Vous utilisez déjà Zapier pour connecter vos outils, mais vous avez l’impression de ne l’exploiter qu’à 10 % de son potentiel ? Les automatisations « évidentes » (comme envoyer un email quand un formulaire est rempli) sont utiles, mais ce ne sont pas elles qui vous feront gagner 2 heures par jour. Les vrais gains de temps viennent des automatisations auxquelles on ne pense pas spontanément, celles qui fluidifient vos tâches invisibles et répétitives.
1. Centraliser toutes vos demandes clients dans une seule vue
Vous recevez des messages partout : formulaire de contact, chat, réseaux sociaux, email… Résultat : vous passez votre temps à vérifier 5 onglets différents et vous oubliez parfois de répondre.
Créez un scénario Zapier qui :
- Récupère les nouveaux messages de votre formulaire (Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.)
- Ajoute chaque demande en tant que tâche dans votre outil de gestion (Trello, Notion, ClickUp, Asana…)
- Tague automatiquement la tâche (source = site, Instagram, LinkedIn, etc.)
Bonus : ajoutez un filtre pour marquer comme « urgent » les demandes contenant des mots-clés comme « devis », « urgence » ou « problème ». Vous passez d’une chasse permanente dans vos boîtes de réception à une simple liste de tâches priorisées.
2. Relancer automatiquement les prospects « silencieux » après une proposition
Combien de devis restent sans réponse… simplement parce que vous oubliez de relancer ? Au lieu de tout gérer à la main, laissez Zapier surveiller vos propositions.
Exemple d’automatisation :
- Déclencheur : un devis est envoyé depuis votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Sellsy, Close, etc.)
- Action 1 : démarrer un compte à rebours dans un tableur (Google Sheets, Airtable) avec la date d’envoi
- Action 2 (3 à 5 jours plus tard via Delay) : si le statut du deal n’a pas changé, envoyer automatiquement un email de relance personnalisé
Vous pouvez même personnaliser le texte de la relance selon le montant du devis ou le type de prestation. Résultat : plus de relances oubliées, et un taux de conversion qui augmente sans effort manuel.
3. Nettoyer automatiquement vos leads (prénoms, accents, majuscules)
Rien de plus froid qu’un email commençant par « BONJOUR DUPONT JEAN » ou « Bonjour jean-paul ». Pourtant, vos outils de collecte ne renvoient pas toujours des données propres.
Zapier peut standardiser automatiquement ces champs avant qu’ils n’entrent dans votre CRM :
- Prénom : première lettre en majuscule, le reste en minuscules
- Nom : tout en majuscules ou avec la même casse pour tout le monde
- Suppression des espaces superflus, des caractères bizarres ou des émojis
En combinant les fonctions de Zapier (Formatter) avec un passage dans un tableur ou un outil de data cleaning, vous améliorez la qualité de votre base sans intervention manuelle. Votre personnalisation email devient instantanément plus professionnelle.
4. Créer des fiches clients ultra-complètes sans saisir une ligne à la main
À chaque nouveau client, vous remplissez les mêmes informations dans plusieurs outils ? C’est typiquement le genre de tâche que Zapier peut automatiser à 100 %.
Scénario possible :
- Déclencheur : un paiement confirmé (Stripe, PayPal, Shopify, WooCommerce…)
- Action 1 : création d’un contact dans votre CRM avec toutes les informations disponibles
- Action 2 : création d’un dossier client dans Google Drive ou Dropbox
- Action 3 : création d’une fiche projet dans Notion, ClickUp ou Asana
- Action 4 : envoi d’un email interne récapitulatif à votre équipe
En quelques secondes, votre client est correctement intégré dans tout votre écosystème, sans que personne ne tape un seul champ à la main.
5. Suivre automatiquement vos mentions de marque sur le web
Vous êtes cité dans un article, un post LinkedIn ou un tweet… mais vous le découvrez trois semaines plus tard. C’est une opportunité manquée pour répondre, remercier ou transformer cette mention en preuve sociale.
Avec Zapier, vous pouvez :
- Connecter des outils de veille (Mention, Google Alerts via RSS, ou un flux de recherche Twitter/X)
- Créer automatiquement une note dans Notion ou une carte Trello dès qu’une mention contient votre marque ou votre nom
- Taguer la source (blog, réseau social, média, forum)
Vous disposez alors d’un historique exploitable de toutes vos mentions, que vous pouvez transformer en page de presse, en arguments commerciaux ou en contenu marketing.
6. Construire une base de témoignages clients sans jamais courir après
Les témoignages clients sont précieux, mais on oublie constamment de les demander. Automatisez entièrement le processus à partir du moment où le client a vécu une expérience positive.
