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Top shortcuts for google sheets to save time

Alix

Maîtriser les meilleurs shortcuts for Google Sheets n’est plus un simple “nice to have” : c’est devenu une compétence clé pour toute équipe marketing ou business qui manipule des données au quotidien. Quand on gère des leads, des budgets, des campagnes ou des rapports de performance, chaque clic compte. Et quand on combine ces raccourcis clavier avec des automatisations Zapier, le gain de temps devient exponentiel.

La plupart des équipes utilisent Google Sheets de façon très basique : clics dans les menus, copier-coller à la souris, navigation cellule par cellule… Résultat : des heures perdues chaque semaine. Pourtant, quelques shortcuts bien choisis (avec les touches Ctrl, Shift, Option ou Cmd) permettent de nettoyer vos données, structurer vos tableaux, insérer des lignes et colonnes, ou encore déplacer des blocs entiers en quelques secondes. Et plus vos feuilles sont structurées et propres, plus vos Zaps fonctionnent de manière fiable.

Sur un site comme Zapier.fr, l’objectif n’est pas seulement de lister des raccourcis Google. L’enjeu est de montrer comment ces shortcuts s’intègrent dans des workflows complets : importer automatiquement des leads depuis un formulaire, enrichir les données, les classer dans Google Sheets, les envoyer vers ClickUp ou votre CRM… et faire tout cela en gardant le contrôle sur vos feuilles grâce à une utilisation experte du clavier.

Dans cet article, vous allez découvrir des shortcuts for Google Sheets réellement utiles pour les pros, sur PC, Mac et Chrome OS, avec des exemples concrets orientés business/marketing. Vous verrez également comment ces raccourcis facilitent la mise en place et la maintenance de vos automatisations Zapier, et comment créer une cheat sheet de référence pour toute votre équipe.

Objectif : que votre équipe passe moins de temps dans les menus, et plus de temps à analyser, décider et automatiser.

Pourquoi maîtriser les shortcuts Google Sheets change votre productivité (surtout avec Zapier)

Avant de lister les principaux shortcuts for Google Sheets, il est important de comprendre pourquoi ils ont un impact direct sur la qualité et la fiabilité de vos automatisations Zapier. Quand vos feuilles sont au cœur de your système d’information (suivi des leads, reporting, pipeline, contenus éditoriaux), chaque erreur de manipulation ou chaque lenteur manuelle a des conséquences en chaîne.

Moins de clics, plus de contrôle sur vos données

Un utilisateur classique va dans le menu pour presque tout : Insérer > Lignes, Format > Texte, Données > Trier. C’est lent, répétitif, et surtout cela augmente les risques d’erreur quand on travaille with de grands volumes de données. En utilisant les touches Ctrl (ou Cmd sur Mac) et Shift pour manipuler rapidement des blocs entiers (sélectionner des lignes, insérer, supprimer, move des colonnes), vous gagnez en précision.

Par exemple, pour un fichier qui alimente un Zap important (comme l’ajout automatique de nouvelles lignes dans un CRM), pouvoir :

réduit drastiquement le risque de “casser” la structure attendue par Zapier (colonnes manquantes, données décalées, formats incohérents).

Des feuilles mieux structurées pour des Zaps plus fiables

Zapier repose sur une structure stable : mêmes en-têtes, mêmes types de données dans chaque colonne, mêmes plages utilisées pour vos triggers et actions. Quand vous manipulez vos sheets uniquement à la souris, vous avez tendance à :

En utilisant des shortcuts, vous agissez beaucoup plus “proprement”. Par exemple :

Dans un contexte Zapier, cela signifie moins de Zaps en erreur parce qu’une colonne “Email” a été décalée, ou parce que des données critiques ont été supprimées par un glisser-déposer mal maîtrisé.

