Scénarios concrets pour utiliser Bookeo dans un escape game, un salon et un cabinet

Dans le monde des réservations en ligne, Bookeo est une brique essentielle pour gérer les plannings, les paiements et les confirmations. Mais c’est lorsqu’on le connecte à Zapier que cet outil révèle tout son potentiel. Au-delà de la simple prise de rendez-vous, vous pouvez orchestrer des scénarios avancés pour un escape game, un salon (de beauté, de coiffure, de bien-être) ou un cabinet (thérapie, médical, coaching) sans toucher une ligne de code.

Voici des scénarios concrets pour tirer parti de Bookeo avec Zapier, afin d’automatiser votre marketing, d’améliorer l’expérience client et de gagner du temps au quotidien.

Automatiser Bookeo avec Zapier : le principe général

Avant de plonger dans des cas ultra concrets, il est utile de comprendre comment fonctionnent les automatisations entre Bookeo et Zapier. L’idée est simple : chaque fois qu’un événement se produit dans Bookeo (une nouvelle réservation, une annulation, un changement de créneau…), vous pouvez déclencher une série d’actions automatiques dans vos autres outils.

Les déclencheurs (triggers) typiques de Bookeo dans Zapier

• Nouvelle réservation confirmée pour un service ou une activité
• Nouvelle demande de réservation en attente de validation
• Annulation de réservation par le client
• Modification de réservation (changement d’heure, de date ou de prestation)
• Nouvelle fiche client créée dans Bookeo

Chaque déclencheur peut lancer une ou plusieurs actions dans vos autres applications. Par exemple, à partir d’une nouvelle réservation :

• Créer ou mettre à jour un contact dans votre CRM
• Ajouter le client à une liste email spécifique (newsletter, séquence de bienvenue, programme VIP…)
• Envoyer une notification interne à votre équipe dans Slack ou Microsoft Teams
• Générer automatiquement une facture ou un devis dans votre logiciel de compta
• Enregistrer la réservation dans un tableau de bord (Google Sheets, Airtable, Notion…)

Pour aller plus loin dans les possibilités, vous pouvez consulter notre dossier complet sur l’intégration de Bookeo avec Zapier, qui détaille les principaux scénarios business et marketing possibles.

Scénarios concrets pour un escape game : remplir les créneaux et fidéliser

Un escape game dépend fortement de son taux de remplissage, de la gestion des groupes et de la qualité de l’expérience client. Bookeo permet déjà de gérer les créneaux, les groupes et les paiements en ligne. Avec Zapier, vous ajoutez une couche marketing et opérationnelle très puissante.

1. Remplir automatiquement les derniers créneaux disponibles

Objectif : éviter les créneaux vides et optimiser le chiffre d’affaires, surtout en semaine ou en heures creuses.

• Étape 1 – Suivre les créneaux à faible remplissage
  • Créer un Zap qui se déclenche chaque fois qu’un créneau reste en-dessous d’un certain nombre de places remplies (par exemple moins de 50 % à 24 h de la session).
  • Envoyer ces informations dans un Google Sheets ou Airtable pour suivre automatiquement les créneaux à risque.
• Étape 2 – Lancer une campagne promo ciblée
  • Dès qu’un créneau est identifié comme “faible remplissage”, Zapier ajoute une étiquette (tag) dans votre outil emailing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign…).
  • Une séquence d’emails ou SMS se déclenche automatiquement avec un code promo valable uniquement sur ce créneau.
  • Vous pouvez également pousser une campagne ciblée via Facebook Ads ou Google Ads en exportant automatiquement ces créneaux dans un flux de données.

Résultat : vos heures creuses sont mieux remplies sans travail manuel répétitif, et vos clients reçoivent des offres pertinentes au bon moment.

2. Automatiser le briefing et le débriefing des équipes

Objectif : améliorer la coordination interne entre game masters, accueil et direction, surtout sur les journées chargées.

