La prospection téléphonique B2B, c’est un peu comme le sport : tout le monde sait que c’est nécessaire, très peu ont vraiment envie de s’y mettre… et sans un minimum de méthode, tu te blesses (ou tu perds du temps, ce qui revient au même en B2B).
Entre les fichiers Excel à rallonge, les rappels oubliés, les “je vous rappelle la semaine prochaine” qui disparaissent dans un néant cosmique et les comptes-rendus jamais saisis dans le CRM, ton pipe finit par ressembler à un CS:GO public server : du bruit, du random, et aucune stratégie.
La bonne nouvelle, c’est que tout ça est automatisable. Non, Zapier ne va pas appeler les prospects à ta place (pas encore, respire). Mais il peut organiser tes appels, tes relances et tes comptes-rendus automatiquement avec ton CRM. Tu gardes la partie humaine (la vente), il prend la partie ingrate (l’administratif).
Pourquoi ta prospection téléphonique B2B est (probablement) un chaos organisé
Si tu te reconnais dans au moins un de ces scénarios, cet article est pour toi :
- Tu as des listes de prospects dans Excel, dans ton CRM, dans des mails, dans ta tête… et tu n’es plus trop sûr de qui doit être rappelé quand.
- Après un appel, tu griffonnes tes notes sur un carnet en te disant “je mettrai ça dans le CRM plus tard”. Spoiler : tu ne le fais pas.
- Tu relies vaguement ton outil de téléphonie à ton CRM, mais tu finis quand même par tout ressaisir à la main.
- Ton directeur te demande “on en est où sur la campagne X ?” et tu réponds “globalement, ça avance” (ce qui ne veut rien dire, on est d’accord).
Le problème, ce n’est pas la prospection en soi. C’est la friction entre :
- Ton CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, NoCRM, Sellsy… choisis ton poison).
- Ton outil de téléphonie (Aircall, Ringover, Twilio, Zoom Phone, ton bon vieux softphone SIP…).
- Les humains qui oublient de tout renseigner correctement.
Zapier sert exactement à ça : coller ces briques ensemble pour que ton process d’appels soit fluide, traçable, et surtout moins dépendant de ta mémoire à court terme.
La base : clarifier ton workflow de prospection avant de l’automatiser
Automatiser un bazar, ça donne juste un bazar plus rapide.
Avant de brancher Zapier partout, prends 10 minutes pour écrire ton workflow “idéal” de prospection téléphonique B2B. Par exemple :
- Un prospect arrive (via formulaire, import, LinkedIn, fichier acheté…).
- Tu le qualifies rapidement (secteur, taille, persona, priorité).
- Tu le places dans une séquence d’appels / relances.
- Tu effectues ton premier appel.
- Selon le résultat de l’appel, tu planifies automatiquement la suite (relance, email, SMS, sortir de la séquence…).
- Chaque action est consignée quelque part (CRM, dashboard…) sans que tu doives y penser.
À partir de là, tu peux demander à Zapier de :
- Créer automatiquement les tâches d’appel dans ton CRM.
- Programmer les relances en fonction de l’issue de l’appel.
- Centraliser les comptes-rendus et les envoyer aux bonnes personnes.
- Créer un reporting propre sans ouvrir 12 onglets.
On va dérouler ça étape par étape, avec des exemples concrets de Zaps.
Préparer tes listes d’appels automatiquement dans ton CRM
Tu ne peux pas avoir une bonne prospection si tu commences déjà avec un mauvais carburant. L’idée : chaque nouveau prospect pertinent doit automatiquement :
- Entrer dans ton CRM au bon endroit.
- Être attribué au bon commercial.
- Recevoir une première tâche d’appel, datée, avec un minimum d’infos contextuelles.
Exemple de workflow typique :
Scénario 1 : un prospect remplit un formulaire (Typeform, Webflow, Gravity Forms, etc.)
- Déclencheur Zapier : “New entry” dans Typeform.
- Actions :
- Créer ou mettre à jour le contact dans ton CRM (HubSpot, Pipedrive, etc.).
- Créer une affaire/opportunité avec un statut “À contacter”.
- Créer une tâche d’appel pour le commercial assigné, avec une date (par exemple, dans les 24h) et un lien direct vers la fiche.
Scénario 2 : tu importes un fichier CSV de leads
Au lieu de balancer un CSV dans ton CRM et d’espérer que quelqu’un le rappelle un jour, tu peux :
- Importer ton CSV dans Google Sheets.
- Lancer un Zap qui, à chaque nouvelle ligne :
- Crée le contact + la société dans ton CRM.
- Assigne un propriétaire (en round-robin par exemple, via une petite colonne “Owner” que tu remplis ou un système Zapier).
- Crée automatiquement la première tâche d’appel.
Résultat : ta “liste d’appels” n’est plus un onglet Excel planqué, mais une vue filtrée dans le CRM : tous les prospects avec une tâche d’appel en retard ou à venir aujourd’hui.
