La plupart des entreprises qui s’intéressent à l’automatisation partent directement à la recherche de l’outil idéal : Zapier, Power Automate, Make, n8n… Pourtant, la vraie question à se poser en premier n’est pas « quel outil choisir ? », mais « quelles tâches voulons-nous vraiment automatiser ? ». Sans cette cartographie préalable, il est presque impossible de comprendre à quoi sert réellement Power Automate dans votre contexte, ni de mesurer ce qu’il peut vous apporter par rapport à un outil comme Zapier.
Cartographier vos tâches revient à mettre à plat tout ce qui se passe dans votre entreprise : les actions récurrentes, les validations, les transferts d’informations, les exports, les imports… C’est cette vision globale qui permet ensuite d’identifier les flux où Power Automate peut intervenir efficacement, notamment quand vous êtes déjà très investi dans l’écosystème Microsoft (Teams, SharePoint, Outlook, Excel, Dynamics, etc.).
Pourquoi cartographier vos tâches avant d’utiliser Power Automate ?
Comprendre où se cachent réellement les tâches automatisables
Au quotidien, de nombreuses micro-tâches passent inaperçues : copier-coller un fichier, transférer un mail, enregistrer une pièce jointe, mettre à jour un fichier Excel, ajouter une ligne dans un CRM, envoyer une notification sur Teams… Chacune de ces actions semble anodine, mais cumulées sur une semaine ou un mois, elles peuvent représenter des heures de travail à faible valeur ajoutée.
La cartographie permet de :
- Lister ces micro-tâches répétitives, souvent réalisées « par habitude ».
- Repérer les actions manuelles effectuées plusieurs fois par jour ou par semaine.
- Identifier les points de friction où les informations se perdent ou arrivent en retard.
- Comprendre qui fait quoi, et à quel moment, dans un même processus.
Ce n’est qu’une fois ce travail effectué que vous pouvez commencer à relier ces tâches à des flux Power Automate. Sans cartographie, vous risquez de créer quelques automatisations isolées, mais de passer à côté des gisements de productivité réellement stratégiques.
Éviter de choisir un outil sans vision globale (Zapier vs Power Automate)
Sur Zapier.fr, nous analysons surtout les usages de Zapier pour le business et le marketing. Mais dans beaucoup d’entreprises, la question se pose : faut-il utiliser Zapier, Power Automate, ou les deux ? La réponse dépend largement de votre cartographie des tâches.
Si votre cartographie montre que :
- La majorité de vos flux concerne des applications cloud généralistes (CRM, outils marketing, outils SaaS divers).
- Vous travaillez surtout avec des outils web interconnectés par API.
Alors Zapier sera souvent un excellent candidat pour centraliser vos automatisations.
En revanche, si votre cartographie met en évidence que :
- Vos tâches sont massivement liées à Office 365 : Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Excel, Power BI.
- Votre CRM est Dynamics 365 ou un autre outil intégré à la suite Microsoft.
- Vous avez des workflows internes sur SharePoint, des formulaires Office, ou des validations par email/Teams.
Power Automate devient alors un levier clé, car il se greffe nativement à cet écosystème. La cartographie vous offre donc un critère objectif pour comprendre quand Power Automate sera plus pertinent que Zapier, ou quand il est judicieux de combiner les deux.
Mieux prioriser vos scénarios d’automatisation
Une erreur fréquente consiste à automatiser d’abord les tâches les plus visibles, et non les plus rentables. Par exemple, beaucoup d’équipes commencent par automatiser l’envoi d’emails de confirmation, alors que leurs plus gros gisements de temps perdu concernent la mise à jour d’Excel ou le classement des pièces jointes dans SharePoint.
La cartographie vous permet de :
- Quantifier le volume de chaque tâche (par jour, semaine, mois).
- Évaluer le temps passé manuellement sur chaque action.
- Repérer les erreurs récurrentes (oubli de mise à jour, doublons, pertes d’informations).
- Classer les tâches par impact potentiel de l’automatisation.
