Le terme « processus d’achat schéma » revient souvent dès que l’on cherche à structurer ses achats et sa gestion des fournisseurs. Pourtant, dans la plupart des entreprises, le processus d’achat reste flou, implicite, ou enfermé dans la tête de quelques personnes de la finance ou des achats. Résultat : pertes de temps, erreurs, fournisseurs mal gérés, factures en retard, et surtout impossibilité de piloter les dépenses de manière stratégique. C’est là que la formalisation d’un schéma clair du processus d’achat et l’automatisation avec des outils comme Zapier peuvent transformer en profondeur votre organisation.
Dans un contexte où le digital permet de connecter entre eux CRM, outils de sourcing, solutions de signature électronique, ERP et logiciels de gestion de factures, ne pas cartographier votre processus d’achat revient à vous priver d’un levier majeur de performance. Un bon schéma ne sert pas seulement à « dessiner » les étapes : il vous aide à clarifier qui fait quoi, à quel moment, avec quelles informations, dans quels outils… pour ensuite automatiser ce qui peut l’être, et sécuriser ce qui doit rester sous contrôle humain.
Sur un site comme Zapier.fr, centré sur les usages business et marketing de Zapier, le sujet est stratégique : Zapier est précisément l’outil qui permet de relier votre processus d’achat à l’ensemble de vos autres systèmes (CRM, Slack, Gmail, Google Sheets, Notion, outils de finance, etc.). En connectant vos outils, vous pouvez créer un processus plus fluide, plus traçable et plus rapide, tout en gardant la maîtrise des validations, des budgets et des relations avec vos fournisseurs.
Dans cet article, vous allez découvrir comment construire un schéma de processus d’achat adapté à votre entreprise, comment le détailler étape par étape, et surtout comment utiliser Zapier pour automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Nous verrons des exemples concrets d’automatisations : collecte des besoins, sourcing fournisseurs, gestion des appels d’offres, validation interne, signature de contrat, suivi des commandes et des factures. L’objectif : faire de votre processus d’achat un véritable moteur de performance, plutôt qu’un frein administratif.
Comprendre le processus d’achat en entreprise et son schéma global
Avant de parler d’automatisation, il est indispensable de comprendre ce qu’est réellement un processus d’achat et à quoi ressemble son schéma global. Dans la plupart des organisations, le processus d’achat est bien plus large que le simple acte de commande : il commence au moment où un besoin émerge dans un service, et se termine quand la facture est payée et la performance du fournisseur évaluée. Formaliser ce processus dans un schéma clair est la première étape pour l’optimiser.
Dans un schéma classique, le processus d’achat se décompose généralement en plusieurs grandes phases : identification du besoin, rédaction d’un cahier des charges, recherche et sélection de fournisseurs, appel d’offres, négociation, validation interne, contractualisation, commande, réception, contrôle, paiement et suivi des performances. Chaque étape implique différents acteurs (marketing, opérations, IT, achats, finance, direction) et différents outils (email, tableurs, CRM, outil de gestion de projet, ERP, etc.). Sans vision d’ensemble, il est très difficile d’éviter les doublons, les goulots d’étranglement et les risques d’erreur.
Un schéma de processus d’achat sert à visualiser ces interactions. Il doit répondre à plusieurs questions clés :
- Qui initie la demande d’achat et dans quel outil ?
- Comment la demande est-elle qualifiée et priorisée ?
- Comment vos fournisseurs sont-ils identifiés, évalués et sélectionnés ?
- À partir de quel seuil un achat doit-il passer par la finance ou la direction ?
- Quel est le chemin de validation, de la demande initiale jusqu’à la signature du contrat ?
- Comment la commande, la livraison et la facture sont-elles reliées dans votre système d’information ?
