Zapier est souvent utilisé pour connecter un formulaire à une feuille de calcul ou pour envoyer un email automatique. Pourtant, son véritable potentiel se révèle lorsque l’on commence à imaginer des automatisations plus créatives, moins évidentes… mais diablement efficaces. Voici 20 automatisations Zapier en français que presque personne n’utilise, mais qui peuvent transformer votre façon de gérer votre business et votre marketing.
Automatisations Zapier pour la prospection et les ventes
1. Qualifier automatiquement les leads LinkedIn en enrichissant leurs données
La plupart des pros utilisent Zapier pour envoyer un nouveau lead LinkedIn vers un CRM. Mais très peu ajoutent une couche d’enrichissement avant l’enregistrement.
- Déclencheur : nouveau lead via un formulaire LinkedIn Ads.
- Action 1 : envoyer l’email du lead vers un outil d’enrichissement (Clearbit, Dropcontact, etc.).
- Action 2 : créer ou mettre à jour le contact dans votre CRM avec le secteur, la taille de l’entreprise, le poste exact, le pays, etc.
- Action 3 : attribuer automatiquement un score de lead en fonction de critères (taille d’entreprise, pays, fonction).
Résultat : vos commerciaux ne perdent plus de temps à chercher des infos de base et se concentrent sur les leads à fort potentiel.
2. Envoyer une séquence de nurturing personnalisée après une prise de rendez-vous
Beaucoup se contentent d’un email de confirmation de rendez-vous. Vous pouvez aller beaucoup plus loin avec une séquence personnalisée avant le call.
- Déclencheur : nouveau rendez-vous pris via Calendly, Google Calendar ou autre.
- Action 1 : envoyer un email de préqualification avec un questionnaire rapide.
- Action 2 : segmenter automatiquement le prospect dans votre outil d’emailing selon ses réponses.
- Action 3 : déclencher une séquence de mails adaptée au segment (TPE, agence, SaaS, e-commerce…).
Vos prospects arrivent ultra préparés au rendez-vous, ce qui augmente significativement vos taux de closing.
3. Alerter un commercial via Slack dès qu’un lead “stratégique” remplit un formulaire
Au lieu de laisser les leads “chauds” dormir dans un CRM, alertez immédiatement la bonne personne dès qu’un prospect VIP remplit un formulaire ou télécharge un contenu.
- Déclencheur : nouveau formulaire rempli (Typeform, Gravity Forms, Webflow Forms, etc.).
- Action 1 : vérifier le domaine email (par exemple @grandgroupe.com).
- Action 2 : si domain = important, envoyer un message sur un canal Slack #leads-chauds avec toutes les infos importantes.
- Action 3 : créer automatiquement une tâche dans votre CRM ou outil de gestion (HubSpot, Pipedrive, ClickUp…).
Vous réduisez drastiquement le temps de réaction sur les leads à forte valeur, sans rien changer à vos formulaires actuels.
4. Relancer automatiquement les devis non signés avant la date d’expiration
Vous envoyez des devis via un outil type PandaDoc, DocuSign ou Qwilr ? Utilisez Zapier pour ne plus jamais laisser un devis expirer sans relance.
- Déclencheur : devis envoyé (status “sent”).
- Action 1 : calculer une date de rappel (ex. J+5 ou J+7).
- Action 2 : programmer un email de relance personnalisé avec rappel de la valeur du devis.
- Action 3 : notifier le commercial si le devis n’est toujours pas signé après ce délai.
Automatiser cette relance simple peut suffire à récupérer plusieurs milliers d’euros de chiffre d’affaires chaque trimestre.
Automatisations Zapier pour le marketing de contenu
5. Transformer chaque nouvel article de blog en plan de diffusion multi-canal
La majorité des équipes publient un article, le partagent une fois sur les réseaux, puis passent au suivant. Zapier vous permet d’industrialiser la diffusion.
- Déclencheur : nouveau post publié sur WordPress, Webflow ou Ghost.
- Action 1 : créer automatiquement des brouillons de posts LinkedIn, Facebook et X avec le titre, l’extrait et le lien.
- Action 2 : envoyer un message sur Slack ou email à l’équipe marketing avec ces brouillons pour validation.
- Action 3 : ajouter l’article dans une feuille “Contenus à recycler” avec date de republication suggérée (ex. dans 60 ou 90 jours).
Vous systématisez la republication et la promotion sans effort supplémentaire.
6. Générer une base de données SEO de vos contenus, automatiquement mise à jour
Au lieu de maintenir un tableau Excel manuel de vos contenus (titre, mot-clé cible, URL, auteur, date, etc.), laissez Zapier faire ce travail.
