Automatiser une journée de travail n’est plus réservé aux développeurs ou aux grandes entreprises. Avec Zapier, n’importe quel pro du marketing, du business ou du freelancing peut connecter ses outils et gagner plusieurs heures par semaine. Mais concrètement, Zapier, c’est quoi, et comment l’utiliser dans une vraie journée de travail ? Voici 10 scénarios concrets pour passer de la théorie à l’action.
Zapier, c’est quoi exactement ?
Zapier est un outil d’automatisation en ligne qui permet de connecter entre eux des logiciels qui, normalement, ne “se parlent” pas. Sans écrire une seule ligne de code, vous créez des automatisations appelées “Zaps” qui se déclenchent dès qu’un événement se produit dans une application.
Un Zap se compose de deux éléments principaux :
- Un déclencheur (Trigger) : l’événement de départ, par exemple “nouveau formulaire envoyé dans Typeform” ou “nouvel email reçu dans Gmail”.
- Une ou plusieurs actions (Actions) : ce que Zapier doit faire après le déclencheur, comme “créer une ligne dans Google Sheets”, “envoyer un message Slack” ou “ajouter un contact dans HubSpot”.
En combinant ces blocs simples, vous pouvez transformer une journée remplie de tâches répétitives en un flux largement automatisé, tout en gardant la main sur les étapes qui nécessitent un vrai jugement humain.
Pourquoi automatiser sa journée de travail avec Zapier ?
Avant de plonger dans les scénarios, il est utile de comprendre ce que l’automatisation peut réellement changer dans votre organisation quotidienne.
- Gagner du temps : plus besoin de copier-coller des données d’un outil à l’autre ou de trier manuellement vos emails entrants.
- Réduire les erreurs : les oublis et erreurs de saisie disparaissent dès que la machine s’occupe des tâches répétitives.
- Standardiser vos process : chaque lead, chaque demande client suit le même chemin, ce qui facilite le suivi et les analyses.
- Se concentrer sur la valeur : moins d’opérationnel, plus de stratégie, de création de contenu, de vente ou de relation client.
Pour approfondir l’utilisation de l’outil, vous pouvez consulter notre article spécialisé sur l’automatisation marketing avec Zapier qui détaille les principaux cas d’usage pour les équipes business.
10 scénarios concrets qui transforment une journée de travail
Les exemples ci-dessous sont conçus pour des profils marketing, growth, sales, support ou entrepreneurs. Vous pouvez les adapter facilement à vos propres outils (HubSpot, Notion, Airtable, Slack, Trello, Asana, etc.).
1. Centraliser automatiquement tous vos leads dans un seul tableau
Problème classique : vous recevez des leads depuis plusieurs sources (formulaire du site, campagnes Meta Ads, LinkedIn, webinaires, chat en ligne…). Résultat : vos données sont dispersées, et certains prospects passent à la trappe.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau formulaire envoyé (Typeform, Gravity Forms, Webflow, HubSpot Forms, etc.).
- Actions :
- Créer une nouvelle ligne dans Google Sheets ou Airtable avec toutes les infos du lead.
- Taguer la source du lead (Facebook, LinkedIn, site, webinar…) pour analyse future.
- Envoyer une notification dans Slack ou Teams au channel “#nouveaux-leads”.
Bénéfice : vous obtenez un “hub” unique de tous vos leads, exploitable pour le suivi commercial et les analyses marketing, sans faire de copier-coller.
2. Créer automatiquement des tâches pour suivre vos prospects chauds
Recevoir des leads, c’est bien. Les relancer au bon moment, c’est mieux. L’automatisation permet de ne plus jamais oublier un prospect chaud.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau lead ajouté à votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Close, Salesforce…).
- Conditions : le lead a un certain score, une fonction clé (CEO, CMO) ou une taille d’entreprise minimale.
- Actions :
- Créer une tâche dans Asana, ClickUp, Trello ou Notion assignée au bon commercial.
- Ajouter une date d’échéance à J+1 ou J+2 pour assurer une prise de contact rapide.
- Envoyer un DM Slack au commercial responsable avec un résumé du profil.
Bénéfice : priorité automatique aux prospects à fort potentiel, sans temps perdu à trier manuellement votre CRM.
3. Automatiser les mails de bienvenue et de pré-qualification
Plutôt que d’écrire manuellement un email de bienvenue ou de pré-qualification à chaque nouveau contact, vous pouvez déclencher une séquence ciblée dès l’arrivée du lead.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau contact créé dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign, Customer.io…).