Dans de nombreuses entreprises, ces étapes existent déjà mais sont dispersées : un Google Form pour les demandes, des échanges par email avec les fournisseurs, des validations sur Slack, un suivi dans un fichier Excel, et une saisie manuelle dans le logiciel de finance. Le « processus » est en réalité un patchwork de micro-processus non maîtrisés. C’est précisément ce que permet d’identifier un schéma : il révèle les incohérences, les pertes d’information et les lieux où l’automatisation via Zapier peut apporter le plus de valeur.
Pour vous, l’enjeu n’est pas seulement de mieux gérer les achats, mais aussi de limiter les risques (juridiques, financiers, réputationnels), de sécuriser les engagements contractuels, et d’améliorer la relation avec vos fournisseurs. Un schéma de processus d’achat bien conçu facilite aussi l’onboarding des nouveaux collaborateurs : il devient un référentiel commun, compréhensible par tous, sur « comment on achète » dans votre entreprise. Une fois ce schéma posé, vous pourrez ensuite le traduire en automatisations concrètes dans Zapier pour gagner du temps à chaque étape.
Cartographier votre processus d’achat : du besoin à la facture
Cartographier votre processus d’achat consiste à détailler toutes les étapes, de la naissance du besoin à la gestion de la facture, en passant par les validations et les interactions avec la finance. L’objectif est de rendre explicite ce qui est souvent implicite, pour ensuite optimiser et automatiser. Cette cartographie doit refléter la réalité de vos pratiques, pas un modèle théorique plaqué de l’extérieur.
Commencez par l’étape de collecte des besoins. Qui peut initier un achat dans votre entreprise ? Un chef de projet marketing qui a besoin d’un nouvel outil SaaS, un responsable opération qui doit remplacer une machine, ou un manager qui veut faire appel à un freelance pour une mission. Identifiez le canal principal utilisé aujourd’hui : email, formulaire interne, ticket dans un outil de support, message Slack… Dans votre schéma, il est utile de normer cette étape : par exemple, toute demande d’achat passe par un formulaire Typeform ou Google Forms, automatiquement centralisé dans un Google Sheet ou un outil comme Airtable.
Vient ensuite la rédaction ou formalisation du cahier des charges. Même pour des achats simples, il est utile de cadrer les besoins : budget maximum, critères de choix, délais, exigences techniques ou légales, risques associés. Dans votre schéma de processus, cette étape doit être clairement reliée à la précédente : qui enrichit la demande ? Un acheteur ? Un expert métier ? À quel moment la finance intervient-elle pour valider la disponibilité budgétaire ? Votre schéma peut prévoir par exemple qu’au-delà d’un certain montant, une validation par le directeur financier est obligatoire.
La cartographie doit ensuite détailler le sourcing et la sélection des fournisseurs : où les trouvez-vous (recommandations, plateformes spécialisées, bases existantes) ? Comment les évaluez-vous (prix, qualité, délais, garanties, conformité) ? À ce stade, une bonne pratique est de structurer votre base fournisseurs dans un outil central (notamment pour pouvoir l’exploiter facilement via Zapier). Le schéma indique alors comment chaque nouveau fournisseur intègre cette base (collecte des données légales, IBAN, contacts, etc.).
Une fois les offres reçues, votre processus d’achat inclut une phase d’analyse, de comparaison et de négociation. Votre schéma doit préciser comment ces informations sont partagées en interne : simple document Excel envoyé par email, ou tableau collaboratif dans Notion ou Airtable ? Qui tranche, qui valide, et selon quels critères ? C’est un point clé pour la transparence et la traçabilité des décisions.
La partie aval du processus – validation interne, contrat, commande, livraison, facturation – doit également être cartographiée avec précision. Vous devez indiquer :
- Le chemin de validation (quelles signatures pour quels montants).
- Le mode de contractualisation (signature électronique, scan de PDF, conditions générales préexistantes).
- La création de la commande dans l’outil de gestion ou l’ERP.
- Le contrôle de la réception (qui confirme que le service ou le produit a bien été livré).
- La transmission de l’information à la finance pour déclencher le paiement.
