Adopter un tableau kanban ne se limite plus au suivi de tâches en développement logiciel. Marketing, ventes, RH, gestion de contenu, freelances… presque tous les métiers peuvent visualiser leur travail avec des colonnes et des cartes. Combiné à Zapier, ce système devient encore plus puissant : les cartes peuvent se créer automatiquement, se déplacer selon des déclencheurs, ou envoyer des notifications sans intervention manuelle.
Les modèles ci-dessous sont pensés pour être rapidement réutilisables dans Trello, Asana, ClickUp, Notion, monday.com ou tout autre outil compatible avec Zapier. L’idée : vous donner des structures prêtes à l’emploi et des idées d’automatisations pour gagner du temps dès aujourd’hui.
Pourquoi utiliser des tableaux kanban connectés à Zapier ?
Un tableau kanban classique vous aide déjà à :
- Visualiser l’état d’avancement de vos tâches
- Limiter le travail en cours (WIP) pour éviter la surcharge
- Identifier les blocages à un coup d’œil
- Partager la même vision avec toute l’équipe
En le connectant à Zapier, vous pouvez aller beaucoup plus loin :
- Créer automatiquement des cartes à partir de formulaires (Typeform, Google Forms, Gravity Forms…)
- Transformer des emails entrants en tâches ou tickets
- Synchroniser vos cartes avec un CRM, un outil de support ou une base de données (Airtable, Google Sheets…)
- Envoyer des notifications Slack ou email selon des changements de colonne ou d’échéance
- Mettre à jour des champs (dates, statut, responsable) en fonction d’événements externes
Si vous débutez avec ce type de système, vous pouvez consulter notre dossier complet dédié aux meilleures pratiques de tableaux kanban automatisés avec Zapier avant de personnaliser les modèles ci-dessous.
1. Modèle de tableau kanban pour gestion de projet agile
Structure recommandée du tableau
- Backlog (idées / fonctionnalités)
- À planifier
- Prêt pour développement
- En cours
- En revue / QA
- Prêt pour mise en production
- Terminé
Champs et étiquettes utiles
- Type de tâche : Fonctionnalité, Bug, Amélioration, Technique
- Priorité : Haute, Moyenne, Basse
- Estimation : en points ou en heures
- Responsable principal + relecteur
- Étiquette Sprint (par exemple : Sprint 24-03)
Automatisations Zapier possibles
- Créer automatiquement une carte dans le Backlog lorsqu’un bug est signalé via un formulaire ou un outil de support (Zendesk, Freshdesk…)
- Envoyer une notification Slack au canal #dev quand une carte passe en « En revue / QA »
- Créer une tâche de déploiement dans un autre outil (ex. Jira <> Trello) lorsqu’une carte arrive en « Prêt pour mise en production »
- Mettre à jour un tableau de bord (Google Sheets, Airtable) avec les points complétés par sprint pour suivre la vélocité
Ce modèle convient aux équipes techniques, mais aussi à tout projet complexe nécessitant plusieurs étapes de validation avant la mise en production.
2. Modèle de tableau kanban pour marketing de contenu
Colonnes recommandées
- Idées de contenu
- À valider (stratégie / SEO)
- Brief prêt
- Rédaction en cours
- En relecture
- En design / mise en page
- Planifié (calendrier éditorial)
- Publié
- À recycler / mettre à jour
Champs / étiquettes clés
- Type de contenu : Article, Vidéo, Newsletter, Webinaire, Étude de cas…
- Persona cible
- Mot-clé principal (pour le SEO)
- Canal principal : Blog, YouTube, Réseaux sociaux, Email…
- Statut SEO : À rechercher, Brief SEO fait, Optimisé, À mettre à jour
Automatisations Zapier pour ce tableau
- Créer une carte automatiquement lorsqu’une idée est soumise via un formulaire interne ou Notion
- Créer un événement de calendrier (Google Calendar) lorsque la carte passe en « Planifié »
- Publier un message automatique sur Slack lorsqu’un article passe en « Publié » avec le lien vers l’URL
- Ajouter l’URL publiée dans un onglet dédié sur Google Sheets ou Airtable pour avoir un inventaire complet des contenus
- Déclencher une tâche « mise à jour de contenu » six ou douze mois après la date de publication
Ce modèle est idéal pour les équipes marketing qui produisent régulièrement des contenus et veulent connecter calendrier éditorial, outils SEO et communication interne via Zapier.