- Actions :
- Envoyer un email personnalisé de bienvenue avec un lien pour réserver un call ou accéder à une ressource (ebook, démo, vidéo).
- Créer un tag de segmentation (ex. “intéressé par formation”, “SaaS”, “e-commerce”).
- Ajouter le contact à une séquence de nurturing adaptée à son profil.
Bénéfice : vous engagez chaque nouveau lead de façon cohérente, sans effort manuel, et vous préparez le terrain pour vos équipes sales.
4. Synchroniser automatiquement vos rendez-vous et vos outils
Si vous utilisez Calendly, Google Calendar ou un autre outil de prise de rendez-vous, Zapier peut transformer chaque réservation en un mini-process automatisé.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau rendez-vous réservé dans Calendly.
- Actions :
- Créer (ou mettre à jour) le contact dans votre CRM.
- Créer une carte Trello ou une tâche dans Asana pour préparer l’appel.
- Envoyer un message Slack à votre canal “#calls-du-jour” avec l’horaire, le nom du prospect et les notes du formulaire.
- Ajouter automatiquement une fiche dans Notion pour prendre des notes pendant l’appel.
Bénéfice : chaque rendez-vous devient un processus structuré : préparation, suivi, compte-rendu, tout est prêt avant même que l’appel ne commence.
5. Connecter vos campagnes publicitaires à votre CRM sans effort
Les leads issus de Facebook Ads, Google Ads ou LinkedIn Ads se retrouvent souvent enfermés dans les plateformes publicitaires. Zapier permet de les intégrer instantanément à votre système commercial.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau lead dans Facebook Lead Ads ou formulaire LinkedIn.
- Actions :
- Créer le lead dans HubSpot, Pipedrive ou votre CRM favori.
- Taguer automatiquement la campagne d’origine (ex. “FB-LeadMagnet-Mars2025”).
- Envoyer un email automatique de confirmation ou de livraison du lead magnet.
- Ajouter le lead à une liste “campagne X” dans votre outil marketing.
Bénéfice : vous réduisez le délai entre la soumission du formulaire et le premier contact, ce qui améliore nettement votre taux de conversion.
6. Automatiser le reporting marketing et les tableaux de bord
Compiler les chiffres de vos campagnes à la main est chronophage et source d’erreurs. Zapier peut alimenter automatiquement vos dashboards.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau paiement (Stripe), nouvel évènement (webinar), nouveau lead ou nouvelle vente.
- Actions :
- Ajouter une ligne dans Google Sheets ou Airtable avec la source, le montant, la date, le type de client.
- Mettre à jour des champs de suivi dans votre CRM (MRR, ARR, valeur de la transaction…).
- Envoyer un résumé quotidien ou hebdomadaire dans Slack avec les chiffres clés.
Bénéfice : vous disposez de données fraîches pour vos décisions marketing et growth, sans manipuler de fichiers CSV.
7. Simplifier l’onboarding de vos nouveaux clients
Un bon onboarding clients nécessite souvent plusieurs actions répétitives : mails d’accueil, création de dossiers, invitation à des outils, documentation… Autant d’étapes que Zapier peut orchestrer.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau client créé dans votre CRM ou nouveau paiement confirmé dans Stripe.
- Actions :
- Envoyer un email personnalisé avec la marche à suivre, les liens importants et éventuellement une vidéo d’introduction.
- Créer un dossier dans Google Drive, Notion ou Dropbox au nom du client.
- Ajouter le client à un espace partagé (Slack, Circle, Discord, communauté privée).
- Créer une tâche “Onboarding – Client X” dans votre gestionnaire de projet avec une checklist prédéfinie.
Bénéfice : une expérience d’accueil fluide et professionnelle, sans oublier d’étapes critiques, même lorsque vous signez plusieurs clients en même temps.
8. Gérer les demandes de support et tickets automatiquement
Quand les demandes clients arrivent par email, formulaire, chat ou réseaux sociaux, le risque est de perdre le fil. Zapier peut unifier ces flux dans votre outil de support.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau message reçu via un formulaire de contact, Intercom, Crisp, Zendesk, ou même Gmail avec un certain libellé d’objet.
- Actions :
- Créer un ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk, Help Scout, Jira Service Management…).
- Assigner automatiquement le ticket en fonction de la catégorie ou du mot-clé (facturation, bug, fonctionnalité…).
- Envoyer au client un email indiquant que sa demande est bien prise en compte.
- Poster une alerte dans Slack pour les demandes critiques (ex. “incident de production”).
Bénéfice : vous ne perdez plus aucune demande, vous réduisez les délais de réponse et vous organisez votre support de manière systématique.