Scénario type :
- Déclencheur : une commande marquée « livrée » ou un projet marqué « terminé » dans votre outil de gestion
- Action 1 : attendre 7 jours (Delay)
- Action 2 : envoyer un email avec un formulaire court de satisfaction (Typeform, Google Forms, Tally…)
- Action 3 : si la note est supérieure à 8/10, enregistrer la réponse comme témoignage dans une base Notion / Airtable et notifier votre équipe marketing sur Slack
Les témoignages deviennent une ressource continue, sans relance manuelle. Vous n’avez plus qu’à sélectionner et publier.
7. Recycler automatiquement vos contenus d’un canal à l’autre
Vous publiez un article de blog ou une vidéo YouTube… mais vous manquez de temps pour le décliner sur LinkedIn, Instagram, votre newsletter, etc. Zapier peut se charger de cette partie répétitive.
Exemple d’automatisations possibles :
- À chaque nouvel article de blog, créer un brouillon de post LinkedIn et Twitter/X dans un outil comme Buffer ou Hootsuite
- À chaque nouvelle vidéo YouTube, envoyer le titre, le lien et la description dans un document Google Docs pour préparation d’un article de blog récapitulatif
- À chaque épisode de podcast, créer une tâche « clip vidéo » dans Trello avec le lien et les timecodes clés
Vous restez maître de la validation et de la qualité, mais toute la préparation et la mise en forme répétitive est gérée automatiquement.
8. Orchestrer l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs
Chaque fois que vous recrutez quelqu’un, vous répétez la même checklist : créer ses accès, lui envoyer les documents, l’ajouter aux bons espaces, lui assigner ses premières tâches. Le tout est facilement automatisable.
Scénario pratique :
- Déclencheur : un nouveau collaborateur ajouté dans votre SIRH ou votre tableur RH
- Action 1 : création automatique des comptes dans certains outils (via Google Workspace, Slack, Notion, selon les intégrations supportées)
- Action 2 : envoi d’un email de bienvenue avec les liens clés (drive, process, outils internes)
- Action 3 : création d’une checklist « Onboarding [Prénom] » dans votre outil de gestion de projet
Vous standardisez l’expérience d’arrivée et réduisez drastiquement les oublis logistiques, surtout si vous embauchez régulièrement.
9. Faire de votre boîte mail un véritable centre de pilotage
Votre boîte mail n’est pas censée être votre liste de tâches, mais dans les faits… elle l’est souvent. Avec Zapier, vous pouvez transformer certains emails en actions concrètes automatiquement.
Exemples :
- Dès qu’un email arrive avec un objet contenant « facture », créer une ligne dans un Google Sheet « Dépenses » avec l’expéditeur, la date et le montant (si détectable)
- Dès qu’un email vient d’un client VIP, créer une tâche hautement prioritaire dans votre outil de gestion et une notification Slack
- Dès qu’un email contient un fichier joint de type PDF ou facture, l’enregistrer dans un dossier spécifique sur Google Drive ou Dropbox
Vous passez d’une boîte mail subie à un système d’information organisé, sans routine manuelle.
10. Surveiller vos indicateurs business en temps réel sans Excel
Construire des reportings chaque semaine ou chaque mois est chronophage. Pourtant, la plupart des données sont déjà disponibles dans vos outils : processeurs de paiement, CRM, plateformes publicitaires, outils de support…
Avec Zapier, vous pouvez créer un tableau de bord « vivant » qui se met à jour tout seul :
- À chaque nouvelle vente Stripe ou PayPal, ajouter une ligne dans votre base de données (Google Sheets, Airtable)
- En parallèle, incrémenter un compteur hebdomadaire ou mensuel
- Envoyer un résumé quotidien ou hebdomadaire sur Slack avec : ventes, nouveaux leads, taux de conversion, etc.
Vous remplacez des heures de consolidation manuelle par une vision en quasi temps réel, directement là où vous travaillez déjà.
11. Qualifier vos leads à partir de leur comportement réel
Plutôt que de vous fier uniquement au formulaire rempli par votre prospect, utilisez ses actions réelles pour affiner la qualification. Zapier peut relier plusieurs signaux dispersés.
Exemples de signaux à combiner :
- Nombre d’emails marketing ouverts (via votre outil d’emailing)
- Pages clés visitées sur votre site (tarifs, démo, page de fonctionnalités)
- Téléchargement de ressources (ebooks, checklists, études de cas)
Scénario : si un lead a rempli un certain nombre de conditions (ouvert 3 emails + visité la page tarifs + cliqué sur « demander une démo »), Zapier peut :
- Augmenter son score dans votre CRM
- Le déplacer dans un pipeline « chaud »
- Alerter un commercial sur Slack pour qu’il l’appelle rapidement
Vous concentrez votre temps sur les leads avec la probabilité de conversion la plus forte, au lieu de traiter tout le monde de la même façon.
