Visualiser un flux de production fait souvent peur : boîtes, flèches, normes, symboles… On imagine tout de suite un schéma technique réservé aux ingénieurs. Pourtant, vous pouvez cartographier vos processus de façon simple, à partir de croquis très basiques, puis les transformer en automatisations concrètes dans Zapier, sans aucun bagage d’ingénierie.
Pourquoi visualiser vos processus même si vous n’êtes pas ingénieur
Avant de parler d’outils ou de Zapier, il est utile de comprendre pourquoi prendre le temps de dessiner vos processus peut changer votre manière de travailler au quotidien.
1. Voir clairement où le temps est perdu
Un processus non visualisé se résume souvent à : « On fait comme d’habitude ». Résultat : des étapes inutiles, des doublons, des tâches oubliées. En représentant vos étapes, même de façon très simple, vous rendez visibles :
- Les boucles inutiles (par exemple, faire valider deux fois la même chose)
- Les retards récurrents (par exemple, l’attente d’une réponse client)
- Les ressaisies manuelles (par exemple, copier-coller des données entre outils)
Une fois ces frictions identifiées sur le papier, Zapier devient un outil naturel pour automatiser les passages de relais, les notifications, les mises à jour de données et réduire ces pertes de temps.
2. Aligner les équipes sans jargon technique
Un croquis simple est un langage universel. Même sans notions de BPMN ou de Lean, un schéma avec des rectangles et des flèches permet :
- De synchroniser les visions entre marketing, sales, support et direction
- D’éviter les malentendus (« Ah, je pensais que c’était toi qui envoyais ce mail… »)
- De définir précisément qui fait quoi, quand et dans quel outil
Le but n’est pas de produire un document parfait, mais un support de discussion qui pourra ensuite être traduit en automatisations Zapier.
3. Passer du « bricolage » à un système évolutif
Sans visualisation, les automatisations naissent souvent au coup par coup : un Zap pour tel formulaire, un autre pour tel email, puis encore un pour une facture. À terme, on ne sait plus comment tout s’articule.
En partant d’un schéma global, vous pouvez :
- Décider où placer les automatisations (déclencheurs, mises à jour, notifications)
- Anticiper les impacts d’un changement d’outil (par exemple, changer de CRM)
- Éviter les redondances de Zaps qui font la même chose à deux endroits différents
Étape 1 : Passer du flou au croquis (papier, tableau blanc ou outil simple)
Vous n’avez besoin d’aucun logiciel complexe pour commencer. Un simple carnet ou un tableau blanc suffit pour poser les bases de votre futur flux automatisé.
1. Choisir un processus concret à cartographier
Commencez par un processus métier central, mais pas trop vaste, par exemple :
- La gestion des leads depuis un formulaire jusqu’au CRM
- L’onboarding d’un nouveau client (du devis à la facture)
- Le traitement des demandes de support (de la réception à la résolution)
L’idée est de choisir un processus :
- Répétitif (vous le faites plusieurs fois par semaine)
- Avec plusieurs outils impliqués (email, CRM, facture, drive…)
- Où une erreur ou un oubli peut coûter cher (un client perdu, une facture non envoyée)
2. Lister les étapes clés sans chercher la perfection
Notez simplement, de façon linéaire, ce qui se passe dans ce processus :
- Qu’est-ce qui déclenche le processus ? (un formulaire rempli, une commande, un message…)
- Quelles sont les grandes étapes intermédiaires ?
- Qu’est-ce qui marque la fin du processus ? (client onboardé, ticket résolu, facture payée…)
Par exemple, pour la gestion des leads :
- Le prospect remplit un formulaire
- Les données arrivent dans un tableur
- Quelqu’un copie les données dans le CRM
- Une personne envoie un email de bienvenue
- Un commercial rappelle le prospect
À ce stade, oubliez les symboles techniques. Restez très textuel, comme si vous racontiez l’histoire du parcours du lead.
3. Transformer la liste en croquis minimaliste
Une fois votre liste d’étapes prête, passez au visuel, mais en restant volontairement simple :
- Un rectangle = une étape ou une action
- Une flèche = la suite logique
- Un texte court dans chaque rectangle = la description de l’étape
Par exemple :
- Rectangle 1 : « Formulaire rempli »
- Flèche vers rectangle 2 : « Données dans tableur »
- Flèche vers rectangle 3 : « Copie dans CRM (manuel) »
- Flèche vers rectangle 4 : « Email de bienvenue envoyé (manuel) »
- Flèche vers rectangle 5 : « Appel commercial »
Gardez ce schéma brut : il vous servira de base pour décider, ensuite, où Zapier peut intervenir pour automatiser ou fluidifier certaines transitions.
Étape 2 : Identifier où l’automatisation Zapier apporte le plus de valeur
Une fois le processus dessiné, l’objectif est de repérer les étapes où une automatisation Zapier aura le plus d’impact immédiat, sans réinventer toute votre organisation.
