Comprendre ce qu’est un workflow peut être très abstrait tant qu’on reste dans la théorie. Pourtant, dès qu’on le visualise avec des schémas simples, tout devient beaucoup plus clair, surtout lorsqu’on parle d’automatisations avec Zapier. Voici 7 schémas visuels pensés pour vous aider à enfin comprendre ce qu’est un workflow et comment l’utiliser concrètement dans votre business ou votre marketing.
1. Le schéma « chaîne de production » : la base du workflow
La première image à avoir en tête, c’est celle d’une chaîne de production. Un workflow, c’est une suite d’étapes logiques qui transforment une donnée initiale (un prospect, un email, une commande) en un résultat final (un client, une confirmation, un rapport, etc.).
Visualisation simple
Imaginez une ligne horizontale avec des boîtes successives :
- Étape 1 : Réception d’une information (formulaire rempli, email reçu, paiement confirmé…)
- Étape 2 : Traitement automatique (enregistrement dans un CRM, envoi dans un tableau, création d’une tâche…)
- Étape 3 : Action de suivi (email de bienvenue, notification interne, message Slack…)
- Étape 4 : Archivage ou reporting (mise à jour d’un fichier, tableau de bord, statistique…)
Chaque boîte représente une étape du workflow. Les flèches entre les boîtes représentent le flux d’information, c’est-à-dire le « flow » du « work ».
Application concrète avec Zapier
Sur Zapier, cette chaîne de production devient :
- Trigger (déclencheur) : un événement se produit dans une application (ex. nouveau lead dans Facebook Lead Ads).
- Actions : une série d’étapes automatiques se déclenche (ajout du contact dans HubSpot, envoi d’un email via Gmail, notification Slack…).
Ce schéma linéaire est idéal pour comprendre qu’un workflow n’est pas un simple automatisme isolé, mais un enchaînement structuré d’actions.
2. Le schéma « entonnoir marketing » : du lead au client
Pour le business et le marketing, l’un des meilleurs visuels pour comprendre un workflow est l’entonnoir (funnel). Un entonnoir montre comment un grand nombre de visiteurs ou de prospects passe par différentes étapes jusqu’à devenir client.
Visualisation simple
Imaginez un entonnoir en trois ou quatre niveaux :
- Haut de l’entonnoir : visiteurs / trafic
- Milieu de l’entonnoir : leads qualifiés
- Bas de l’entonnoir : opportunités commerciales
- Sortie de l’entonnoir : clients
Chaque passage d’un niveau à l’autre peut être automatisé par un workflow.
Exemple de workflow marketing automatisé
Avec Zapier, un workflow typique d’entonnoir pourrait être schématisé ainsi :
- Étape 1 : Un visiteur remplit un formulaire sur votre landing page (Typeform, Webflow, Gravity Forms…).
- Étape 2 : Zapier crée automatiquement un contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…).
- Étape 3 : Un segment est appliqué selon les réponses (qualification du lead).
- Étape 4 : Une séquence d’emails marketing se déclenche (Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign…).
- Étape 5 : Si le lead clique sur une offre, création automatique d’une opportunité pour l’équipe commerciale.
Visuellement, vous pouvez représenter chaque niveau de l’entonnoir avec les automatisations qui s’y rattachent. Cela vous aide à voir que le workflow relie les différents étages de votre stratégie marketing.
3. Le schéma « carte mentale » : le workflow comme réseau
Quand vos automatisations se multiplient, la vision linéaire ne suffit plus. Il devient utile de voir vos workflows comme une carte mentale (mindmap), avec des branches qui partent d’un point central et se déploient.
Visualisation simple
Imaginez un rond au centre : « Nouveau client ». Depuis ce cercle, plusieurs branches partent vers :
- Onboarding client
- Facturation
- Suivi de satisfaction
- Upsell / cross-sell
Chaque branche correspond à un sous-workflow, composé lui-même de plusieurs étapes.
Exemple d’utilisation en business
Pour un nouveau client, votre carte mentale de workflows Zapier pourrait inclure :
- Branche Onboarding :
- Envoi automatique d’un email de bienvenue personnalisé.
- Création d’un dossier client dans Google Drive.
- Ajout du client dans un canal privé Slack ou dans un espace Notion.
- Branche Facturation :
- Création automatique d’un client dans votre outil de facturation.
- Génération et envoi de la première facture.
- Branche Fidélisation :
- Programmation de rappels automatiques pour faire un point 30 jours après la signature.
- Envoi d’un questionnaire de satisfaction automatisé.
Ce schéma en carte mentale aide à comprendre qu’un workflow peut être modulaire : plusieurs workflows indépendants se déclenchent à partir d’un même événement clé.
4. Le schéma « if/else » : le workflow avec conditions
Un workflow n’est pas toujours une ligne droite. Parfois, il doit changer de direction selon des conditions : c’est le principe des chemins « if/else » (si/alors).