3. Modèle de tableau kanban pour campagnes publicitaires
Colonnes du pipeline média
- Idées de campagnes
- En étude / estimation budget
- Créa en cours
- Configuration / tracking
- Test A/B
- En cours de diffusion
- À optimiser
- À mettre en pause / clôturées
- Analyse et rapport
Champs importants à suivre
- Plateforme : Meta Ads, Google Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads…
- Budget prévu et budget dépensé
- Objectif : Trafic, Leads, Ventes, Notoriété
- URL de la landing page + UTM
- Résultat principal : CPA, ROAS, CPL…
Exemples d’intégrations Zapier
- Créer une carte lorsqu’un formulaire de demande de campagne interne est soumis par une autre équipe (Sales, Produit…)
- Mettre à jour automatiquement les champs de performance (CPC, CPA, conversions) en important des données depuis un Google Sheet relié aux rapports publicitaires
- Envoyer un rappel Slack lorsque la date de fin d’une campagne approche et que la carte est toujours en « En cours de diffusion »
- Créer une carte « Analyse et rapport » à la clôture d’une campagne, avec un modèle de checklist pré-rempli
Avec ce modèle, votre tableau devient le centre de commande de vos campagnes payantes, relié à vos sources de données via Zapier.
4. Modèle de tableau kanban pour suivi des leads et du pipeline commercial
Colonnes type pour un pipeline de vente
- Lead nouveau
- Qualifié marketing (MQL)
- En prise de contact
- Démo / rendez-vous prévu
- En négociation
- Gagné
- Perdu
Informations à avoir sur chaque carte
- Nom de l’entreprise et du contact
- Source du lead (formulaire, campagne, événement, recommandation…)
- Montant potentiel
- Probabilité de closing
- Date de prochaine action / relance
Automatisations Zapier pour connecter CRM et kanban
- Créer automatiquement une carte lorsqu’un nouveau lead arrive depuis un formulaire (Typeform, Webflow, WordPress…) ou un outil de prospection (LinkedIn, Lemlist…)
- Mettre à jour le statut du lead dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce…) lorsque la carte change de colonne
- Envoyer des emails de relance automatiques si la carte reste trop longtemps dans une même colonne sans activité
- Créer une facture ou un devis (QuickBooks, Stripe, Henrri…) lorsqu’une opportunité passe en « Gagné »
Pour les petites équipes qui ne veulent pas d’un CRM trop complexe, ce type de tableau kanban connecté à Zapier peut faire office de pipeline complet, tout en restant très visuel.
5. Modèle de tableau kanban pour support client et helpdesk
Organisation par statut
- Nouveau ticket
- À qualifier
- En attente de réponse client
- En cours de traitement
- Escaladé / niveau 2
- Résolu
- À documenter (FAQ / base de connaissances)
Champs clés sur chaque ticket
- Canal d’origine : Email, Chat, Réseaux sociaux, Téléphone…
- Urgence : Haute, Standard, Basse
- Thème : Facturation, Technique, Produit, Onboarding…
- ID du client et contrat / plan associé
Intégrations Zapier pour automatiser le support
- Créer des cartes automatiquement à partir d’emails entrants (Gmail, Outlook) ou d’outils de chat (Intercom, Drift, Crisp…)
- Envoyer au client un accusé de réception personnalisé dès que le ticket est créé
- Notifier un canal Slack ou une équipe spécifique en fonction de l’urgence ou du thème
- Créer une tâche « documentation » pour la base de connaissances lorsque certains types de tickets sont résolus
En reliant votre tableau à Zapier, vous centralisez les demandes de support et vous évitez que des messages importants se perdent dans une boîte mail.