1. Repérer les tâches répétitives et manuelles
Entourez ou surlignez toutes les étapes :
- Répétées plus de 10 fois par semaine
- Qui impliquent du copier-coller de données
- Qui consistent à envoyer toujours le même type de message
Ce sont d’excellentes candidates pour un premier Zap. Par exemple :
- Copier des données d’un formulaire vers un CRM
- Créer automatiquement une ligne dans un tableur
- Envoyer un email ou un message Slack à chaque nouvelle demande
Ces automatisations simplifient immédiatement votre flux, réduisent les erreurs et libèrent du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.
2. Identifier les « points de rupture » du flux
Cherchez les étapes où :
- Le processus dépend d’une personne spécifique (et bloque en cas d’absence)
- Une tâche est souvent oubliée ou effectuée en retard
- Vous perdez de la visibilité (vous ne savez plus où en est la demande)
Zapier peut, dans ces cas, jouer le rôle de « système nerveux » de votre processus :
- En envoyant des rappels lorsqu’un ticket n’a pas été traité
- En créant des tâches automatiquement dans votre gestionnaire de projets
- En mettant à jour un statut dans votre CRM ou votre outil de suivi
3. Définir les événements déclencheurs et les résultats attendus
Pour passer du croquis au Zap, pour chaque section à automatiser, définissez simplement :
- L’événement déclencheur : « Quand ceci arrive… » (nouveau lead, nouvelle commande, nouveau message)
- Les actions à effectuer : « …alors fais cela automatiquement » (créer un contact, envoyer un email, mettre à jour un statut)
Par exemple :
- Déclencheur : « Nouveau formulaire soumis »
- Actions :
- Créer un contact dans le CRM
- Ajouter une ligne dans le tableur de suivi
- Envoyer un email de bienvenue personnalisé
- Notifier l’équipe commerciale sur Slack
Vous venez de transformer une partie de votre croquis en un Zap concret. Le passage du schéma à l’automatisation devient presque mécanique.
Étape 3 : Formaliser votre schéma pour mieux piloter vos Zaps
Une fois vos premiers Zaps en place, il est utile de formaliser un peu plus votre schéma. Non pas pour le rendre « technique », mais pour le rendre partageable, compréhensible et pilotable dans le temps.
1. Différencier clairement tâches humaines et tâches automatisées
Reprenez votre croquis et codez-le visuellement :
- Une couleur pour les actions manuelles (par exemple, en bleu)
- Une autre couleur pour les actions automatisées par Zapier (par exemple, en vert)
- Éventuellement une troisième couleur pour les décisions ou validations
Ce simple code visuel vous permet de voir tout de suite :
- La part de votre processus déjà automatisée
- Les zones restantes où une automatisation pourrait être pertinente
- Les étapes qui doivent rester humaines (ex. un appel téléphonique, une négociation)
2. Ajouter les noms des outils à chaque étape
Pour chaque rectangle, ajoutez le ou les outils utilisés :
- Formulaire → Typeform, Gravity Forms, HubSpot Forms…
- CRM → HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM…
- Communication → Gmail, Outlook, Slack…
- Facturation → Stripe, QuickBooks, Sellsy…
Votre schéma devient alors une cartographie complète de vos outils, ce qui facilite :
- La maintenance des Zaps (vous savez où chaque outil intervient)
- Les changements de stack (remplacer un outil sans casser tout le flux)
- La formation de nouveaux collaborateurs (vision globale de l’écosystème)
3. Formaliser les variantes courantes de vos processus
Un processus réel n’est jamais 100 % linéaire. Il existe des cas particuliers :
- Lead chaud vs lead froid
- Client premium vs client standard
- Commande simple vs commande complexe
Ajoutez, sans complexifier à l’excès, quelques branches dans votre schéma :
- Si lead chaud → Zapier envoie l’info à un canal Slack « Urgent »
- Si client premium → On déclenche une séquence d’email spécifique
- Si commande complexe → Création d’une tâche projet dédiée
Ces variantes peuvent être traduites en filtres, chemins conditionnels ou étapes supplémentaires dans vos Zaps, ce qui rend votre automatisation beaucoup plus intelligente sans la rendre inaccessible.
Étape 4 : Utiliser votre schéma comme plan directeur pour Zapier
Votre schéma n’est pas une fin en soi : c’est un plan directeur pour construire et faire évoluer vos automatisations Zapier de manière cohérente.
