Zapier est souvent présenté comme un simple connecteur entre applications. Pourtant, utilisé intelligemment, il devient un véritable chef d’orchestre capable d’automatiser des scénarios surprenants pour le business et le marketing. Voici 15 scénarios d’automatisation Zapier en français que vous n’auriez probablement jamais imaginés, mais qui peuvent transformer votre manière de travailler au quotidien.
Automatiser la relation client de manière quasi “magique”
Scénario 1 : Transformer chaque nouvel avis client en opportunité marketing
Vous récoltez des avis sur Google, Trustpilot ou Facebook, mais vous ne les exploitez pas pleinement ? Zapier permet de créer un flux automatique pour transformer chaque nouvel avis en atout marketing.
- Déclencheur : un nouvel avis est publié sur Google Business, Trustpilot ou un formulaire interne.
- Actions :
- Créer automatiquement une carte dans Trello ou un ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk…)
- Envoyer un message Slack ou Teams à l’équipe marketing avec le contenu de l’avis
- Si la note est supérieure à 4/5, générer automatiquement un brouillon de publication pour les réseaux sociaux (Buffer, Hootsuite, ou Meta Business Suite)
Résultat : vous réagissez plus vite aux avis négatifs, valorisez les avis positifs et ne laissez plus aucune preuve sociale dormir dans un coin.
Scénario 2 : Envoyer des réponses “semi-personnalisées” ultra-rapides aux demandes entrantes
Un prospect remplit un formulaire de contact ou un formulaire Typeform ? Plutôt que d’envoyer un simple message générique, Zapier peut créer des réponses adaptées au contexte.
- Déclencheur : nouveau formulaire rempli (Typeform, Gravity Forms, Webflow, ClickFunnels…)
- Actions possibles :
- Analyser la réponse du prospect (secteur, budget, besoin) et choisir un modèle d’e-mail adapté
- Envoyer un e-mail automatique depuis Gmail ou Outlook avec un message personnalisé (par exemple, un template spécifique pour les e-commerçants, un autre pour les coachs…)
- Créer un contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…) avec un tag correspondant au besoin identifié
Vous donnez l’impression d’une réponse très rapide et soignée, tout en préparant déjà la segmentation pour vos futures relances.
Scénario 3 : Générer des FAQ dynamiques depuis vos échanges clients
Vos clients posent souvent les mêmes questions par e-mail, chat ou sur votre helpdesk. Avec Zapier, chaque question peut nourrir automatiquement votre base de connaissances.
- Déclencheur : nouveau ticket support, nouveau message chat ou nouveau mail support (Gmail/Outlook + label spécifique).
- Actions :
- Envoyer le contenu du message vers une feuille Google Sheets ou Airtable dédiée aux questions fréquentes
- Ajouter automatiquement des colonnes “type de question”, “catégorie”, “suggestion de réponse” via des règles ou champs pré-remplis
- Notifier l’équipe documentation sur Slack pour qu’elle valide et transforme ces questions en articles de FAQ
Vous transformez votre support client en moteur de contenu utile, sans travail manuel de collecte.
Booster le marketing et le contenu avec des automatisations créatives
Scénario 4 : Construire un “calendrier éditorial vivant” à partir de vos idées éparpillées
Vos idées de contenu sont éparpillées entre notes, e-mails et messages vocaux. Zapier peut les centraliser automatiquement dans un calendrier éditorial unifié.
- Déclencheurs possibles :
- Vous envoyez un e-mail avec un sujet commençant par “Idée contenu – …”
- Vous ajoutez une note dans Notion, Evernote ou ClickUp dans une page “Idées”
- Vous créez une note vocale dans un outil comme Google Voice ou un formulaire interne
- Actions :
- Créer une nouvelle ligne dans Google Sheets ou Airtable avec le titre, la source et la date
- Assigner cette idée à un rédacteur dans Trello/Asana avec une deadline par défaut
- Ajouter des tags “blog”, “YouTube”, “LinkedIn” selon le canal choisi dans le formulaire ou l’objet de l’e-mail
Vos idées ne se perdent plus et se transforment automatiquement en tâches prêtes à être produites.