• Avant l’arrivée du groupe
  • Un Zap se déclenche X heures avant chaque session Bookeo.
  • Il envoie un message détaillé dans un canal Slack dédié, par exemple :
    • Nom de l’équipe ou du client
    • Nombre de joueurs
    • Langue souhaitée (FR/EN…)
    • Type de scénario réservé
    • Options (anniversaire, EVJF/EVG, corporate…)
  • Vous pouvez également générer une fiche de briefing automatique dans Notion ou Google Docs pour chaque session.
• Après la session
  • Dès que la séance est marquée comme “terminée” dans Bookeo (ou à une heure fixe après le créneau), Zapier envoie un questionnaire de satisfaction par email.
  • Les réponses sont centralisées dans un outil comme Typeform ou Google Forms, puis agrégées automatiquement dans un dashboard (Airtable, Google Data Studio).

Résultat : une meilleure préparation des équipes, une expérience plus fluide pour les joueurs et une collecte structurée des retours clients.

3. Booster les avis en ligne et le bouche-à-oreille

Pour un escape game, les avis Google, TripAdvisor et les réseaux sociaux sont décisifs. L’objectif est de demander des avis à chaud, automatiquement, sans solliciter plusieurs fois le même client.

• Segmentation des joueurs
  • À chaque nouvelle réservation dans Bookeo, un Zap crée ou met à jour le contact dans votre CRM ou outil emailing.
  • Ajout d’un tag du type “Escape – a joué le scénario X – date Y”.
• Demande d’avis automatisée
  • 24 heures après la session, un email personnalisé est envoyé, avec des liens vers vos pages d’avis (Google, TripAdvisor, Facebook…).
  • Si l’utilisateur clique sur “expérience mitigée”, Zapier peut créer automatiquement un ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk) pour un suivi personnalisé.
• Programme ambassadeur et parrainage
  • Les groupes ayant attribué une haute satisfaction (par exemple note ≥ 8/10 dans le questionnaire) reçoivent automatiquement une offre de parrainage.
  • Cette offre est gérée via une séquence email ou SMS mise en place dans votre outil marketing et déclenchée par Zapier.

Scénarios concrets pour un salon : expérience fluide et upsell malin

Dans un salon (coiffure, beauté, bien-être), Bookeo gère les rendez-vous, les prestataires, les ressources (cabines, fauteuils) et les paiements. En ajoutant Zapier, vous pouvez créer un parcours client ultra fluide, augmenter le panier moyen et réduire les “no-show”.

4. Réduire les rendez-vous non honorés (no-show)

Objectif : diminuer les pertes de chiffre d’affaires liées aux clients qui ne se présentent pas à leur rendez-vous.

• Rappels multi-canaux automatisés
  • À chaque réservation confirmée dans Bookeo, un Zap planifie :
    • 1 SMS de rappel 24 h avant le rendez-vous (via Twilio, SMSFactor, MessageBird…)
    • 1 email de rappel 48 h avant, avec la possibilité de reprogrammer ou annuler
  • Les liens de modification ou annulation renvoient vers Bookeo, ce qui maintient votre planning à jour.
• Liste d’attente intelligente
  • Dès qu’un client annule dans Bookeo, un Zap est déclenché.
  • Zapier identifie les clients en liste d’attente (stockés dans Airtable ou Google Sheets) pour ce créneau ou ce type de prestation.
  • Un SMS ou email leur propose automatiquement de prendre le créneau libéré, en “premier arrivé, premier servi”.

Résultat : moins de trous dans le planning, plus de clients satisfaits d’obtenir un créneau, et un process quasiment sans intervention humaine.

5. Upsell automatisé : vendre des soins complémentaires et des produits

Objectif : augmenter le panier moyen sans forcer la vente, en proposant des compléments pertinents au bon moment.