6. Modèle de tableau kanban pour recrutement et RH
Colonnes pour le suivi des candidats
- Candidatures reçues
- À présélectionner
- Entretien téléphonique
- Entretien manager
- Cas pratique / test
- Référence / vérifications
- Offre envoyée
- Embauché
- Non retenu
Données à conserver sur chaque candidat
- Poste ciblé
- Canal de recrutement (job board, cooptation, agence…)
- CV / portfolio (lien)
- Score de matching (optionnel)
- Date de prochaine étape
Automatisations RH avec Zapier
- Créer des cartes automatiquement lorsqu’une candidature arrive via un formulaire Typeform, un Google Form ou un ATS compatible
- Envoyer un email de confirmation aux candidats dès création de la carte
- Créer des événements de calendrier pour chaque entretien programmé, en fonction de la colonne du candidat
- Ajouter les candidats retenus dans un fichier RH (Google Sheets, Airtable) et déclencher un processus d’onboarding automatisé
Ce modèle donne une vue globale du pipeline de recrutement, tout en assurant la cohérence des communications grâce à Zapier.
7. Modèle de tableau kanban pour gestion de projets personnels et freelances
Colonnes minimalistes mais efficaces
- Boîte à idées
- À faire cette semaine
- En cours
- En attente (client, fournisseur, partenaire)
- Facturer
- Payé / terminé
Champs utiles pour les indépendants
- Client / projet
- Type de tâche : Création, Gestion, Administratif, Prospection…
- Temps estimé et temps passé
- Montant facturable (si applicable)
- Deadline client
Idées d’automatisation Zapier pour freelances
- Créer une carte automatiquement quand un client remplit un brief ou un formulaire de demande
- Envoyer des rappels par email ou Slack à vous-même pour les tâches avec deadline proche encore en « À faire cette semaine »
- Créer un brouillon de facture (via Stripe, QuickBooks, PayPal…) lorsque la carte passe en « Facturer »
- Enregistrer automatiquement dans un Google Sheet toutes les cartes marquées « Payé / terminé » pour suivre votre chiffre d’affaires
Ce tableau est volontairement simple pour éviter de passer plus de temps à organiser qu’à réaliser. Zapier se charge de réduire au minimum les tâches répétitives.
8. Modèle de tableau kanban pour gestion d’événements
Colonnes par phase d’événement
- Idées d’événements
- Planification
- Logistique
- Communication
- Ouvert aux inscriptions
- Jour J
- Post-événement / debrief
Découper chaque événement en cartes ou checklists
- Chaque événement peut être une carte avec une checklist complète (lieu, prestataires, speakers, emails…)
- Ou chaque sous-tâche (speaker, sponsor, logistique) peut être une carte, regroupée via des étiquettes
Automatisations typiques avec Zapier
- Créer des cartes « inscription » pour chaque nouveau participant enregistré via Eventbrite, Google Forms ou un outil d’inscription
- Envoyer des emails de rappel avant le Jour J en fonction de la date de l’événement
- Mettre à jour un tableau de bord (participants, paiements, no-show) dans un tableur ou une base Airtable
- Déclencher une séquence de feedback post-événement dès que la carte passe en « Post-événement / debrief »
Ce modèle est particulièrement utile pour les agences événementielles ou les équipes marketing qui organisent régulièrement des webinaires ou ateliers.
