Automatiser son quotidien n’est plus réservé aux développeurs. Avec une bonne app de gestion de tâches connectée à Zapier, vous pouvez créer des workflows intelligents qui font le travail répétitif à votre place : création automatique de tâches, rappels contextuels, suivi des leads, reporting, et bien plus encore. Voici 10 workflows concrets à mettre en place dans votre tasks list app pour gagner des heures chaque semaine et sécuriser vos process business.
Pourquoi connecter votre app de tâches à Zapier change tout
Une tasks list app, seule, reste souvent un outil isolé : vous créez des tâches à la main, vous oubliez des suivis clients, vous perdez du temps à copier-coller des informations issues de vos emails, CRM ou formulaires.
Avec Zapier comme couche d’automatisation, votre liste de tâches devient le centre nerveux de votre activité :
- Vos tâches se créent automatiquement à partir d’événements clés (nouveau lead, nouveau paiement, message reçu, etc.).
- Vos dates d’échéance, libellés et tags sont générés à partir de règles précises.
- Votre équipe reçoit les bonnes tâches, au bon moment, dans les bons projets.
- Vous réduisez les erreurs humaines et les oublis de suivi.
Pour mieux choisir l’outil qui s’intégrera à votre stack (Notion, Todoist, Asana, ClickUp, Trello, etc.), vous pouvez consulter notre dossier complet sur les meilleures tasks list app connectées à Zapier et vérifier quelles automatisations sont possibles selon votre cas d’usage.
Bien préparer votre tasks list app avant de créer des workflows
Avant de vous lancer dans les 10 workflows ci-dessous, il est essentiel de structurer un minimum votre app de tâches. Une bonne architecture rend les automatisations plus fiables et plus lisibles.
1. Définir des projets ou espaces par type d’activité
- Marketing : campagnes, contenus, newsletters.
- Sales / CRM : leads, relances, propositions.
- Ops / Support : tickets clients, bugs, demandes internes.
- Direction / Stratégie : OKR, projets transverses.
Chaque workflow Zapier pourra ainsi envoyer les tâches dans le bon projet, sans que vous ayez à les reclasser manuellement.
2. Normaliser vos tags et champs personnalisés
Les tags (ou labels) et champs personnalisés sont vos meilleurs alliés pour filtrer et segmenter vos tâches automatisées :
- Tags par canal : Email, LinkedIn, Webinaire, Site web, Chat.
- Tags par priorité : Urgent, Important, Normal, Backlog.
- Champs personnalisés par montant potentiel, type de client, phase du funnel, etc.
Dans Zapier, vous pourrez ensuite mapper ces champs avec les données venant de vos formulaires, de votre CRM ou de vos outils de marketing automation.
3. Planifier votre logique d’automatisation
Avant d’ouvrir Zapier, notez noir sur blanc :
- Le déclencheur (trigger) : “Quand un prospect remplit tel formulaire”, “Quand une facture est payée”, etc.
- Les conditions (filtres) : “Seulement si le montant est > 1000 €”, “Seulement si le canal = LinkedIn”.
- L’action dans la tasks list app : “Créer une nouvelle tâche dans le projet Sales, assignée à X, avec telle échéance et tels tags”.
Ce travail préparatoire évite les erreurs et rend la maintenance de vos workflows beaucoup plus simple.
10 workflows intelligents à créer dans votre tasks list app avec Zapier
Workflow 1 : Transformer automatiquement les nouveaux leads en tâches de suivi
Objectif : ne plus jamais oublier de rappeler un lead chaud.
- Trigger : nouveau lead dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Close…) ou nouveau formulaire soumis (Typeform, Gravity Forms, Webflow, etc.).
- Action : création d’une tâche dans le projet “Sales” avec :
- Nom de la tâche : “Suivre le lead {{Prénom Nom}} – {{Entreprise}}”.
- Description : contexte du lead, canal d’acquisition, lien vers la fiche CRM.
- Échéance : entre J+1 et J+2 selon votre SLA commercial.
- Assignation : au commercial responsable du territoire ou du segment.
- Tags : “Lead”, canal (SEO, Ads, Referral…), taille de compte.
Bonus : utilisez un filtre dans Zapier pour créer des tâches uniquement pour les leads au-dessus d’un certain score ou d’un certain panier potentiel.
Workflow 2 : Créer des tâches de relance automatique après un email sans réponse
Objectif : industrialiser les relances sans spammer, et éviter les opportunités perdues.
- Trigger : un email sortant envoyé depuis Gmail/Outlook avec un label spécifique (ex : “Prospect”) ou via votre logiciel d’emailing.
- Étape intermédiaire : délai de X jours dans Zapier (fonction “Delay”).
- Condition : vérifier via votre outil (ou un label) qu’aucune réponse n’a été reçue.
- Action : création d’une tâche “Relancer {{Nom du contact}} au sujet de {{Objet}}” dans votre app de tâches.
