Ton CRM sait déjà beaucoup de choses sur tes prospects. Il connaît leur prénom, leur entreprise, les devis qu’ils ont reçus, le nombre de fois où tu les as appelés (ou oublié d’appeler, soyons honnêtes). Pourtant, dans bien des équipes commerciales, ce trésor dort paisiblement dans une base de données… pendant que les relances se font encore à la main et que le reporting prend une demi-journée tous les vendredis.
Bonne nouvelle : connecter ton CRM à Zapier permet de transformer tout ça en machine bien huilée. Tu peux automatiser les relances, fluidifier le suivi des opportunités, et sortir des rapports propres sans toucher un fichier Excel. Et non, tu n’as pas besoin d’un développeur ni d’un projet IT de six mois.
Pourquoi connecter ton CRM à Zapier change tout
Un CRM tout seul, c’est déjà bien. Un CRM connecté à tous tes outils via Zapier, c’est le niveau au-dessus :
- Les relances ne dépendent plus de ta mémoire (ni du post-it collé sur ton écran).
- Le reporting se met à jour en temps réel sans exporter / importer des CSV à la chaîne.
- Les infos ne se perdent plus entre les formulaires, les emails, les calls et les tableurs perso.
- Ton équipe arrêtent de jouer au téléphone arabe entre marketing, sales et ops.
Zapier, c’est la couche d’automatisation qui s’insère entre ton CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Sellsy, Zoho CRM, etc.) et le reste de ta stack (Gmail, Outlook, Slack, Google Sheets, Notion, Typeform, Calendly…). Tu définis un trigger (un événement) et une ou plusieurs actions. Exemple : « Quand une affaire passe en statut Devis envoyé, planifier automatiquement une relance à J+3 ». Simple, mais redoutablement efficace.
Automatiser tes relances sans perdre l’humain
Automatiser les relances ne veut pas dire envoyer le même pavé de texte froid à tout le monde. L’idée, c’est de te débarrasser de la logistique pour garder du temps pour le vrai travail : adapter ton argumentaire, répondre aux objections, personnaliser le dernier message.
Voici quelques scénarios d’automatisation que tu peux mettre en place dans ton CRM via Zapier.
Relances post-devis : ne plus jamais laisser une affaire refroidir
Une fois le devis envoyé, le pire ennemi, c’est l’oubli. Tu penses relancer « dans quelques jours », puis trois semaines plus tard tu te demandes où en est le dossier…
Scénario type :
- Ton CRM passe l’affaire en « Devis envoyé ».
- Zapier repère ce changement de stade.
- Il crée automatiquement :
- une tâche de relance dans ton CRM à J+3,
- une deuxième relance à J+7 si aucun statut n’a bougé,
- et éventuellement un email brouillon dans Gmail ou Outlook pour toi, déjà prérempli.
Concrètement, ça donne un Zap du style :
- Trigger : Deal updated in Pipedrive (stage = Devis envoyé).
- Actions :
- Créer une tâche dans Pipedrive (relancer le prospect, date d’échéance à J+3).
- Créer un brouillon Gmail pour le commercial assigné, avec un template d’email de relance.
Tu restes aux commandes du message, mais tu n’as plus à penser au « quand ». Et ça, ton taux de closing le sent passer.
Relances automatiques après formulaire ou inscription
Un prospect remplit ton formulaire de démo ou télécharge un livre blanc. Super. Mais si sa demande atterrit juste dans une boîte mail partagée et qu’on lui répond trois jours après, il sera déjà parti voir ailleurs.
Avec un CRM connecté à Zapier, tu peux :
- Créer automatiquement un contact dans ton CRM à chaque nouveau formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow Forms, etc.).
- Créer une opportunité si le formulaire est une demande de démo ou de devis.
- Envoyer un premier email personnalisé dans les 5 minutes suivant la demande.
- Notifier le bon commercial sur Slack ou par email si la demande est qualifiée.
Exemple de séquence pour un formulaire de démo :
- Trigger : New entry in Typeform (formulaire « Demande de démo »).
- Actions :
- Créer / mettre à jour le contact dans HubSpot CRM.
- Créer une opportunité associée avec un statut « Nouvelle démo à planifier ».
- Envoyer un email automatique (« Merci pour ta demande, voici mon agenda Calendly »).
- Poster un message dans un canal Slack #nouvelles-démos avec le lien vers la fiche CRM.
Résultat : temps de réaction quasi immédiat, aucune perte d’info, et une expérience beaucoup plus fluide côté prospect.