Un levier de productivité cumulatif sur l’équipe

Enfin, les shortcuts for Google Sheets ne sont pas qu’un confort individuel. Sur une équipe marketing ou sales qui passe plusieurs heures par jour dans des sheets connectés à Zapier et à d’autres outils (Slack, ClickUp, HubSpot…), le gain cumulé est énorme. Si chaque collaborateur économise ne serait-ce que 20 à 30 minutes par jour grâce au keyboard, cela représente plusieurs journées-homme par mois, réinvestissables dans l’analyse, la stratégie ou l’optimisation des automatisations.

En bref : utiliser les raccourcis n’est pas un “truc de geek”, c’est une brique de votre système d’information no-code autour de Zapier.

Les principaux shortcuts Google Sheets sur PC : navigation, édition, mise en forme

Sur PC, la combinaison Ctrl + (autre touche) est au cœur des shortcuts for Google Sheets. Ces raccourcis vous permettent de tout faire depuis le keyboard : naviguer, sélectionner, insérer (insert) des rows, déplacer des blocs, gérer rapidement des plages de données utilisées par vos Zaps.

Navigation rapide dans de grands tableaux

Quand vous travaillez avec des feuilles qui centralisent les données de vos automatisations (par exemple un fichier où chaque Zap ajoute une nouvelle ligne), la navigation efficace est essentielle. Quelques raccourcis clés :

Ces shortcuts évitent d’utiliser la souris pour scroller interminablement, surtout quand vos workflows Zapier génèrent des centaines de lignes par jour.

Sélectionner, déplacer et insérer des données

La gestion des rows et des colonnes est critique pour garder une structure stable. Voici des shortcuts orientés manipulation de données :

Exemple concret : vous avez un Zap qui ajoute de nouvelles lignes dans un onglet “Demandes de démo”. Vous décidez d’ajouter une colonne “Score MQL” entre “Taille d’entreprise” et “Canal d’acquisition”. Plutôt que de tout faire à la souris :

Votre structure est modifiée proprement, vos Zaps peuvent être mis à jour plus facilement et la cohérence des données est préservée.

Mise en forme éclair pour des rapports lisibles

Les rapports marketing et sales créés dans Google Sheets sont souvent exports vers d’autres outils (PDF, Data Studio, slides). Utiliser les shortcuts de mise en forme permet de transformer rapidement un tableau brut (souvent alimenté par Zapier) en rapport lisible :

Dans une équipe qui génère beaucoup de rapports à partir de données injectées automatiquement dans Sheets, ces shortcuts transforment une extraction brute en tableau exploitable en quelques secondes. Moins de temps passé dans le menu “Format”, plus de temps pour interpréter les données.

Shortcuts Google Sheets sur Mac et Chrome OS : différences, pièges et automatisations

Sur Mac et Chrome OS, la logique générale des shortcuts for Google Sheets reste la même, mais les touches changent. Cela peut sembler anodin, mais quand une équipe mixte (PC + Mac + Chromebook) travaille sur les mêmes fichiers connectés à Zapier, ne pas maîtriser ces nuances génère lenteurs, incompréhensions et erreurs.

Adapter ses réflexes : Cmd au lieu de Ctrl, Option au lieu d’Alt

Sur Mac, la plupart des raccourcis basés sur Ctrl en PC deviennent des raccourcis basés sur Cmd. Par exemple :

La touche Option (équivalent de Alt) peut également être utilisée dans certains cas pour des variations plus avancées. Sur Chrome OS, la logique est souvent proche du PC, mais avec quelques particularités liées au keyboard Chromebook.

Pourquoi cela compte pour Zapier ? Parce que quand vous documentez des process internes (par exemple : “Comment préparer la feuille avant d’activer tel Zap ?”), vous devez prévoir deux versions des shortcuts : une pour Windows/Chrome OS, une pour Mac. Sinon, vos playbooks restent théoriques et vos utilisateurs Mac reviennent aux menus à la souris.