- Déclencheur : nouvel article, nouvelle page ou nouveau contenu publié.
- Action 1 : extraire automatiquement le titre, le slug, la catégorie, l’auteur.
- Action 2 : ajouter une ligne dans Google Sheets ou Airtable dédiée au suivi SEO.
- Action 3 : envoyer un rappel X jours plus tard (ex. 45 jours) pour vérifier les positions SEO et mettre à jour le contenu.
Vous obtenez une “source de vérité” SEO parfaitement à jour, sans saisie manuelle chronophage.
7. Alerter l’équipe dès qu’un contenu stratégique perd des positions Google
Peu d’équipes réagissent rapidement lorsqu’un article clé commence à perdre en visibilité. Vous pouvez connecter vos outils SEO à Zapier pour corriger cela.
- Déclencheur : rapport hebdomadaire ou quotidien issu d’un outil SEO (via Google Sheets, API ou email parse).
- Action 1 : filtrer les pages qui perdent plus de X positions sur un mot-clé principal.
- Action 2 : envoyer un message sur Slack #priorités-seo avec la page, le mot-clé et la perte de position.
- Action 3 : créer automatiquement une tâche de “rafraîchissement de contenu” dans votre outil de gestion de projet.
Vos contenus restent compétitifs sur vos mots-clés stratégiques, sans devoir passer des heures à analyser les rapports.
8. Centraliser tous les témoignages clients (emails, formulaires, réseaux) dans un seul espace
Les témoignages arrivent de partout : réponses à des emails, messages LinkedIn, avis Google, formulaires NPS… Zapier peut les rassembler automatiquement.
- Déclencheur :
- nouvelle réponse positive à un NPS,
- nouvel avis Google My Business,
- mention positive sur les réseaux (via un outil d’écoute),
- réponse email contenant un certain score ou mot-clé.
- Action 1 : extraire le texte du témoignage, le nom, la source.
- Action 2 : stocker tout dans Airtable ou Google Sheets avec tags (produit, langue, pays, note).
- Action 3 : notifier le marketing lorsqu’un témoignage “5 étoiles” est détecté, pour l’intégrer sur le site.
Vous créez un vivier de preuves sociales prêt à être réutilisé dans vos pages de vente, vos emails et vos réseaux sociaux.
Automatisations Zapier pour les opérations et la productivité
9. Créer un “rapport d’activité quotidien” automatique pour les managers
Au lieu de demander à chacun de faire un compte-rendu manuel, centralisez automatiquement les actions clés de l’équipe.
- Déclencheurs multiples :
- nouvelles tâches complétées dans Asana, Trello ou ClickUp,
- nouveaux deals gagnés dans le CRM,
- articles publiés, campagnes lancées, tickets résolus.
- Action 1 : regrouper ces événements dans un document ou une note (Google Docs, Notion, etc.).
- Action 2 : envoyer chaque jour à heure fixe un email récapitulatif aux managers.
Les responsables ont une vision claire des progrès sans imposer une bureaucratie supplémentaire à leurs équipes.
10. Mettre à jour votre statut Slack et votre calendrier en une seule action
Beaucoup oublient d’indiquer qu’ils sont en rendez-vous, concentrés ou en congés. Zapier permet de synchroniser ces informations.
- Déclencheur :
- nouvel événement Google Calendar avec mot-clé spécifique (ex. “Focus”, “Deep work”, “Out of office”),
- ou changement dans un outil de congés (Factorial, Timetastic, etc.).
- Action 1 : mettre à jour automatiquement le statut Slack (ex. “En rendez-vous jusqu’à 16h”, “En focus, réponses limitées”).
- Action 2 : couper ou réduire les notifications dans certains canaux pendant cette période (via des intégrations Slack/Do not disturb).
Vous réduisez les interruptions et améliorez la communication interne, sans y penser.
11. Automatiser l’onboarding des nouveaux collaborateurs
Chaque nouvelle arrivée implique des listes de tâches : créer des comptes, inviter à des outils, partager des documents, etc. Zapier peut orchestrer tout cela.
- Déclencheur : ajout d’une nouvelle personne dans votre annuaire RH ou votre base Notion “Équipe”.
- Action 1 : créer les tâches d’onboarding dans votre outil de gestion de projet (checklists par rôle).
- Action 2 : envoyer un email de bienvenue avec les liens clés (notion d’accueil, règlement, outils).
- Action 3 : inviter automatiquement la personne à certains outils compatibles (Slack, gestion de mots de passe, espace de formation).