Vous gardez ainsi le contrôle sur la personnalisation de la relance, tout en sécurisant le timing.
Workflow 3 : Transformer les demandes clients (chat, support) en tâches organisées
Objectif : centraliser les demandes clients pour ne rien laisser passer et mieux prioriser les évolutions produit.
- Trigger : nouveau ticket dans votre outil de support (Zendesk, Freshdesk, Intercom…) ou nouveau message dans votre live chat.
- Action : création d’une tâche dans le projet “Support” ou “Produit” :
- Titre : “Ticket #{{ID}} – {{Objet}}”.
- Description : résumé du problème, lien vers le ticket, logs éventuels.
- Tags : “Bug”, “Feature request”, “Question”, “Urgent”.
- Assignation : à un membre de l’équipe support ou au PM concerné.
Vous pouvez ensuite ajouter un second Zap qui, une fois la tâche marquée comme “Terminée”, met automatiquement le ticket en statut “Résolu” ou envoie un email de suivi au client.
Workflow 4 : Générer un plan d’action marketing après chaque nouveau contenu publié
Objectif : systématiser la promotion de vos contenus (articles, vidéos, podcasts) sans rien oublier.
- Trigger : nouvel article publié dans WordPress, nouvelle vidéo YouTube, nouvel épisode de podcast (via RSS).
- Action : création automatique d’un bundle de tâches de promotion dans le projet “Marketing” :
- Partage LinkedIn, Twitter, Facebook.
- Ajout du contenu dans la newsletter.
- Création de 3 à 5 posts recyclant les idées clés.
- Ajout dans une séquence de nurturing, si pertinent.
Chaque tâche peut récupérer automatiquement le titre du contenu, l’URL, la méta description, voire un snippet pour la légende du post social.
Workflow 5 : Créer des tâches de onboarding client après signature d’un contrat
Objectif : standardiser votre onboarding pour offrir une expérience client impeccable, sans oublier d’étapes.
- Trigger : nouveau paiement via Stripe, facture “Payée” dans votre outil de facturation, ou signature d’un contrat (DocuSign, PandaDoc, Yousign…).
- Action : création d’une série de tâches dans le projet “Onboarding” :
- Appel de kickoff.
- Configuration des accès / compte.
- Import de données.
- Formation initiale.
- Point de suivi à 30 jours.
Les champs de la tâche peuvent intégrer automatiquement le nom de l’entreprise, le plan choisi, le CSM assigné et les deadlines adaptées au type de contrat.
Workflow 6 : Planifier automatiquement vos revues hebdomadaires et mensuelles
Objectif : ancrer des rituels de pilotage (review de KPIs, rétrospective, planification) sans compter sur votre mémoire.
- Trigger : événement récurrent dans Google Calendar / Outlook (par exemple “Weekly Review”).
- Action : création d’une tâche correspondante dans votre app, avec une checklist standard :
- Revue des objectifs de la semaine précédente.
- Analyse des indicateurs clés (trafic, leads, MRR, etc.).
- Identification des blocages et priorités pour la semaine suivante.
Vous pouvez également créer un Zap mensuel qui génère une tâche “Revue mensuelle” avec un template plus complet incluant analyse financière, marketing, produit et RH.
Workflow 7 : Convertir automatiquement vos idées et notes en tâches actionnables
Objectif : ne plus laisser vos idées dormir dans une appli de notes ou dans vos DM.
- Trigger :
- Nouveau message dans un canal Slack dédié (#idées, #backlog-produit).
- Nouvelle note taguée “Action” dans Evernote, Notion, OneNote, etc.
- Nouveau message Telegram ou WhatsApp (via intégrations compatibles ou passerelles email).
- Action : création d’une tâche dans votre backlog, avec :
- Titre : texte principal de la note ou du message.
- Description : lien vers le message original + détails.
- Tag : “Idée”, “À clarifier”, “Backlog”.
En ajoutant une étape Zapier de formatage de texte, vous pouvez nettoyer ou tronquer le contenu pour garder des titres de tâches lisibles.
Workflow 8 : Synchroniser vos rendez-vous et vos tâches de préparation
Objectif : arriver préparé à chaque réunion ou call client, sans devoir recréer les tâches à la main.
- Trigger : nouveau rendez-vous programmé dans Calendly, Google Calendar, Outlook ou tout autre outil de prise de rendez-vous.
- Action : création de deux tâches possibles :
- Une tâche de préparation (2-3 jours avant) : “Préparer le call avec {{Nom du client}}”.
- Une tâche de follow-up (le jour même ou le lendemain) : “Envoyer le compte-rendu à {{Nom du client}}”.
Chaque tâche peut inclure automatiquement les informations de l’événement : agenda, lien de visio, notes déjà partagées, formulaire de qualification rempli par le prospect, etc.
