Crm gratuit pour association : comment structurer vos adhérents, dons et événements grâce à Zapier et quelques outils simples

Tu gères une association avec des fichiers Excel qui s’appellent Adhérents_DEF_def2(1).xlsx, des formulaires Google fourre-tout, et des conversations Messenger qui servent mystérieusement de base de données ? Respire. Tu peux garder ton énergie pour ton cause plutôt que pour ta gymnastique mentale.

La bonne nouvelle : tu peux avoir un “CRM” pour ton asso, sans budget, sans développeur, sans te transformer en chef de projet IT. Il suffit d’assembler quelques outils gratuits… et de les faire discuter entre eux avec Zapier.

Pourquoi une association a besoin d’un “CRM” (même si le mot te fait fuir)

On va être honnête : le mot CRM fait penser à une équipe commerciale sous caféine avec 40 pipelines de vente. Mais pour une association, ça veut surtout dire : arrêter de perdre l’info.

Un CRM (même très simple) te permet de :

• Savoir qui sont tes adhérents, et s’ils sont à jour de leur cotisation.

• Centraliser les dons (au lieu d’avoir “le fichier des dons Lydia” + “les virements Excel” + “les enveloppes en liquide dans un tiroir”).

• Suivre la participation à tes événements.

• Communiquer avec les bonnes personnes, au bon moment (relance adhésion, invitation, remerciement don, etc.).

Tu n’as pas besoin de Salesforce pour ça. Avec un formulaire, un tableau, un outil d’emailing et Zapier, tu peux déjà faire énormément.

Les briques gratuites pour ton CRM associatif

On va rester sur des outils :

• Gratuits ou avec un palier gratuit suffisant pour une petite/moyenne asso.

• Simples à prendre en main.

• Bien intégrés avec Zapier (c’est le nerf de la guerre ici).

Un setup possible :

• Tableur central (ton pseudo-CRM) : Airtable (super confortable) ou Google Sheets (ultra connu, un peu plus brut). C’est là que vivront tes adhérents, dons et événements.

• Formulaires : Tally, Typeform (version gratuite), ou Google Forms pour les adhésions, les inscriptions, les dons.

• Emailing : MailerLite, Mailchimp, Brevo (ex-Sendinblue) pour les newsletters, relances, remerciements.

• Paiement / dons : Stripe, PayPal, Lydia, HelloAsso (qui a déjà pas mal de fonctions, mais tu peux quand même la connecter).

• Automation : Zapier, pour éviter que ce soit toi qui joues au facteur entre tous ces outils.

On va supposer ici que tu utilises :

• Airtable pour la base (adhérents + dons + événements).

• Tally pour les formulaires.

• Mailchimp pour l’emailing.

• Stripe pour les paiements.

Mais la logique est la même si tu remplaces par un autre outil du même type.

Structurer ta base : les “tables” minimales à créer

Avant de connecter des trucs partout, on commence par la fondation : la structure de ton CRM. Dans Airtable, crée une base appelée par exemple “CRM Association” avec trois tables :

• Adhérents

• Dons

• Événements

Tu peux imaginer ça comme trois classeurs reliés entre eux, plutôt qu’un seul fichier immense impossible à maintenir.

Table “Adhérents” : qui sont tes membres, vraiment ?

Dans la table Adhérents, ajoute au minimum :

• Nom

• Prénom

• Email (champ clé, souvent l’identifiant unique)

• Téléphone (si utile pour toi)

• Type d’adhérent (individuel, entreprise, bénévole, etc.)

• Date d’adhésion (dernière adhésion en date)

• Statut d’adhésion (À jour, En retard, Ancien, etc.)

• Montant de la dernière cotisation

• Total des dons (on le mettra à jour automatiquement)

• Notes (ce que tu veux retenir : “parraine 2 bénévoles”, “passionné de logistique”…)

Bonus si tu es à l’aise : un champ “Liens vers dons” (type lien vers la table Dons dans Airtable), afin de voir tous les dons associés à chaque adhérent.

Table “Dons” : chaque don, une ligne

Ici, chaque ligne = un don. Ajoute par exemple :

• Donateur (lien vers la table Adhérents, basé sur l’email ou créé par Zapier)

• Montant

• Date du don

• Mode de paiement (Stripe, virement, chèque, espèces…)

• Campagne (Noël 2025, URGENCE UKRAINE, etc.)

