Zapier c’est quoi : 10 scénarios concrets que personne n’explique aux débutants

Zapier intrigue beaucoup d’entrepreneurs et de marketeurs : on en entend parler partout, mais peu de gens expliquent concrètement comment l’utiliser au quotidien quand on débute. Derrière le jargon d’« automatisation » se cachent en réalité des scénarios simples, puissants, et accessibles, même si vous n’êtes pas développeur.

Zapier, c’est quoi au juste quand on débute ?

Zapier est un outil qui connecte vos logiciels entre eux pour automatiser des tâches répétitives. Concrètement, il permet de dire : « Quand il se passe X dans l’outil A, alors fais automatiquement Y dans l’outil B. »

Quelques notions simples pour comprendre :

• Un “Zap” = une automatisation complète composée d’un déclencheur et d’une ou plusieurs actions.
• Le “Trigger” (déclencheur) = l’événement qui lance l’automatisation (par exemple : « Nouveau lead dans Facebook Ads »).
• L’“Action” = ce que Zapier doit faire automatiquement (par exemple : « Créer un contact dans HubSpot »).
• Une “Task” = une tâche exécutée par Zapier (chaque action consomme une “task” sur votre quota mensuel).

Ce qui rend Zapier puissant pour le business et le marketing :

• Il se connecte à des milliers d’outils (CRM, emailing, pub, formulaires, Google Sheets, Slack, Notion, etc.).
• Vous créez vos automatisations en “lego” sans coder.
• Vous pouvez démarrer avec de petits scénarios ultra simples et monter en puissance ensuite.

Pour une vue d’ensemble, les différents cas d’usage marketing et business sont détaillés dans notre article spécialisé sur l’utilisation de Zapier en automatisation marketing, mais ci-dessous, vous allez découvrir 10 scénarios très concrets que personne n’explique vraiment aux débutants.

10 scénarios concrets Zapier pour le business et le marketing

1. Centraliser automatiquement tous vos nouveaux leads dans un Google Sheet

Problème typique : vos leads arrivent partout. Un peu via vos formulaires, un peu via vos publicités, un peu via vos landing pages… Résultat : impossible d’avoir une vision claire sans passer des heures à tout recopier.

Scénario Zapier :

• Trigger : nouveau formulaire soumis (Typeform, Gravity Forms, Webflow, Elementor, etc.).
• Action : ajouter une nouvelle ligne dans Google Sheets avec les infos du lead (nom, email, source, offre, date, etc.).

Ce que ça change :

• Vous avez un fichier de leads toujours à jour, sans copier-coller.
• Vous pouvez le partager facilement à votre équipe commerciale.
• Vous pouvez filtrer par source, campagne, commercial, etc.

Astuce débutant : commencez par connecter un seul formulaire à un seul onglet Google Sheets. Une fois que tout fonctionne, dupliquez le scénario pour vos autres formulaires.

2. Envoyer automatiquement un email de bienvenue ultra personnalisé

Beaucoup de débutants se contentent du simple email de confirmation envoyé par leur outil d’emailing. Avec Zapier, vous pouvez faire bien plus personnalisé, même avec des outils très simples.

Scénario Zapier :

• Trigger : nouveau contact ajouté dans votre outil d’emailing (Mailchimp, Brevo, Klaviyo, etc.).
• Action : envoyer un email personnalisé via Gmail ou via l’outil d’emailing avec un template dynamique.

Par exemple, le mail peut contenir :

• Le prénom du prospect.
• La ressource qu’il a téléchargée.
• Une question ouverte pour inciter à la réponse.

Avantage : vous créez un premier contact beaucoup plus humain et adapté à la demande du prospect, ce qui améliore le taux de réponse et la relation commerciale.

3. Synchroniser automatiquement vos leads publicitaires (Facebook Ads, LinkedIn Ads) avec votre CRM

Les formulaires de génération de leads intégrés dans Facebook ou LinkedIn sont très puissants… mais beaucoup de débutants téléchargent encore les fichiers CSV à la main pour les importer dans leur CRM.

Scénario Zapier :

• Trigger : nouveau lead via Facebook Lead Ads ou LinkedIn Lead Gen Forms.
• Action : créer ou mettre à jour un contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, etc.).
• Action optionnelle : envoyer une notification Slack ou email à un commercial pour qu’il rappelle le lead chaud.

Résultat :

• Vos commerciaux reçoivent les leads quelques secondes après la soumission du formulaire.
• Vous ne perdez plus de leads chauds parce que “le fichier n’a pas été exporté à temps”.
• Vous traitez vos prospects pendant qu’ils sont encore dans une intention d’achat forte.

4. Notifier votre équipe sur Slack à chaque nouveau prospect stratégique

Zapier est très utile pour séparer les leads “classiques” des leads stratégiques (gros comptes, segments premium, pays ciblés, etc.).

Scénario Zapier :

• Trigger : nouveau contact dans votre CRM ou nouveau formulaire rempli.
• Action : filtre Zapier pour ne garder que les leads correspondant à certains critères (taille d’entreprise, budget, pays, URL email avec un certain domaine, etc.).
• Action : envoyer un message formaté dans un canal Slack (par exemple #leads-vip).

