Votre équipe passe encore des heures à copier-coller des informations entre outils, à envoyer des emails de suivi ou à mettre à jour des tableaux Excel ? Dans la plupart des entreprises, ces tâches répétitives sont tellement ancrées dans le quotidien qu’on ne les remet même plus en question. Pourtant, ce sont précisément ces actions qui peuvent (et doivent) être automatisées avec Zapier.
Dans cet article, nous allons explorer 7 scénarios concrets d’automatisation des tâches administratives que votre équipe vit déjà au quotidien… souvent sans réaliser qu’ils pourraient être délégués à des workflows automatisés. Pour chaque scénario, vous verrez comment Zapier peut servir de “colle” entre vos outils pour réduire les erreurs, gagner du temps et fluidifier la collaboration.
1. La saisie manuelle de données entre formulaires et CRM
Scénario typique : un prospect remplit un formulaire sur votre site (contact, devis, inscription à un webinar). Un membre de votre équipe récupère les informations et les saisit à la main dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho, etc.), puis envoie un email de confirmation personnalisé.
Les problèmes que votre équipe rencontre sans le dire
- Perte de temps à saisir nom, prénom, email, téléphone, entreprise… plusieurs fois.
- Risque d’erreurs de frappe ou de doublons dans le CRM.
- Retards dans le suivi commercial : le prospect attend une réponse, mais vos équipes sont occupées.
- Aucune uniformité dans la manière de classer et qualifier les leads.
Comment automatiser ce flux avec Zapier
Avec Zapier, vous pouvez créer un “Zap” qui relie votre outil de formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow Forms, Google Forms, etc.) à votre CRM et à votre outil d’emailing :
- Dès qu’un formulaire est envoyé, une nouvelle fiche contact est créée ou mise à jour dans le CRM avec toutes les données du formulaire.
- Un tag spécifique (ex. “Webinar – Janvier 2025”) est ajouté au contact pour segmenter votre base.
- Un email de confirmation personnalisé est envoyé automatiquement via Gmail, Outlook ou votre solution d’emailing.
- Une tâche est créée dans votre outil de gestion (Asana, Trello, Monday.com) pour qu’un commercial rappelle le prospect si nécessaire.
Résultat : vos équipes n’ont plus à faire de copier-coller, vous réduisez les erreurs de saisie et le délai de réponse au prospect est raccourci à quelques secondes.
2. La gestion chaotique des demandes entrantes par email
Scénario typique : votre équipe support ou administrative reçoit des dizaines (ou centaines) d’emails par jour : demandes de devis, questions clients, réclamations, demandes internes… Tout arrive dans une ou plusieurs boîtes de réception, et chacun se débrouille comme il peut avec des dossiers et des drapeaux de couleur.
Les symptômes d’un processus non automatisé
- Des emails “se perdent” dans la boîte de réception et restent sans réponse.
- Les priorités ne sont pas claires : qui traite quoi, et pour quand ?
- Beaucoup de transferts et de “CC” qui génèrent de la confusion.
- Aucune visibilité globale sur le volume, le temps de réponse et les sujets récurrents.
Transformer chaque email en tâche ou ticket automatiquement
Avec Zapier, vous pouvez transformer ce flux chaotique en processus structuré :
- Dès qu’un email arrive dans une adresse spécifique (ex. support@, admin@, compta@), un ticket est automatiquement créé dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk, Help Scout) ou une carte dans Trello/Asana.
- Le sujet de l’email devient le titre de la tâche, le corps de l’email la description, et la pièce jointe est ajoutée directement.
- Grâce aux filtres Zapier, vous pouvez router les demandes : par exemple, tous les emails contenant “facture” → équipe compta ; “devis” → équipe commerciale.
- Une réponse automatique peut être envoyée au client pour indiquer la prise en compte de sa demande et le délai estimé.
La boîte de réception devient alors une véritable “source” d’entrées pour vos workflows structurés, plutôt qu’un fourre-tout difficile à prioriser.
3. Le suivi manuel des factures et des paiements
Scénario typique : lorsqu’une facture est créée dans votre outil de facturation (QuickBooks, Stripe, PayPal, Sellsy, Pennylane, etc.), quelqu’un met à jour un fichier Excel, informe le client ou le service commercial, et relance manuellement les paiements en retard.
Les risques et frictions au quotidien
- Des factures oubliées ou des relances en retard, donc un impact direct sur votre trésorerie.