Organiser tes appels B2B comme une ligne de production (sans perdre l’humain)
Une fois que tes prospects sont bien au chaud dans ton CRM avec une tâche d’appel, tu peux organiser ton quotidien d’appels comme une vraie routine, pas comme une chasse au trésor.
Quelques bonnes pratiques :
- Créer une vue “Appels à passer aujourd’hui” dans ton CRM (basée sur la date d’échéance des tâches + ton propriétaire).
- Relier ton outil de téléphonie (Aircall, Ringover, etc.) au CRM pour lancer les appels en un clic.
- Uniformiser la façon dont tu qualifies le résultat de l’appel (via des champs prédéfinis, pas juste des notes libres).
Et évidemment, on va automatiser ce qui suit l’appel.
Automatiser les relances en fonction du résultat de l’appel
La clé d’une prospection téléphonique B2B efficace, ce n’est pas le premier appel. C’est ce que tu fais après le “rappelez-moi dans 2 semaines” ou le “envoyez-moi un mail, on verra”.
Plutôt que de compter sur ta mémoire ou sur ton enthousiasme du moment, tu peux structurer ça avec quelques règles simples et des Zaps.
Étape 1 : standardiser les “issues d’appel”
Au lieu de juste écrire “Rappeler” dans tes notes, crée dans ton CRM un champ type “Résultat de l’appel” avec des valeurs comme :
- Pas de réponse / répondeur
- Rappel demandé – court terme (1 à 3 jours)
- Rappel demandé – moyen terme (1 à 3 semaines)
- Rappel demandé – long terme (3+ mois)
- Pas intéressé
- Rendez-vous fixé
Étape 2 : déclencher des Zaps en fonction de cette valeur
Exemple :
- Déclencheur : Fiche contact ou affaire mise à jour dans ton CRM avec le champ “Résultat de l’appel”.
- Filtre dans Zapier : Seulement si Résultat = “Rappel demandé – court terme”.
- Actions :
- Créer une nouvelle tâche d’appel à J+2.
- Ajouter une note générée automatiquement dans le CRM : “Rappel suite à appel du [date], motif : [+ champ commentaire si tu l’utilises].”
Tu peux décliner la même logique pour :
- Rappel moyen terme (1 à 3 semaines) : créer une tâche à J+14 et envoyer un email intermédiaire automatisé (“Comme convenu, je vous renvoie quelques infos…”).
- Rappel long terme : créer une tâche à J+90 et ajouter le contact à une liste de nurturing.
- Pas intéressé : changer le statut du deal, sortir la personne des séquences et la taguer pour la retirer de tes relances.
Résultat : tu n’as plus besoin de te dire “je penserai à le rappeler”. Tu changes juste un champ, et tout le reste part tout seul.
Capturer les comptes-rendus d’appel sans y passer ta vie
On ne va pas se mentir : taper un compte-rendu d’appel détaillé après chaque conversation n’est le hobby de personne.
Mais si tu ne gardes aucune trace, tu te retrouves au 3e appel à dire “et du coup, vous en êtes où déjà ?” à un prospect avec qui tu as eu une longue discussion il y a un mois. Pas top.
Au lieu d’imposer des pavés de texte à tes commerciaux, tu peux :
- Standardiser un mini-formulaire de compte-rendu.
- Le rendre ultra rapide à remplir.
- Lier ce formulaire à ton CRM via Zapier.
Exemple avec un formulaire Typeform ou Google Forms :
Tu crées un formulaire interne “Compte-rendu d’appel” avec :
- Un champ “Email ou ID du contact” (ou lien vers la fiche).
- Le résultat de l’appel (menu déroulant).
- De 1 à 3 champs très courts :
- Problème principal du prospect
- Décideur / interlocuteur clé
- Prochaine étape prévue
Ensuite, tu configures un Zap :
- Déclencheur : Nouveau formulaire rempli.
- Actions :
- Ajouter ces notes dans la fiche contact / affaire dans ton CRM.
- Mettre à jour le champ “Résultat de l’appel” (pour déclencher les Zaps de relance vus plus haut).
- Optionnel : envoyer un résumé sur Slack à un canal “#prospection” pour le manager.
Si tu utilises un outil de téléphonie moderne (Aircall, Ringover, etc.), tu peux même :
- Récupérer automatiquement :
- L’enregistrement de l’appel.
- Sa durée.
- Le numéro appelé.
- Les attacher à la fiche CRM via Zapier.
Et pour les plus motivés : certains outils permettent une transcription automatique de l’appel (via intégrations natives ou via Zapier + un outil comme Otter.ai ou Fireflies). Tu peux alors :
- Stocker la transcription dans ta fiche CRM.
- Créer un résumé automatique dans un champ “Synthèse” via un outil d’IA connecté à Zapier.