• Reçu fiscal envoyé ? (case à cocher)

L’idée : à chaque nouveau don, une ligne se crée automatiquement ici et se relie au bon adhérent.

Table “Événements” : structurer inscriptions et présences

Pour tes événements (AG, ateliers, conférences, collectes…), crée une table Événements :

• Nom de l’événement

• Date

• Lieu / format (en ligne, présentiel…)

• Capacité (si limité)

• Participants (lien vers Adhérents ou table dédiée “Inscriptions” si tu veux être très propre)

Si tu prévois beaucoup d’événements, crée en plus une table Inscriptions qui reliera un adhérent à un événement (chaque ligne = une inscription). C’est un chouïa plus technique, mais beaucoup plus scalable.

Étape suivante : automatiser l’entrée des données (dire adieu au copier-coller)

Maintenant qu’on sait où vont les infos, on va répondre à la vraie question : comment faire pour que tu ne tapes plus jamais à la main “prenom.nom@email.com” dans ton fichier ?

Automatiser les nouvelles adhésions

Scénario classique : quelqu’un remplit ton formulaire d’adhésion. À partir de là, tu veux :

• Créer (ou mettre à jour) sa fiche dans Airtable.

• Enregistrer le paiement (dès qu’il est confirmé).

• L’ajouter à ta liste Mailchimp “Adhérents à jour”.

• Envoyer un email de bienvenue.

On découpe en deux automatisations dans Zapier.

Zap 1 : du formulaire à la base adhérents

Déclencheur possible : “New submission” dans Tally (ou ton outil de formulaire).

Étapes :

• Action 1 : Find or Create Record (Airtable – Adhérents)
  Tu cherches s’il existe déjà un adhérent avec cet email. S’il n’existe pas, Zapier crée une nouvelle fiche.

• Action 2 : Mettre à jour les champs (nom, type d’adhésion, téléphone, etc.).

Résultat : quelqu’un remplit le formulaire → en quelques secondes, ta base adhérents est à jour.

Zap 2 : du paiement à la table Dons

Si tu utilises Stripe, tu peux déclencher un Zap sur “Payment successful”.

• Action 1 : Find Record (Airtable – Adhérents) sur l’email utilisé pour le paiement.

• Action 2 : Create Record (Airtable – Dons) avec le montant, la date, le mode de paiement, la campagne, et le lien vers l’adhérent.

• Action 3 (optionnelle) : Update Record (Airtable – Adhérents) pour mettre à jour le “Total des dons”.

Tu peux même ajouter une étape Mailchimp :

• Ajouter/mettre à jour le contact dans ta liste d’adhérents.

• Lui appliquer un tag “Donateur 2025”, par exemple.

Et tout ça sans ouvrir une seule fois ton tableur.

Centraliser les dons, même s’ils viennent de partout

Dans la vraie vie, les dons ne viennent pas tous du même endroit. Tu peux en avoir :

• Via Stripe (paiement CB).

• Via PayPal.

• Via HelloAsso.

• En virement ou chèque (oui, ça existe encore).

Zapier te permet de ramener tout ce petit monde dans ta table Dons. L’idée : un Zap par source de don, mais toujours la même structure :

• Déclencheur : “Nouveau don” dans l’outil concerné.

• Find or Create Adhérent dans Airtable (via l’email).

• Create Don dans la table Dons, lié à cet adhérent.

Pour les dons “manuels” (virement, chèque), tu peux :

• Soit les saisir directement dans Airtable (moins glamour, mais efficace).

• Soit utiliser un petit formulaire interne (Tally/Google Forms) dans lequel tu entres les infos à la main, ce qui déclenche malgré tout ton automation de création de don.

C’est un peu contre-intuitif au début, mais même pour des saisies manuelles, passer par un formulaire peut être plus propre que d’éditer directement la base.

Gérer les événements sans perdre les participants en route

Autre moment sensible dans la vie d’une asso : les événements. Tu connais la scène :

Tu crées un Google Form pour les inscriptions, tu exportes la liste, tu envoies une newsletter, tu oublies de la mettre à jour quand quelqu’un se désinscrit… Bref.

Avec Zapier, chaque inscription peut automatiquement :

• Créer/mettre à jour l’adhérent dans Airtable.

• Ajouter une ligne dans la table Inscriptions (ou un lien dans la table Événements).

• Taguer la personne dans ton outil d’emailing (“Inscrit à AG 2025”).