Cette cartographie complète devient la base sur laquelle vous allez ensuite bâtir vos automatisations Zapier. Elle met en lumière toutes les tâches répétitives qui peuvent être automatisées (notifications, mises à jour de bases de données, rappels, enrichissement de fiches fournisseurs, etc.) et les étapes qui doivent rester manuelles mais mieux encadrées (négociation, arbitrage stratégique, contrôle qualité).
Optimiser chaque étape du processus d’achat avec Zapier
Une fois votre schéma de processus d’achat clarifié, Zapier devient un levier puissant pour fluidifier vos workflows. L’idée n’est pas de remplacer vos outils existants, mais de les connecter pour que l’information circule automatiquement, sans ressaisie ni allers-retours manuels. Chaque étape du processus – de la demande initiale à la gestion des factures – peut être améliorée avec des automatisations ciblées.
Première étape : la collecte et la qualification des besoins. Par exemple, vous pouvez mettre en place un formulaire Typeform ou Google Forms pour centraliser toutes les demandes d’achat. Avec Zapier, chaque nouvelle demande peut :
- Être ajoutée automatiquement dans un tableau Airtable ou Google Sheets dédié aux achats.
- Générer une carte dans Trello ou une tâche dans Asana pour que l’équipe achats ou la finance puisse la traiter.
- Déclencher une notification Slack dans un canal #achats pour informer l’équipe concernée.
Vous gagnez immédiatement en visibilité et en traçabilité : plus de demandes perdues dans des fils d’emails. Votre processus devient aussi plus transparent pour les demandeurs, qui peuvent suivre l’avancement de leur dossier dans un outil partagé.
Deuxième étape : le sourcing et la gestion des fournisseurs. Dès qu’un nouvel achat implique un nouveau fournisseur, un Zap peut automatiquement :
- Créer une fiche fournisseur complète dans Airtable, Notion ou votre CRM (HubSpot, Pipedrive, etc.).
- Envoyer un email automatisé au fournisseur pour lui demander les documents nécessaires (Kbis, RIB, attestations, CGV).
- Classer automatiquement les documents reçus dans un dossier Google Drive ou Dropbox, avec une nomenclature standardisée.
Vous pouvez intégrer dans votre schéma de processus des règles précises : par exemple, tout nouveau fournisseur ne peut être utilisé pour des paiements qu’après validation de la finance, matérialisée par un champ « validé » dans votre base. Zapier peut surveiller ce champ et déclencher des notifications internes lorsque la validation est faite, ou au contraire bloquer l’envoi d’une commande tant que le fournisseur n’est pas validé.
Troisième étape : la gestion des appels d’offres et des comparaisons. Si vous recevez plusieurs devis pour un même achat, un processus automatisé peut :
- Créer une ligne par devis dans votre base d’achats.
- Taguer automatiquement les propositions selon les critères de prix, délai ou scope (via des champs à remplir dans un formulaire ou des tags dans l’objet des emails).
- Générer un récapitulatif dans un document Google Docs ou un tableau partagé, pour faciliter la comparaison.
Quatrième étape : la validation et la contractualisation. Dès qu’une offre est sélectionnée, Zapier peut :
- Préparer automatiquement un brouillon de contrat dans un outil comme Google Docs ou PandaDoc, en fusionnant les données de la base (nom du fournisseur, prix, conditions, durée).
- Envoyer ce contrat en signature électronique (via DocuSign, HelloSign ou SignNow) grâce à un Zap.
- Mettre à jour automatiquement le statut du dossier dans votre tableau d’achats dès que le contrat est signé.
Enfin, la dernière partie du processus – commande, suivi de livraison, facture, paiement – peut aussi être automatisée dans une large mesure. Par exemple, lorsque la facture arrive par email, un Zap peut :
- La déposer automatiquement dans un dossier Drive dédié au fournisseur.
- Créer ou mettre à jour une entrée dans votre outil de gestion des factures (ou un tableau Airtable) avec le montant, la date d’échéance et le numéro de commande.