Une fois ces données en main, Power Automate n’est plus un simple « outil d’essai », mais une réponse à des besoins précisément identifiés, avec des priorités claires.
Comment cartographier vos tâches de manière concrète
Étape 1 : Identifier les processus clés de l’entreprise
Commencez par dresser la liste des grands processus qui structurent votre activité. Par exemple :
- Prospection commerciale et suivi des leads.
- Onboarding des nouveaux clients.
- Gestion des demandes entrantes (support, SAV, formulaires web).
- Facturation et relances de paiement.
- Gestion de projets internes.
- Recrutement et onboarding RH.
- Suivi des campagnes marketing.
Pour chaque grand processus, notez :
- Qui intervient (équipes, fonctions, rôles).
- Quels outils sont utilisés (Outlook, Teams, SharePoint, CRM, Excel, outils marketing, etc.).
- Quels documents circulent (devis, factures, contrats, tickets, demandes internes).
Étape 2 : Détailler les tâches manuelles récurrentes
Une fois vos processus identifiés, zoomez sur le détail des actions. L’objectif est de décomposer un processus en une suite de tâches, par exemple :
- Réception d’un email de demande de devis.
- Création manuelle d’un dossier dans SharePoint.
- Enregistrement de la demande dans un fichier Excel ou un CRM.
- Notification d’un commercial sur Teams.
- Envoi d’un mail type au prospect.
Pour chaque tâche, précisez :
- Qui la réalise.
- À quel moment elle intervient.
- Combien de temps elle prend en moyenne.
- Quelle application est utilisée.
- Quel est le déclencheur (un mail reçu, un formulaire rempli, une action dans le CRM, etc.).
C’est à ce niveau de granularité que Power Automate devient intéressant, car il va justement permettre de déclencher des flux à partir d’événements précis (réception d’un email, création d’un fichier, ajout d’un élément dans une liste, etc.).
Étape 3 : Repérer les « ponts » entre applications
Power Automate, comme Zapier, excelle lorsqu’il s’agit de faire communiquer plusieurs outils entre eux. Lors de la cartographie, soyez particulièrement attentif aux tâches qui consistent à :
- Copier/coller des données d’un outil vers un autre (Excel vers CRM, formulaire vers base interne, etc.).
- Transférer des pièces jointes ou des documents (Outlook vers SharePoint ou OneDrive).
- Notifier une équipe dans Teams suite à un événement dans une autre application.
- Mettre à jour des statuts dans plusieurs outils en parallèle.
Ces ponts inter-applications sont souvent les premiers candidats à l’automatisation, car ils sont répétitifs, sources d’erreurs, et généralement peu appréciés des équipes.
Étape 4 : Visualiser les flux (diagramme simple ou tableau)
Pour passer de la cartographie théorique à une vision opérationnelle, représentez vos flux de tâches sous une forme visuelle. Vous pouvez utiliser :
- Un diagramme de flux (avec des boîtes pour les actions et des flèches pour les enchaînements).
- Un tableau simple listant les tâches, l’outil utilisé, le déclencheur, la fréquence et le temps passé.
Cette visualisation aide à :
- Identifier les goulets d’étranglement (là où tout se bloque si une personne est absente).
- Voir où l’information passe par trop d’étapes manuelles.
- Mettre en évidence les « hubs » d’outils, comme Outlook, SharePoint ou Excel, que Power Automate peut orchestrer.
Identifier précisément où Power Automate apporte de la valeur
Automatiser tout ce qui part d’un événement Microsoft
Power Automate est particulièrement puissant dès qu’un événement se produit dans l’écosystème Microsoft. Grâce à la cartographie, vous allez pouvoir repérer :
- Les emails entrants spécifiques (demandes, formulaires, notifications) qui déclenchent ensuite une série d’actions manuelles.
- Les fichiers ajoutés ou modifiés dans OneDrive ou SharePoint, qui nécessitent ensuite un traitement (classement, validation, mise à jour d’un registre).