Relancer les prospects qui ne répondent plus (sans devenir lourd)
Autre cas classique : le prospect semblait chaud, puis… silence radio. Tu n’oses pas forcément relancer quinze fois, mais tu ne veux pas non plus abandonner trop vite.
Ce que tu peux automatiser :
- Détecter les affaires inactives depuis X jours sans activité (appel, email, changement de statut).
- Créer une tâche de relance douce pour le commercial (« envoyer un message LinkedIn », « renvoyer un email ultra court »).
- Envoyer une séquence email légère depuis ton outil d’emailing si le deal dépasse un certain nombre de jours en phase de négo.
Exemple de Zap :
- Trigger : Deal in stage « Négociation » for more than 10 days (via un filtre + Zapier + module « Find Record » selon le CRM).
- Actions :
- Créer une tâche de relance dans le CRM pour le propriétaire de l’affaire.
- Ajouter le contact à une liste spécifique dans ton outil d’emailing (par ex. MailerLite, Brevo) pour une séquence de nurturing léger.
L’idée n’est pas d’harceler, mais de t’assurer qu’aucune opportunité ne disparaît juste parce que personne n’a pensé à relancer.
Centraliser tes relances dans tes outils du quotidien
Si tes commerciaux vivent dans Slack plus que dans le CRM (ce qui arrive souvent), tu peux faire remonter les relances directement là où ils sont déjà.
Quelques automatisations utiles :
- Envoyer un DM Slack à un commercial quand une nouvelle opportunité lui est assignée.
- Poster dans un canal d’équipe quand un gros deal change d’étape (pour maintenir l’effet « scoreboard »).
- Créer des tâches dans ClickUp / Asana / Notion à chaque action importante à mener côté sales (démo à préparer, contrat à envoyer, etc.).
Scénario simple :
- Trigger : New deal in stage « Démo programmée » dans Sellsy.
- Actions :
- Créer une tâche dans Asana pour le commercial, avec la date et le lien Zoom.
- Envoyer un rappel Slack une heure avant la démo.
Moins de frictions, moins de « ah mince, j’avais oublié ce call ».
Automatiser le reporting commercial (sans Excel à rallonge)
Le reporting, c’est souvent ce qui fait soupirer tout le monde en fin de mois. Pourtant, ton CRM a déjà toutes les données. Il manque juste un pont propre entre lui et tes tableaux de bord. Ce pont, c’est… Zapier.
Envoyer les données de ton CRM vers Google Sheets
Google Sheets reste l’outil préféré de beaucoup d’équipes pour consolider et manipuler des données. Tu peux :
- Envoyer chaque nouvelle opportunité dans une ligne d’un sheet dédié.
- Mettre à jour une ligne quand le statut du deal change.
- Créer des vues par commercial, par segment, par source d’acquisition…
Exemple de Zap basique :
- Trigger : New deal in HubSpot CRM.
- Actions :
- Créer une nouvelle ligne dans Google Sheets avec : nom du deal, montant, propriétaire, source, date de création.
Pour aller plus loin, tu peux ajouter un deuxième Zap :
- Trigger : Deal updated in HubSpot (par ex. quand il passe à « Gagné » ou « Perdu »).
- Actions :
- Trouver la ligne correspondante dans Google Sheets.
- Mettre à jour les colonnes statut, date de fermeture, motif de perte, etc.
Pas besoin d’exporter mensuellement : ta feuille se met à jour en continu, et ton équipe ops peut faire ses analyses dans la foulée.
Connecter ton CRM à tes outils de BI
Si tu utilises des outils comme Looker Studio, Power BI ou Tableau, tu peux passer par Google Sheets ou un data warehouse intermédiaire (BigQuery, par exemple) pour alimenter tes dashboards.
Schéma classique :
- CRM → Zapier → Google Sheets / BigQuery → Looker Studio / Power BI
Avantages :
- Tu peux suivre tes KPIs en temps quasi-réel (montant pipe, taux de conversion par étape, cycle de vente moyen).
- Tu peux mélanger tes données CRM avec d’autres sources : dépenses publicitaires, data produit, support client.
- Tu évites les fichiers Excel “version_finale_v3_def_2” qui circulent par email.
Quelques automatisations de reporting très utiles
Quelques idées de Zaps pour rendre tes stats vraiment actionnables :
- Envoyer chaque lundi matin un récap Slack par commercial : nombre d’opportunités créées la semaine précédente, montant total, taux de closing.
- Créer automatiquement un log d’activité (appel, email, réunion) dans un sheet pour suivre l’intensité commerciale réelle.
