Si tu suis encore tes ventes dans un fichier Excel nommé “Copie de suivi_commercial_final_v3_définitif”, on va être honnêtes : tu mérites mieux. Et surtout, ton pipeline aussi.
Un bon logiciel de suivi des ventes, bien configuré et automatisé, peut transformer ton process commercial de machine à gaz en machine de guerre. Et la bonne nouvelle, c’est que tu n’as pas besoin d’un CRM à 300 € par mois ni d’un diplôme d’ingénieur pour y arriver. Par contre, tu as besoin d’être méthodique… et d’un peu d’automatisation.
Dans cet article, on va voir comment :
- choisir un logiciel de suivi des ventes adapté à ton activité ;
- le configurer pour qu’il reflète ton vrai process (et pas celui rêvé par un consultant PowerPoint) ;
- brancher Zapier partout autour pour que le suivi se fasse… sans toi.
Pourquoi ton suivi des ventes est probablement moins fiable que tu ne le crois
Avant de parler logiciel, parlons réalité terrain.
Si tu reconnais une de ces situations, ton suivi commercial a une fuite :
- Tu découvres une demande client… en fouillant ton onglet “Tous les messages” dans ta boîte mail.
- Tu as des leads dans un formulaire, d’autres dans ton chat, d’autres dans LinkedIn, et une partie dans la tête de ton commercial star.
- Tu reportes “mettre à jour le CRM” à “plus tard”, c’est-à-dire jamais.
Résultat : tu ne sais pas exactement combien tu as de deals en cours, à quelle étape, ni ce que tu peux raisonnablement espérer signer ce mois-ci. Autrement dit, tu pilotes tes ventes au doigt mouillé.
Un logiciel de suivi des ventes bien configuré et automatisé sert à une chose : rendre impossible la perte d’un lead, d’une info ou d’une relance. Le but n’est pas seulement de “tout garder”, mais de savoir, à tout moment :
- quoi faire maintenant ;
- avec quel prospect ;
- pour quel montant potentiel.
Comment choisir ton logiciel de suivi des ventes (sans te perdre dans la jungle des CRM)
Mauvaise nouvelle : il existe des centaines de CRM et outils de suivi commercial. Bonne nouvelle : tu n’as pas besoin d’en tester 50.
Avant de regarder les fonctionnalités, pose-toi ces questions très terre à terre :
- Combien êtes-vous à vendre ? Solo, petite équipe, force de vente de 40 personnes ?
- Où arrivent tes leads aujourd’hui ? Formulaire site, Google Ads, LinkedIn, appels entrants, marketplace, email… ?
- Tu vends quoi ? Produit SaaS, prestations de service, e-commerce B2B, infoproduits ?
- Tu closes en combien de temps en moyenne ? En 1 appel ou en 6 mois de cycle de vente ?
- Tu veux connecter ton logiciel à quoi ? Outil emailing, facturation, support client, Slack, Notion, etc.
Ensuite, cherche un outil qui coche au moins ces cases :
- Pipeline visuel (vue type kanban) pour voir tes deals par étape.
- Gestion des contacts (entreprises, personnes, historique des échanges).
- Tracking des activités (appels, emails, tâches, rendez-vous).
- Intégration ou API ouverte pour l’automatiser facilement via Zapier.
- Personnalisation des champs pour coller à ton process.
Quelques exemples d’outils souvent utilisés avec Zapier pour le suivi des ventes :
- HubSpot CRM : très flexible, gratuit pour les bases, parfait si tu veux aussi un peu de marketing.
- Pipedrive : pipeline clair, pensé pour les équipes commerciales pures et dures.
- Close : orienté inside sales, beaucoup de fonctions téléphonie et email intégrées.
- Zoho CRM / Sellsy / Teamleader : intéressants si tu veux lier CRM + facturation + gestion.
Il n’y a pas de “meilleur” logiciel global. Il y a celui qui :
- est suffisamment simple pour être utilisé tous les jours ;
- assez ouvert pour se brancher à ton écosystème via Zapier.
Définir ton pipeline de vente avant de toucher au moindre bouton
Erreur classique : ouvrir ton nouveau CRM, cliquer partout, ajouter des champs et se retrouver avec un monstre illisible en 3 jours.
On va faire l’inverse. Avant même d’ouvrir l’outil, dessine ton pipeline sur un simple document ou un tableau blanc :
- Quelles sont les vraies étapes par lesquelles passent tes deals ?
- À quel moment un contact devient un “deal” réel ?
- Quand est-ce que tu considères qu’une opportunité est perdue ?
Par exemple, pour une agence B2B, ton pipeline peut ressembler à :
- Lead brut reçu
- Qualification en cours
- Qualification OK
- Proposition envoyée
- Négociation
- Gagné
- Perdu
Idéalement, chaque étape devrait répondre à une question très simple : qu’est-ce qui vient de se passer, concrètement ? Un email envoyé, un rendez-vous fait, un contrat signé… Pas “intéressé” ou “un peu chaud”, ça c’est pour les conversations Slack, pas pour le suivi.