- Les messages et mentions dans Teams qui doivent entraîner des suivis ou des tâches dans d’autres outils.
- Les modifications d’éléments dans des listes SharePoint (tickets, tâches, demandes internes).
À partir de cette cartographie, vous pouvez imaginer des flux tels que :
- Quand un email contenant le mot « devis » arrive dans une boîte partagée, créer automatiquement un dossier SharePoint, enregistrer la demande dans une liste, et notifier le commercial dans Teams.
- Lorsque qu’un contrat est déposé dans un dossier OneDrive spécifique, extraire certaines métadonnées (nom du client, date, type de contrat) et les inscrire dans une base de suivi.
- Quand un formulaire Microsoft Forms est soumis, créer directement une tâche dans Planner et envoyer un récapitulatif sur un canal Teams.
Relier Power Automate à vos autres outils via connecteurs
Power Automate ne se limite pas à l’univers Microsoft. Des centaines de connecteurs permettent de travailler avec des outils externes, tout comme Zapier le fait dans une logique très orientée « SaaS marketing/business ». Grâce à votre cartographie, vous verrez rapidement où ces connecteurs prennent tout leur sens :
- Synchroniser des leads issus de formulaires web ou d’outils marketing vers Dynamics, HubSpot ou un autre CRM.
- Automatiser le passage d’informations entre un outil de facturation en ligne et un tableau de bord Power BI.
- Créer des tâches dans un gestionnaire de projet (Asana, Trello, etc.) dès qu’un événement clé se produit dans Teams ou Outlook.
La cartographie vous permet de voir quelles briques applicatives sont déjà couvertes par des connecteurs Power Automate et, le cas échéant, de comparer ce que Zapier propose pour les mêmes intégrations, en fonction de votre stratégie d’automatisation globale.
Identifier les flux nécessitant des validations ou des branches conditionnelles
Contrairement à des automatisations très linéaires, certains processus impliquent des validations humaines, des conditions complexes, ou des chemins différents selon les cas. Votre cartographie doit prendre en compte :
- Les étapes où un manager doit valider une demande (congé, budget, devis, recrutement).
- Les situations où le traitement dépend de la valeur d’un champ (montant, urgence, type de client).
- Les scénarios où plusieurs personnes sont impliquées en série ou en parallèle.
Power Automate gère bien ces logiques, notamment grâce aux branches conditionnelles, aux boucles et aux étapes d’approbation intégrées à l’écosystème Microsoft. Votre cartographie vous aide à repérer où ces capacités peuvent remplacer des échanges d’emails interminables ou des fichiers Excel partagés difficilement lisibles.
Exemples concrets de cartographie de tâches orientée Power Automate
Exemple 1 : Gestion des demandes entrantes par email
Sans cartographie, vous voyez simplement « on reçoit beaucoup de mails, c’est le bazar ». Avec cartographie, vous pouvez détailler :
- Types de demandes : devis, support, partenariat, recrutement, facturation.
- Boîtes mail concernées : contact@, support@, commercial@, etc.
- Actions manuelles actuelles : tri, transferts, saisies dans Excel ou CRM, réponses types.
Sur cette base, Power Automate peut :
- Analyser l’objet ou le contenu des messages pour les classer par type.
- Créer automatiquement un enregistrement dans une liste SharePoint ou un CRM.
- Assigner une personne responsable en fonction de critères simples (domaine, client, type de demande).
- Envoyer un accusé de réception standardisé.
- Notifier l’équipe concernée sur un canal Teams dédié.
La cartographie permet de transformer un flux chaotique de mails en un processus clair, où chaque type de demande suit un chemin bien défini, largement automatisé par Power Automate.
Exemple 2 : Suivi des projets internes avec SharePoint et Teams
Beaucoup d’entreprises gèrent leurs projets en combinant Teams, SharePoint et des fichiers Excel. Sans cartographie, on se retrouve vite avec des documents éparpillés, des tâches oubliées et des informations redondantes.