• Avant le rendez-vous
  • Bookeo envoie un trigger “nouvelle réservation” pour un type de service (ex : “coupe + brushing”).
  • Zapier déclenche un email de préparation avec :
    • Des conseils (préparer ses cheveux, venir en avance…)
    • Une recommandation de service complémentaire (ex : soin profond, lissage, massage du cuir chevelu…)
    • Un lien pour modifier la réservation dans Bookeo et ajouter ce service.
• Après le rendez-vous
  • Une fois la prestation marquée comme réalisée, un Zap envoie un email de suivi avec :
    • Un rappel des produits utilisés pendant la séance
    • Un lien vers votre boutique en ligne (Shopify, WooCommerce…) pré-rempli avec ces produits
    • Un code promo valable quelques jours pour inciter à l’achat.
  • Si le client achète en ligne, Zapier met à jour sa fiche dans votre CRM avec son historique d’achats.

Résultat : un upsell subtil qui s’appuie sur le contexte réel de la prestation, avec un minimum de pression commerciale.

6. Fidélisation et retour régulier des clients

Objectif : transformer les nouveaux clients en habitués, avec un programme de fidélité semi-automatisé.

• Scénario de bienvenue
  • Lors de la première réservation via Bookeo, Zapier ajoute le client à une séquence de bienvenue dans votre outil emailing.
  • Cette séquence peut comporter :
    • Un email de présentation du salon et de l’équipe
    • Un email éducatif sur l’entretien des cheveux/peau entre deux rendez-vous
    • Une offre spéciale pour la deuxième visite
• Relances automatiques basées sur le dernier rendez-vous
  • Après chaque passage, Zapier enregistre la date du rendez-vous dans votre CRM ou base Airtable.
  • Au bout d’un certain délai (ex : 6 semaines sans nouvelle réservation), un Zap déclenche un email ou SMS de rappel :
    • “Il est temps de refaire votre couleur”
    • “Votre dernière séance de massage date déjà de X semaines, souhaitez-vous réserver ?”
  • Le lien dans le message renvoie directement vers la page de réservation Bookeo avec le bon type de service pré-sélectionné.

Scénarios concrets pour un cabinet : fluidifier le parcours patient ou client

Qu’il s’agisse d’un cabinet médical, d’un cabinet paramédical (ostéopathe, kiné), d’un cabinet de coaching ou d’un thérapeute, la priorité est de simplifier la prise de rendez-vous tout en respectant la confidentialité, la personnalisation et le suivi.

7. Préparer chaque rendez-vous avec un questionnaire automatisé

Objectif : recueillir les informations essentielles avant la séance, sans surcharge administrative.

• Questionnaire de pré-consultation
  • À chaque nouvelle réservation dans Bookeo, Zapier envoie automatiquement un email contenant un lien vers un questionnaire (Typeform, Google Forms, Jotform…).
  • Les questions peuvent porter sur :
    • Antécédents médicaux ou situation actuelle (pour un cabinet médical ou paramédical)
    • Objectifs de la séance (coach, psy, consultant…)
    • Attentes et contraintes du patient/client.
  • Les réponses sont ensuite centralisées dans une base sécurisée (AirTable, Notion entreprise, solution de dossier patient) accessible avant la consultation.
• Rappel intelligent des documents à apporter
  • Selon le type de rendez-vous choisi dans Bookeo (nouveau patient, suivi, bilan, etc.), Zapier envoie un email personnalisé rappelant :
    • Documents à apporter (ordonnances, examens, pièces d’identité…)
    • Temps de trajet estimé jusqu’au cabinet
    • Conditions spécifiques (venir à jeun, ne pas appliquer de crème, etc.).

Résultat : des consultations plus efficaces, mieux préparées, avec moins de perte de temps au début de chaque rendez-vous.

8. Suivi post-consultation et programmes d’accompagnement

Objectif : améliorer l’adhésion au traitement ou au programme, et renforcer la relation de confiance.