Shortcuts Mac essentiels pour la manipulation de données

Voici quelques shortcuts for Google Sheets particulièrement utiles sur Mac dans un contexte marketing/business :

Exemple : vous avez un onglet “Performances campagnes” alimenté via Zapier (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn…). Pour préparer un export vers votre direction :

Optimiser l’usage de Chrome OS dans les équipes terrain

De plus en plus d’équipes commerciales ou terrain utilisent des Chromebooks pour remplir des Sheets sur le vif (par exemple, lors d’événements ou salons, avec des Zaps qui envoient les contacts vers un CRM). Sur Chrome OS, les shortcuts for Google Sheets sont très proches des raccourcis PC (avec la touche Ctrl centrale) :

Dans un scénario Zapier, ces raccourcis réduisent le temps nécessaire pour préparer les données saisies “à la main” avant qu’elles ne soient traitées par vos automatisations (par exemple enrichissement, scoring, création de tâches dans ClickUp, etc.). Moins de clics, moins de distraction, plus de qualité dans les feuilles qui servent de point d’entrée.

Combiner shortcuts Google Sheets et Zapier pour automatiser your workflows marketing

Les shortcuts for Google Sheets prennent une autre dimension dès qu’on les combine avec des workflows Zapier. L’objectif n’est plus seulement d’aller plus vite dans un fichier, mais de créer une véritable “colonne vertébrale” de données propre, stable et automatisable. Voici comment structurer cette synergie.

Préparer des templates de sheets optimisés pour Zapier

Avant même de créer un Zap, vous gagnez à construire des modèles de feuilles optimisés. Par exemple, un template “Leads inbound” avec :

Grâce aux shortcuts, vous pouvez créer ce template extrêmement vite : sélectionner des lignes entières pour les transformer en headers, insérer les colonnes supplémentaires, move des blocs pour ajuster l’ordre des champs en fonction de ce que Zapier attend. Ensuite, vous dupliquez ce template pour chaque nouveau projet, sans jamais repartir de zéro.

Nettoyer rapidement les données avant qu’elles ne partent dans d’autres outils

Souvent, un sheet sert de “zone tampon” entre les données brutes et vos outils finaux (CRM, ClickUp, outils emailing). Par exemple :

Entre les deux, quelqu’un doit parfois intervenir pour :

Avec des shortcuts maîtrisés, cette phase de contrôle qualité devient très rapide :

Résultat : vos Zaps en aval reçoivent des données propres, votre CRM ou ClickUp ne se retrouve pas saturé de doublons ou de données inexploitables, et vous gardez un contrôle humain minimal, mais très efficace, sur la chaîne.

Créer des “panneaux de contrôle” dans Sheets pour piloter vos Zaps

Une bonne pratique avancée consiste à créer un onglet “Config” dans vos sheets, qui sert de panneau de contrôle pour vos automatisations Zapier : seuils de déclenchement, IDs de campagnes, listes de valeurs valides, etc. Les shortcuts vous aident à maintenir ce panneau propre et lisible :

Zapier lit ces valeurs dans vos sheets pour personnaliser le comportement des Zaps (ex : si le “Score MQL” dépasse un certain seuil, créer une tâche prioritaire dans ClickUp). Grâce aux shortcuts, ce panneau de contrôle reste toujours à jour, même si vous le modifiez souvent.

Créer votre propre cheat sheet de shortcuts et former votre équipe

Connaître les shortcuts for Google Sheets ne suffit pas : l’enjeu est que toute l’équipe les utilise au quotidien, surtout dans un environnement orienté Zapier où chaque membre touche aux données à un moment donné. Créer une “Google Sheets shortcuts cheat sheet” adaptée à votre business est une approche redoutablement efficace.

Identifier les raccourcis vraiment utiles pour your cas d’usage

Plutôt que de lister tous les raccourcis possibles, concentrez-vous sur ceux qui ont un impact réel sur vos workflows :

Par exemple, votre cheat sheet pourrait être structurée en trois blocs : “Préparer les données avant Zapier”, “Nettoyer les données importées par Zapier”, “Mettre en forme les rapports finaux”. Chaque bloc comporterait 5 à 10 shortcuts clés seulement, avec la combinaison PC, Mac et éventuellement Chrome OS (en deux colonnes).