9. Automatiser la publication et la distribution de contenu
Pour les équipes marketing de contenu ou les créateurs, la diffusion multicanal peut vite devenir répétitive. Zapier permet de propager votre contenu automatiquement sur plusieurs plateformes.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouvel article publié sur WordPress, nouveau post dans Ghost ou nouvelle vidéo YouTube publiée.
- Actions :
- Publier automatiquement un post sur LinkedIn avec le titre, le lien et un extrait.
- Ajouter l’article à une base Notion ou Airtable “Bibliothèque de contenus”.
- Créer un brouillon de newsletter dans votre outil emailing avec un résumé de l’article.
- Planifier un tweet ou un post sur X/Twitter, Facebook ou Instagram (via Buffer, Hootsuite, etc.).
Bénéfice : un contenu publié une fois devient instantanément un élément d’un écosystème de distribution, sans que vous ayez à répéter les mêmes actions sur chaque canal.
10. Suivre automatiquement les avis, mentions et feedbacks
La réputation en ligne et les retours clients sont précieux, mais difficiles à surveiller manuellement. Zapier vous aide à centraliser ces signaux et à y répondre rapidement.
Exemple de Zap :
- Trigger : nouveau formulaire de satisfaction rempli, nouvelle note NPS, nouvel avis sur une plateforme (Trustpilot, Google Reviews, Capterra…), ou nouvelle mention via un outil de veille.
- Actions :
- Enregistrer chaque avis dans un tableau Notion, Airtable ou Google Sheets pour analyse.
- Taguer les avis positifs/négatifs et calculer un score de satisfaction.
- Envoyer en temps réel les avis négatifs à une personne référente (Slack DM ou email) pour réaction rapide.
- Créer des tâches “Demander un témoignage détaillé” pour les avis très positifs.
Bénéfice : visibilité totale sur ce que vos clients pensent de vous, avec des réactions rapides et structurées pour améliorer la satisfaction.
Comment intégrer ces scénarios Zapier dans votre routine quotidienne
Mettre en place des Zaps efficaces nécessite un minimum de méthode, surtout si vous comptez automatiser une grande partie de votre journée de travail.
Cartographier vos tâches répétitives
Commencez par noter, pendant 2 ou 3 jours, toutes les actions que vous répétez plusieurs fois : copier une info d’un email vers votre CRM, mettre à jour un tableau, prévenir un collègue, planifier une réunion, etc. Chaque répétition est un candidat potentiel pour l’automatisation.
- Listez vos outils principaux (email, CRM, drive, messagerie, gestionnaire de tâches…).
- Repérez les “ponts” manuels que vous faites entre ces outils.
- Pour chaque action récurrente, posez-vous la question : “Est-ce que Zapier pourrait faire ça à ma place ?”
Commencer simple, puis raffiner
Inutile de créer d’emblée des Zaps très complexes avec beaucoup d’étapes. Mieux vaut démarrer avec de petites automatisations à forte valeur ajoutée :
- Un Zap = un problème concret résolu (ex. “ne plus jamais oublier un nouveau lead Facebook”).
- Testez chaque Zap avec quelques données réelles pour vérifier qu’il fonctionne comme prévu.
- Ajoutez progressivement des filtres, des conditions ou des étapes supplémentaires (formatage de texte, délais, etc.).
Mettre en place des garde-fous
L’automatisation ne doit pas devenir une “boîte noire” incontrôlable. Pour garder la main sur vos Zaps :
- Activez des notifications internes pour les actions sensibles (création de deals importants, envoi de messages à de gros comptes, etc.).
- Prévoyez un canal Slack ou un tableau dédié “Logs Zapier” pour suivre ce qui se passe.
- Planifiez une revue mensuelle de vos Zaps : ce qui fonctionne, ce qui génère des erreurs, ce qui peut être amélioré.
Impliquer votre équipe
Une journée de travail ne se limite pas à une seule personne. Si vous travaillez en équipe, impliquez vos collègues :
- Demandez aux sales, au support, au marketing quelles tâches les agacent le plus ou leur font perdre du temps.
- Construisez des Zaps “transverses” qui facilitent la collaboration (notifications ciblées, synchronisation des informations client, partage de documents).
- Proposez de petites démos internes pour montrer ce que l’automatisation permet de faire, et récoltez des idées supplémentaires.
En structurant ainsi votre approche, Zapier devient un véritable coéquipier numérique, capable de prendre en charge une partie de votre journée de travail pour vous laisser plus de temps sur les tâches à forte valeur ajoutée : stratégie, création, relation humaine et prise de décision.