Vous standardisez l’expérience d’arrivée et réduisez les oublis, même dans les phases de forte croissance.
12. Créer un “journal d’erreurs” pour mieux documenter les problèmes récurrents
Les bugs et problèmes internes se perdent souvent dans les messages Slack ou emails. Avec Zapier, vous pouvez les consigner automatiquement.
- Déclencheur :
- nouveau ticket créé dans un outil de support interne,
- message Slack avec un mot-clé défini (#bug, #incident),
- soumission de formulaire interne “Signaler un problème”.
- Action 1 : enregistrer chaque incident dans une base (Airtable, Notion, Sheet) avec date, type, service concerné et gravité.
- Action 2 : étiqueter automatiquement par catégorie (technique, facturation, produit, RH…).
- Action 3 : générer un rapport hebdo des incidents les plus fréquents pour prioriser les corrections.
Vous bâtissez une mémoire collective des problèmes, indispensable pour améliorer vos process et votre produit.
Automatisations Zapier pour le support client et l’expérience utilisateur
13. Envoyer une vidéo de bienvenue personnalisée après l’inscription
Plutôt qu’un simple email de bienvenue, impressionnez vos nouveaux utilisateurs avec une courte vidéo personnalisée.
- Déclencheur : nouvel utilisateur créé dans votre outil (Stripe, votre SaaS, système de paiement, etc.).
- Action 1 : envoyer les données (nom, email, plan choisi) vers un outil vidéo type Bonjoro ou Loom via Zapier.
- Action 2 : générer ou déclencher l’envoi d’une vidéo de bienvenue personnalisée.
- Action 3 : taguer l’utilisateur dans votre CRM comme “Vidéo de bienvenue envoyée” pour suivre l’impact sur l’activation.
Ce type d’automatisation crée un effet “wow” fort tout en restant largement automatisable.
14. Proposer automatiquement une ressource d’aide quand un utilisateur abandonne un formulaire
Lorsque quelqu’un commence un formulaire complexe mais ne le termine pas, vous perdez une opportunité… sauf si vous automatisez une aide contextuelle.
- Déclencheur : événement “formulaire abandonné” (via un outil d’analytics ou un script qui envoie un webhook à Zapier).
- Action 1 : si l’email est connu (connecté ou saisi dans un premier champ), envoyer un email d’aide avec :
- un lien pour reprendre le formulaire là où il a été laissé,
- une FAQ ciblée,
- une adresse ou un chat pour poser une question.
- Action 2 : taguer cet utilisateur comme “formulaire abandonné” pour une future campagne de réactivation.
Vous récupérez une partie des conversions perdues, sans intervention manuelle.
15. Créer des tâches de suivi automatique après une mauvaise note NPS ou CSAT
Collecter des notes NPS (Net Promoter Score) ou CSAT (satisfaction) est utile… seulement si vous agissez. Zapier rend cette action systématique.
- Déclencheur : nouvelle réponse NPS ou CSAT inférieure à un certain seuil (ex. 6/10 ou 3/5).
- Action 1 : créer une tâche dans votre outil de support ou CRM pour rappeler le client.
- Action 2 : assigner cette tâche à la bonne équipe selon la typologie du client (compte clé, PME, autoplan).
- Action 3 : envoyer un email personnalisé de prise en compte, signé par un responsable.
Vous transformez les retours négatifs en opportunités de fidélisation et montrez que vous écoutez vraiment vos utilisateurs.
16. Router automatiquement les tickets vers l’équipe la plus compétente
Au lieu d’un simple “boîte unique” où tous les tickets arrivent, utilisez Zapier pour router automatiquement les demandes.
- Déclencheur : nouveau ticket dans votre helpdesk (Zendesk, Freshdesk, HubSpot Service, etc.).
- Action 1 : analyser le sujet ou les tags (produit, facturation, technique, partenaire).
- Action 2 : router vers le bon pipeline, la bonne file d’attente ou le bon canal Slack.
- Action 3 : mettre à jour le ticket avec une priorité basée sur certains mots-clés (“erreur de paiement”, “bloqué”, “impossible d’accéder”).
Vos équipes gagnent en réactivité et vos clients obtiennent des réponses plus rapides, sans surcharger de tri manuel.
Automatisations Zapier pour la finance, l’admin et le pilotage
17. Suivi automatique du MRR / chiffre d’affaires dans un tableau de bord temps réel
Plutôt que d’attendre la fin du mois pour connaître vos chiffres, connectez vos outils de paiement à Zapier.