En cartographiant le cycle de vie d’un projet, vous pouvez identifier :
- Les documents créés à chaque étape (cahier des charges, planning, compte-rendu, livrables).
- Les moments où un nouveau dossier SharePoint est créé, souvent à la main.
- Les notifications envoyées sur Teams pour prévenir les parties prenantes.
- Les mises à jour d’avancement consignées dans Excel ou dans une liste SharePoint.
Avec cette vision, Power Automate peut :
- Créer automatiquement l’architecture de dossiers SharePoint lors de la création d’un nouveau projet.
- Générer des tâches dans Planner pour chaque phase clé.
- Poster des résumés automatiques d’avancement dans un canal Teams dédié.
- Mettre à jour des indicateurs dans un fichier ou une base de données pour suivi Power BI.
Exemple 3 : Automatisation combinée avec Zapier et Power Automate
Sur un site comme Zapier.fr, on voit souvent des scénarios où Zapier est idéal pour connecter des outils marketing (publicité, emailing, CRM SaaS, formulaires web). Mais dès que vos flux touchent l’univers Microsoft, la cartographie montre l’intérêt d’une cohabitation avec Power Automate.
Un exemple typique :
- Zapier récupère des leads depuis vos campagnes publicitaires, vos landing pages et vos formulaires externes, puis les centralise dans votre CRM.
- Power Automate prend ensuite le relais pour :
- Créer un dossier client dans SharePoint dès qu’un lead passe au stade « opportunité ».
- Notifier l’équipe commerciale sur Teams.
- Planifier des tâches de suivi dans Outlook ou Planner.
Sans cartographie, ces flux restent flous et segmentés. Avec cartographie, vous définissez clairement le rôle de chaque outil, et vous voyez précisément à quels endroits Power Automate s’intègre dans votre chaîne d’automatisation globale, en complément de Zapier.
Passer de la cartographie à une stratégie Power Automate structurée
Prioriser les premiers flux à mettre en place
Une fois vos tâches cartographiées, il est tentant de vouloir tout automatiser. Pour éviter la dispersion, classez vos idées de flux Power Automate selon trois critères :
- Impact temps gagné : combien de minutes/heures par semaine potentiellement économisées.
- Risque d’erreur : fréquence des oublis ou des erreurs humaines sur cette tâche.
- Complexité technique : niveau de difficulté pour créer et maintenir le flux.
Concentrez-vous d’abord sur les flux :
- Très fréquents.
- Faciles à automatiser (déclencheur clair, logique simple).
- Source de frustration quotidienne pour les équipes.
Documenter chaque flux pour assurer la pérennité
Comme avec Zapier, le risque avec Power Automate est de créer des dizaines de flux que plus personne ne comprend au bout de quelques mois. La cartographie initiale peut être réutilisée pour documenter chaque automatisation :
- Nom du flux et objectif.
- Déclencheur (événement précis).
- Étapes détaillées et outils impliqués.
- Responsable de la maintenance.
- Référence au processus métier dont il est issu.
Cette documentation, reliée à votre cartographie globale, permet de garder une vision claire de l’écosystème d’automatisations, et d’éviter les doublons ou les conflits entre flux.
Aligner votre usage de Power Automate avec les enjeux métier
Finalement, cartographier vos tâches ne sert pas seulement à repérer ce qui est automatisable. Cela vous permet surtout de relier chaque automatisation Power Automate à un enjeu métier précis :
- Réduire le temps de traitement d’une demande client.
- Améliorer la fiabilité de la donnée (moins d’erreurs de saisie).
- Accélérer les cycles de validation internes.
- Donner plus de visibilité en temps réel sur votre activité (via Power BI, par exemple).
C’est également le meilleur angle pour évaluer notre dossier complet sur l’utilisation de Power Automate en entreprise et décider comment l’intégrer intelligemment dans votre paysage d’outils, en parallèle ou en complément de Zapier. Vos tâches cartographiées deviennent alors la base d’une véritable stratégie d’automatisation, plutôt qu’une simple expérimentation technique.