12. Automatiser la gestion des inscriptions à vos événements
Webinaires, ateliers en ligne, masterclass… Chaque événement entraîne les mêmes tâches : inscriptions, rappels, envoi de replays, suivi post-événement. Zapier permet de tout orchestrer sans action manuelle répétitive.
Workflow type :
- Déclencheur : inscription via un formulaire (Typeform, WebinarJam, Zoom, Livestorm, etc.)
- Action 1 : ajout de la personne à votre liste email + tag spécifique « webinaire [nom] »
- Action 2 : envoi d’un email de confirmation avec lien d’accès et ajout automatique à l’agenda (Google Agenda, Outlook)
- Action 3 : rappels automatiques J-1 et H-1
- Action 4 : à la fin, envoi du replay aux présents et d’une séquence spécifique aux absents
Vous offrez une expérience professionnelle et personnalisée sans passer vos journées à gérer des emails individuels.
13. Synchroniser les changements de statuts entre vos outils
Vous avez un CRM, un outil de support, un gestionnaire de projet… et chacun a ses propres statuts. Quand un client passe de prospect à client actif, ou de client actif à résilié, l’information n’est pas toujours répliquée partout.
Zapier peut servir de « chef d’orchestre » des statuts :
- Déclencheur : changement de phase dans le CRM (par exemple « Gagné », « Perdu », « En pause »)
- Actions : mise à jour automatique des champs statut dans vos autres outils : facturation, support, gestion de projet
- Envoi d’un message Slack ou d’un email interne indiquant le changement de situation
Tout le monde travaille alors avec une information cohérente, sans ressaisie ni risque de décalage entre les outils.
14. Protéger votre temps avec des règles de calendrier intelligentes
Les prises de rendez-vous peuvent très vite empiéter sur votre temps de travail profond. Zapier permet de poser des garde-fous automatiques autour de votre agenda.
Idées d’automatisations :
- Limiter automatiquement le nombre de créneaux réservables par jour ou par semaine (en combinant votre outil de prise de rendez-vous et un compteur dans un tableur)
- Bloquer des créneaux tampons avant et après chaque rendez-vous pour éviter les enchaînements impossibles
- Renvoyer automatiquement un email avec un questionnaire pré-rendez-vous pour filtrer les demandes peu qualifiées
Votre agenda cesse d’être une porte ouverte permanente. Il devient un outil aligné avec vos priorités, configuré une fois pour toutes.
15. Créer un « mode urgence » automatique pour votre support
Quand un client rencontre un bug critique ou un problème bloquant, chaque minute compte. Pourtant, ces tickets se retrouvent souvent mélangés aux demandes classiques dans la même file.
Avec Zapier, vous pouvez mettre en place un mode d’alerte renforcé :
- Scanner automatiquement vos tickets entrants (Zendesk, Help Scout, Intercom, Crisp, etc.) à la recherche de mots-clés comme « urgent », « bloqué », « impossible de payer », « site down »
- Taguer ces tickets comme « urgent » et les assigner à une personne ou une équipe spécifique
- Envoyer une alerte Slack ou SMS au bon interlocuteur quand un ticket critique arrive en dehors des heures normales
Sans Zapier, ce sont des heures perdues à surveiller, prioriser et dispatcher les demandes. Avec cette automatisation, les vrais problèmes sont traités plus vite et vos clients le ressentent immédiatement.
Comment identifier vos propres automatisations cachées avec Zapier
Les 15 automatisations ci-dessus ne sont qu’un point de départ. Les gains de temps les plus impressionnants viennent souvent de scénarios très spécifiques à votre activité. Pour les faire émerger, posez-vous trois questions simples :
- Quelles tâches je répète au moins 3 fois par semaine et qui suivent toujours le même schéma ?
- Quels sont les moments où je me dis « je perds mon temps à faire ça » ou « c’est pénible mais nécessaire » ?
- Quelles informations je recopie à la main d’un outil à un autre ?
Pendant quelques jours, notez systématiquement ces micro-tâches. Vous verrez rapidement apparaître des patterns : mises à jour de statuts, création de dossiers, envoi de messages similaires, export/import de fichiers… Chaque pattern est un candidat parfait pour une automatisation Zapier.
Pour aller plus loin et découvrir d’autres idées spécialement adaptées au marché francophone, vous pouvez consulter notre dossier complet dédié à l’utilisation de Zapier pour le business en français, qui regroupe des exemples concrets et des scénarios prêts à adapter à votre propre stack d’outils.