• Plan de suivi automatisé
  • Après chaque consultation, le praticien valide la séance dans Bookeo.
  • Zapier déclenche alors une série de messages espacés dans le temps :
    • Email de compte rendu simplifié ou de rappel des consignes
    • Rappel pour exercices à faire à domicile (physio, coaching…)
    • Invitation à réserver une séance de suivi à une date recommandée.
• Programmes sur plusieurs séances
  • Pour un accompagnement sur X séances, Zapier peut :
    • Créer une “fiche programme” dans un outil comme Notion ou Google Docs
    • Mettre à jour automatiquement le nombre de séances restantes après chaque passage
    • Envoyer un rappel spécifique lorsque le client arrive à la dernière ou avant-dernière séance, pour discuter de la suite du suivi.

Résultat : une continuité de prise en charge professionnelle, sans surcharge de tâches répétitives pour le praticien.

9. Centralisation des données pour le pilotage du cabinet

Objectif : disposer de statistiques claires sur les rendez-vous, les annulations, les types de prestations les plus demandées, sans manipulations manuelles.

• Tableau de bord automatisé
  • Chaque réservation, annulation ou changement dans Bookeo déclenche un Zap qui :
    • Inscrit la ligne correspondante dans un Google Sheets ou Airtable
    • Ajoute les informations utiles : type de consultation, praticien, source d’acquisition, statut (honoré, annulé, no-show), montant, etc.
  • Vous pouvez ensuite connecter cet outil à un dashboard (Looker Studio, Power BI, Databox…) pour visualiser :
    • Taux d’occupation par praticien
    • Taux de no-show par type de consultation
    • Évolution du chiffre d’affaires
    • Sources de patients les plus rentables.
• Alertes en cas de tendances anormales
  • Avec Zapier, vous pouvez également mettre en place des alertes :
    • Si le taux d’annulation dépasse un certain seuil sur une période donnée
    • Si un créneau ou un praticien est systématiquement sous-occupé
    • Si un afflux inhabituel de nouveaux patients est détecté (par exemple après une campagne marketing).
  • Ces alertes peuvent être envoyées par email, dans Slack ou même par SMS.

Bonnes pratiques pour tirer le maximum de Bookeo avec Zapier

Quel que soit votre secteur (escape game, salon, cabinet), certains principes restent communs pour construire des automatisations efficaces autour de Bookeo.

10. Structurer vos données et vos services dans Bookeo

• Utiliser des catégories de services claires (types de jeu, types de soins, types de consultations).
• Nommer vos ressources (salles, fauteuils, cabinets) de façon cohérente.
• Exploiter les champs personnalisés pour stocker les informations clés (langue, type de client, canal d’acquisition…).
• Standardiser les codes de réservation pour faciliter les filtres et conditions dans Zapier.

Une bonne structuration dans Bookeo facilite la création de Zaps ciblés, par exemple “si service = massage sportif” ou “si scénario = salle horreur”.

11. Commencer petit, tester, puis complexifier

• Lancer d’abord 1 ou 2 Zaps simples : par exemple “nouvelle réservation → ajouter le contact dans Mailchimp”.
• Vérifier que les données remontent correctement (nom, email, téléphone, type de prestation…).
• Ajouter progressivement des conditions et des branches (via les filtres et les chemins – Paths – de Zapier) pour adapter vos scénarios aux différents services.
• Documenter vos automatisations (dans Notion, Confluence, Google Docs) pour que votre équipe comprenne la logique globale.

12. Garder l’humain au centre de l’expérience

• Automatiser tout ce qui est répétitif (rappels, confirmations, relances, collecte d’avis), mais conserver un canal humain pour les cas particuliers.
• Prévoir des messages clairs en cas de problèmes (création d’un ticket de support, envoi d’un email de “prise en charge manuelle”).
• Veiller à la fréquence et au ton de vos messages automatisés pour éviter la sur-sollicitation.
• Analyser régulièrement les retours clients pour ajuster vos séquences (longueur des emails, contenu, timing).

L’association de Bookeo et Zapier permet de transformer un simple système de prises de rendez-vous en véritable moteur de votre marketing et de votre expérience client, quel que soit votre univers : escape game, salon ou cabinet professionnel.