- Des informations financières éparpillées entre outils et fichiers partagés.
- Une dépendance forte à une personne “clé” qui tient tout à jour.
- Des tâches répétitives et peu valorisantes pour vos équipes administratives.
Automatiser le cycle de vie de la facture avec Zapier
Zapier permet de synchroniser votre outil de facturation avec vos outils de gestion et de communication :
- Lorsque vous émettez une nouvelle facture, une ligne est automatiquement ajoutée dans un Google Sheet centralisé ou un tableau Airtable, avec le montant, l’échéance, le client concerné.
- Un canal Slack ou un groupe Teams reçoit une notification pour informer l’équipe commerciale ou la direction.
- Quelques jours avant l’échéance, un email de rappel automatique est envoyé au client, personnalisé avec le numéro de facture et le lien de paiement.
- Lorsqu’un paiement est enregistré (via Stripe, PayPal, ou votre banque selon les intégrations), le statut de la facture est automatiquement mis à jour dans votre base ou votre outil de gestion, et une notification confirme le paiement.
Vous pouvez ainsi déployer un système de relance quasi autonome, tout en gardant la main sur les cas spécifiques à forte valeur ajoutée.
4. L’onboarding des nouveaux collaborateurs géré “à la main”
Scénario typique : à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur, votre équipe RH ou Office Manager suit une checklist dans un document interne : créer les comptes (email, outils SaaS), envoyer les documents d’accueil, ajouter la personne aux différents répertoires et canaux de communication, informer les équipes, etc.
Ce qui se passe quand tout est fait manuellement
- Oublis fréquents : un accès manquant, un groupe Slack oublié, un outil non configuré.
- Perte de temps : les mêmes actions répétées pour chaque nouvelle personne.
- Une expérience d’intégration inégale d’un collaborateur à l’autre.
- Dépendance à une personne “qui sait tout faire” et doit tout orchestrer.
Créer un parcours d’onboarding semi-automatisé
Avec Zapier, vous pouvez déclencher un workflow dès qu’un nouveau collaborateur est ajouté à un fichier RH, un Airtable ou un outil comme BambooHR :
- Création automatique d’une tâche “Onboarding – [Nom du collaborateur]” dans Asana/Trello avec une checklist standardisée.
- Envoi d’un email de bienvenue au collaborateur, contenant les liens vers les documents d’accueil, les outils internes, le règlement intérieur, etc.
- Ajout automatique du collaborateur à une newsletter interne ou à un annuaire partagé.
- Notification Slack ou Teams à l’équipe pour annoncer l’arrivée et partager les premières informations (poste, manager, date d’arrivée).
Certaines actions techniques (création de comptes dans les outils) devront parfois rester manuelles ou passer par d’autres solutions d’automatisation IT, mais Zapier peut orchestrer l’ensemble des étapes “administratives” et de communication.
5. La mise à jour manuelle de rapports et tableaux de bord
Scénario typique : chaque semaine ou chaque mois, votre équipe doit produire un reporting : nombre de leads, ventes, tickets support, temps de réponse, satisfaction client, etc. Ces données sont souvent extraites manuellement de plusieurs outils pour être consolidées dans un Google Sheet, Excel ou un rapport PowerPoint.
Les signes qu’il est temps d’automatiser
- Les équipes passent 2 à 4 heures par semaine uniquement à collecter des données.
- Les chiffres ne sont jamais totalement “à jour” : vous regardez un reflet du passé.
- Les erreurs de copier-coller se transforment en mauvais indicateurs.
- La création de rapports est vécue comme une corvée plutôt qu’un outil d’aide à la décision.
Alimenter automatiquement vos tableaux de bord
Zapier peut jouer le rôle de “pont” entre vos sources de données (CRM, outil de facturation, Google Analytics, outil de support, etc.) et vos fichiers de reporting :
- À chaque vente conclue, une ligne est ajoutée ou mise à jour dans un Google Sheet de suivi des performances.
- À chaque ticket clos dans votre outil de support, les informations clés (type de demande, temps de résolution, satisfaction) sont envoyées dans votre base de données analytique (Airtable, Google Sheets, voire un outil BI connecté).
- Un rapport automatique peut être généré chaque semaine, sous forme d’email récapitulatif envoyé aux managers, avec les principaux indicateurs.
Vous pouvez même aller plus loin en connectant ces données à un outil de data-visualisation (ex. Google Data Studio, Looker Studio, Power BI via connecteurs) pour disposer de tableaux de bord mis à jour en quasi temps réel.