- Taguer ou segmenter les deals en fonction de la source d’acquisition (Facebook Ads, Google Ads, SEO, referral…) et pousser ces infos vers ton reporting marketing.
Exemple concret :
- Trigger : Deal moved to « Gagné » in Pipedrive.
- Actions :
- Ajouter / mettre à jour une ligne dans Google Sheets « Ventes gagnées ».
- Envoyer un message Slack #wins avec le montant et le commercial.
- Ajouter le client dans ton outil de facturation ou de compta (via un autre Zap, bien sûr).
Mettre en place tes integrations CRM + Zapier étape par étape
Avant de tout brancher dans tous les sens, prends deux minutes pour cadrer ce que tu veux vraiment automatiser.
Une méthode simple :
- Liste ce qui te prend du temps chaque semaine : relances oubliées, tâches répétitives, reporting.
- Identifie ce qui est basé sur des règles simples (ex. « si statut = X, alors faire Y »).
- Repère les événements clés dans ton CRM : nouveau contact, nouvelle opportunité, changement de stade, deal gagné / perdu.
- Choisis 2 ou 3 automatisations maximum pour démarrer. Tu pourras scaler ensuite.
Ensuite, côté Zapier, le process est toujours à peu près le même :
- Connecter ton CRM à Zapier (la plupart ont une intégration native).
- Choisir un trigger dans ton CRM (par exemple « New Contact », « New Deal », « Updated Deal Stage »).
- Choisir une ou plusieurs actions dans les autres apps (Gmail, Slack, Google Sheets, Notion, etc.).
- Mapper les champs (nom, email, montant, propriétaire, source, etc.).
- Tester avec un faux contact / faux deal avant d’ouvrir les vannes.
Les pièges à éviter quand tu automatises ton CRM
Oui, l’automatisation peut faire gagner beaucoup de temps. Elle peut aussi générer de beaux dégâts si tu fonces sans réfléchir. Quelques garde-fous utiles :
- Ne pas spammer tes prospects : évite de combiner 5 séquences email « automatiques » différentes sur le même contact. Centralise la logique dans le CRM, ou dans un seul outil d’emailing.
- Garder l’humain aux bons endroits : laisse aux commerciaux les messages importants (négociations, réponses personnalisées), et automatise la logistique, les rappels, les notifications.
- Documenter tes Zaps : nomme-les clairement, ajoute des descriptions. Dans six mois, tu seras content de savoir pourquoi ce Zap « Deal Stage → Sheet v2 (TEST) » existe encore.
- Tester sur un environnement restreint : commence par un pipeline de test ou un petit segment de prospects avant de déployer une nouvelle automatisation à toute ta base.
- Respecter la RGPD : fais attention aux données personnelles qui transitent, et évite d’envoyer plus de data que nécessaire vers des outils tiers.
Quelques idées de Zaps “prêts à l’emploi” pour ton CRM
Pour t’inspirer, voici quelques automatisations très utilisées par les équipes commerciales :
- Formulaire site web → CRM + Slack
- Trigger : nouveau formulaire (Typeform, Webflow, WordPress, etc.).
- Actions : création du contact + opportunité dans le CRM, notification Slack avec le résumé.
- CRM → Email de remerciement post-appel
- Trigger : tâche « Appel effectué » complétée dans le CRM.
- Action : création d’un brouillon Gmail « Merci pour notre échange » avec quelques variables personnalisées (nom, société, lien vers la ressource mentionnée).
- Deal gagné → Onboarding
- Trigger : deal passé à « Gagné ».
- Actions : création d’une carte dans Trello / ClickUp pour l’onboarding, ajout du client à la newsletter clients, email interne à l’équipe finance pour la facturation.
- Suivi des leads froids
- Trigger : deal passé à « Perdu » avec motif « Pas le bon moment ».
- Actions : ajout à une séquence de nurturing long terme (newsletter, contenus), rappel dans 3 ou 6 mois via une tâche CRM ou un reminder dans ton outil de tâches.
Tu n’es pas obligé de tout mettre en place d’un coup. Choisis une friction bien concrète (par exemple : « on oublie souvent de relancer après devis » ou « on perd une demi-journée sur le reporting ») et règle-la avec un premier Zap. Tu verras très vite l’effet de levier.
Un CRM bien paramétré, c’est bien. Un CRM connecté à ton écosystème via Zapier, qui automatise tes relances et ton reporting pendant que tu parles à de vrais humains, c’est autre chose. Et si tu te surprends à avoir un peu plus de temps le vendredi après-midi, tu sauras d’où ça vient.