Ensuite seulement, tu crées ces étapes dans ton logiciel de suivi des ventes et tu t’assures que :
- les intitulés sont clairs pour toute l’équipe ;
- tu n’as pas 17 étapes (sinon personne ne les utilise) ;
- tu peux facilement faire passer un deal d’une étape à l’autre.
Configurer les champs indispensables (et couper le reste)
Ton logiciel va te proposer une liste de champs par défaut : nom du deal, montant, date de clôture, etc. C’est un bon début, mais pas toujours suffisant.
Pose-toi la question : quelles infos sont vraiment nécessaires pour vendre mieux et piloter ton activité ? Par exemple :
- Source du lead (site, LinkedIn, recommandation, événement…)
- Produit ou offre principale intéressants
- Probabilité de closing (optionnelle, si tu es à l’aise avec ça)
- Taille estimée du deal (ticket moyen / budget)
- Secteur d’activité
- Urgence (maintenant / 3 mois / 6 mois…)
Tu peux traduire ça en champs personnalisés dans ton CRM. La règle : chaque champ doit avoir une utilité claire. S’il ne sert ni à mieux vendre, ni à mieux segmenter, ni à mieux relancer, il dégage.
Astuce : crée aussi des champs “techniques” si tu comptes automatiser avec Zapier. Par exemple :
- “Origine Zap” (pour savoir d’où vient le lead en détail).
- “Dernier événement automatisé” (pour éviter les doublons d’actions).
- “Tag Zapier” ou “ID externe” si tu synchronises avec un autre outil.
Les trois scénarios d’automatisation à mettre en place en priorité
On entre dans la partie qui fait vraiment la différence : tu vas faire en sorte que tes données commerciales se mettent à jour toutes seules (ou presque) grâce à Zapier.
On va se concentrer sur trois types de workflows :
- La création automatique de deals.
- La mise à jour automatique des informations.
- Les relances et notifications automatiques.
Automatiser la création de deals depuis tous tes canaux
Ton objectif : aucun lead ne reste coincé dans un formulaire, email ou message privé. Dès qu’il se manifeste, il doit apparaître dans ton logiciel de suivi des ventes.
Avec Zapier, tu peux créer un scénario (un Zap) du type :
- Quand un nouveau formulaire est soumis sur ton site (Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.)
- Alors créer un nouveau contact + un nouveau deal dans ton CRM
- Et ajouter les champs importants (source, offre, budget, message, etc.)
Et tu peux dupliquer ça pour tous tes canaux :
- Un nouveau lead Google Ads via un formulaire de génération de leads.
- Un message reçu via Facebook Lead Ads ou LinkedIn Lead Gen Forms.
- Un email reçu sur une adresse du type “contact@” avec un certain objet.
- Un lead créé dans un outil comme Calendly (prise de rendez-vous directe).
Exemple simple avec HubSpot :
- Trigger : “New Form Submission in HubSpot”.
- Action : “Create Record in HubSpot” > type = Deal.
- Action : “Update Record in HubSpot” > type = Contact, pour compléter les infos.
Résultat : tu ouvres ton CRM le matin, tous les nouveaux leads sont déjà là, rangés dans la première étape de ton pipeline, avec les infos de base remplies.
Centraliser et enrichir automatiquement les infos de tes prospects
Ensuite, on va nourrir ton suivi commercial avec des données utiles, sans te transformer en stagiaire copier-coller.
Quelques idées d’automatisation avec Zapier :
- Enrichir les contacts via un outil tiers (Clearbit, Dropcontact, etc.) et renvoyer ces infos dans le CRM.
- Logguer automatiquement les emails envoyés depuis Gmail ou Outlook vers le contact et le deal correspondant.
- Créer une carte Notion ou un Google Doc quand un deal atteint telle étape (par exemple “Proposition envoyée”).
- Envoyer les nouveaux deals dans un tableau de bord (Google Sheets, Airtable, Data Studio) pour ton reporting.
Exemple : tu veux que chaque email important que tu envoies à un prospect apparaisse dans son historique de deal.
- Trigger : “New Email Sent in Gmail” avec un filtre sur certains labels ou mots-clés dans l’objet.
- Action : “Find Contact in Pipedrive” via l’adresse email.
- Action : “Create Activity in Pipedrive” avec pour contenu le corps de l’email.
Tu gardes ainsi un historique propre dans ton logiciel de suivi des ventes, sans changer tes habitudes dans ta boîte mail.
Automatiser les relances, rappels et notifications (sans devenir un robot)
La plupart des deals se perdent non pas parce que le prospect dit “non”, mais parce que personne ne relance. Et personne ne relance… parce que personne ne se souvient qu’il faut relancer.
Ici, ton logiciel + Zapier vont devenir ton garde-fou.
Quelques scénarios utiles :
- Rappel de relance : quand un deal reste plus de X jours dans une étape, créer une tâche ou envoyer une notification Slack.
- Relance automatique douce : quand une proposition est envoyée, envoyer un email de suivi automatique si aucun mouvement n’a lieu au bout de 5 jours.
- Notification de hot lead : si un prospect ouvre plusieurs fois une proposition (via ton outil de signature ou ton outil de doc), alerte dans Slack.