Scénario 5 : Transformer chaque nouvel abonné newsletter en audience multi-canal
Quand une personne s’abonne à votre newsletter, elle n’est pas obligée de rester cantonnée à l’e-mail. Zapier permet de la “déployer” sur plusieurs canaux tactiques.
- Déclencheur : nouvel abonné dans Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign, Klaviyo, etc.
- Actions possibles :
- Créer un contact dans votre outil CRM principal avec un tag “newsletter”
- Ajouter l’e-mail à une audience publicitaire personnalisée (Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Ads)
- Envoyer un message de bienvenue personnalisé sur Slack (via un canal #nouveaux-abonnés) pour sensibiliser l’équipe
- Enregistrer les données dans une base Airtable pour analyser plus finement le profil des abonnés
Cela permet par exemple de recibler vos abonnés par publicité, ou de suivre leur progression dans votre tunnel de vente, sans tâche manuelle.
Scénario 6 : Recycler automatiquement vos meilleurs contenus sur d’autres plateformes
Vous publiez des articles de blog ou des vidéos YouTube, mais la republication sur d’autres canaux prend du temps ? Zapier peut orchestrer ce “recyclage” sans effort.
- Déclencheur : nouvel article publié sur WordPress, Webflow ou Ghost, ou nouvelle vidéo YouTube mise en ligne.
- Actions :
- Créer un post LinkedIn pré-rempli (via un outil comme Buffer) avec le titre et le lien
- Envoyer un brouillon d’e-mail à votre outil de newsletter avec le résumé de l’article
- Envoyer le texte dans une base Notion ou Airtable pour préparer des carrousels Instagram ou posts courts
- Créer une tâche pour un copywriter afin de transformer l’article en script de vidéo courte
Vous multipliez la portée de chaque contenu sans avoir à tout copier-coller manuellement.
Scénario 7 : Lancer des séquences “lead nurturing” basées sur le comportement de vos visiteurs
Plutôt que d’envoyer la même séquence d’e-mails à tout le monde, vous pouvez adapter vos messages en fonction des actions réelles de vos prospects.
- Déclencheurs :
- Un visiteur télécharge un livre blanc spécifique
- Un prospect visite plusieurs fois votre page de tarifs (via un outil comme HubSpot, Leadfeeder ou Google Analytics + webhook)
- Un utilisateur clique sur un lien précis dans un e-mail
- Actions :
- Changer automatiquement leur segment dans votre outil e-mailing
- Lancer une séquence d’e-mails personnalisée orientée “comparatif”, “cas d’usage” ou “preuve sociale”
- Créer une tâche pour un commercial si un prospect montre un fort intérêt (score comportemental élevé)
Le nurturing devient réellement contextuel, sans nécessiter une équipe marketing pléthorique.
Fluidifier le back-office et la gestion interne
Scénario 8 : Synchroniser automatiquement vos devis, factures et paiements
Votre comptabilité est souvent le maillon faible de votre organisation ? Avec les bons zaps, vous pouvez automatiser une grande partie du passage entre devis, factures et suivi des paiements.
- Déclencheur : nouveau devis accepté dans votre outil (Stripe, PayPal, QuickBooks, Sellsy, ou signature électronique comme DocuSign).
- Actions :
- Créer automatiquement une facture dans votre logiciel comptable
- Ajouter le client à un tableau de bord dans Google Sheets ou Airtable pour le suivi des paiements
- Envoyer un e-mail de confirmation au client avec la facture en pièce jointe
- Notifier le service comptable ou administratif sur Slack/Teams
Vous diminuez les risques d’erreur, les doubles saisies et les retards de facturation, tout en gardant un tableau de bord à jour.