- Notifier la personne chargée de la validation de la facture pour qu’elle confirme la réception de la prestation.
Ce travail d’optimisation avec Zapier permet de rendre chaque étape du processus plus fluide, plus rapide et mieux contrôlée, tout en libérant du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée : la stratégie d’achats, la négociation avec les fournisseurs, l’analyse des dépenses.
Automatiser la relation fournisseurs et la gestion des données
Dans un processus d’achat moderne, la relation avec les fournisseurs et la gestion des données associées sont au cœur de la performance. Un schéma de processus d’achat efficace doit donc intégrer une dimension « data » : comment les informations sur vos fournisseurs, vos contrats et vos commandes circulent dans l’entreprise, sont mises à jour et exploitées. Zapier est particulièrement puissant pour structurer et automatiser cette gestion.
Commencez par centraliser vos fournisseurs dans une base unique. Elle peut être hébergée dans Airtable, Notion, un CRM ou même un Google Sheet bien structuré. Les champs clés peuvent inclure : raison sociale, contacts, domaines d’activité, conditions tarifaires, risques, documents légaux, historique des commandes, incidents, date de fin de contrat, etc. Une fois cette base définie, construisez un processus qui garantit qu’elle reste à jour automatiquement.
Par exemple, dès qu’un contrat est signé via un outil de signature électronique, un Zap peut :
- Créer ou mettre à jour la fiche du fournisseur dans votre base, en y ajoutant la date de signature et la durée du contrat.
- Enregistrer le PDF signé dans un dossier Drive ou Dropbox, avec un lien stocké dans la fiche fournisseur.
- Créer un rappel automatisé (dans Google Calendar ou un outil de gestion de tâches) quelques mois avant la fin du contrat pour anticiper la renégociation ou le renouvellement.
De la même manière, lorsqu’une nouvelle commande est passée, votre processus peut prévoir qu’un Zap :
- Ajoute automatiquement la commande à l’historique du fournisseur.
- Mette à jour les montants cumulés dépensés chez ce fournisseur sur la période.
- Notifie la finance si certains seuils budgétaires sont dépassés.
La relation fournisseurs devient ainsi plus proactive. Vous disposez d’une vision consolidée des achats dans vos outils de finance, mais aussi d’un pilotage qualitatif dans vos bases opérationnelles. Vous pouvez repérer facilement les fournisseurs stratégiques, identifier ceux qui prennent une place disproportionnée dans vos dépenses, ou encore suivre les incidents (retards, litiges, non-conformités) grâce à des champs dédiés dans votre schéma de données.
Un autre axe d’automatisation concerne la communication avec les fournisseurs. Certains messages peuvent être standardisés et envoyés automatiquement : confirmations de commande, rappels de livraison, relances pour récupérer des documents manquants, enquêtes de satisfaction après une prestation importante. Par exemple, un Zap peut envoyer un email type au fournisseur dès que le statut d’une commande passe à « livrée », avec un lien vers un court questionnaire de satisfaction hébergé sur Typeform.
Du côté de la finance, automatiser la gestion des données fournisseurs aide à sécuriser les paiements. Vous pouvez par exemple exiger qu’un nouveau fournisseur ne soit payable que lorsqu’un certain nombre de champs sont renseignés et validés (IBAN, adresse, numéro de TVA). Un Zapier surveille les modifications dans votre base et alerte l’équipe finance lorsqu’une fiche devient « prête à payer ». À l’inverse, si un fournisseur est suspendu (pour cause de litige ou de non-conformité), le changement de statut dans la base peut déclencher des alertes et empêcher la création de nouvelles commandes dans vos autres outils.
En structurant ainsi la relation avec vos fournisseurs dans votre schéma de processus d’achat, vous créez un système dans lequel les données circulent mieux et soutiennent les décisions. Vous pouvez ensuite exploiter ces données pour produire des tableaux de bord dans Google Data Studio, Power BI ou d’autres outils, en connectant vos bases via Zapier ou des connecteurs directs. Vous passez d’une gestion réactive et dispersée à une gestion pilotée, cohérente, alignée sur vos objectifs de performance et de maîtrise des risques.