Dans Slack, vous pouvez faire apparaître :

• Le nom et l’email du prospect.
• L’entreprise et le chiffre d’affaires estimé.
• La campagne ou la landing page d’origine.
• Un lien direct vers la fiche CRM pour rappel immédiat.

Impact direct : votre équipe commerciale voit instantanément les leads prioritaires et peut réagir beaucoup plus vite qu’avec un simple reporting hebdomadaire.

5. Mettre à jour automatiquement vos audiences publicitaires en fonction du comportement email

Un usage très puissant de Zapier consiste à connecter vos campagnes d’emailing avec vos campagnes publicitaires.

Exemple : vous envoyez une séquence email après un webinar. Vous souhaitez :

• Exclure de votre retargeting les personnes qui ont déjà cliqué sur l’offre.
• Renforcer la pression publicitaire sur celles qui n’ont jamais ouvert l’email.

Scénario Zapier :

• Trigger : ouverture ou clic dans un email (via votre outil d’emailing).
• Action : ajouter ou retirer la personne d’une Custom Audience Facebook, LinkedIn ou Google via Zapier.

Conséquences marketing :

• Vous arrêtez de payer pour afficher des pubs inutiles à des gens déjà convaincus.
• Vous concentrez le budget sur les personnes à relancer.
• Vous harmonisez votre tunnel email + ads sans bricolage manuel.

6. Créer des tâches commerciales automatiques dans votre CRM après certaines actions clés

Beaucoup de leads “tièdes” se perdent parce que personne ne pense à les relancer au bon moment. Zapier permet de transformer des signaux faibles en tâches concrètes pour vos commerciaux.

Exemples de signaux déclencheurs :

• Un prospect clique trois fois sur une offre dans vos emails.
• Un utilisateur gratuit se connecte plus souvent à votre application.
• Un lead visite plusieurs fois votre page “Tarifs”.

Scénario Zapier :

• Trigger : événement tracké (via votre outil d’emailing, votre outil analytique ou votre produit).
• Action : créer automatiquement une tâche dans le CRM (appel, email, démo à proposer) assignée au bon commercial.
• Action optionnelle : envoyer un email interne d’alerte ou un message Slack.

Résultat : vous industrialisez la relance au bon moment, sans dépendre de la mémoire de chacun.

7. Qualifier vos leads automatiquement avec un score dans un Google Sheet ou un CRM

Le lead scoring paraît complexe, mais Zapier permet de démarrer très simplement avec quelques règles de base, même si votre CRM ne gère pas nativement le scoring.

Principe : attribuer des points selon certains critères :

• +10 points si l’entreprise a plus de 50 salariés.
• +5 points si le prospect vient d’une campagne Google Ads (intention forte).
• +5 points s’il a téléchargé un livre blanc “avancé”.
• –5 points si l’email est générique (gmail, yahoo, etc.).

Scénario Zapier (version simple) :

• Trigger : nouveau lead ou mise à jour du lead.
• Action : étape de “Formatter” ou “Code” dans Zapier pour calculer le score en fonction des champs.
• Action : écrire ce score dans un champ dédié du CRM ou une colonne Google Sheets.

À partir de là, vous pouvez :

• Filtrer les leads prioritaires pour vos commerciaux.
• Créer des campagnes emails différentes selon le score.
• Suivre l’évolution de la qualité des leads par campagne dans le temps.

8. Automatiser l’onboarding client (emails, documents, accès) dès qu’une facture est payée

L’un des meilleurs usages de Zapier pour le business : transformer le moment de la vente en expérience ultra fluide. Dès qu’un paiement est confirmé, tout s’enchaîne automatiquement.

Scénario Zapier typique :

• Trigger : paiement réussi dans Stripe, PayPal ou autre solution de paiement.
• Action : créer le client dans le CRM avec statut “Client”.
• Action : envoyer un email de bienvenue avec les infos importantes (accès, contact, étapes suivantes).
• Action : créer un dossier dédié dans Google Drive ou Notion.
• Action : créer une tâche interne dans votre outil de gestion de projet (Asana, Trello, ClickUp) pour lancer l’onboarding.

Résultat :

• Le client reçoit immédiatement ses accès et la marche à suivre.
• Votre équipe est notifiée sans qu’aucune action manuelle ne soit nécessaire.
• Vous réduisez les frictions et donnez une image ultra professionnelle.

9. Transformer des réponses de formulaire en vraies fiches projets actionnables

Vous faites sans doute remplir des formulaires pour :

• Les demandes de devis.
• Les briefs marketing.
• Les demandes de support avancées.

Le problème : ces réponses restent souvent coincées dans un simple email difficile à exploiter. Zapier permet de transformer chaque formulaire en fiche projet structurée.

Scénario Zapier :

• Trigger : nouvelle réponse dans Typeform, Google Forms, Jotform, etc.
• Action : créer une carte Trello, une tâche Asana ou un document Notion avec :
• • Le titre du projet ou de la demande.
  • La description reprenant toutes les réponses.
  • Les fichiers joints ou liens inclus dans le formulaire.
  • Les labels ou tags selon le type de demande.
• Action optionnelle : assigner automatiquement la tâche à la bonne personne selon un champ (type de projet, budget, langue, etc.).