Visualisation simple
Imaginez un diagramme avec une question au centre, et deux flèches qui partent de chaque côté :
- Question : « Le lead est-il qualifié ? »
- Flèche gauche : OUI → chemin A
- Flèche droite : NON → chemin B
Le chemin A et le chemin B représentent deux suites d’actions différentes dans le même workflow.
Exemple avec segmentation marketing
Dans un workflow Zapier, cela peut se traduire par un scénario comme :
- Étape 1 : Nouveau lead via un formulaire.
- Étape 2 : Zapier vérifie le champ « budget » ou « taille d’entreprise ».
- Étape 3 : Si budget > X ou si l’entreprise > Y employés :
- Ajout du lead dans la liste « Prioritaire ».
- Notification instantanée à l’équipe commerciale sur Slack.
- Attribution du lead à un commercial senior.
- Étape 4 : Sinon (budget inférieur ou petit compte) :
- Ajout dans une séquence d’emails nurturing.
- Invitation à une démo collective plutôt qu’à une démo 1:1.
Visuellement, le schéma comporte un losange (pour la condition) d’où partent deux branches, chacune menant à des boîtes d’actions différentes. C’est ce type de représentation qui clarifie vraiment ce que signifie « workflow avec règles ».
5. Le schéma « avant / après » : workflow manuel vs workflow automatisé
Pour faire comprendre la valeur d’un workflow, rien de plus parlant qu’un schéma comparatif avant / après. C’est particulièrement utile pour convaincre une équipe d’adopter Zapier.
Visualisation simple
Divisez votre page en deux colonnes :
- Colonne gauche : « Avant (manuel) »
- Colonne droite : « Après (workflow automatisé) »
Sous chaque colonne, représentez les mêmes étapes, mais en marquant celles qui sont manuelles d’un côté, et celles qui sont automatiques de l’autre.
Exemple pour la gestion des leads
Colonne « Avant » :
- Un lead remplit un formulaire → notification reçue dans la boîte mail.
- Un membre de l’équipe ouvre l’email, copie-colle les infos dans le CRM.
- Un autre membre envoie un email de bienvenue manuel.
- Souvent, aucun suivi systématique n’est mis en place.
Colonne « Après » avec workflow Zapier :
- Trigger : formulaire rempli → Zapier capte automatiquement les données.
- Action 1 : création instantanée du contact dans le CRM.
- Action 2 : envoi automatique d’un email de bienvenue personnalisé.
- Action 3 : ajout du contact à une campagne de nurturing.
- Action 4 : notification Slack à l’équipe commerciale si le lead est qualifié.
Visuellement, le contraste entre les deux colonnes rend évident le gain de temps, la suppression des tâches répétitives et la réduction des erreurs humaines. On comprend mieux le rôle central du workflow : transformer un processus manuel en machine autonome.
6. Le schéma « timeline » : le workflow dans le temps
Un workflow n’est pas seulement une suite d’actions, c’est aussi une organisation dans le temps. Certains événements doivent se produire immédiatement, d’autres après quelques heures, quelques jours ou à une date précise.
Visualisation simple
Imaginez une frise chronologique avec des points marquant des actions :
- Jour 0 : inscription du contact
- Jour 1 : email de bienvenue
- Jour 3 : envoi d’un contenu à forte valeur ajoutée
- Jour 7 : proposition d’appel découverte
- Jour 14 : dernière relance automatique
Chaque point représente une action de votre workflow, placée dans le temps.
Exemple de séquence d’onboarding client
Avec Zapier, un workflow temporel peut ressembler à ceci :
- Étape 1 (immédiat) : un client souscrit à votre offre SaaS.
- Étape 2 (immédiat) : Zapier envoie un email de bienvenue avec les identifiants et les premières ressources.
- Étape 3 (après 2 jours) : envoi d’un tutoriel avancé si le client ne s’est pas encore connecté plus de X fois.
- Étape 4 (après 7 jours) : email demandant un feedback rapide sur la prise en main.
- Étape 5 (après 14 jours) : proposition d’un call d’accompagnement si l’usage reste faible.
Visualiser ce workflow sur une timeline montre comment l’automatisation permet de maintenir un contact régulier et pertinent sans effort manuel. On comprend que le workflow n’est pas juste « réactif » mais aussi « proactif » dans la durée.
7. Le schéma « écosystème d’apps » : le workflow comme hub central
Avec Zapier, un workflow ne se limite pas à une seule application. Au contraire, il connecte plusieurs outils entre eux : CRM, email, facturation, formulaires, messagerie, gestion de projet… Un schéma en « écosystème » est très parlant pour visualiser cette dimension.
