Les corvées du quotidien ont mauvaise réputation : répétitives, chronophages, souvent reportées… Pourtant, ce sont précisément ces petites tâches qui structurent vos journées et libèrent votre esprit pour des missions plus stratégiques. La clé n’est pas de « faire plus », mais de transformer ces corvées en habitudes fluides grâce à une to do list app with recurring tasks, connectée à Zapier. En automatisant l’apparition, le rappel et parfois même l’exécution de ces tâches, vous passez d’un fonctionnement en mode « urgence » à un système stable, prévisible et ultra efficace.
Pourquoi les corvées vous épuisent (et comment les habitudes vous sauvent)
Le vrai problème n’est pas la tâche, mais la décision
Ce qui fatigue le plus dans les corvées, ce n’est pas le temps qu’elles prennent, mais la charge mentale associée :
- Penser sans cesse à ce qu’il ne faut pas oublier
- Réorganiser votre journée dès qu’un imprévu survient
- Vous reprocher de repousser toujours les mêmes tâches
Chaque fois que vous vous demandez « est-ce que je fais ça maintenant ou plus tard ? », vous consommez de l’énergie décisionnelle. À la fin de la journée, vous êtes épuisé… sans savoir exactement où votre temps est passé.
Les habitudes, à l’inverse, réduisent la prise de décision au minimum. Si votre système est clair (par exemple : chaque lundi à 9h, revue des factures ; chaque vendredi à 16h, nettoyage de la boîte mail), vous n’avez plus besoin d’y penser. La tâche apparaît automatiquement là où vous travaillez déjà : votre application de to do list.
Des corvées aux « routines systèmes »
Transformer des corvées en habitudes, ce n’est pas seulement les répéter, c’est les intégrer dans un système :
- Vous savez quand la tâche apparaît (récurrence)
- Vous savez où elle apparaît (votre app de tâches, et pas dans un coin de votre tête)
- Vous savez comment elle est gérée (déclenchée automatiquement via Zapier, suivie, archivée)
Une to do list app with recurring tasks couplée à Zapier permet précisément de construire ce système. Au lieu de créer manuellement les mêmes tâches chaque semaine ou chaque mois, vous laissez l’automatisation préparer le terrain à votre place.
Les avantages d’une to do list app with recurring tasks connectée à Zapier
1. Vous externalisez votre mémoire
Votre cerveau est mauvais pour se souvenir de « quoi » faire et « quand » le faire, surtout pour des tâches récurrentes à faible valeur perçue (renouveler un abonnement, vérifier un rapport, envoyer un rappel de facture…). Une application de tâches récurrentes devient votre mémoire externe :
- Les factures à payer apparaissent chaque mois, au même moment
- Les relances clients se déclenchent automatiquement après X jours
- Les points hebdomadaires avec l’équipe sont programmés une bonne fois pour toutes
Avec Zapier, cette mémoire s’enrichit de vos autres outils : CRM, messagerie, outil de facturation, gestion de projet… Un événement dans un outil peut automatiquement générer une nouvelle tâche récurrente ou ponctuelle dans votre app.
2. Vous transformez les rappels en actions concrètes
Un simple rappel calendrier du type « penser à envoyer le rapport » est peu actionnable. Une tâche bien structurée, elle, est immédiatement exploitable :
- Un intitulé clair : « Envoyer le rapport de performance Facebook Ads – Semaine 42 »
- Un contexte : projet, client, dossier associé
- Une échéance : date et heure précises
- Des sous-tâches si nécessaire : « Exporter les données », « Mettre à jour le Google Slide », « Envoyer l’email au client »
En connectant votre to do list app with recurring tasks à Zapier, vous pouvez faire en sorte que ces tâches soient créées automatiquement dès qu’un cycle se termine (fin de semaine, fin de mois, fin de campagne, etc.). Ainsi, votre rappels ne sont plus juste des « pense-bêtes », mais de véritables déclencheurs d’action.
3. Vous rendez vos journées prévisibles
Les journées sans structure claire sont propices à la procrastination. Au contraire, un système de tâches récurrentes crée une colonne vertébrale pour votre planning :
- Vos routines du matin et de fin de journée sont toujours identiques
- Vos tâches administratives sont regroupées sur un créneau précis
- Vos suivis marketing reviennent à intervalles réguliers
En utilisant Zapier, vous pouvez même adapter automatiquement la récurrence en fonction d’événements réels. Par exemple, ne créer une tâche de relance que si un devis n’a pas été signé après 7 jours, ou générer une tâche de revue de campagne seulement si un certain seuil de dépenses publicitaires est atteint.