- Déclencheur : nouvelle facture payée, nouvel abonnement, annulation ou remboursement (via Stripe, PayPal, Chargebee…).
- Action 1 : consigner chaque événement dans un tableau de bord (Airtable ou Sheet) avec montant, client, type d’opération.
- Action 2 : calculer automatiquement les indicateurs clés (MRR, churn, panier moyen, évolution par rapport au mois précédent).
- Action 3 : envoyer un récapitulatif hebdomadaire aux dirigeants, directement dans Slack ou par email.
Vous pilotez votre activité en quasi temps réel sans passer votre vie dans les exports d’outils de paiement.
18. Relance automatique des factures en retard avec ton et modèle adaptés
Relancer les factures manuellement est chronophage et rarement fait à temps. Organisez un scénario intelligent avec Zapier.
- Déclencheur : facture passée en “overdue” dans votre outil de facturation.
- Action 1 : envoyer un premier email cordial 3 jours après l’échéance.
- Action 2 : envoyer un deuxième email plus ferme 10 jours après si non payé.
- Action 3 : créer une tâche “appel de relance” pour les montants supérieurs à un certain seuil.
Vous normalisez le recouvrement sans créer de tension inutile, tout en améliorant votre trésorerie.
19. Générer des rapports mensuels automatiques pour vos clients B2B
Si vous êtes agence ou freelance, vous passez peut-être beaucoup de temps à préparer des rapports mensuels. Automatisez 80 % du travail de base.
- Déclencheur : début de mois ou date fixe (ex. le 1er à 9h).
- Action 1 : récupérer les métriques clés depuis vos outils (Google Analytics, Google Ads, Meta Ads, SEO, emailings, etc.).
- Action 2 : remplir un template de rapport (Google Docs, Slides, Notion) pour chaque client.
- Action 3 : envoyer le rapport au client ou à votre équipe pour ajout d’un commentaire éditorial.
Vos clients reçoivent leurs rapports à temps, vous gagnez plusieurs heures par mois, et vous gardez la main sur l’analyse qualitative.
20. Suivre automatiquement les budgets de campagnes marketing dans un tableau unique
Les budgets publicitaires sont souvent éclatés entre différentes plateformes : Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Ads, etc. Zapier peut les rassembler.
- Déclencheur : rapports quotidiens automatisés de chaque plateforme (via API, Google Sheets, ou connecteurs natifs Zapier).
- Action 1 : centraliser les dépenses, impressions, clics et conversions dans une base unifiée.
- Action 2 : calculer automatiquement le budget consommé versus budget prévu par campagne.
- Action 3 : envoyer une alerte lorsque certaines campagnes dépassent un seuil de dépense ou un CPA cible.
Vous gardez la maîtrise de vos budgets et évitez les mauvaises surprises en fin de mois.
Aller plus loin avec Zapier et les automatisations avancées
Combiner plusieurs automatisations pour créer de vrais “workflows métiers”
La vraie puissance de Zapier ne vient pas d’un Zap isolé, mais de la combinaison de plusieurs scénarios : un lead rempli un formulaire, est enrichi, qualifié, puis intégré dans une séquence email et suivi par un commercial. Chacune des 20 idées ci-dessus peut devenir un maillon d’une chaîne plus large, totalement adaptée à votre business.
Personnaliser vos scénarios pour le marché francophone
Beaucoup de ressources sur Zapier sont en anglais, ce qui pousse à copier des exemples peu adaptés aux spécificités francophones (RGPD, formats de dates, outils locaux, habitudes de paiement). Pour concevoir des automatisations réellement pertinentes, vous pouvez vous inspirer de notre article spécialisé qui présente en détail l’écosystème Zapier pour les utilisateurs francophones et les équipes marketing, avec un focus sur les cas d’usage business concrets.
Quelques bonnes pratiques pour des Zaps fiables et maintenables
- Prévoir des “filtres” pour éviter les erreurs (par exemple, ne traiter que les leads avec email professionnel).
- Documenter vos Zaps (nommage clair, description, liens vers les process internes).
- Tester chaque automatisation avec plusieurs cas réels avant de la déployer en production.
- Créer un canal Slack ou un email dédié aux erreurs Zapier pour intervenir rapidement en cas de souci.
- Planifier une revue trimestrielle de vos automatisations pour les adapter à vos nouveaux outils et process.
En sortant des automatisations “basiques” et en explorant ces 20 idées rarement utilisées, vous transformez Zapier en véritable chef d’orchestre de votre stack marketing, commerciale et opérationnelle, le tout sans écrire une seule ligne de code.