Workflow 9 : Générer un tableau de bord de tâches à partir de vos ventes e-commerce
Objectif : connecter votre boutique en ligne à vos opérations pour mieux gérer la production, la logistique ou le service client.
- Trigger : nouvelle commande dans Shopify, WooCommerce, Prestashop, Gumroad, ThriveCart, etc.
- Action : création d’une tâche dans le projet “Commandes à traiter” ou “Production”, avec :
- Nom de la tâche : “Traiter la commande #{{ID}} – {{Nom du client}}”.
- Description : détails de la commande, adresse, produits, options.
- Échéance : calculée automatiquement selon votre SLA de préparation.
- Tags : “VIP”, “Express”, “Digital”, “Physique”, etc.
Vous pouvez pousser plus loin en ajoutant des branches conditionnelles : si le montant > 500 €, créer en plus une tâche spécifique de “Contrôle qualité” ou de “Cadeau client”.
Workflow 10 : Créer des rappels financiers et administratifs automatiques
Objectif : ne plus rater de deadlines administratives, fiscales ou comptables.
- Trigger :
- Nouvelle facture émise dans votre outil de facturation.
- Échéances récurrentes dans Google Sheets (taxes, abonnements, renouvellements de contrats).
- Alerte envoyée par votre banque ou votre outil de gestion de trésorerie.
- Action : création de tâches dans votre projet “Finance / Admin” :
- “Relancer la facture #{{Référence}} à {{Client}} si non payée (J+X)”.
- “Vérifier le prélèvement de {{Nom de l’abonnement}}”.
- “Préparer la déclaration de TVA pour le mois de {{Mois}}”.
En combinant Zapier avec des fonctions de calcul de dates, vous pouvez générer automatiquement les bonnes échéances et même créer des sous-tâches pour chaque document à fournir.
Bonnes pratiques pour maintenir vos workflows Zapier et votre tasks list app performants
Limiter le bruit et éviter la surcharge de tâches
Une erreur fréquente consiste à “sur-automatiser” et à créer des centaines de tâches inutiles qui finissent par être ignorées.
- Utilisez des filtres Zapier pour ne créer des tâches que pour les événements réellement importants (montant minimal, type de client, canal spécifique).
- Créez des tags de priorité et apprenez à votre équipe à les respecter.
- Prévoyez un projet ou une vue dédiée pour les “tâches automatisées” afin de conserver de la visibilité.
Documenter vos workflows dans un espace central
À mesure que vos Zaps se multiplient, il devient crucial de les documenter :
- Nommer chaque Zap avec une convention claire : “[TEAM] – [Trigger] – [Action] – [But]”.
- Créer une page de documentation (Notion, Confluence, Google Docs) décrivant :
- Le chemin complet du Zap.
- Les tags / champs utilisés dans la tasks list app.
- Les cas limites connus.
- Ajouter un lien vers cette documentation dans la description de la tâche type ou dans la description du Zap.
Tester, monitorer et itérer régulièrement
Les workflows d’automatisation ne sont jamais “terminés” : ils doivent évoluer avec votre business.
- Tester avant mise en production : lancez vos Zaps sur un projet “Sandbox” ou de test pour vérifier que les données remontent bien.
- Surveiller les erreurs : consultez régulièrement le “Task History” de Zapier pour repérer les erreurs (champs manquants, permissions, changements d’API).
- Optimiser la fréquence : si vous constatez trop de tâches générées, resserrez les filtres ou fusionnez plusieurs Zaps en un workflow plus intelligent.
Impliquer les équipes dans la conception des workflows
Les meilleurs workflows ne sont pas forcément ceux imaginés par l’équipe technique, mais ceux co-construits avec les personnes qui vivent les process au quotidien :
- Organisez des ateliers courts avec les équipes Sales, Marketing, Support, Finance.
- Listez les actions répétitives qui prennent du temps et génèrent des erreurs.
- Priorisez 3 à 5 automatisations à mettre en place par trimestre.
- Former les équipes à comprendre ce que fait chaque workflow pour éviter les incompréhensions (“cette tâche vient d’où ?”).
Mettre en place des vues et rapports dédiés aux tâches automatisées
Pour suivre l’impact de vos automatisations, créez dans votre tasks list app des vues spécifiques :
- Vue “Tâches générées par Zapier – cette semaine”.
- Vue par canal ou par type de workflow (Leads, Support, Onboarding, Finance…).
- Rapports sur les taux d’achèvement, les délais moyens, le nombre de tâches par workflow.
Ces indicateurs vous permettent d’identifier les automatisations les plus utiles, celles qui nécessitent un ajustement, et celles qui peuvent être supprimées ou fusionnées.
En combinant une tasks list app bien structurée avec des workflows Zapier intelligents, vous transformez votre gestion de tâches en véritable système d’exploitation de votre activité, capable d’absorber la croissance sans sacrifier la qualité de suivi ni la sérénité de vos équipes.