6. La synchronisation fastidieuse entre outils marketing
Scénario typique : votre équipe marketing utilise un outil d’emailing ou de marketing automation, un outil de webinar, un CRM, parfois un outil de live chat… Mais les données circulent mal entre ces systèmes. Résultat : les listes ne sont pas à jour, les segments sont incomplets, et chaque campagne demande un nettoyage manuel préalable.
Les blocages fréquents sans automatisation
- Import/export CSV réguliers pour mettre à jour les contacts entre les outils.
- Segments d’audience incomplets : certains contacts n’ont pas les bons tags ou champs.
- Des workflows conditionnels impossibles à mettre en place faute de données fiables.
- Un risque de désinscrire un contact sur un outil mais de continuer à lui écrire depuis un autre.
Mettre en place une “colonne vertébrale” de données avec Zapier
Zapier peut synchroniser automatiquement vos outils marketing pour que chaque action d’un contact se reflète dans l’ensemble de votre écosystème :
- Lorsqu’un contact s’inscrit à un webinar (Zoom, Livestorm, WebinarJam…), il est automatiquement créé ou mis à jour dans votre CRM et dans votre outil d’emailing avec les bons tags (ex. “Intéressé par [Thème]”).
- Lorsqu’un contact clique sur un lien clé dans une campagne emailing, son profil peut être enrichi dans le CRM et une tâche peut être créée pour un suivi commercial.
- Quand un contact se désinscrit d’une newsletter, son statut peut être synchronisé dans les autres outils pour éviter les envois indésirables.
- Les réponses à des formulaires type “contenu premium” (livre blanc, checklist, etc.) peuvent déclencher des séquences d’emails adaptées, sans intervention manuelle.
Vous créez ainsi un système où chaque interaction client alimente automatiquement vos bases de données marketing, sans fichier CSV ni manipulations répétitives.
7. La gestion des demandes internes et des validations
Scénario typique : demandes de congés, validations de devis, signatures de contrats, demandes d’achat, validation de contenus marketing… Dans de nombreuses entreprises, ces processus internes se font encore par email ou messages instantanés, sans suivi clair ni centralisation.
Les conséquences d’un processus de validation manuel
- Allers-retours interminables pour savoir “où ça en est”.
- Des décisions prises mais non documentées, difficiles à retracer.
- Une surcharge de messages dans Slack, Teams ou les emails.
- Un temps de cycle (entre la demande et la validation) plus long que nécessaire.
Automatiser les demandes et les notifications de validation
Avec Zapier, vous pouvez structurer ces processus autour de formulaires ou d’outils de gestion de tâches :
- Un collaborateur remplit un formulaire (Google Forms, Typeform) pour une demande spécifique : congés, budget, achat, publication de contenu, etc.
- Le formulaire crée automatiquement une tâche dans votre outil de gestion de projet avec toutes les informations nécessaires.
- Le manager ou la personne en charge reçoit une notification Slack/Teams ou un email avec un lien direct vers la demande.
- Selon la réponse (validé/refusé), Zapier peut envoyer un email automatique au demandeur, mettre à jour un tableau de suivi, ou déclencher l’étape suivante (par exemple, envoyer le document à signer via un outil de signature électronique).
Ce type de workflow est particulièrement puissant pour standardiser vos procédures internes : plus de demandes perdues, une meilleure traçabilité et un temps de traitement réduit.
Passer d’une automatisation “invisible” à une stratégie structurée
Dans la plupart des entreprises, ces 7 scénarios existent déjà, mais sont gérés de manière artisanale : copier-coller, emails, fichiers partagés, relances manuelles… Ce sont des “automatisations humaines” qui coûtent cher en temps, en concentration et en qualité de service.
L’enjeu n’est pas de tout automatiser d’un coup, mais de repérer les tâches administratives récurrentes, prévisibles et basées sur des règles simples. Ce sont elles qui sont idéales pour être prises en charge par des Zaps. Une fois les premiers flux mis en place, vos équipes pourraient difficilement revenir en arrière.
Pour aller plus loin et identifier d’autres scénarios possibles dans votre propre contexte, vous pouvez vous appuyer sur notre dossier complet sur les usages concrets de l’automatisation des processus administratifs, qui détaille la méthode pour cartographier vos tâches, choisir les bons déclencheurs et actions, et construire progressivement un véritable “système nerveux” automatisé pour votre business.