Scénarios concrets : comment Zapier automatise vos tâches récurrentes
Routine marketing hebdomadaire
Imaginez votre routine marketing du lundi matin : vous devez consulter les statistiques de vos campagnes, vérifier les leads générés, mettre à jour un tableau de bord et préparer un rapide compte-rendu pour votre équipe ou vos clients. Manuellement, cela signifie :
- Créer un rappel dans votre calendrier (souvent oublié)
- Rechercher les liens des rapports dans chaque outil
- Oublier une étape une semaine sur deux
Avec une to do list app with recurring tasks et Zapier :
- Une tâche « Revue hebdo marketing » se crée automatiquement chaque lundi à 9h
- Zapier ajoute dans la description les liens vers vos rapports Google Ads, Facebook Ads, Google Analytics…
- Des sous-tâches sont générées : « Vérifier CPA », « Extraire les meilleurs keywords », « Noter les idées de tests A/B »
- Si vous travaillez en équipe, Zapier assigne automatiquement cette tâche à la bonne personne et ajoute un commentaire dans votre outil de communication (Slack, Teams, etc.)
Résultat : au lieu de « penser à faire votre revue », vous ouvrez votre to do list, et la routine est déjà préparée, structurée et contextualisée.
Suivi commercial automatisé
Le suivi des prospects est un des exemples les plus parlants de corvées répétitives. Sans automatisation, vous dépendez de votre mémoire ou de votre bonne volonté pour :
- Relancer un prospect 3 jours après l’envoi d’un devis
- Programmer un appel de suivi 7 jours après une démo
- Vérifier les paiements un mois après la facture
Avec Zapier, vous pouvez relier votre CRM ou votre outil de devis à votre to do list app with recurring tasks :
- Quand un devis est envoyé, Zapier crée automatiquement une tâche « Relance devis [Nom du client] » 3 jours plus tard
- Si la relance n’est pas marquée comme faite, une nouvelle tâche de relance se crée après 7 jours
- Quand une facture est générée, une tâche « Vérifier le paiement facture [Référence] » est planifiée 30 jours plus tard
Ainsi, vous transformez votre suivi commercial en un véritable pipeline structuré, sans jamais vous demander « où j’en suis ? » : votre système de tâches récurrentes gère la régularité à votre place.
Gestion administrative et comptable
Les tâches administratives sont l’exemple typique de ce qu’on reporte jusqu’à la dernière minute : rapprochements bancaires, archivage de documents, déclarations fiscales, mises à jour de contrats… Pourtant, une grande partie de ce travail peut être transformée en routine automatisée :
- Chaque fin de mois, Zapier déclenche une tâche « Rapprochement bancaire » dans votre to do list, avec un checklist détaillé
- À chaque nouvelle facture reçue par email, Zapier envoie le PDF dans votre drive et crée une tâche « Classer facture [Fournisseur] »
- Pour les obligations annuelles (URSSAF, TVA, bilan…), des tâches récurrentes annuelles sont générées avec rappels anticipés
En quelques semaines, vous passez d’une gestion administrative subie à une routine parfaitement intégrée à votre planning, avec des rappels systématiques reliés aux événements réels (email reçu, facture créée, document déposé dans un dossier, etc.).
Structurer votre journée autour des tâches récurrentes avec Zapier
1. Définir vos blocs de routines quotidiennes
Une journée fluide repose généralement sur 3 à 5 « blocs » de routines récurrentes :
- Routine du matin (revue rapide, tri des notifications, priorisation)
- Bloc focus (travail profond sur 1 à 2 tâches majeures)
- Bloc administratif (emails, factures, organisation)
- Bloc suivi (clients, prospects, équipe)
- Routine de fin de journée (bilan, préparation du lendemain)
Pour chacun de ces blocs, vous pouvez configurer dans votre to do list app with recurring tasks une série de tâches récurrentes qui se recréent chaque jour, semaine ou mois. Zapier vient ensuite enrichir ces blocs avec des tâches déclenchées par vos outils :
- Les nouveaux leads créés dans votre CRM alimentent automatiquement le bloc « Suivi »
- Les tickets clients ouverts dans votre helpdesk (Zendesk, Freshdesk…) deviennent des tâches dans votre bloc « Support »
- Les événements de calendrier (réunions importantes) ajoutent automatiquement des tâches de préparation et de suivi
2. Utiliser les filtres et labels intelligents
La puissance d’une tasks list app ne vient pas seulement des tâches récurrentes, mais de la capacité à filtrer et regrouper :
- Label « Quotidien » : routines à faire chaque jour
- Label « Hebdo » : revue de la semaine, analyse des stats, organisation
- Label « CEO » ou « Stratégie » : tâches à haute valeur ajoutée
- Label « Admin » : toutes les corvées administratives regroupées
Avec Zapier, ces labels peuvent être ajoutés automatiquement en fonction de la source de la tâche :
- Toutes les tâches venant de votre outil comptable reçoivent le label « Admin »
- Les tâches créées à partir d’événements marketing (nouvelle campagne, fin de campagne) reçoivent le label « Marketing »
- Les tâches liées à des décisions stratégiques (validations, arbitrages) sont taguées « Direction »
En quelques clics, vous obtenez une vue claire de vos routines par domaine, sans travail manuel de classement.