Zap “Nouvelle inscription événement”

• Déclencheur : nouvelle réponse dans ton formulaire d’inscription (Tally, Typeform, Google Forms…)

• Action 1 : Find or Create Adhérent (Airtable).

• Action 2 : Create Record dans la table Inscriptions avec :
  – l’ID de l’adhérent,
  – l’ID de l’événement,
  – le statut (Inscrit, Présent, Absent – que tu pourras mettre à jour plus tard).

• Action 3 : Ajouter/mettre à jour le contact dans Mailchimp avec un tag spécifique à l’événement.

Avantage : tu peux ensuite envoyer un email de rappel seulement aux inscrits, puis un compte rendu seulement aux présents, etc.

Quelques automatisations “bonus” qui changent la vie

Une fois que ton socle est en place, tu peux ajouter des petites touches qui font pro, sans effort supplémentaire.

1. Email de bienvenue automatique

Déclencheur : nouvel adhérent créé dans Airtable, ou nouveau contact avec tag “Adhésion payée” dans Mailchimp.

Action : envoyer un email de bienvenue qui contient :

• Un merci personnalisé (prénom inclus).

• Les prochaines dates importantes.

• Comment rejoindre le Discord / groupe WhatsApp / liste de diffusion.

Tu peux le faire :

• Directement depuis Mailchimp (automatisation native).

• Ou via un Zapier “New Record in Airtable → Send Email” avec Gmail ou un autre service.

2. Relance automatique des adhésions en fin de période

Si tu as une date “fin d’adhésion” dans Airtable, tu peux :

• Créer une vue filtrée “Adhésions qui expirent dans 30 jours”.

• Déclencher un Zap sur les records qui entrent dans cette vue.

Puis :

• Ajouter un tag “À relancer” dans Mailchimp.

• Envoyer une campagne spécifique : “Ton adhésion arrive à échéance, on continue l’aventure ?”.

3. Mise à jour du total des dons par personne

Deux options :

• Soit tu fais le total directement dans Airtable via un champ “Rollup” (recommandé : zéro Zap nécessaire).

• Soit tu utilises Zapier : à chaque nouveau don, tu vas chercher le total actuel, tu ajoutes le montant, tu réécris le champ. C’est plus fragile, mais possible.

Ce total te permet de repérer :

• Les gros donateurs.

• Les personnes à remercier de manière plus personnalisée.

• Les adhérents très engagés (cotisation + dons + événements).

Et la RGPD dans tout ça ?

Tu manipules des données personnelles, donc deux-trois réflexes indispensables :

• Informer clairement dans tes formulaires de ce que tu fais des données (gestion de l’adhésion, envoi d’infos sur l’association, etc.).

• Limiter les accès à Airtable et à tes outils aux personnes qui en ont vraiment besoin.

• Prévoir un processus simple si quelqu’un te demande de supprimer ses données (recherche par email → suppression dans Airtable, outil d’emailing, etc.).

Côté Zapier et outils utilisés, choisis de préférence des services qui ont une politique claire sur la protection des données et l’hébergement (UE si possible, ou à minima conformité RGPD déclarée).

Comment démarrer sans te noyer

Tu n’es pas obligé de tout mettre en place dès le premier jour. Une progression réaliste :

• Phase 1 : Structurer ta base Airtable (Adhérents, Dons, Événements). Même sans Zapier, ça te fera déjà un CRM “manuel” plus propre que 5 fichiers Excel.

• Phase 2 : Automatiser les nouvelles adhésions (formulaire → Airtable → Mailchimp).

• Phase 3 : Centraliser les dons et les relier aux adhérents.

• Phase 4 : Ajouter les événements et les emails automatisés (bienvenue, relances, remerciements).

Chaque amélioration te fait gagner du temps maintenant, mais surtout t’évite des heures de galère dans six mois quand tu chercheras “la liste des adhérents à jour qui ont donné plus de 50€ et participé à la dernière AG”.

Et oui : avec un tableur bien structuré, deux-trois formulaires, un outil d’emailing et Zapier au milieu, ton association peut avoir l’équivalent d’un CRM digne d’une PME, sans abonnement hors de prix ni développeur en interne.

La prochaine fois que quelqu’un te demande “Vous utilisez quoi pour suivre vos adhérents ?”, tu pourras répondre autre chose que “Euh… un Excel partagé dans le Drive”. Et rien que pour ça, ça vaut le coup de t’y mettre.