Scénario 9 : Créer un “assistant RH” automatisé pour les nouveaux arrivants
L’onboarding des nouveaux collaborateurs peut être largement automatisé avec Zapier, surtout si vous utilisez des outils SaaS pour vos process internes.
- Déclencheur : un nouveau salarié est ajouté dans un tableur RH, Airtable, ou un formulaire “nouvelle embauche”.
- Actions :
- Créer automatiquement son compte dans des outils comme Slack, Notion ou Google Workspace (via connecteurs ou webhooks spécifiques)
- Lui envoyer un e-mail de bienvenue contenant les liens vers les documents clés
- Créer une checklist d’onboarding personnalisée dans Asana, Trello ou ClickUp
- Notifier le manager direct avec un résumé des étapes à valider
Résultat : un processus d’intégration beaucoup plus fluide, cohérent et reproductible.
Scénario 10 : Automatiser la gestion des candidatures et des entretiens
Si vous recevez beaucoup de candidatures, leur suivi peut vite devenir chaotique. Zapier peut transformer votre pipeline de recrutement en machine bien huilée.
- Déclencheur : nouveau formulaire de candidature (Typeform, Google Forms, formulaire WordPress) ou nouvel e-mail reçu avec un objet spécifique.
- Actions :
- Créer un enregistrement candidat dans Airtable ou un outil ATS compatible
- Uploader automatiquement le CV dans Google Drive ou Dropbox, avec une nomenclature standardisée
- Envoyer un e-mail de confirmation de bonne réception
- Si le profil remplit certains critères (mot-clé dans le CV ou le formulaire), créer automatiquement une tâche “pré-qualifier par téléphone”
Vous gagnez du temps et vous évitez de laisser filer de bons profils faute de suivi.
Scénario 11 : Générer des rapports de performance hebdomadaires automatiquement
Plus besoin de passer votre lundi matin à rassembler des chiffres dans tous les sens. Zapier peut collecter les données clés et les compacter dans un rapport lisible.
- Déclencheur : planification hebdomadaire (tous les lundis, par exemple).
- Actions :
- Récupérer les statistiques depuis Google Analytics, Facebook Ads, Google Ads, ou votre outil de newsletter
- Ajouter ces données dans Google Sheets ou Airtable
- Calculer des indicateurs simples (CPC, taux de conversion, revenu estimé) grâce à des formules déjà en place
- Envoyer un récapitulatif automatique par e-mail ou dans Slack avec les principaux KPIs
La direction et les équipes marketing reçoivent leur rapport sans effort humain récurrent.
Scénarios avancés et usage créatif de Zapier
Scénario 12 : Créer un “score d’engagement” automatique pour vos leads
Le lead scoring n’est pas réservé aux très grandes entreprises. Avec Zapier, vous pouvez mettre en place un système relativement simple mais efficace.
- Déclencheurs multiples :
- Inscription à votre newsletter
- Téléchargement de contenu premium
- Participation à un webinar
- Visite répétée d’une page clé (tarifs, démo…)
- Actions :
- À chaque événement, incrémenter un score dans une base Airtable ou Google Sheets liée à ce contact
- Quand le score dépasse un certain seuil, envoyer une notification à l’équipe commerciale
- Changer le segment du lead dans votre outil e-mailing pour qu’il reçoive des messages plus orientés “achat”
Vous concentrez vos efforts commerciaux sur les prospects vraiment chauds, de manière automatique.
Scénario 13 : Construire un “concierge digital” pour vos événements en ligne
Que ce soit pour un webinar, un lancement de formation ou une conférence virtuelle, Zapier peut orchestrer une grande partie de la logistique.
- Déclencheur : inscription à un événement via Zoom, Livestorm, WebinarJam, Eventbrite, etc.
- Actions :
- Envoyer un e-mail de confirmation avec un lien personnalisé
- Créer un événement dans le calendrier Google de l’inscrit
- Ajouter le participant dans une liste dédiée de votre outil d’e-mail marketing
- Relancer automatiquement 24h, 2h et 15 minutes avant l’événement
- Après l’événement, envoyer un e-mail différent selon s’il a assisté ou non (via les données de présence)
Votre événement semble géré par un assistant dédié, sans que vous ayez à tout faire manuellement.