Mettre en place un schéma de processus d’achat évolutif et piloté par les données
Un bon schéma de processus d’achat n’est pas figé : il doit évoluer avec votre entreprise, vos outils, vos contraintes réglementaires et vos priorités stratégiques. L’un des avantages de travailler avec Zapier est cette capacité à faire évoluer rapidement votre processus, sans développement lourd, tout en restant aligné avec la finance, les opérations et les équipes métiers. Pour que votre schéma reste pertinent, vous devez l’inscrire dans une logique d’amélioration continue pilotée par les données.
La première étape consiste à définir quelques indicateurs clés liés à votre processus d’achat. Par exemple :
- Délai moyen entre la demande d’achat et la validation finale.
- Délai moyen entre la commande et la réception.
- Taux de demandes rejetées pour non-conformité ou manque d’information.
- Nombre de fournisseurs actifs par famille d’achats.
- Part des achats réalisés hors processus (achats sauvages, cartes bancaires non tracées).
Grâce à Zapier, vous pouvez alimenter automatiquement ces indicateurs à partir de vos outils opérationnels. Par exemple, chaque fois qu’une demande passe d’un statut à un autre dans Airtable ou Trello, un Zap peut enregistrer un horodatage dans une base dédiée, ce qui permet ensuite de calculer les délais. Chaque nouvelle facture validée peut venir incrémenter des montants dans une table de suivi budgétaire par service ou par projet.
Ensuite, utilisez ces données pour ajuster votre schéma. Si vous constatez que certaines étapes prennent systématiquement trop de temps (par exemple la validation par la direction), vous pouvez :
- Revoir les seuils de validation pour que la finance puisse valider seule jusqu’à un certain montant.
- Mettre en place des rappels automatiques par email ou Slack pour les validateurs en retard, via des Zaps programmés.
- Simplifier les informations demandées au début du processus pour éviter les allers-retours.
Un autre enjeu est de garder votre schéma lisible et compréhensible pour tous, même si votre processus gagne en sophistication. Documentez votre schéma dans un outil collaboratif (Miro, Lucidchart, Notion) et reliez-le à vos automatisations Zapier. Par exemple, pour chaque étape du schéma, indiquez :
- L’outil principal utilisé (Typeform, Airtable, Slack, ERP, etc.).
- Les Zaps actifs associés (avec un lien vers la configuration dans Zapier).
- Les rôles responsables (demandeur, acheteur, finance, direction).
Cette documentation vivante devient une sorte de « carte » de vos achats, que vous pouvez mettre à jour à chaque changement d’outil ou de politique interne. Elle facilite aussi les audits, les contrôles internes et la formation des nouveaux collaborateurs.
Enfin, intégrez dans votre schéma les retours des utilisateurs internes et des fournisseurs. Les équipes marketing, opérations ou IT qui initient des achats peuvent vous signaler des frictions : formulaires trop longs, manque de visibilité sur l’avancement, délais de réponse trop importants. Les fournisseurs peuvent également remonter des problèmes de communication ou de paiement. En utilisant des formulaires de feedback et en automatisant leur collecte et leur analyse avec Zapier, vous alimentez votre boucle d’amélioration continue.
Au fil du temps, votre processus d’achat devient plus fluide, plus transparent et plus aligné avec vos objectifs. Vous pouvez tester rapidement de nouveaux scénarios dans Zapier (par exemple ajouter une étape de pré-validation budgétaire, ou désintermédier certains petits achats) et mesurer leur impact sur vos indicateurs. Votre schéma n’est plus un simple document statique, mais un véritable levier de pilotage du business, connecté à vos systèmes et à vos données, au service d’une gestion des achats plus stratégique et plus performante.