Construire la cheat sheet directement dans Google Sheets

Utiliser Google Sheets pour documenter… Google Sheets est très cohérent dans une organisation orientée no-code. Créez un onglet dédié, par exemple “Shortcuts”, dans un classeur partagé. Structurez-le ainsi :

Grâce à vos propres shortcuts, vous remplissez et mettez en forme cette cheat sheet très vite. Vous pouvez même utiliser Zapier pour automatiser l’envoi périodique de ce document (ou d’un lien) aux nouveaux arrivants, ou pour créer une tâche dans ClickUp chaque fois que la cheat sheet est mise à jour (afin que tout le monde soit informé des nouvelles bonnes pratiques).

Former l’équipe avec des exercices concrets

La meilleure façon d’ancrer les shortcuts est de les utiliser dans des scénarios proches du réel. Par exemple, pendant une session de formation :

Vous pouvez aussi proposer des défis : “Nettoyez ce tableau en moins de 3 minutes” ou “Reformatez ce rapport sans toucher la souris”. Ensuite, connectez ces exercices à de vrais Zaps : montrez comment la qualité du sheet final influence directement la réussite ou l’échec des automatisations, la qualité des tâches créées dans ClickUp ou la pertinence des segments dans l’outil emailing.

Aller plus loin : shortcuts avancés, autres tableurs et intégration avec ClickUp

Une fois les bases maîtrisées, vous pouvez exploiter des shortcuts for Google Sheets plus avancés et élargir vos compétences à d’autres tableurs. L’idée est de construire une culture “keyboard-first” dans votre équipe, pour tout ce qui touche aux données, aux rapports et aux automatisations.

Shortcuts avancés pour le filtrage et l’analyse

Pour les équipes marketing ou produit qui utilisent Sheets comme outil d’analyse (avant ou en complément d’outils BI), certains raccourcis orientés filtrage et tri deviennent très précieux :

Imaginez un sheet “Cohorte clients” alimenté en continu par des Zaps (inscriptions, achats, renouvellements). En maîtrisant ces shortcuts, vous pouvez en quelques secondes :

le tout sans quitter le keyboard. Vous gagnez une vitesse d’analyse qui change la façon dont vous exploitez les données issues de vos automatisations.

Utiliser “Use other spreadsheet shortcuts” dans Google Sheets

Google Sheets propose une option intéressante : “Use other spreadsheet shortcuts” (utiliser d’autres raccourcis de tableur). En activant cette option dans les paramètres, vous pouvez retrouver une partie des raccourcis d’Excel. C’est particulièrement utile si votre équipe vient du monde Excel et que vous migrez progressivement vers Google Sheets tout en intégrant Zapier.

Dans un contexte business :

Assurez-vous simplement de documenter dans your cheat sheet quels raccourcis sont spécifiques à cette option, afin d’éviter la confusion entre les utilisateurs qui l’ont activée et ceux qui ne l’ont pas fait.

Passer d’un tableur à l’autre : Excel, Airtable, ClickUp

Beaucoup d’équipes ne se limitent pas à Google Sheets. Elles utilisent aussi Excel, Airtable, voire les vues “tableur” de ClickUp. La bonne nouvelle, c’est que la logique des shortcuts (Ctrl, Shift, sélection de rows, insertion de colonnes, navigation au clavier) est largement transférable.

Zapier vous permet de connecter ces différents outils entre eux. Par exemple :

En maîtrisant les shortcuts dans chaque environnement, vous minimisez le temps passé à “gérer les données” et maximisez le temps passé à construire des automatisations intelligentes. La même rigueur (pas de clics inutiles, manipulation propre des rows, insertion contrôlée de nouvelles colonnes) s’applique dans tous ces outils.

Au final, les shortcuts for Google Sheets ne sont que le point de départ d’une culture de productivité par le clavier au service de vos workflows Zapier. En combinant vitesse d’exécution, propreté des données et automatisations bien pensées, vous transformez de simples feuilles de calcul en véritables systèmes d’information vivants, connectés et scalables pour your business.

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