1. Prioriser les Zaps en fonction de l’impact métier
Face à un flux complet, il peut être tentant d’automatiser partout. Pour rester efficace, déterminez pour chaque partie du processus :
- Le temps actuellement consommé
- Le risque d’erreur ou d’oubli
- L’impact direct sur l’expérience client
Commencez par les Zaps qui :
- Économisent le plus de temps cumulé
- Ont un effet direct sur la satisfaction client (réactivité, suivi, clarté)
- Réduisent les erreurs coûteuses (facturation, données clients, engagements contractuels)
2. Documenter chaque Zap dans votre schéma
Pour éviter la « jungle » d’automatisations ingérables, utilisez votre schéma comme support de documentation :
- Numérotez vos Zaps et reportez ces numéros sur le schéma à côté des étapes concernées
- Indiquez, sous chaque bloc automatisé, un résumé de ce que fait le Zap
- Ajoutez éventuellement le lien direct vers le Zap pour y accéder rapidement
Vous obtenez une vision système : chaque automatisation a une place claire, un rôle précis et une documentation accessible à tous, même à ceux qui ne maîtrisent pas l’interface de Zapier.
3. Tester vos flux à partir du schéma
Votre schéma devient aussi un outil de test. Avant d’activer un nouveau Zap, suivez mentalement (ou en groupe) le parcours :
- Point de départ : quel est l’événement exact qui déclenche le flux ?
- Étape après étape : que doit-il se passer dans chaque bloc ?
- Transitions : quelle est la condition qui fait passer d’une branche à l’autre ?
Simuler le parcours avec un cas concret (un lead réel, une demande client typique) permet de :
- Repérer les oublis (par exemple, un email qui n’est plus envoyé)
- Identifier les conflits (un même événement déclenche deux Zaps contradictoires)
- Valider que le résultat final correspond bien à votre intention métier
Se former progressivement à la logique des schémas de processus
Vous n’avez pas besoin de devenir expert en diagrammes pour tirer parti de la visualisation de vos flux. En revanche, quelques bonnes pratiques vous aideront à rendre vos schémas lisibles et utilisables sur la durée.
1. Adopter une légende simple et stable
Choisissez une mini-convention maison et tenez-vous-y :
- Rectangles = tâches ou actions
- Losanges (ou simple mention « SI ») = décisions ou conditions
- Couleur A = tâches manuelles, couleur B = tâches automatisées, couleur C = validations
- Flèches pleines = flux principal, flèches en pointillés = cas particuliers
L’important n’est pas de respecter une norme officielle, mais de garder une cohérence pour que vos collègues puissent comprendre vos schémas d’un coup d’œil.
2. Limiter la complexité par schéma
Si votre activité est riche, il peut être tentant de tout faire tenir dans un seul diagramme. Cela devient vite illisible. Préférez :
- Un schéma global très simple (vue d’ensemble)
- Des sous-schémas pour les processus détaillés (onboarding, facturation, support…)
- Une numérotation ou un nommage clair pour relier ces schémas entre eux
Cette approche modulaire reflète d’ailleurs très bien l’esprit de Zapier : un ensemble de Zaps simples, chacun dédié à une fonction claire, qui s’assemblent pour former un système plus complet.
3. Mettre à jour vos schémas dès que vous touchez aux Zaps
L’erreur classique : mettre à jour les Zaps mais oublier les schémas… qui deviennent alors falsifiés et inutilisés.
Adoptez un réflexe systématique :
- Chaque fois qu’un Zap est créé, modifié ou supprimé, ouvrez le schéma correspondant
- Mettez à jour les blocs, les couleurs, les numéros et éventuellement la légende
- Notez, en petit, la date de dernière mise à jour sur le schéma
En procédant ainsi, vos schémas restent une référence fiable pour toute l’équipe, et pas seulement un vieux document qu’on n’ose plus regarder.
4. Explorer des ressources dédiées aux non-ingénieurs
Si vous souhaitez aller plus loin dans la structuration de vos flux et gagner en maturité, vous pouvez consulter des ressources pédagogiques adaptées. Par exemple, vous pouvez vous appuyer sur notre article spécialisé qui détaille pas à pas la création et l’optimisation d’un schéma de processus de production intégré à vos automatisations Zapier, avec des exemples appliqués au marketing et au business.
Ce type de ressource vous aide à faire le lien entre la représentation visuelle et les mises en œuvre concrètes : choix des déclencheurs, structuration des étapes, articulation des outils, bonnes pratiques de maintenance.
5. Impliquer vos équipes dans la construction des schémas
Enfin, ne restez pas seul face à votre tableau. La meilleure manière de bâtir des processus robustes consiste à faire participer les personnes qui vivent ces flux au quotidien :
- Les commerciaux pour la gestion des leads
- Les chargés de clientèle pour l’onboarding
- Les équipes support pour les tickets
- Les équipes finance pour la facturation
Organisez des sessions courtes où vous :
- Projetez ou dessinez le schéma actuel
- Demandez à chacun : « Qu’est-ce qu’on fait vraiment, étape par étape ? »
- Repérez ensemble où Zapier pourrait soulager les tâches les plus pénibles
Non seulement vous obtenez des schémas plus réalistes, mais vous facilitez aussi l’adhésion aux automatisations à venir, perçues comme une aide concrète plutôt qu’un changement imposé.