3. Automatiser la préparation de votre « to do » du lendemain
Une des habitudes les plus puissantes est la préparation de la journée du lendemain. Avec Zapier, vous pouvez rendre cette routine presque entièrement automatique :
- Chaque jour à 17h, Zapier crée une tâche « Préparer la journée de demain » dans votre app
- Cette tâche inclut automatiquement :
- La liste des tâches en retard ou non terminées
- Les rendez-vous du lendemain (importés du calendrier)
- Les tâches importantes générées depuis vos outils business (nouveaux leads, deadlines projets, etc.)
Vous n’avez plus qu’à ajuster manuellement les priorités. La matière brute de votre journée est déjà rassemblée et centralisée dans votre système de tâches.
Mettre en place votre système : bonnes pratiques et idées de Zaps
1. Choisir une app compatible avec vos usages
Toutes les to do list app with recurring tasks ne se valent pas. Pour tirer parti de Zapier, assurez-vous que votre application :
- Propose une API ou une intégration native avec Zapier
- Permet de créer des tâches récurrentes flexibles (quotidien, hebdo, mensuel, basé sur une date relative…)
- Gère les projets, tags, labels ou listes pour organiser vos tâches
- Permet d’ajouter des pièces jointes, des liens et des descriptions riches
Pour aller plus loin dans le choix et la configuration de votre outil, vous pouvez vous appuyer sur notre dossier complet comparant les principales tasks list app compatibles avec Zapier, orienté business et marketing.
2. Commencer petit : 3 à 5 corvées à automatiser
Au lieu d’essayer d’automatiser toute votre vie d’un coup, commencez par les corvées les plus pénibles ou les plus faciles à oublier :
- Revue hebdomadaire des performances publicitaires
- Relances clients après devis ou facture
- Routines administratives de fin de mois
- Nettoyage et tri de votre boîte mail
- Préparation de la semaine (chaque dimanche soir, par exemple)
Pour chacune, posez-vous ces questions :
- À quelle fréquence cette tâche doit-elle revenir ?
- Quel événement peut servir de déclencheur dans Zapier (nouvelle facture, email spécifique, changement de statut dans le CRM…) ?
- Qui doit en être responsable dans l’équipe ?
- Quelles informations doivent être incluses automatiquement (liens, documents, chiffres) ?
Une fois ces éléments définis, vous pouvez créer un Zap simple qui génère la tâche récurrente ou la duplique à partir d’un modèle pré-existant.
3. Standardiser avec des modèles de tâches
Pour transformer une corvée en véritable habitude reproductible, la standardisation est cruciale. Au lieu de créer à chaque fois une nouvelle tâche « à la main », utilisez des modèles :
- Modèle « Revue hebdo marketing » avec checklist fixe
- Modèle « Onboarding client » avec toutes les étapes
- Modèle « Clôture de mois » avec les actions comptables nécessaires
Zapier peut être configuré pour :
- Dupliquer automatiquement un modèle de tâche ou de projet à chaque occurrence
- Remplacer certaines variables (nom du client, mois, référence de facture)
- Assigner automatiquement le bon responsable et la bonne date d’échéance
Vous obtenez ainsi des routines d’une grande qualité, toujours exécutées selon le même standard, même si l’équipe change ou s’agrandit.
4. Mesurer et ajuster vos routines automatisées
Une bonne habitude n’est pas figée : elle s’ajuste en fonction de votre réalité. En connectant votre to do list app with recurring tasks à Zapier, vous pouvez aussi mesurer l’efficacité de vos routines :
- Suivre le taux de complétion de certaines tâches récurrentes (sont-elles souvent reportées ?)
- Envoyer automatiquement un récap hebdo ou mensuel de vos tâches terminées vers un Google Sheet ou un dashboard
- Déclencher une alerte quand des tâches critiques ne sont pas complétées dans les temps
Ces données vous permettent d’optimiser :
- La fréquence (trop fréquente ou pas assez)
- Le moment de la journée (mieux placé le matin, l’après-midi, en fin de semaine…)
- La répartition dans l’équipe (changer de responsable si une personne est surchargée)
Progressivement, vous construisez un système de routines qui colle à votre réalité opérationnelle, au lieu de vous imposer une discipline irréaliste.
5. Combiner tâches récurrentes et déclencheurs contextuels
La vraie puissance vient souvent de la combinaison de deux approches :
- Les tâches récurrentes temporelles : elles reviennent à intervalle fixe (chaque lundi, chaque 1er du mois…)
- Les tâches déclenchées par un événement : elles apparaissent quand quelque chose se produit (nouveau client, mail reçu, formulaire rempli, paiement effectué…)
Zapier se situe au cœur de cette combinaison :
- Vous conservez quelques grandes routines temporelles (revues, bilans, analyses)
- Vous complétez ces routines par des tâches contextuelles ultra pertinentes, générées automatiquement par vos outils business
Au final, votre journée contient moins de « corvées surprises » et plus de tâches attendues, préparées et alignées avec vos objectifs business et marketing. Les corvées deviennent des habitudes, les habitudes deviennent des systèmes, et ces systèmes sont orchestrés par la synergie entre votre to do list app with recurring tasks et Zapier.