Avantage : plus aucune demande importante ne se perd dans une boîte mail, tout devient un vrai élément du workflow projet.

10. Construire un mini “data hub” marketing entre vos différents outils

Avec le temps, vous utilisez de plus en plus d’outils : CRM, emailing, analytics, pub, service client, etc. Zapier permet de les faire discuter sans créer une usine à gaz technique.

Exemples de connexions simples à mettre en place :

• Envoyer dans une même base (Google Sheets ou Airtable) les informations clé de vos ventes, inscriptions, désabonnements, etc.
• Mettre à jour vos fiches CRM avec des infos qui viennent d’autres outils (dernière activité, produit acheté, score d’engagement).
• Créer un “journal d’événements marketing” dans un outil central (Notion, Airtable) pour suivre le parcours de vos leads importants.

Scénario Zapier générique :

• Trigger : événement dans un outil (achat, inscription, clic, désabonnement, support, etc.).
• Action : standardiser les données (formatter les dates, les noms, les chiffres).
• Action : envoyer ces données dans un outil “hub” (Airtable, Google Sheets, Notion) sous forme de base marketing.

Vous gagnez :

• Une vision globale sans devoir apprendre à coder.
• Un historique exploitable pour vos décisions marketing.
• Une base solide pour des automatisations plus avancées par la suite.

Comment bien démarrer avec Zapier quand on est débutant

Choisir des scénarios ultra simples au départ

La pire erreur des débutants est de vouloir reproduire immédiatement les automatisations sophistiquées d’experts. Commencez par :

• 1 seul déclencheur.
• 1 ou 2 actions maximum.
• Des outils que vous utilisez déjà tous les jours (Gmail, Google Sheets, Slack, CRM principal).

Par exemple :

• Scénario A : nouveau formulaire → nouvelle ligne Google Sheets.
• Scénario B : nouveau lead dans le CRM → notification Slack.

Une fois ces scénarios stabilisés, vous pourrez rajouter des étapes de filtre, de formatage, puis des actions supplémentaires.

Utiliser les filtres pour éviter les automatismes “bêtes et méchants”

Les filtres Zapier sont sous-utilisés par les débutants, alors qu’ils évitent énormément d’erreurs.

Exemples d’utilisation :

• N’envoyer une notification Slack que pour les leads avec email professionnel.
• Ne créer une tâche CRM que si le budget déclaré dépasse un certain seuil.
• Ne pas ajouter un contact à une liste d’emailing s’il a déjà coché une case d’opt-out.

En pratique, à chaque fois que vous créez un Zap, demandez-vous :

• “Le scénario doit-il s’appliquer à absolument tout le monde ?”
• “Y a-t-il des cas où je ne veux surtout pas lancer l’action ?”

Si oui, intercalez un filtre.

Tester chaque Zap avec des données réelles avant de l’activer

Zapier propose des tests intégrés, mais beaucoup de débutants cliquent sur “On” sans vérifier avec de vrais exemples.

Bon réflexe :

• Créer un faux lead ou remplir un formulaire test avec votre propre email.
• Suivre pas à pas toutes les étapes dans Zapier (trigger, filtres, actions).
• Vérifier dans chaque outil cible (CRM, Google Sheets, emailing, Slack) que le résultat est conforme à ce que vous vouliez.

Ce temps investi au début évite des centaines d’erreurs multipliées par le nombre de leads ou de clients que vous traitez.

Documenter vos automatisations pour votre équipe

Avec le temps, vous allez accumuler des dizaines de Zaps. Si une seule personne comprend ce qui se passe, vous devenez dépendant de cette personne.

Quelques bonnes pratiques simples :

• Donner un nom explicite à chaque Zap (ex. “Leads Facebook → HubSpot + Slack”).
• Créer une page de documentation (Notion, Google Docs) avec :
• • L’objectif du Zap.
  • Le schéma “Trigger → Actions”.
  • Les filtres utilisés.
  • Les outils et comptes connectés.
• Lister les Zaps “sensibles” (ceux qui impactent les clients, la facturation, la data critique).

Ainsi, toute nouvelle personne dans l’équipe marketing ou sales peut comprendre rapidement comment fonctionne votre “machine” d’automatisation.

Penser “process” avant de penser “Zap”

Zapier n’est pas magique si votre process métier est flou. Avant de créer une automatisation, clarifiez :

• Qui fait quoi aujourd’hui manuellement (et dans quel outil).
• À quel moment vous perdez du temps ou des informations.
• Quel est le résultat final que vous voulez (lead qualifié, tâche créée, email envoyé, donnée centralisée…).

Ensuite seulement, traduisez ce process en :

• Trigger(s) = les points de départ clairs.
• Actions = les étapes répétitives à automatiser.
• Filtres = les exceptions à gérer.

C’est cette démarche qui vous permettra de passer de “quelques Zaps sympas” à un vrai système d’automatisation marketing et business qui travaille pour vous 24h/24.