Exemple concret avec Zapier + Pipedrive + Slack :
- Trigger : “Deal Matching Filter in Pipedrive” (par exemple : deals dans l’étape “Proposition envoyée” depuis 7 jours sans activité).
- Action : “Send Direct Message in Slack” à la personne en charge du deal.
Tu peux aussi, à partir de ton CRM :
- Créer des tâches automatiquement à chaque changement d’étape (ex. : “Planifier relance sous 3 jours”).
- Déclencher une séquence email dans ton outil marketing (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign) quand un lead devient “qualifié”.
Aligner le suivi des ventes avec le marketing, la facturation et le support
Un bon logiciel de suivi des ventes ne vit pas en autarcie. Il doit communiquer avec le reste de ton stack.
Avec Zapier, tu peux faire circuler l’information :
- Vers le marketing : envoyer les leads “perdus” dans une liste spécifique pour les retravailler plus tard.
- Vers la facturation : quand un deal est marqué “Gagné”, créer un devis ou une facture dans ton outil de facturation.
- Vers le support : créer un ticket dans ton outil de support quand un nouveau client arrive, pour l’onboarding.
Exemple : tu utilises HubSpot pour le suivi des ventes et Stripe pour le paiement.
- Quand un paiement réussi est créé dans Stripe ;
- Alors trouver le deal correspondant dans HubSpot via l’email ;
- Et marquer ce deal comme “Gagné” et mettre à jour le montant réel.
Résultat : ton chiffre d’affaires signé est à jour sans passer ton lundi matin à cocher des cases.
Mettre en place un reporting simple et fiable (sans devenir data analyst)
Une fois ton suivi des ventes automatisé, tu peux enfin te poser les bonnes questions :
- Quelle est ta durée moyenne de cycle de vente ?
- Quel canal apporte les leads les plus rentables (pas seulement les plus nombreux) ?
- Quelle étape de ton pipeline bloque le plus souvent ?
Tu peux bien sûr t’appuyer sur les rapports intégrés de ton CRM. Mais si tu veux aller un peu plus loin, Zapier te permet :
- d’alimenter un Google Sheets ou un Airtable en temps réel ;
- de connecter ces données à un outil de dashboard (Looker Studio, Databox, etc.).
Exemple de Zap pour un reporting simple :
- Trigger : “Updated Deal in Pipedrive” (avec filtre : étape = “Gagné” ou “Perdu”).
- Action : “Create Row in Google Sheets” avec : date, montant, source, commercial, statut (Gagné / Perdu), raison de perte.
En quelques semaines, tu commences à voir apparaître de vrais patterns, et tes décisions commerciales se basent sur autre chose que “j’ai l’impression que…”
Faire adopter le logiciel (et les automatisations) par ton équipe
Un suivi des ventes, même hyper automatisé, échoue toujours au même endroit : si personne ne l’utilise vraiment.
Quelques leviers simples pour éviter ça :
- Alléger au maximum la saisie manuelle, justement grâce à Zapier.
- Former l’équipe en mode concret : “voici comment tu gagnes du temps / des ventes grâce à ça”.
- Centraliser la vérité : si une info n’est pas dans le CRM, elle “n’existe pas” pour l’entreprise.
- Montrer les résultats : pipeline plus clair, prévisions de ventes plus fiables, moins de leads oubliés.
Tu peux même utiliser Zapier pour renforcer les bonnes habitudes :
- Envoyer un récap Slack quotidien ou hebdo des nouveaux deals créés et des deals gagnés.
- Envoyer un petit message automatique de félicitations à chaque deal gagné (oui, c’est kitsch, mais ça marche).
Par où commencer, concrètement, dans les 7 prochains jours
Si tu veux passer de “suivi approximatif” à “pipeline maîtrisé” sans y laisser tes soirées, tu peux t’y prendre comme ça :
- Jour 1 : cartographier ton pipeline sur un doc (étapes + champs essentiels).
- Jour 2 : choisir ton logiciel de suivi (et ouvrir un compte d’essai si besoin).
- Jour 3 : créer tes étapes + champs dans le CRM.
- Jour 4 : connecter ton principal canal de leads via Zapier (formulaire site > CRM).
- Jour 5 : ajouter les automatisations de base (création de deals, contacts, tâches de relance).
- Jour 6 : brancher au moins un autre outil (emailing, facturation ou Slack).
- Jour 7 : tester sur de vrais leads, corriger les champs inutiles, ajuster.
Tu n’as pas besoin de tout automatiser dès le début. Commence par :
- faire entrer tous les leads au même endroit ;
- ne plus perdre aucune info de contact ;
- ne plus oublier les relances clés.
Le reste viendra presque naturellement : dès que tu te surprends à refaire la même action plus de trois fois, demande-toi si un Zap ne pourrait pas le faire à ta place.
Ton logiciel de suivi des ventes + Zapier, c’est un peu le duo “cerveau + mémoire infinie” : toi tu décides, la machine exécute. Et tu peux enfin passer plus de temps à vendre, et moins à te battre avec des tableurs qui s’appellent “v4_finale_def”.