Gérer intelligemment les appels manqués et les messages vocaux
Chaque appel manqué est potentiellement un deal perdu ou un “désolé, je viens de signer ailleurs”. Autant dire que les laisser dans le vide n’est pas l’idée du siècle.
Avec Zapier, tu peux faire de ton “journal d’appels manqués” un vrai moteur de relances.
Exemple avec Aircall :
- Déclencheur : “New missed call” dans Aircall.
- Actions :
- Rechercher dans ton CRM si le numéro existe déjà.
- Si oui : créer une tâche d’appel prioritaire pour rappel sous 2h, assignée au bon commercial.
- Si non : créer un nouveau contact minimal (juste le numéro + source “Appel entrant”), avec une tâche d’appel pour qualifier.
- Optionnel : envoyer une notification Slack ou email dès qu’un appel manqué “important” arrive (par exemple, si le contact a un deal ouvert).
Tu peux aussi :
- Envoyer automatiquement un SMS ou un email “Nous avons manqué votre appel, nous vous recontactons très vite” (via Twilio, SMS Factor, Mailjet…).
- Taguer ces contacts dans ton CRM pour les suivre.
Résultat : chaque appel manqué devient une opportunité de recontacter très vite, au lieu de rester une entrée triste dans un historique téléphonique.
Mettre ton reporting de prospection sur pilote automatique
À un moment, quelqu’un (ou toi) va forcément poser la question fatidique :
“On a passé combien d’appels cette semaine ? Avec quel taux de rendez-vous pris ? Sur quels segments ça marche le mieux ?”
Si ta réponse consiste à exporter des CSV de ton CRM, croiser ça avec les logs de ton outil de téléphonie et faire un tableau croisé dynamique le vendredi à 19h… il est temps d’automatiser.
Avec Zapier, tu peux :
- Envoyer chaque appel (ou au moins chaque compte-rendu significatif) vers un Google Sheet dédié “Reporting prospection”.
- Y stocker :
- La date / l’heure.
- Le commercial.
- Le segment (taille d’entreprise, secteur…).
- Le résultat de l’appel.
- Le temps de l’appel.
- Brancher ce Google Sheet à un dashboard Data Studio / Looker Studio ou Power BI.
Exemple de Zap :
- Déclencheur : Mise à jour d’une affaire ou d’un contact dans le CRM avec un nouveau “Résultat d’appel”.
- Action : Ajouter une ligne à un Google Sheet “Tracking appels” avec toutes les infos nécessaires.
Ensuite, tu peux programmer un autre Zap qui :
- Envoie chaque lundi matin un résumé sur Slack ou par email :
- Nombre d’appels passés la semaine précédente.
- Nombre de rendez-vous pris.
- Top 3 des commerciaux en nombre d’appels / taux de RDV.
Résultat : tu ne passes pas ta vie dans les exports, et tu as enfin une vision claire de ce qui fonctionne dans ta prospection téléphonique.
Quelques idées de Zaps prêts à l’emploi pour ta prospection B2B
Pour te donner encore plus d’idées, voici quelques combos qui fonctionnent bien :
- Formulaire → CRM → Tâche d’appel :
- Typeform → HubSpot → Tâche “Appeler ce lead dans les 24h”.
- Appel terminé → Relance + Email récap :
- Aircall (appel terminé + tag “Rappel”) → Pipedrive (tâche J+3) → Mailjet (email récap automatique).
- Appel manqué → Notification instantanée :
- Ringover (appel manqué d’un contact avec deal “En cours”) → Slack (alerte dans #sales) → Tâche urgente dans le CRM.
- Compte-rendu express → CRM + Reporting :
- Google Forms interne “Compte-rendu d’appel” → Mise à jour de la fiche CRM + ajout dans un Google Sheet “Stats appels”.
- Rappels long terme :
- Contact tagué “Rappeler dans 6 mois” dans ton CRM → Delay dans Zapier de 180 jours → Création d’une nouvelle tâche d’appel + ajout dans une campagne de nurturing.
Comment démarrer sans tout casser
Tu n’as pas besoin de transformer toute ta prospection en usine automatisée dès demain. Commence simple :
- Un premier Zap qui crée automatiquement une tâche d’appel pour chaque nouveau lead.
- Un deuxième Zap qui planifie les relances en fonction du résultat de l’appel.
- Un troisième Zap qui alimente un Google Sheet de reporting.
Une fois que ces trois briques sont stables, tu pourras ajouter :
- La gestion des appels manqués.
- Les comptes-rendus simplifiés via formulaire.
- Les notifications Slack / email pour les dossiers sensibles.
La bonne nouvelle ? Tu n’as pas besoin d’écrire une ligne de code pour tout ça. Juste d’accepter que ton CRM et ton outil de téléphonie peuvent faire beaucoup plus que ce que tu leur demandes aujourd’hui… surtout avec un Zapier au milieu pour orchestrer le tout.