9. Modèle de tableau kanban pour product management et roadmap
Colonnes de roadmap
- Backlog produit
- À prioriser
- À définir (spécifications)
- En design
- En développement
- En beta / test utilisateur
- Lancé
- À monitorer / itérer
Informations produit à suivre
- Impact estimé (sur ARR, activation, rétention…)
- Effort estimé (T-shirt sizing, points…)
- Objectif lié (OKR, KPI)
- Segment utilisateur concerné
- Liens vers les documents de specs, maquettes, user stories
Automatiser la collecte de feedback avec Zapier
- Créer des cartes dans le Backlog lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire de suggestion, ou lorsqu’un CSM remonte une demande
- Taguer automatiquement les cartes selon la source (support, sales, data, user research…)
- Mettre à jour les outils de communication (Slack, email interne) lorsqu’une fonctionnalité passe en « Lançé »
- Envoyer un questionnaire de satisfaction ciblé aux utilisateurs ayant demandé la fonctionnalité après mise en production
Avec ce tableau, vous harmonisez roadmap, feedback client et communication produit, en automatisant les flux d’informations entre outils.
10. Modèle de tableau kanban pour projets transverses et OKR
Colonnes orientées résultats
- Objectifs / OKR définis
- Initiatives à étudier
- Initiatives en cours
- Initiatives en évaluation
- Objectifs atteints / dépassés
- Objectifs non atteints (analyse)
Structure d’une carte « initiative »
- Objectif associé (O de l’OKR)
- Résultats clés ciblés (KR)
- Équipe responsable et parties prenantes
- Indicateurs de succès et source de données
- Date de début, date cible, statut
Utiliser Zapier pour le suivi des indicateurs
- Récupérer des métriques (trafic, leads, MRR, churn…) depuis Google Analytics, Stripe, HubSpot ou d’autres outils, puis mettre à jour automatiquement un champ ou un lien de rapport dans la carte
- Envoyer un rapport récapitulatif hebdomadaire ou mensuel dans Slack ou par email avec la liste des cartes en « Initiatives en évaluation »
- Archiver automatiquement les initiatives terminées au bout d’un certain temps dans une autre base ou un autre tableau pour garder l’historique propre
Ce modèle est particulièrement adapté aux comités de direction, PMO et chefs de projets transverses qui doivent garder une vision globale sur les initiatives clés tout en suivant les indicateurs dans leurs outils d’origine.
Conseils pour adapter ces modèles de tableaux kanban à votre stack Zapier
1. Partir simple, complexifier avec les automatisations
- Commencez par définir uniquement les colonnes essentielles et les étiquettes indispensables
- Ajoutez des automatisations Zapier progressivement, en partant des actions les plus répétitives (création de cartes, notifications, mises à jour simples)
- Évitez de tout automatiser d’un coup pour garder la maîtrise du processus et éviter les « effets de bord »
2. Normaliser les champs et les étiquettes
- Utilisez des conventions claires pour les noms de colonnes, d’étiquettes et de champs personnalisés
- Gardez ces conventions identiques entre vos différents tableaux pour faciliter les automatisations (même libellé = même traitement dans Zapier)
- Créez éventuellement un « tableau modèle » que vous dupliquez pour chaque nouveau projet
3. Documenter vos automatisations Zapier
- Pour chaque Zap, notez dans la description à quoi il sert et sur quel tableau il agit
- Ajoutez, sur le tableau lui-même, une carte « Règles d’automatisation » décrivant ce qui se passe quand une carte change de colonne ou d’étiquette
- Formez votre équipe à ces règles pour éviter les surprises et les manipulations involontaires
4. Mesurer l’impact des automatisations
- Suivez le volume de tâches créées automatiquement par Zapier pour évaluer le gain de temps
- Analysez les erreurs ou Zap en échec pour améliorer votre configuration
- Identifiez les étapes où les cartes « stagnent » pour envisager de nouvelles automatisations ou une réorganisation du flux
En combinant ces 10 modèles de tableaux kanban avec les intégrations Zapier adaptées à votre stack (CRM, support, analytics, facturation, calendriers…), vous construisez un système de pilotage visuel et automatisé, réellement aligné sur vos objectifs business et marketing.