Scénario 14 : Mettre en place un système de “veille intelligente” sur vos concurrents
La veille concurrentielle peut également être automatisée grâce à des combinaisons astucieuses d’outils connectés à Zapier.
- Déclencheurs possibles :
- Nouveau post blog détecté via un flux RSS
- Nouveau post YouTube ou podcast publié
- Nouveau changement sur une page de prix (via des outils de monitoring compatibles webhooks)
- Actions :
- Enregistrer chaque nouveauté dans un tableau Notion ou Airtable “Veille concurrentielle”
- Notifier un canal Slack dédié pour l’équipe marketing
- Taguer automatiquement les contenus par type : “nouvelle fonctionnalité”, “promotion”, “cas client”, etc.
Vous gardez un œil sur les mouvements de votre marché sans devoir vérifier manuellement chaque site.
Scénario 15 : Orchestrer un mini “SaaS no-code” avec Zapier comme moteur
Zapier ne sert pas seulement à connecter des outils : il peut devenir la colonne vertébrale d’un véritable micro-produit ou service automatisé.
- Exemple concret :
- Un client remplit un formulaire pour soumettre des données (texte, fichier, URL…)
- Zapier envoie ces données à un outil de traitement (par exemple génération de visuels, transcription audio, analyse de texte via API, etc.)
- Les résultats sont automatiquement stockés dans Airtable ou renvoyés par e-mail au client
- Le paiement est géré en amont via Stripe/PayPal, et validé par un zap avant de lancer le traitement
Vous créez ainsi un “produit automatisé” qui fonctionne quasiment tout seul, avec un minimum de développement.
Mettre en place ces scénarios d’automatisation Zapier de façon pragmatique
Commencer simple, puis complexifier progressivement
La clé pour tirer parti de ces scénarios est de démarrer par des automatisations simples, qui résolvent des irritants concrets : copier/coller récurrents, oublis de relance, tâches administratives fastidieuses. Une fois ces premiers gains obtenus, vous pouvez chaîner plusieurs zaps, ajouter des filtres, des routes conditionnelles, ou utiliser des bases de données comme Airtable pour structurer vos données.
Cartographier vos outils avant de construire vos zaps
Avant de vous lancer, listez toutes vos applications : CRM, e-mailing, formulaire, facturation, gestion de projet, support… Identifiez où les données naissent, où elles doivent aller et à quel moment. C’est souvent en réalisant cette cartographie que de nouvelles idées d’automatisations émergent, parfois bien plus originales que celles imaginées au départ.
Exploiter les ressources en français pour aller plus loin
Pour approfondir ces idées, découvrir d’autres scénarios créatifs et apprendre à configurer pas à pas vos premiers zaps, vous pouvez vous référer à des ressources spécialisées. Par exemple, notre dossier complet sur Zapier dédié aux utilisateurs francophones présente des cas d’usage détaillés pour le business, le marketing et l’organisation interne, avec des exemples concrets adaptés au marché francophone.
Mesurer l’impact réel de vos automatisations
Une automatisation n’est pas une fin en soi. Pour éviter de créer des “usines à gaz”, mesurez l’impact de chaque scénario : temps gagné, erreurs évitées, chiffre d’affaires généré ou satisfaction client améliorée. Vous pouvez même aller plus loin et utiliser Zapier pour suivre ces indicateurs : par exemple, compter le nombre de tâches automatisées par semaine et estimer le temps économisé par rapport à une exécution manuelle.
En combinant ces 15 scénarios d’automatisation Zapier avec une approche méthodique, vous transformez progressivement votre écosystème digital en un système cohérent, fluide et largement auto-piloté, tout en gardant la maîtrise de vos priorités business et marketing.