Visualisation simple
Imaginez Zapier au centre d’un cercle, avec plusieurs applications tout autour :
- Google Sheets
- HubSpot / Pipedrive
- Gmail / Outlook
- Slack / Microsoft Teams
- Stripe / PayPal
- Notion / Trello / Asana
- Typeform / Gravity Forms
Des flèches partent des apps vers Zapier et repartent vers d’autres apps. Chaque ensemble de flèches représente un workflow spécifique.
Exemple d’écosystème pour un business en ligne
Vous pouvez, par exemple, schématiser ainsi :
- Quand un client paie sur Stripe (app A) :
- Zapier envoie les infos vers votre CRM (app B).
- Zapier crée une ligne dans Google Sheets (app C) pour le suivi financier.
- Zapier déclenche un email de confirmation via Gmail (app D).
- Zapier crée une tâche dans Asana (app E) si une action interne est nécessaire.
Ce schéma en réseau montre que le workflow, c’est la colle qui relie tout votre stack d’outils. Comprendre cela visuellement permet de mieux concevoir des automatisations cohérentes, sans redondances ni « trous » dans vos processus.
Comment utiliser ces 7 schémas pour concevoir vos propres workflows Zapier
Ces 7 schémas visuels ne sont pas seulement des images théoriques. Ils peuvent devenir de vrais outils de travail pour concevoir, optimiser et expliquer vos workflows à vos équipes.
1. Partir de la chaîne de production pour clarifier le processus
Commencez systématiquement par dessiner la version « chaîne de production » de votre workflow :
- Où commence-t-il (quel est le déclencheur) ?
- Quelles sont les étapes indispensables entre le début et la fin ?
- Quel est le résultat final attendu (sortie du workflow) ?
Ce premier schéma linéaire vous évite de vous perdre dans des conditions complexes trop tôt.
2. Passer à l’entonnoir marketing pour les workflows orientés ventes
Dès que votre objectif touche au marketing ou au développement commercial, traduisez votre workflow en entonnoir :
- Où se situe votre workflow : haut, milieu ou bas de funnel ?
- Comment les automatisations aident-elles à faire passer les leads d’un niveau à l’autre ?
- Y a-t-il des trous dans l’entonnoir (moments où rien ne se passe) que vous pourriez combler ?
3. Utiliser la carte mentale pour gérer plusieurs workflows simultanés
Si vous avez plusieurs automatisations qui se déclenchent autour d’un même événement (par exemple « nouveau client »), dessinez une carte mentale :
- Identifiez chaque branche (onboarding, facturation, support, fidélisation…).
- Décidez quelles branches doivent être automatisées, partiellement ou totalement.
- Repérez les doublons (deux workflows qui envoient des emails similaires, par exemple).
4. Utiliser les schémas if/else pour clarifier vos règles métiers
Avant de créer des conditions dans Zapier, dessinez-les :
- Écrivez les questions clés (budget, pays, canal d’acquisition, comportement…).
- Tracez les deux (ou plusieurs) chemins possibles pour chaque réponse.
- Placez les actions spécifiques à chaque chemin (emails, notifications, tags, changements de statut…).
Ce travail visuel vous évite de créer des workflows difficiles à maintenir et vous aide à garder une logique claire.
5. Construire un « avant / après » pour prioriser vos automatisations
Si vous avez beaucoup d’idées de workflows, commencez par comparer vos processus actuels :
- Listez les tâches manuelles répétitives.
- Visualisez le volume de temps qu’elles consomment chaque semaine.
- Créez un schéma avant / après pour repérer les workflows avec le meilleur ROI.
C’est un excellent support pour convaincre des décideurs, des associés ou des clients de l’intérêt d’investir dans l’automatisation.
6. Passer vos workflows sur une timeline pour améliorer l’expérience utilisateur
Pour tous les workflows qui interagissent avec vos prospects ou vos clients (emails, messages, relances), la timeline est indispensable :
- Positionnez chaque message dans le temps.
- Vérifiez qu’il n’y a pas de « bombardement » de messages trop rapprochés.
- Contrôlez qu’il n’y a pas de temps mort trop long qui pourrait faire chuter l’engagement.
7. Cartographier votre écosystème d’apps pour éviter le chaos
Enfin, dès que vous utilisez plus de trois ou quatre outils dans vos workflows, dessinez votre écosystème :
- Placez chaque application sur un schéma circulaire.
- Tracez les flux de données : d’où viennent-elles, où vont-elles ?
- Identifiez les points de vérité des données (où la donnée doit être exacte et à jour).
Ce type de visuel est précieux pour auditer vos automatisations existantes et repérer les incohérences (données en double, informations qui ne se synchronisent pas, etc.).
Aller plus loin dans la définition et la stratégie de workflow
Si vous souhaitez creuser davantage la notion même de workflow, ses composants, ses avantages et ses bonnes pratiques spécifiques au contexte Zapier, vous pouvez consulter notre dossier complet sur la notion de workflow def pour passer d’une simple compréhension théorique à une véritable stratégie d’automatisation appliquée à votre business.