths” (chemins) offrent la possibilité de définir plusieurs branches d’actions selon les réponses (par exemple : si “type d’entreprise = agence”, lancer un scénario, sinon un autre).

Ces fonctions évitent les automatisations trop “grossières” qui peuvent polluer vos outils avec des données inutiles.

Tester et documenter vos automatisations

• Avant d’activer un Zap pour de bon, utilisez la fonction de test sur quelques enregistrements seulement.
• Documentez les Zaps clés dans un espace partagé (Notion, Google Docs, Confluence), avec :
  • le but de l’automatisation,
  • le déclencheur et les principales actions,
  • les personnes responsables en cas de modification.

Cette documentation est précieuse quand l’équipe grandit ou quand vous devez faire évoluer vos process.

Surveiller les erreurs et les limites

• Vérifiez régulièrement le centre de notifications de Zapier : il signale les erreurs d’exécution (champs manquants, accès refusés, quotas atteints).
• Configurez des notifications internes (par exemple sur Slack) en cas d’erreur récurrente sur certains Zaps critiques.
• Pensez aux limites d’API de vos outils : trop d’appels en trop peu de temps peuvent provoquer des blocages temporaires.

Avec ces réflexes, vous gardez la main sur votre “usine à automatisations” sans vous laisser dépasser par la technique.

Aller plus loin avec Zapier dans votre organisation

Les 15 scénarios décrits ici ne sont qu’un point de départ. Selon votre métier (agence, SaaS, e-commerce, coaching, consulting, industrie…), les combinaisons possibles sont quasi infinies. L’essentiel est de toujours partir d’un besoin business concret : gagner du temps, réduire les erreurs, améliorer l’expérience client, mieux suivre les indicateurs.

Une bonne approche consiste à cartographier une journée type pour chaque rôle clé de votre entreprise (marketeur, commercial, chef de projet, responsable support) et à repérer toutes les petites frictions qui peuvent être automatisées. Ensuite, Zapier devient votre boîte à outils pour transformer ces frictions en flux fluides, silencieux et fiables.

En exploitant progressivement ces automatismes, vous passerez moins de temps à “gérer les outils” et davantage à piloter votre activité, tester de nouvelles idées et créer de la valeur.